Tổng quan nghiên cứu

Kinh doanh xăng dầu giữ vai trò huyết mạch trong nền kinh tế quốc dân, khi nhiên liệu hóa thạch và khí tự nhiên chiếm tới 63% tổng cán cân tiêu dùng năng lượng toàn cầu. Tại Việt Nam, chi phí xăng dầu đóng góp tỷ trọng lớn vào giá thành sản xuất xã hội, chiếm khoảng 40% chi phí vận tải đường bộ, 25% đến 52% trong ngành điện lực, 5% đến 17% trong công nghiệp và 3% đến 15% trong nông nghiệp. Với tốc độ tăng trưởng tiêu thụ xăng dầu nội địa bình quân đạt 10%/năm cùng mạng lưới hơn 17.000 cửa hàng trên khắp 63 tỉnh thành, công tác quản trị tài chính tại các doanh nghiệp phân phối xăng dầu mang tính chất sống còn.

Tại tỉnh Bình Định, Công ty Xăng dầu Bình Định (Petrolimex Bình Định) là đơn vị chủ lực cung ứng trên 50% thị phần năng lượng trên địa bàn, sở hữu hệ thống kho chứa dung tích 54.000 m3, cảng biển tiếp nhận tàu trọng tải 10.000 DWT với sản lượng qua cảng đạt 400.000 m3/năm, cùng mạng lưới 45 cửa hàng bán lẻ trực thuộc. Với quy mô doanh thu hàng năm vượt mức 2.500 tỷ đồng đến gần 3.000 tỷ đồng thông qua nhiều kênh thu tiền mặt và chuyển khoản, công ty đối mặt với rủi ro thất thoát dòng tiền, sai lệch đối soát và biến động giá theo cơ chế thị trường.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung hệ thống hóa lý luận, phân tích thực trạng kiểm soát các khoản thu giai đoạn 2019 - 2021, từ đó thiết lập các giải pháp chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa công tác thu hồi vốn, hạn chế rủi ro thất thoát tiền tệ và bảo toàn nguồn vốn kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ hiện đại theo chuẩn mực COSO kết hợp với các lý thuyết quản trị kinh điển của Henry Fayol, Anthony & Govindarajan, Merchant và Giáo sư Nguyễn Quang Quynh. Hệ thống kiểm soát được tiếp cận như một tiến trình toàn diện gồm 5 yếu tố cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin - truyền thông và hoạt động giám sát.

Nghiên cứu làm rõ 4 khái niệm cốt lõi trong kế toán quản trị:

  • Kiểm soát các khoản thu: Quá trình xác định kết quả dòng tiền thu thực tế so với định mức kế hoạch nhằm phát hiện sai lệch và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
  • Thủ tục kiểm soát: Chuỗi quy định, chỉ dẫn nghiệp vụ được xây dựng trên 3 nguyên tắc nền tảng: phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và ủy quyền - phê chuẩn.
  • Rủi ro kiểm soát nguồn thu: Nguy cơ sai phạm, gian lận, chiếm dụng tiền bán hàng hoặc chậm trễ ghi nhận doanh thu phát sinh trong chu trình bán hàng - thu tiền.
  • Hệ thống thông tin kế toán: Cấu trúc thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu phục vụ đối chiếu công nợ, quản trị doanh thu bán buôn, bán lẻ và dịch vụ phụ trợ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích đối chiếu thực chứng. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất trực tiếp từ hệ thống phần mềm kế toán SAP-ERP, phần mềm quản lý cửa hàng EGAS, các báo cáo tài chính kiểm toán và hệ thống văn bản pháp lý gồm Nghị định 83/2014/NĐ-CP, Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát thực địa và phỏng vấn chuyên sâu với cỡ mẫu gồm 55 nhân sự chủ chốt, bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, 12 chuyên viên Phòng Kế toán - Tài chính, cùng 45 Cửa hàng trưởng phụ trách các điểm bán lẻ trên toàn địa bàn tỉnh Bình Định. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm đảm bảo người tham gia có chuyên môn sâu và trực tiếp vận hành chu trình luân chuyển chứng từ thu tiền.

