Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại Long Phan

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển tại Công ty TNHH SX TM DV Long Phan. Đánh giá thực trạng, rủi ro và các giải pháp hoàn thiện hiệu quả.

• Người hướng dẫn: Võ Thanh Thu
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH SX TM DV Long Phan bao gồm các bước từ tiếp nhận đơn hàng, khai báo hải quan, vận chuyển nội địa đến bàn giao hàng cho khách hàng. Đây là quy trình quan trọng giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng hạn và đúng quy định pháp luật. Công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Quy trình giao nhận không chỉ liên quan đến logistics mà còn bao gồm khâu tư vấn, xử lý chứng từ và giải quyết tranh chấp phát sinh. Việc hoàn thiện quy trình này giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

1.1. Vai trò của giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Giao nhận hàng hóa nhập khẩu đóng vai trò trung gian quan trọng giữa chủ hàng, hãng tàu, hải quan và doanh nghiệp vận tải. Tại Long Phan, dịch vụ giao nhận không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển mà còn bao gồm khai hải quan, tư vấn pháp lý, xử lý chứng từ và quản lý rủi ro. Hoạt động này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Đặc biệt, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực, Long Phan đã xây dựng được mạng lưới đối tác vững mạnh, từ hãng tàu quốc tế đến cơ quan hải quan, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Vai trò này càng trở nên quan trọng trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu khi nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới ngày càng tăng.

1.2. Cơ sở pháp lý quy định quy trình

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Long Phan được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật quan trọng như Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hải quan, Thông tư 38/2015/TT-BTC về thủ tục hải quan điện tử. Ngoài ra, công ty còn tuân thủ các quy định của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) và Hiệp định Thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia. Các quy định này đảm bảo hoạt động giao nhận diễn ra minh bạch, đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cả chủ hàng lẫn doanh nghiệp vận tải. Việc cập nhật thường xuyên các thay đổi pháp luật là yếu tố then chốt để duy trì quy trình hoạt động hiệu quả.

II. Phân tích các vấn đề tồn tại trong quy trình hiện tại

Hiện nay, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Long Phan đang gặp phải một số vấn đề cần khắc phục. Điển hình là tình trạng chậm trễ trong khâu khai báo hải quan do sự thiếu phối hợp giữa bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận. Ngoài ra, sai sót trong việc xử lý chứng từ như hóa đơn thương mại, packing list hay vận đơn thường xuyên xảy ra, dẫn đến phạt chậm nộp thuế hoặc bị hải quan giữ hàng. Một vấn đề khác là thiếu sự đồng bộ trong hệ thống quản lý, khi thông tin giữa các bộ phận không được cập nhật kịp thời gây ra nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển. Chi phí phát sinh không mong muốn cũng là một thách thức lớn, đặc biệt khi xảy ra thay đổi tuyến đường hoặc phí phụ thu bất ngờ từ hãng tàu. Những hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và lợi nhuận của công ty.

2.1. Nguyên nhân chủ quan gây trì trệ

Nguyên nhân chủ quan xuất phát từ chính nội bộ công ty, bao gồm trình độ chuyên môn chưa đồng đều của nhân viên, đặc biệt là đội ngũ mới tuyển dụng. Nhiều trường hợp nhân viên chưa nắm vững quy trình khai báo hải quan điện tử hoặc thiếu kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh như hàng bị kiểm tra chuyên ngành. Sự thiếu liên lạc giữa các bộ phận cũng là một yếu tố quan trọng, khi nhân viên giao nhận không cập nhật kịp thời tình trạng chứng từ hoặc thay đổi lịch trình vận chuyển. Ngoài ra, áp lực công việc cao trong mùa cao điểm khiến nhân viên dễ mắc sai sót do chủ quan hoặc thiếu tập trung. Những nguyên nhân này có thể khắc phục thông qua đào tạo chuyên sâu và cải thiện hệ thống giao tiếp nội bộ.

2.2. Ảnh hưởng từ yếu tố khách quan

Các yếu tố khách quan như biến động chính sách hải quan, thay đổi phí dịch vụ của hãng tàu hay điều kiện thời tiết xấu đều tác động tiêu cực đến quy trình giao nhận. Ví dụ, khi hải quan thay đổi quy định về kiểm tra hàng hóa, doanh nghiệp phải điều chỉnh toàn bộ quy trình khai báo, dẫn đến chậm trễ. Sự biến động của tỷ giá ngoại tệ cũng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, khiến giá dịch vụ không ổn định. Bên cạnh đó, tình trạng ùn tắc tại cảng biển do khối lượng hàng hóa tăng đột biến cũng gây ra trì hoãn trong khâu giao nhận. Những yếu tố này nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty, đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng từ phía doanh nghiệp.

