Tổng quan nghiên cứu

Vận tải biển đóng vai trò huyết mạch trong thương mại quốc tế khi đảm nhận vận chuyển khoảng 90% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu trên toàn cầu, đồng thời duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng từ 10% đến 15% mỗi năm tại thị trường Việt Nam. Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu phục hồi sau đại dịch, sự biến động liên tục của giá cước vận tải biển cùng những quy định kiểm soát hải quan nghiêm ngặt đã đặt ra áp lực cạnh tranh to lớn cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm tập trung vào các điểm nghẽn trong chu trình giao nhận, từ nguy cơ sai sót hồ sơ chứng từ, chậm trễ đóng hàng cho đến các chi phí phát sinh ngoài ý muốn như phí lưu bãi container (DEM/DET) tại các đầu mối cảng biển trọng điểm.

Mục tiêu cụ thể của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận, đánh giá sâu sắc thực trạng vận hành quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cho cả hai hình thức hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) tại Công ty Cổ phần Blue Express. Nghiên cứu được triển khai trong phạm vi không gian tại trụ sở chính, các chi nhánh cảng biển khu vực Thành phố Hồ Chí Minh (trọng tâm là Cảng Cát Lái) và hệ thống văn phòng đại diện tại các khu công nghiệp trọng điểm như VSIP Bình Dương, Sóng Thần, Nhơn Trạch, cùng phạm vi thời gian thu thập dữ liệu xuyên suốt hai năm 2020 và 2021.

Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc định lượng các chỉ số hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp cắt giảm từ 15% đến 25% thời gian xử lý thủ tục hiện trường, đồng thời bảo đảm mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế ấn tượng đạt 107% trong năm 2021, tạo tiền đề vững chắc cho việc mở rộng quy mô vốn điều lệ 12 tỷ đồng và mạng lưới dịch vụ trên toàn quốc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại (Supply Chain Management - SCM) kết hợp với mô hình chuẩn hóa quy trình dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế theo khuyến nghị của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) và hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Khung phân tích tập trung làm rõ 5 khái niệm cốt lõi: dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển (Ocean Freight Forwarding), phương thức vận chuyển hàng nguyên container (FCL), phương thức gom hàng lẻ (LCL), nghiệp vụ thông quan hải quan điện tử qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS, và chứng từ vận tải biển quốc tế như Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) cùng Phiếu giao nhận container (EIR). Mô hình nghiên cứu tiếp cận quy trình giao nhận như một chuỗi giá trị khép kín gồm 9 bước đối với hàng nhập khẩu và 7 bước đối với hàng xuất khẩu, trong đó sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận chứng từ (Documents), kinh doanh (Sales) và hiện trường (Operations) là yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ.

Phương pháp nghiên cứu

Để đảm bảo tính khách quan và độ tin cậy học thuật, nghiên cứu áp dụng quy trình thu thập dữ liệu kết hợp giữa nguồn sơ cấp và thứ cấp. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 120 bộ hồ sơ chứng từ lô hàng FCL và LCL thực tế phát sinh trong giai đoạn từ tháng 01/2020 đến tháng 12/2021, được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng nhằm đại diện chính xác cho các tuyến vận tải biển chủ lực đi Nhật Bản, Hàn Quốc và nội Á. Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn sâu 8 chuyên gia quản lý đầu ngành và cán bộ phụ trách hiện trường tại Blue Express.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả kết hợp phương pháp phân tích - tổng hợp định lượng là nhằm lượng hóa chính xác các chỉ tiêu kinh tế, tốc độ xử lý chứng từ và tỷ lệ sai sót thực tế, thay vì chỉ dừng lại ở các nhận định định tính chung chung. Phương pháp quan sát trực tiếp được áp dụng tại hiện trường Cảng Cát Lái và Chi cục Hải quan KCN VSIP Bình Dương (mã 47XEE) nhằm ghi nhận chi tiết từng thao tác nghiệp vụ, từ khâu mượn vỏ container, kiểm tra bấm seal cho đến truyền tờ khai điện tử trên phần mềm ECUS5. Lộ trình nghiên cứu được thực hiện liên tục trong 12 tháng của năm 2021 và hoàn thiện tổng hợp dữ liệu phân tích vào quý 1 năm 2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, hoạt động kinh doanh và sản lượng giao nhận của Blue Express ghi nhận sự bứt phá mạnh mẽ trong năm 2021 sau giai đoạn trầm lắng do dịch bệnh. Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ duy trì đà tăng trưởng ổn định, đưa lợi nhuận sau thuế năm 2021 đạt 1.348 tỷ đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng vượt bậc 107% so với năm 2020. Đáng chú ý, công tác kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao với mức giảm 1.14%, góp phần gia tăng biên lợi nhuận ròng.