Phương pháp phân tích định tính được ưu tiên vì cho phép đánh giá bản chất các mắt xích kiểm soát, phân định trách nhiệm cá nhân và kiểm tra tính tuân thủ quy trình nghiệp vụ thực tế tại hiện trường mà các mô hình định lượng đơn thuần khó bao quát hết. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý thông tin được thực hiện xuyên suốt từ năm 2022 đến tháng 03 năm 2023.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, quy mô doanh thu và hiệu quả kinh doanh của đơn vị duy trì đà tăng trưởng liên tục trong giai đoạn 2019 - 2021. Tổng doanh thu năm 2019 đạt 2.505 tỷ đồng, tăng lên 2.814 tỷ đồng năm 2020 (tăng 14,9%) và chạm mốc 2.937 tỷ đồng năm 2021 (tăng 5,2%). Lợi nhuận trước thuế tăng vọt 60,3% trong năm 2020 (đạt 68,729 tỷ đồng) và đạt 82,751 tỷ đồng năm 2021 (tăng 20,4%). Đóng góp ngân sách nhà nước tăng từ 373 tỷ đồng năm 2019 lên 561 tỷ đồng năm 2021, phản ánh sự gia tăng mạnh mẽ của lưu lượng tiền tệ cần kiểm soát.

Thứ hai, cơ cấu nguồn thu chuyển dịch rõ nét giữa các phương thức thanh toán. Khoản thu tiền mặt từ bán lẻ xăng dầu tăng từ 298 tỷ đồng (2019) lên 384 tỷ đồng (2021), tương đương mức tăng 28,8%. Trong khi đó, dòng tiền thu qua tài khoản ngân hàng chiếm tỷ trọng chi phối trên 75% tổng luân chuyển tiền tệ của công ty, đạt trên 1.442 tỷ đồng riêng cho nhóm bán lẻ và phân phối trực tiếp năm 2019, thu từ hóa dầu và gas qua ngân hàng đạt 270 tỷ đồng năm 2021.

Thứ ba, hệ thống quản trị chứng từ ghi nhận sự phân tách rõ rệt giữa công nghệ SAP-ERP tại văn phòng công ty và phần mềm EGAS tại các cửa hàng. Tuy nhiên, vẫn còn độ trễ trong việc cập nhật phiếu thu tiền mặt cuối ca bán lẻ, đồng thời thủ tục kiểm tra hạn mức bán chịu đối với nhóm khách hàng công nghiệp đôi khi còn mang tính hình thức.

Thảo luận kết quả

Các chuỗi dữ liệu kinh doanh được mô hình hóa qua biểu đồ cột thể hiện tốc độ tăng trưởng doanh thu - lợi nhuận giai đoạn 2019 - 2021 và biểu đồ tròn phân bổ tỷ trọng giữa dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Kết quả phân tích chỉ ra rằng việc doanh nghiệp áp dụng phần mềm SAP-ERP thống nhất toàn tập đoàn đã hạn chế tối đa các sai sót cố ý trong việc ghi chép sổ quỹ và hóa đơn giá trị gia tăng.

Nguyên nhân chính của các tồn tại bắt nguồn từ sự phân tán địa lý của 45 cửa hàng bán lẻ trên địa bàn nhiều huyện vùng sâu, vùng xa. Quy trình nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng phụ thuộc vào giờ làm việc của các điểm giao dịch tín dụng địa phương, tiềm ẩn rủi ro tồn quỹ tiền mặt vượt định mức tại cây xăng trong các ngày nghỉ cuối tuần.