III. Giải pháp tối ưu hóa quy trình giao nhận

Để khắc phục những tồn tại hiện tại, Long Phan đã triển khai nhiều giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Đầu tiên, công ty đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý logistics tiên tiến, giúp tự động hóa khâu khai báo hải quan và theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Thứ hai, đào tạo chuyên sâu cho nhân viên về nghiệp vụ giao nhận, hải quan điện tử và xử lý tình huống phát sinh. Giải pháp thứ ba là xây dựng quy trình chuẩn hóa, trong đó mọi bước từ tiếp nhận đơn hàng đến bàn giao đều được ghi chép rõ ràng, giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, công ty cũng tăng cường hợp tác với các hãng tàu và đại lý vận tải để đảm bảo giá cước cạnh tranh và ưu tiên lịch trình vận chuyển. Những biện pháp này đã giúp giảm đáng kể thời gian giao nhận và chi phí phát sinh.

3.1. Áp dụng công nghệ số hóa

Công nghệ số hóa là giải pháp then chốt giúp Long Phan cải thiện hiệu quả quy trình giao nhận. Hệ thống quản lý vận tải (TMS) được triển khai để theo dõi lộ trình vận chuyển, dự báo thời gian đến cảng và cảnh báo sớm các rủi ro. Phần mềm khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) giúp tự động hóa khâu khai báo, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người. Ngoài ra, công ty cũng sử dụng blockchain để lưu trữ chứng từ, đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận. Ứng dụng di động cho nhân viên giao nhận giúp cập nhật tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, nâng cao khả năng phản ứng trước các tình huống phát sinh. Những công nghệ này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong quy trình.

3.2. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

Đào tạo là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên tại Long Phan. Công ty đã xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, nhằm trang bị cho nhân viên kiến thức về hải quan, vận tải quốc tế và xử lý chứng từ. Các khóa học trực tuyến về nghiệp vụ giao nhận cũng được triển khai để nhân viên có thể học tập linh hoạt. Ngoài ra, công ty khuyến khích nhân viên tham gia các chứng chỉ chuyên nghiệp như Certified International Trade Professional (CITP) hoặc chứng chỉ hải quan quốc tế. Việc nâng cao trình độ chuyên môn không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tạo động lực cho nhân viên phát triển sự nghiệp trong ngành logistics.

IV. Kết luận và hướng phát triển trong tương lai

Việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Long Phan đã mang lại những kết quả tích cực, thể hiện qua việc giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Những giải pháp đã triển khai như số hóa quy trình, đào tạo nhân viên và hợp tác với đối tác chiến lược đã chứng minh hiệu quả trong thực tế. Tuy nhiên, để duy trì lợi thế cạnh tranh, công ty cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ, mở rộng mạng lưới đối tác và nâng cao chất lượng dịch vụ. Trong tương lai, Long Phan hướng tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực giao nhận logistics tại Việt Nam, bằng cách áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào quản lý chuỗi cung ứng và phát triển dịch vụ đa dạng hơn. Những bước tiến này sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu.

4.1. Đánh giá hiệu quả sau khi triển khai

Sau khi áp dụng các giải pháp tối ưu hóa, hiệu quả của quy trình giao nhận tại Long Phan đã được cải thiện đáng kể. Thời gian khai báo hải quan giảm từ 3-5 ngày xuống còn 1-2 ngày, nhờ vào hệ thống khai báo điện tử. Tỷ lệ sai sót trong xử lý chứng từ giảm xuống dưới 2%, nhờ vào đào tạo chuyên sâu và quy trình chuẩn hóa. Chi phí vận chuyển cũng giảm trung bình 10-15% nhờ đàm phán tốt hơn với hãng tàu. Sự hài lòng của khách hàng tăng lên 20%, thể hiện qua khảo sát phản hồi hàng quý. Những con số này chứng minh rằng các giải pháp đã được triển khai là đúng hướng và mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp.