Thứ hai, cơ cấu sản lượng giao nhận đường biển có sự chênh lệch rõ nét theo phương thức đóng hàng, trong đó hàng nguyên container (FCL) chiếm tỷ trọng chủ đạo trên 72% tổng sản lượng, còn hàng lẻ (LCL) chiếm khoảng 28%. Tuy nhiên, thời gian trung bình để hoàn tất giao nhận một lô hàng LCL thường kéo dài hơn từ 1.5 đến 2 lần so với hàng FCL do phải qua công đoạn khai thác tại kho bãi CFS và chờ phân loại hàng hóa.

Thứ ba, nghiên cứu nhận diện tỷ lệ sai sót thông tin chứng từ chiếm khoảng 12% đến 18% tổng số lô hàng khảo sát. Điển hình như trường hợp lô hàng tấm nẹp cửa xuất khẩu có trọng lượng 10.393,6 kg của Công ty TNHH Fukuvi Việt Nam đi Cảng Tokyo (Nhật Bản), sai lệch giữa hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) đã khiến nhân viên phải thực hiện điều chỉnh nhiều lần trên màn hình khai báo thông tin tờ khai xuất khẩu (EDA) trước khi đăng ký chính thức (EDC).

Thứ tư, áp lực về thời hạn cắt máng (Closing time) tại Cảng Cát Lái là một điểm nghẽn nghiêm trọng, khi có khoảng 8% số lô hàng xuất khẩu gặp rủi ro trễ giờ hạ bãi do tắc nghẽn giao thông hoặc thời gian cấp phiếu tiếp nhận container (EIR) và khai báo khối lượng toàn bộ (VGM) bị kéo dài.

Thảo luận kết quả

Sự gia tăng sản lượng và lợi nhuận của Blue Express bắt nguồn từ việc công ty đã chủ động mở rộng mạng lưới 6 văn phòng đại diện tại các địa bàn trọng điểm như VSIP Bình Dương, Sóng Thần, Nhơn Trạch, Hà Nội và Hải Phòng. Mạng lưới này giúp tối ưu hóa cự ly vận chuyển xe đầu kéo (Trucking) và rút ngắn thời gian làm thủ tục tại các chi cục hải quan quản lý. So sánh với các nghiên cứu ngành logistics năm 2021, kết quả này hoàn toàn tương đồng với xu thế chung: việc ứng dụng phần mềm hải quan điện tử ECUS5 giúp doanh nghiệp tiết kiệm 30% thời gian mở tờ khai, nhưng hiệu quả cuối cùng vẫn phụ thuộc chặt chẽ vào độ chính xác của bộ chứng từ đầu vào do khách hàng cung cấp.

Để trực quan hóa các kết quả phân tích, dữ liệu nghiên cứu có thể được biểu diễn hiệu quả thông qua biểu đồ cột so sánh tương quan giữa doanh thu và chi phí qua 2 năm tài chính, kết hợp bảng ma trận phân loại luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ) và sơ đồ luồng thông tin 8 bước giao nhận nhằm làm nổi bật các điểm giao tiếp dễ phát sinh sai sót giữa các phòng ban.

Đề xuất và khuyến nghị

Một là, chuẩn hóa và số hóa quy trình kiểm soát chứng từ đầu vào: Bộ phận Documents và phòng Công nghệ thông tin cần thiết lập bảng kiểm tra điện tử (Electronic Checklist) tự động đối chiếu các trường dữ liệu quan trọng giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Mục tiêu là giảm tỷ lệ sai sót chứng từ xuống dưới mức 3% và rút ngắn 20% thời gian chuẩn bị hồ sơ trong vòng 6 tháng triển khai.

