CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1. Khái niệm KTQT Trong các tài liệu về kế toán quản trị đã có nhiều khái niệm khác nhau: - Theo định nghĩa của Viện kế toán viên quản trị Hoa Kỳ “KTQT là quá trình nhận diện, đo lường, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá trình thực hiện các mục đích của tổ chức. KTQT là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý, và nhân viên KTQT là những đối tác chiến lược quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức”.
- Theo từ điển thuật ngữ kế toán của Mỹ “KTQT là một hệ thống kế toán thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cho các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức”. - Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán quốc gia Mỹ (NAA) tháng 3/1981 “KTQT là quá trình cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp trong việc lập và thực hiện kế hoạch, trong việc kiểm soát và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp”. - Theo Luật kế toán Việt Nam ngày 1 /6/2003: “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Từ các khái niệm trên cho thấy những điểm chung về kế toán quản trị như sau: - Là một hệ thống kế toán cung cấp các thông tin định lượng.
- Đối tượng sử dụng thông tin là nhà quản trị bên trong doanh nghiệp. Luan van 8 - Thông tin KTQT phục vụ chủ yếu cho việc thực hiện tốt các chức năng của nhà quản trị doanh nghiệp. Từ đó có thể đưa ra khái niệm chung về kế toán quản trị là: Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị. Bản chất KTQT chi phí KTQT chi phí là một bộ phận của KTQT chuyên thực hiện việc xử lý và cung cấp các thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý.
KTQT chi phí nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản trị từ cấp cơ sở đến cấp cao. Chi phí bao nhiêu, thay đổi như thế nào khi các nhân tố nội tại thay đổi, KTQT chi phí phải nắm bắt những thông tin đó kịp thời để nhà quản trị đưa ra các giải pháp điều chỉnh hợp lý tại các thời điểm khác nhau. Từ đó ta có thể rút ra nội dung của KTQT chi phí như sau: - KTQT chi phí không chỉ thu thập và cung cấp thông tin quá khứ mà còn thu thập, xử lý và cung cấp thông tin hiện tại, hướng về tương lai phục vụ cho việc lập dự toán, làm căn cứ trong việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, bán sản phẩm tại điểm phân chia hay tiếp tục chế biến bán thành phẩm thành sản phẩm hoàn thành rồi mới bán, nên sản xuất hay mua ngoài các chi tiết, … ra quyết định lựa chọn các phương án kinh doanh hợp lý. - KTQT chi phí cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp có liên quan.
Những thông tin có ý nghĩa với bộ phận, điều hành, quản lý doanh nghiệp. Luan van 9 - KTQT chi phí quan tâm đến các chi phí thực tế phát sinh theo loại chi phí, tổng mức chi phí và chi tiết theo từng mặt hàng. - Khi có sự biến động chi phí, trách nhiệm giải thích về những thay đổi bất lợi thuộc bộ phận nào KTQT chi phí phải theo dõi và báo cáo rõ ràng phục vụ cho quá trình kiểm soát, điều chỉnh của nhà quản lý. Kế toán quản trị chi phí với chức năng của nhà quản lý Để có thể điều hành hoạt động doanh nghiệp thì các nhà quản lý phải thực hiện chức năng quản trị của mình: Hoạch định, tổ chức, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định.
Còn KTQT chi phí sử dụng các phuơng pháp riêng để thiết kế tổng hợp phân tích và cuối cùng là cung cấp thông tin về chi phsi phục vụ chức năng quản trị của nhà quản lý. Hoạch định là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước, phương pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Để hoạch định và xây dựng các kế hoạch, nhà quản trị phải dự đoán nhằm tiên liệu trước mục tiêu, phương pháp, thủ tục trên cơ sở khoa học. Chức năng này chỉ có thể được thực hiện tốt có hiệu quả, và có tính khả thi cao nếu nó được xây dựng trên cơ sở các thông tin phù hợp, hợp lý do bộ phận kế toán quản trị cung cấp.