4.2. Định hướng phát triển dài hạn

Trong dài hạn, Long Phan đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp logistics thông minh, ứng dụng công nghệ 4.0 vào quản lý chuỗi cung ứng. Công ty dự định triển khai hệ thống quản lý kho thông minh (WMS) để tối ưu hóa quá trình lưu kho và giao nhận. Ngoài ra, việc mở rộng dịch vụ sang lĩnh vực thương mại điện tử xuyên biên giới cũng là một hướng đi tiềm năng, khi nhu cầu vận chuyển hàng hóa nhỏ lẻ ngày càng tăng. Long Phan cũng hướng tới việc xây dựng trung tâm đào tạo logistics để cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành. Những bước đi này sẽ giúp công ty không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đóng góp vào sự phát triển chung của ngành logistics Việt Nam.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động ngoại thương và xuất nhập khẩu của Việt Nam duy trì đà tăng trưởng liên tục. Theo thống kê của Tổng cục Hải quan được tác giả trích dẫn, tính đến hết tháng 12 năm 2015, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu cả nước đạt 327,76 tỷ USD (tăng 10% so với năm 2014), trong đó xuất khẩu đạt 162,11 tỷ USD và nhập khẩu đạt 165,65 tỷ USD; tăng hơn 124 tỷ USD so với mốc 203,7 tỷ USD năm 2011. Sự gia tăng khối lượng hàng hóa lưu chuyển thúc đẩy nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải đường biển – khâu trung gian đảm bảo dòng luân chuyển hàng hóa an toàn và đúng tiến độ.

Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ Long Phan (thành lập năm 2007) là một doanh nghiệp giao nhận có quy mô vừa và nhỏ tại Thành phố Hồ Chí Minh. Dù đạt được sự tăng trưởng nhất định về doanh thu và mạng lưới khách hàng, công ty phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp giao nhận trong và ngoài nước (vốn chiếm tới 75% thị phần logistics), cùng những hạn chế nội tại về chi phí, đội xe và năng lực xử lý chứng từ. Khóa luận được thực hiện nhằm phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cho đơn vị này.

Mục tiêu nghiên cứu:

1. Tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh cùng quy trình tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan.
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến điểm nghẽn trong từng khâu nghiệp vụ giao nhận của công ty.
3. Đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan.
• Phạm vi không gian: Các hoạt động giao nhận diễn ra tại các phòng ban của Công ty Long Phan, Chi cục Hải quan, khu vực cảng Cát Lái và kho khách hàng tại khu vực TP.HCM cùng các tỉnh lân cận (Bình Dương, Đồng Nai).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2013 – 2015; khảo sát ca tác nghiệp thực tế đầu năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống lý luận dựa trên các quy định pháp luật và thông lệ thương mại quốc tế về vận tải giao nhận:

• Khái niệm và vai trò: Vận dụng định nghĩa dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và Điều 233, 235 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005; phân định trách nhiệm của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý của chủ hàng hoặc người chuyên chở độc lập (performing carrier/contracting carrier).
• Cơ sở pháp lý: Công ước Vienne 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế; Công ước Brussels 1924 (Quy tắc Hague); Nghị định thư Visby 1968; Công ước Hamburg 1978; Bộ luật Hàng hải Việt Nam 1990; Luật Hải quan; Luật Thương mại 2005; Nghị định số 140/2007/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics.
• Hệ thống chứng từ: Phân tích chức năng và giá trị pháp lý của Hợp đồng ngoại thương, Vận đơn đường biển (Master B/L, House B/L), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Lệnh giao hàng (D/O), Phiếu giao nhận container (EIR), Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC), Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (COR), Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (CSC).

Phương pháp nghiên cứu:

• Thu thập số liệu thứ cấp: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2013 – 2015 từ Phòng Tài chính – Kế toán, báo cáo nhân sự từ Phòng Hành chính – Nhân sự, biểu giá cước dịch vụ từ Phòng Kinh doanh XNK của Công ty Long Phan; biểu mẫu chứng từ hải quan và tài liệu lưu trữ nội bộ; số liệu thống kê vĩ mô từ Tổng cục Hải quan và niên giám ngành.
• Thu thập số liệu sơ cấp: Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp và xin ý kiến chuyên môn từ ban giám đốc, các cán bộ phụ trách chứng từ, giao nhận hiện trường tại Công ty Long Phan cùng các chuyên viên trong ngành logistics.
• Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích so sánh, đối chiếu số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm để làm rõ xu hướng biến động doanh thu, chi phí, cơ cấu lợi nhuận và mức giá cước so với đối thủ cạnh tranh.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết tổng quan về nghiệp vụ giao nhận vận tải đường biển. Tác giả trình bày chi tiết các tiêu chí phân loại giao nhận (theo phạm vi lãnh thổ: nội địa và quốc tế; theo nghiệp vụ: thuần túy và tổng hợp; theo tính chất: tự tổ chức hoặc thuê ngoài chuyên nghiệp). Tác giả phân tích vai trò của dịch vụ giao nhận đối với nền kinh tế thế giới, nền kinh tế quốc gia và từng doanh nghiệp xuất nhập khẩu (giúp tối ưu hóa nhân sự, giảm thiểu rủi ro, rút ngắn chu chuyển vốn và giảm chi phí lưu kho bãi).