Hai là, tăng cường quản trị thời gian cắt máng và đàm phán chính sách lưu container: Bộ phận Shippings chủ động làm việc với các hãng tàu quốc tế lớn như Maersk, ONE, Cosco để kéo dài thời gian miễn phí lưu vỏ và lưu bãi (Free time DEM/DET) từ 7 ngày lên 10 đến 14 ngày cho các tuyến châu Á. Đồng thời, thiết lập hệ thống cảnh báo sớm trước giờ Closing time tối thiểu 12 tiếng để đội xe Trucking kịp thời điều phối hạ bãi, triệt tiêu 100% rủi ro rớt tàu trong quý 3 năm 2022.

Ba là, mở rộng mạng lưới kho bãi vệ tinh và dịch vụ gom hàng LCL: Khối Logistics cùng Ban Giám đốc cần đầu tư nâng cấp hạ tầng kết nối vận tải đường bộ giữa các văn phòng đại diện tại KCN VSIP, Sóng Thần và Nhơn Trạch về Cảng Cát Lái, phấn đấu nâng thị phần dịch vụ gom hàng lẻ LCL thêm 15% trong vòng 12 tháng tiếp theo nhằm tối ưu hóa công suất vận chuyển hai chiều.

Bốn là, tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ định kỳ cho đội ngũ nhân sự: Phòng Nhân sự phối hợp các Trưởng bộ phận duy trì các khóa tập huấn 2 tuần một lần về cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu, mã HS Code, quy định phân luồng hải quan và kỹ năng vận hành chuyên sâu trên phần mềm ECUS5. Mục tiêu là nâng cao 25% hiệu suất xử lý hồ sơ phân luồng Vàng và Đỏ của nhân viên hiện trường trước năm 2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải (Forwarder): Tài liệu cung cấp góc nhìn thực chứng về mô hình tổ chức bộ máy, phương thức quản trị chi phí để hạ thấp 1.14% chi phí quản lý, cùng chiến lược phát triển mạng lưới văn phòng vệ tinh giúp tăng gấp đôi lợi nhuận sau thuế trong điều kiện thị trường biến động.

Nhóm thứ hai, chuyên viên hiện trường (Operations) và nhân viên chứng từ (Documents): Đây là cẩm nang thực hành chi tiết với đầy đủ hướng dẫn thao tác trên phần mềm ECUS5 (từ nghiệp vụ EDA, EDB đến EDC), kỹ năng kiểm tra vỏ cont rỗng, lập chứng thư VGM và thủ tục đổi lệnh giao hàng D/O tại cảng biển.

Nhóm thứ ba, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu: Luận văn giúp chủ hàng hiểu rõ quy trình tác nghiệp của đại lý hải quan, từ đó chủ động phối hợp cung cấp chứng từ chính xác, hạn chế tình trạng sửa đổi tờ khai và tránh các khoản phạt hành chính phát sinh.

Nhóm thứ tư, giảng viên, sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kinh tế vận tải biển và Quản trị Logistics: Công trình là nguồn tư liệu học thuật phong phú, chứa đựng chuỗi số liệu thực tế giai đoạn 2020 - 2021, hệ thống sơ đồ quy trình chuẩn hóa và bài học xử lý tình huống điển hình tại các cảng biển lớn ở Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Điểm khác biệt mấu chốt giữa quy trình giao nhận hàng FCL và LCL bằng đường biển là gì?

Hàng nguyên container (FCL) được đóng gói và niêm phong seal trực tiếp tại kho của chủ hàng hoặc bãi CY, sau đó vận chuyển thẳng ra cảng xuất khẩu. Ngược lại, hàng lẻ (LCL) phải trải qua bước tập kết tại kho CFS để đại lý tiến hành gom hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau vào cùng một container. Do đó, quy trình LCL đòi hỏi thêm 2 đến 3 chứng từ phụ và thời gian xử lý thường kéo dài hơn từ 24 đến 48 giờ.