So sánh với các nghiên cứu trước đây tại các đơn vị thành viên ngành năng lượng, kết quả này hoàn toàn tương thích khi khẳng định rằng mức độ số hóa điểm bán càng cao thì rủi ro thất thoát doanh thu càng giảm, song đòi hỏi cơ chế giám sát thực tế tại chỗ phải chặt chẽ hơn.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tự động hóa đối soát giao dịch thời gian thực: Triển khai nâng cấp giao thức kết nối API trực tiếp giữa phần mềm cột bơm EGAS và hệ thống kế toán tổng hợp SAP-ERP. Mục tiêu rút ngắn thời gian đối soát số lượng xăng dầu xuất bán và số tiền nộp từ 24 giờ xuống dưới 2 giờ sau mỗi ca làm việc, thực hiện hoàn thành trong Quý 3/2023 do Phòng Kế toán - Tài chính chủ trì.
  2. Tái cấu trúc quy trình xét duyệt hạn mức tín dụng khách hàng: Ban hành bảng chấm điểm tín nhiệm tín dụng nội bộ cho 100% khách hàng mua buôn và đại lý nhượng quyền, kiểm soát tỷ lệ nợ phải thu quá hạn dưới mức 0,5% tổng doanh thu hàng năm, áp dụng ngay từ Quý 4/2023 do Phòng Kinh doanh phối hợp Phòng Kế toán thực hiện.
  3. Chuẩn hóa quy trình thu gom và kiểm kê quỹ tiền mặt lưu động: Ký kết thỏa thuận dịch vụ thu tiền tận nơi với các ngân hàng thương mại đối với 45 cửa hàng bán lẻ, ấn định hạn mức tồn quỹ tiền mặt tối đa không quá 50 triệu đồng/cửa hàng vào cuối ngày làm việc, triển khai đồng bộ trước tháng 12/2023 dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
  4. Thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách: Kiện toàn nhân sự kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban Giám đốc, định kỳ kiểm tra đột xuất tối thiểu 30% số lượng cửa hàng xăng dầu mỗi quý, đảm bảo phát hiện kịp thời các hành vi bán hàng không xuất hóa đơn hoặc chậm nộp tiền ca bán hàng, thực hiện định kỳ từ năm 2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo doanh nghiệp xăng dầu: Cung cấp mô hình quản trị rủi ro dòng tiền và giải pháp kiểm soát hệ thống bán lẻ quy mô trên 2.000 tỷ đồng, tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động.
  • Kế toán trưởng và kiểm soát viên nội bộ: Cung cấp bộ quy trình thực tiễn chi tiết về luân chuyển chứng từ bán hàng - thu tiền, kiểm soát công nợ và kỹ thuật phân quyền trên phần mềm SAP-ERP và EGAS.
  • Học viên cao học và nhà nghiên cứu kế toán: Tài liệu tham khảo chuyên sâu về phương pháp tiếp cận mô hình COSO trong việc phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp phân phối năng lượng.
  • Cơ quan quản lý nhà nước và thanh tra ngành: Cung cấp cơ sở thực tiễn để đánh giá tác động của các chính sách điều hành giá xăng dầu, cơ chế hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng đến tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Mô hình lý thuyết nào được sử dụng làm nền tảng phân tích kiểm soát nguồn thu trong luận văn?
Luận văn áp dụng khung kiểm soát nội bộ COSO kết hợp hệ thống lý luận của Henry Fayol và Merchant. Mô hình đánh giá toàn diện 5 thành tố gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát trong chu trình bán hàng thu tiền.

Doanh thu của Petrolimex Bình Định biến động như thế nào trong giai đoạn 2019 - 2021?
Tổng doanh thu duy trì mức tăng trưởng ấn tượng, tăng từ 2.505 tỷ đồng (năm 2019) lên 2.814 tỷ đồng (năm 2020) và đạt 2.937 tỷ đồng (năm 2021). Lợi nhuận trước thuế tăng trưởng vượt bậc từ 42,878 tỷ đồng lên 82,751 tỷ đồng trong cùng giai đoạn.

Hình thức thu tiền nào chiếm tỷ trọng lớn nhất tại công ty?
Hình thức thu qua chuyển khoản ngân hàng chiếm tỷ trọng chủ đạo trên 75% tổng giá trị thanh toán, phục vụ bán buôn và thanh toán không tiền mặt. Tuy nhiên, thu tiền mặt tại 45 cửa hàng bán lẻ vẫn tăng đều, đạt 384 tỷ đồng xăng dầu vào năm 2021.

Hệ thống phần mềm nào đang được ứng dụng để kiểm soát nguồn thu tại đơn vị?
Doanh nghiệp vận hành đồng thời 3 hệ thống chính: phần mềm kế toán tổng thể SAP-ERP, phần mềm quản lý cột bơm và ca bán lẻ EGAS, cùng phần mềm quản lý chi phí cửa hàng chuyên ngành, đảm bảo phân quyền truy cập chặt chẽ cho từng chức danh.

Đâu là rủi ro kiểm soát lớn nhất đối với các điểm bán lẻ xăng dầu vùng xa?
Rủi ro lớn nhất là độ trễ trong việc nộp tiền mặt vào ngân hàng do các điểm giao dịch tín dụng đóng cửa cuối tuần, dẫn đến tồn quỹ tiền mặt thực tế tại cửa hàng vượt định mức an toàn, đòi hỏi cần có dịch vụ thu hộ từ ngân hàng đối tác.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về kiểm soát các khoản thu trong doanh nghiệp phân phối xăng dầu theo chuẩn mực COSO hiện đại.
  • Đánh giá trung thực bức tranh tài chính của Petrolimex Bình Định giai đoạn 2019 - 2021 với quy mô doanh thu đạt 2.937 tỷ đồng và nộp ngân sách 561 tỷ đồng.
  • Nhận diện chính xác các điểm nghẽn trong đối soát dòng tiền mặt bán lẻ và quản lý công nợ khách hàng lớn trên hệ thống phần mềm SAP-ERP.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp thực tiễn có tính khả thi cao, gắn liền với chuyển đổi số và tự động hóa quy trình đối soát giao dịch.
  • Lộ trình triển khai đồng bộ các giải pháp trong giai đoạn 2023 - 2024 sẽ tạo bước đột phá trong quản trị tài chính, ngăn ngừa triệt để thất thoát dòng tiền kinh doanh.