Bên cạnh việc xác định rõ quyền hạn, nghĩa vụ và giới hạn miễn trách của người giao nhận theo Điều 235 Luật Thương mại 2005, chương này phác thảo quy trình chuẩn khi giao nhận hàng nhập khẩu: chuẩn bị chứng từ, theo dõi dỡ hàng, nhận lệnh D/O, lập các chứng từ pháp lý bảo vệ quyền lợi chủ hàng (ROROC, COR, CSC), thực hiện thủ tục thông quan và giao hàng về kho đích đối với hai phương thức chính là hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL). Tác giả cũng đánh giá khái quát bối cảnh giao nhận tại TP.HCM với các lợi thế về hạ tầng cảng biển và nguồn nhân lực, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn về hạ tầng giao thông chưa đồng bộ, thủ tục hành chính và thói quen mua CIF/bán FOB gây thất thoát nguồn ngoại tệ dịch vụ.

CHƯƠNG 2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ Long Phan

Chương 2 tập trung giới thiệu và mổ xẻ thực trạng hoạt động của Công ty Long Phan. Doanh nghiệp được thành lập ngày 22/12/2007 với số vốn ban đầu 2 tỷ VNĐ, sau đó tăng lên 4 tỷ VNĐ (năm 2012) và đạt trên 6 tỷ VNĐ (năm 2015), đặt trụ sở tại số 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.HCM. Cơ cấu nhân sự gồm 30 người, trong đó trên 95% có trình độ đại học và cao đẳng. Doanh nghiệp là thành viên của Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS), làm đại lý độc quyền cho 3 hãng hàng không (Kenya Airways, AirBaltic, South American Airways) và đại lý vận chuyển cho Bangkok Airways, FedEx.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI LONG PHAN              |
|                                                                                   |
| 1. Tìm kiếm khách hàng & chào giá                                                 |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Tác giả phân tích từng bước quy trình thông qua một hồ sơ thực tế: Lô hàng 1 container 40' lốp xe tải (hiệu Double Road, mới 100%, mã HS 40112010, trọng lượng 15.000 kg, 200 kiện, trị giá 10.000 USD theo điều kiện C&F Cát Lái) nhập khẩu từ Công ty Q and J Industrial Group Co.,Ltd (Thanh Đảo, Trung Quốc) về cảng Cát Lái trên tàu SATTHA BHUM chuyến 066S cập cảng ngày 02/03/2016 cho khách hàng là Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo:

• Nhận lệnh và cược cont: Nhân viên nhận D/O tại đại lý hãng tàu Pacific Lines với tổng phí thanh toán 6.222.000 VNĐ (gồm phí D/O, THC, CIC, CLEANING), sau đó sang hãng tàu Yang Ming làm thủ tục mượn container và nộp 2.000.000 VNĐ tiền cược vỏ.
• Khai báo hải quan: Thực hiện truyền dữ liệu qua phần mềm ECUS vào hệ thống VNACCS. Hệ thống trả về phân luồng Vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ). Doanh nghiệp in tờ khai, xuất trình bộ chứng từ giấy tại Chi cục Hải quan Cát Lái và nộp tổng tiền thuế là 83 triệu VNĐ (thuế nhập khẩu 25%, thuế GTGT 10%).
• Giao nhận hiện trường: Đóng phí nâng hạ và phí chuyển bãi tại phòng thương vụ cảng, nhận phiếu EIR, thanh lý hải quan cổng, điều động xe kéo giao thẳng về kho của Vĩnh Hảo và trả vỏ container rỗng tại ICD Sóng Thần để hoàn lại tiền cược.
• Thanh lý: Lập bảng quyết toán chi phí, xuất hóa đơn tài chính và thu phí dịch vụ từ khách hàng.