Như vậy kế toán quản trị phải cung cấp thông tin cần thiết để các nhà quản lý ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn, đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Chức năng tổ chức bao gồm việc thiết lập cơ cấu tổ chức và truyền đạt thông tin về các kế hoạch đến những cá nhân có trách nhiệm trong tuyến quản lý để thực hiện kế hoạch đó. Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp, trong đó kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin chủ yếu liên quan đến kinh tế, tài chính. Kế toán quản trị sẽ dự đoán nhiều tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để nhà quản trị xem xét đề ra các quyết định trong quá trình tổ chức thực hiện cũng như điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo các mục tiêu chung.
Ví dụ: để định giá Luan van 10 sản phẩm mới, các nhà quản lý sẽ dựa vào thông tin do kế toán quản trị cung cấp để đảm bảo rằng mối quan hệ giữa giá bán và chi phí hài hòa với chiến lược marketing của đơn vị. Sau khi đã triển khai thực hiện các kế hoạch, công việc kiểm tra, kiểm soát nhằm điều chỉnh và đánh giá có vị trí rất quan trọng. Với chức năng kiểm sóat và đánh giá của quản trị, kế toán quản trị cung cấp các báo cáo họat động, xem xét giữa kết quả thực tế với dự toán đặt ra và chỉ ra những vấn đề còn tồn tại cần giải quyết hoặc các cơ hội cần khai thác. Thường trong quá trình này người ta sử dụng phương pháp chi tiết, so sánh giữa kết quả thực hiện với các số liệu kế hoạch , dự toán; qua đó xem xét sai lệch giữa kết quả đạt được do kế toán cung cấp theo các báo cáo với dự toán đã lập nhằm đánh giá tình hình thực hiện dự toán.
Với chức năng hỗ trợ cho việc ra quyết định, thông tin kế toán quản trị là thông tin chủ yếu để phân tích các khả năng khi giải quyết một vấn đề. Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án đặt ra. Ra quyết định tự thân nó không là một chức năng riêng biệt mà trong quá trình thực hiện các chức năng trên đều đòi hỏi phải ra quyết định. Do đó thông tin kế toán quản trị thường phục vụ chủ yếu cho quá trình này.
Đây là chức năng quan trọng và xuyên suốt trong quản trị doanh nghiệp. Với mối liên hệ trên giữa kế toán quản trị và hoạt động quản lý, thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các nhà quản trị phải thể hiện dưới dạng tóm tắt. Với những thông tin đó, các nhà quản trị có thể nhìn nhận được vần đề gì đang xảy ra, những khả năng tiềm tàng, những cơ hội sẵn có để có kế hoạch kinh doanh đúng đắn. PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Đối với các nhà quản lý, chi phí là mối quan tâm hàng đầu vì chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Vấn đề đặt ra là thế nào để kiểm soát được chi phí. Việc nhận diện, hiểu cách phân loại và ứng xử của từng loại chi phí là điều mấu chốt để có thể quản lý chi phí, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của nhà quản trị. Để phục vụ cho yêu cầu của nhà quản trị trong việc phân tích, đánh giá chi phí, kiểm soát và quản trị chi phí một cách tốt nhất, cần thiết phải phân loại chi phí. Tuỳ theo đặc điểm của chi phí, mục đích và yêu cầu quản trị, chi phí được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Sau đay là những phân loại cơ bản 1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh - Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp & chi phí sản xuất chung. Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là chi phí của các loại nguyên liệu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Chi phí nhân công trực tiếp là tiền lương và các khoản trích theo lương của lao động trực tiếp.
Chi phí sản xuất chung là chi phí quản lý và phục vụ sản xuất phát sinh trong phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất. Các chi phí này liên quan gián tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm. - Chi phí ngoài sản xuất Chi phí ngoài sản xuất là chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm & quản lý doanh nghiệp, bao gồm: chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp. Luan van 12 Chi phí bán hàng gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác có liên quan đến hoạt động của toàn đơn vị 1. Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí và các đối tượng tập hợp chi phí Chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.