Doanh nghiệp logistics cần làm gì để hạn chế sai sót khi truyền tờ khai hải quan điện tử trên ECUS5?

Nhân viên nghiệp vụ cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kiểm tra chéo hai bước. Trước hết, sử dụng nghiệp vụ khai báo thử thông tin tờ khai (EDA) để hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ và trả về các chỉ tiêu thuế suất. Sau khi đối chiếu chính xác 100% dữ liệu với Invoice và Packing List, mới thực hiện đăng ký tờ khai chính thức (EDC) nhằm loại bỏ nguy cơ bị áp mã phân luồng Đỏ hoặc bị xử phạt hành chính.

Chứng thư khối lượng kiểm tra container (VGM) có ý nghĩa như thế nào và nộp vào thời điểm nào?

VGM là chứng từ bắt buộc theo Công ước Quốc tế SOLAS nhằm xác nhận tổng trọng lượng chính xác của container bao gồm cả vỏ cont và hàng hóa bên trong. Phiếu cân VGM phải được người gửi hàng hoặc đại lý giao nhận nộp cho hãng tàu và cảng biển trước thời hạn cắt máng (Closing time) ít nhất 6 đến 12 tiếng để phục vụ công tác lập sơ đồ xếp dỡ an toàn trên tàu biển.

Tại sao bước kiểm tra vỏ container rỗng tại bãi CY lại có ý nghĩa sống còn đối với hàng xuất khẩu?

Việc kiểm tra kỹ lưỡng sàn cont, vách tôn, độ kín của gioăng cao su cánh cửa và tình trạng chốt khóa giúp đảm bảo container không bị thủng lỗ, ẩm ướt hay dính hóa chất độc hại. Nếu nhận vỏ container không đạt chuẩn, hàng hóa như tấm nẹp cửa hay linh kiện có thể bị hư hại trong hành trình 15 đến 30 ngày trên biển, dẫn đến các tổn thất bồi thường lên tới hàng chục nghìn USD.

Những giải pháp then chốt nào giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tránh phát sinh phí lưu bãi DEM/DET?

Doanh nghiệp cần chủ động đàm phán hợp đồng để nâng thời gian Free time lên 10 đến 14 ngày, theo dõi sát sao lịch tàu chạy thông qua thông báo hàng đến (Arrival Notice), và chuẩn bị sẵn sàng bộ chứng từ thông quan trước khi tàu cập cảng từ 1 đến 2 ngày. Đồng thời, liên kết chặt chẽ với đội xe Trucking để lập tức rút hàng hoặc trả vỏ cont rỗng ngay trong vòng 24 giờ sau khi thông quan.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cho cả hai phương thức FCL và LCL.
  • Đánh giá chân thực bức tranh kinh doanh của Công ty Cổ phần Blue Express giai đoạn 2020 - 2021 với mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế ấn tượng đạt 107%.
  • Nhận diện chính xác 4 điểm nghẽn trọng yếu trong khâu chứng từ, kiểm tra cont rỗng, truyền dữ liệu ECUS5 và áp lực giờ cắt máng tại Cảng Cát Lái.
  • Đề xuất đồng bộ 4 nhóm giải pháp chiến lược giúp giảm 15% đến 25% thời gian thủ tục và hạ tỷ lệ lỗi chứng từ xuống dưới 3%.
  • Cung cấp khung tham chiếu thực tiễn giá trị cho các doanh nghiệp logistics và sinh viên chuyên ngành Kinh tế vận tải biển.

Về lộ trình triển khai tiếp theo, doanh nghiệp dự kiến hoàn thành thử nghiệm hệ thống bảng kiểm tra điện tử và quy trình giám sát hạ bãi trong vòng 6 tháng tới, kết hợp đánh giá định kỳ hiệu quả theo từng quý để liên tục cải tiến.

Quý bạn đọc và doanh nghiệp quan tâm hãy tham khảo toàn văn công trình nghiên cứu để nắm bắt trọn vẹn bộ cẩm nang quy trình, dữ liệu thực nghiệm và giải pháp tối ưu hóa logistics đường biển ngay hôm nay!