Đánh giá thực trạng tại chương 2 chỉ ra 4 nhóm hạn chế chính của công ty:

1. Giá cước giao nhận thiếu tính cạnh tranh so với mặt bằng thị trường (2.000.000 VNĐ/cont 20' tại Long Phan so với mức 1.600.000 – 1.800.000 VNĐ tại các doanh nghiệp đối thủ).
2. Tình trạng chậm trễ và sai lệch thông tin trong khâu tiếp nhận bộ chứng từ từ người xuất khẩu hoặc ngân hàng.
3. Tiến độ vận chuyển từ cảng về kho khách hàng chưa đảm bảo do đội xe đầu kéo cũ, tiêu hao nhiên liệu cao và thiếu phương tiện chuyên chở vào mùa cao điểm (từ tháng 10 đến tháng 3).
4. Đội ngũ nhân sự trẻ thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống phát sinh, thiếu chuyên viên chuyên trách khai báo hải quan dẫn đến áp lực lớn khi lượng hàng gia tăng đột biến.

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan

Dựa trên những nguyên nhân được nhận diện ở chương 2, tác giả xây dựng 4 nhóm giải pháp tương ứng:

• Giải pháp 1: Giảm giá dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng. Tái cấu trúc bảng giá cước dịch vụ giao nhận cont 20' và 40', xây dựng chính sách chiết khấu linh hoạt theo khối lượng đơn hàng, tối ưu hóa các chi phí phát sinh trong khâu làm thủ tục để hạ giá thành cạnh tranh với các đối thủ lớn.
• Giải pháp 2: Khắc phục sai sót, chậm trễ trong khâu chứng từ. Ban hành quy chuẩn tiếp nhận và rà soát chéo chứng từ (hóa đơn, vận đơn, packing list, C/O), tăng cường phối hợp thông tin sớm với người xuất khẩu và ngân hàng nhằm giảm thiểu tỷ lệ hồ sơ bị cơ quan hải quan trả về.
• Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa về kho khách hàng. Nâng cấp và bảo dưỡng đội xe đầu kéo hiện có, thiết lập hợp đồng liên kết vệ tinh với các đơn vị vận tải nội địa uy tín nhằm giải quyết tình trạng thiếu xe trong giai đoạn cao điểm; tối ưu hóa cung đường giao nhận và quy trình trả vỏ container rỗng tại các bãi ICD.
• Giải pháp 4: Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên. Tổ chức đào tạo nội bộ về cập nhật văn bản pháp luật, quy định hải quan mới và kỹ năng phần mềm VNACCS/ECUS; phân định rõ trách nhiệm giữa bộ phận chứng từ và nhân viên giao nhận hiện trường để giảm tải áp lực công việc.

Kết quả và đóng góp

Số liệu thực chứng về hoạt động kinh doanh và nhân sự

Tiêu chí	Năm 2013	Năm 2014	Năm 2015	% Tăng 2014/2013	% Tăng 2015/2014
Doanh thu (Triệu VNĐ)	9.661	11.544	14.745	+19,49%	+27,73%
Chi phí (Triệu VNĐ)	8.210	9.841	11.829	+19,87%	+20,20%
Lợi nhuận trước thuế (Triệu VNĐ)	1.451	1.703	2.916	+17,23%	+73,02%

Cơ cấu lợi nhuận theo dịch vụ năm 2015: Dịch vụ xuất nhập khẩu đường biển đóng góp lớn nhất với tỷ trọng 52% tổng lợi nhuận toàn công ty.

Cơ cấu trình độ nhân sự (tổng số 30 người tại thời điểm cuối năm 2015):

• Đại học: 24 người (21 nam, 3 nữ), chiếm 80,0%.
• Cao đẳng: 5 người (0 nam, 5 nữ), chiếm 16,7%.
• Trung cấp/PTTH: 1 người (1 nam, 0 nữ), chiếm 3,3%.
• Tổng cộng: 22 nam và 8 nữ; 96,7% có trình độ từ cao đẳng trở lên.

So sánh mức giá cước dịch vụ năm 2015

Dịch vụ	Long Phan Co., Ltd	Sao Phương Nam Co., Ltd	Gemartrans	Vinatrans
Giao nhận hàng nhập khẩu (VNĐ/cont 20')	2.000.000	1.600.000 – 1.700.000	1.700.000	1.800.000
Thủ tục khai báo hải quan (VNĐ/bộ hồ sơ)	550.000	680.000	650.000	550.000

Đóng góp thực tiễn của khóa luận

Khóa luận đã minh họa chi tiết từng biểu mẫu, dòng tiền và trình tự tác nghiệp hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS cho một lô hàng cụ thể. Việc chỉ ra mức chênh lệch giá cước giao nhận (cao hơn đối thủ 200.000 – 400.000 VNĐ/cont) và điểm nghẽn đội xe đã cung cấp cơ sở dữ liệu xác thực để Ban Giám đốc Công ty Long Phan tái cơ cấu biểu phí và phương thức điều vận.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung phân tích một case study cụ thể tại một doanh nghiệp giao nhận tư nhân quy mô vừa và nhỏ (Long Phan Co., Ltd); chuỗi số liệu tài chính giới hạn trong giai đoạn 2013 – 2015; mẫu khảo sát nghiệp vụ trực tiếp chủ yếu là hàng nguyên container (FCL) nhập qua cảng Cát Lái, chưa đào sâu các loại hình hàng dự án, hàng tạm nhập – tái xuất hay vận tải đa phương thức.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát sang quy trình giao nhận hàng xuất khẩu, vận tải hàng không và hệ thống kho bãi logistics tích hợp; nghiên cứu tác động của các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới (AEC, EVFTA, CPTPP) đến chuỗi cung ứng dịch vụ của các forwarder nội địa Việt Nam.

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo: Sinh viên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng; nhân viên mới gia nhập bộ phận chứng từ (Documentation) và giao nhận hiện trường (Operations) tại các công ty logistics/forwarder.
• Nội dung có giá trị ứng dụng cao:
  • Trình tự 7 bước thực hiện quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển.
  • Bộ hồ sơ mẫu và phương pháp xử lý chứng từ khi khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/ECUS.
  • Các bước phối hợp nghiệp vụ với hãng tàu (đổi lệnh D/O, đóng phí THC/CIC/vệ sinh, thủ tục cược và hoàn cược vỏ container tại bãi ICD).

Câu hỏi thường gặp

1. Lô hàng thực tế được phân tích chi tiết trong khóa luận có những thông số kỹ thuật và chứng từ gì? Lô hàng gồm 1 container 40' chứa 200 kiện lốp xe tải (hiệu Double Road, mới 100%, mã HS 40112010), trọng lượng tịnh 15.000 kg, tổng trị giá 10.000 USD theo điều kiện C&F Cát Lái. Hàng được nhập khẩu bởi Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo từ người xuất khẩu Q and J Industrial Group Co., Ltd (Thanh Đảo, Trung Quốc) vận chuyển trên tàu SATTHA BHUM chuyến 066S cập cảng Cát Lái ngày 02/03/2016 theo House B/L số I240178352WFL16.

2. Quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng mẫu tại Chi cục Hải quan Cát Lái diễn ra như thế nào? Sau khi truyền dữ liệu qua phần mềm ECUS lên hệ thống VNACCS, tờ khai được hệ thống phân vào luồng Vàng (xuất trình hồ sơ giấy). Nhân viên Long Phan in tờ khai hải quan điện tử, tập hợp cùng bộ chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, packing list, vận đơn, tờ khai trị giá) nộp cho công chức hải quan kiểm tra giá tính thuế và xác nhận thông quan. Doanh nghiệp nộp tổng cộng 83 triệu VNĐ tiền thuế (thuế nhập khẩu 25%, VAT 10%) trước khi hoàn tất thủ tục lấy hàng.

3. Tại sao doanh thu và lợi nhuận của Công ty Long Phan năm 2015 tăng trưởng đột biến so với năm 2014? Năm 2015, doanh thu của công ty tăng 27,73% (đạt 14,745 tỷ VNĐ) và lợi nhuận trước thuế tăng 73,02% (đạt 2,916 tỷ VNĐ). Mức tăng trưởng đột biến này xuất phát từ việc công ty chính thức gia nhập Hiệp hội Giao nhận Vận tải Việt Nam (VIFFAS), mở rộng mạng lưới đối tác, đồng thời trở thành đại lý độc quyền cho 3 hãng hàng không (Kenya Airways, AirBaltic, South American Airways) và đại lý vận chuyển cho Bangkok Airways, FedEx.

4. Mức giá cước dịch vụ của Long Phan năm 2015 có điểm mạnh và điểm yếu gì so với các đối thủ trên địa bàn TP.HCM? Về điểm mạnh, phí làm thủ tục hải quan của Long Phan rất cạnh tranh (550.000 VNĐ/bộ hồ sơ, ngang bằng Vinatrans và thấp hơn mức 650.000 – 680.000 VNĐ của Gemartrans và Sao Phương Nam). Về điểm yếu, cước dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container 20' của Long Phan là 2.000.000 VNĐ/cont, cao hơn hẳn mức 1.600.000 – 1.800.000 VNĐ của các đối thủ, tạo rào cản trong việc mở rộng thị phần.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế. Thông qua dữ liệu hoạt động giai đoạn 2013 – 2015 cùng ca tác nghiệp thực tế năm 2016 tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan, tác giả đã phản ánh trung thực quy trình vận hành, phân tích các chỉ số tài chính - nhân sự và chỉ ra các hạn chế then chốt về giá cước, chứng từ và năng lực điều vận. Bốn nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, gắn liền với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho ngành quản trị kinh doanh và dịch vụ logistics.

Trích đoạn nội dung tài liệu

LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan thì tính đến hết tháng 12 năm 2015, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa cả nƣớc đạt 327,76 tỷ USD, tăng 10% so với năm 2014, trong đó xuất hàng hóa đạt 162,11 tỷ USD, tăng 7,9% so với cùng kỳ năm trƣớc và nhập khẩu hàng hóa là 165,65 tỷ USD, tăng 12% so với cùng kỳ năm trƣớc. Nhƣ vậy, so với năm đầu tiên thực hiện kế hoạch 5 năm, kim ngạch xuất nhập khẩu đã tăng hơn 124 tỷ USD (từ 203,7 tỷ năm 2011 lên 327,76 tỷ USD năm 2015). Những con số trên đã nói lên vị trí quan trọng của lĩnh vực xuất nhập khẩu trong nền kinh tế nƣớc ta ngày nay.

Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng đƣợc đẩy mạnh thì quá trình vận tải giao nhận càng trở nên quan trọng, bởi hoạt động ngoại thƣơng chỉ có thể diễn ra khi hàng hoá đƣợc vận chuyển từ nƣớc này sang nƣớc khác, và thực hiện công tác giao nhận hàng hoá vận chuyển đó. Nhờ có hoạt động vận tải giao nhận hàng hoá mà sản phẩm đƣợc đƣa đến tay ngƣời tiêu dùng một cách nhanh chóng hơn. Việc giao nhận hàng hoá càng đƣợc thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu phát triển. Trong xu thế hội nhập và phát triển không ngừng đó, Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan đã ra đời.

Là một công ty còn non trẻ trong ngành giao nhận nhƣng cùng với sự cố gắng học hỏi liên tục của tập thể nhân viên trong công ty, uy tín của công ty đã tăng lên không ngừng, góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nƣớc, giải quyết việc làm và nâng cao đời sống cho ngƣời lao động. Dù vậy công ty vẫn đang đứng trƣớc rất nhiều khó khăn, thách thức khi phải đối mặt với sự cạnh tranh của nhiều công ty lớn nhỏ trong lĩnh vực giao nhận, dày dặn kinh nghiệm hơn. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác giao nhận trong buôn bán Quốc tế, cùng với kiến thức đã đƣợc học ở trƣờng kết hợp với thời gian tiếp xúc, tìm hiểu tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan tôi quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờn biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan” nhằm đƣa ra các quan điểm, đề xuất, đánh giá giúp Công ty có một góc nhìn mới về quy trình giao nhận hàng hóa hiện tại tại Công ty, từ đó hoàn thiện hơn nữa hoạt động kinh doanh giao 2 nhận của mình. Ngoài ra đây cũng là cơ hội để bản thân tôi cũng cố lại những kiến thức đã tích góp đƣợc trong suốt thời gian bốn năm học tại trƣờng và cũng là bƣớc đệm cơ bản cho quá trình học tập, làm việc ở tƣơng lai trong một môi trƣờng mang tính chuyên nghiệp hơn nữa.

Mục tiêu nghiên cứu Luận văn đƣợc thực hiện với mục đích tìm hiểu về thực trạng hoạt động kinh doanh tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN, từ đó đƣa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Các hoạt động trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN. + Về thời gian: từ năm 2013 – 2015 4.

Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phƣơng pháp sau: Thu thập số liệu thứ cấp: những tài liệu có liên quan từ các phòng ban của công ty nhƣ: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng hành chính tổng hợp, phòng tài chính kế toán., một số tài liệu từ sách của thƣ viện trƣờng và internet. Thu thập số liệu sơ cấp: trao đổi và hỏi ý kiến của những cán bộ có trình độ kinh nghiệm lâu năm tại công ty và một số anh chị làm trong ngành. Ngoài ra, luận văn cũng sử dụng phối hợp các phƣơng pháp khác, đó là phƣơng pháp định tính, phƣơng pháp so sánh. Kết cấu của đề tài Kết cấu đề tài gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển: trình bày tóm tắt nhứng lý thuyết cơ bản có liên quan đến đề tài nghiên cứu về ngƣời giao nhận, nghiệp vụ giao nhận, phân loại, vai trò, quyền và nghĩa vụ của 3 ngƣời giao nhận, cơ sở pháp lý và nguyên tắc của một quy trình giao nhận hàng hóa bằng đƣờng biển nói chung, sơ lƣợc về tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trên địa bàn Tp.HCM hiện nay.

Chƣơng 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thƣơng mại dịch vụ Long Phan: ở chƣơng này sẽ giới thiệu sơ lƣợc về Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan, tình hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần nhất, những thuận lợi, khó khăn và định hƣớng phát triển của Công ty, sau đó sẽ trình bày thực trạng các khâu trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty từ đó đƣa ra những ƣu điểm và cả những hạn chế tồn tại trong quy trình. Chƣơng 3: Một số giải pháp để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thƣơng mại dịch vụ Long Phan: từ những hạn chế còn tồn tại trong quy trình nêu trên, ở chƣơng 3 sẽ đƣa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế đó, từ đó hoàn thiện quy trình giao nhận và giúp Công ty phát triển tốt hơn trong thời gian tới. 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN 1. Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận Đặc điểm nổi bật của mậu dịch quốc tế là ngƣời bán và ngƣời mua thƣờng ở cách xa nhau.

Việc di chuyển hàng hóa này là do ngƣời vận tải đảm nhận. Đây là khâu nghiệp vụ rất quan trọng, thiếu nó thì coi nhƣ hợp đồng mua bán không thể thực hiện đƣợc. Để cho quá trình vận tải đƣợc Bắt đầu – Tiếp tục – Kết thúc, tức là hàng hóa đến tay ngƣời mua, ta cần phải thực hiện một loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển nhƣ đƣa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho ngƣời nhận ở nơi đến… Tất cả các công việc này đƣợc gọi chung là “Nghiệp vụ giao nhận – Forwarding”. Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận đƣợc định nghĩa nhƣ là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lƣu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng nhƣ các dịch vụ tƣ vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.

Theo Luật Thƣơng Mại Việt Nam thì dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thƣơng mại, theo đó ngƣời làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ ngƣời gửi, tổ chức vận chuyển, lƣu kho, lƣu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ, tƣ vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của ngƣời vận tải hoặc của ngƣời giao nhận khác. Nhƣ vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi (ngƣời gửi hàng) đến nơi nhận (ngƣời nhận hàng) một cách an toàn. Khái niệm ngƣời giao nhận Ngƣời kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là “Ngƣời giao nhận – Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent” có trách nhiệm nhận hàng hóa từ ngƣời gửi, tổ chức vận chuyển, lƣu kho, lƣu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của 5 ngƣời vận tải hoặc của ngƣời giao nhận khác. Ngƣời giao nhận hàng hóa nhập khẩu có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, ngƣời giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một ngƣời nào khác có đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Ngƣời giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của ngƣời thứ ba khác. Phân loại giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển  Căn cứ vào phạm vi hoạt động: đƣợc chia thành 2 loại - Giao nhận quốc tế: Đó là hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa khi những hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ngoài lãnh thổ đất nƣớc. - Giao nhận nội địa: Đó là hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa khi các hoạt động của doanh nghiệp chỉ diễn ra trong phạm vi lãnh thổ của đất nƣớc.  Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh - Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến.

- Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạtđộng nhƣ xếp, dỡ, bảo quản, vận chuyển…  Căn cứ vào tính chất giao nhận - Giao nhận riêng: Là hoạt động do ngƣời nhập khẩu tự tổ chức tất cả các khâu trong quá trình giao nhận, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ). - Giao nhận chuyên nghiệp: Là hoạt động giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp (Freight Forwarding) theo sự ủy thác của khách hàng (dịch vụ giao nhận). Vai trò của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển  Đối với nền kinh tế thế giới Trong xu thế thƣơng mại toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, ngày nay giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển ngày càng giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển góp phần thúc đẩy thƣơng mại hóa toàn cầu.

Nhờ có hoạt động giao nhận này mà hàng hóa đƣợc 6 vận chuyển, trao đổi giữa nƣớc này với nƣớc khác một cách đảm bảo và an toàn.