CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Tổng quan về kế toán quản trị 1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kế toán quản trị * Khái niệm kế toán quản trị Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin kế toán nói chung trong các doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, nguyên nhân sự phát triển của kế toán quản trị là do sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, tập đoàn, quốc gia của tổng thể nền kinh tế.
Nhưng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào thì thông tin kế toán quản trị với chức năng cơ bản là công cụ hữu hiệu để các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định điều hành mọi hoạt động nhằm hướng tới các mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Việc nghiên cứu kế toán quản trị được xem xét từ nhiều quan điểm và góc độ khác nhau.Kaplan, trường Đại học Harvard Business School, “ KTQT là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong tổ chức mà các nhà quản trị dựa vào để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức” (Tr13, Giáo trình Kees toán quản trị, Trường Đại học kinh tế quốc dân, 2014). Với quan điểm này thì KTQT là công cụ gắn liền với hoạt động quản trị của các tổ chức. Nó có vai trò quan trọng cho các tổ chức xây dựng các dự toán, hoạch định cá chính sách và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức.Garrison: “KTQT có liên hệ với việc cung cấp các tài liệu cho các nhà quản lý là những người bên trong tổ chức kinh tế và có trách nhiệm trong việc điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức đó”.Bouquin, Đại học Paris- Dauphin: “KTQT là một hệ thống thông tin định lượng cung cấp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các 10 tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao” (Tr13, Giáo trình Kế toán quản trị, Trường Đại học kinh tế quốc dân, 2014).
Theo quan điểm này, kế toán quản trị là công cụ cung cấp thông tin cho các nhà quản trị, dựa vào thông tin đó các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các hoạt động nhằm đạt hiệu quả kinh tế tối ưu. Theo hiệp hội kế toán viên hợp chủng quốc Hoa Kỳ năm 1982: “KTQT là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị để điều hành các hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn” (Tr10, Giáo trình Giáo trình Kế toán quản trị, Trường Đại học thương mại, 2006). Quan điểm này nhấn mạnh vai trò của kế toán quản trị là công cụ không thể thiếu được của các nhà quản trị khi đưa ra các quyết định kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tài sản. Tại khoản 3, điều 4 của Luật Kế toán Việt Nam được Quốc hội ban hành ngày 17/6/2003 và thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp: “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.
Theo Luật kế toán Việt Nam, ngoài việc nhấn mạnh vai trò của kế toán quản trị là thông tin hữu ích phục vụ các cấp quản lý khi đưa ra các quyết định còn cho biết quy trình thu thập và cung cấp thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động. Các khái niệm trên tuy diễn đạt khác nhau nhưng đều có những điểm chung cơ bản như sau: - Kế toán quản trị là phân hệ kế toán cung cấp những thông tin định lượng. - Đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị là các cấp độ nhà quản trị doanh nghiệp. - Thông tin kế toán quản trị nhằm đáp ứng nhu cầu cho chức năng hoạt động của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Như vậy, có thể hiểu khái quát về kế toán quản trị như sau: Kế toán quản trị là một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng kết hợp với định tính về các hoạt động của một đơn vị cụ thể. Các thông tin đó giúp các nhà 11 quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị nhằm tối ưu hóa các mục tiêu. Từ các quan điểm về kế toán quản trị có thể thấy bản chất của nó như sau: - KTQT không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự hoàn thành, đã ghi chép hệ thống hóa trong các sổ kế toán mà còn xử lý và cung cấp các thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản trị. - KTQT chỉ cung cấp những thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ của một doanh nghiệp.
Những thông tin đó chỉ có ý nghĩa đối với những người, những bộ phận và những nhà điều hành, quản lý doanh nghiệp, không có ý nghĩa đối với các đối tượng bên ngoài vì vậy người ta nói KTQT là loại kế toán dành cho những người làm công tác quản trị, trong khi KTTC không phục vụ trực tiếp mục đích này. - KTQT là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một công cụ quan trọng không thể thiếu đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp. * Vai trò của KTQT trong doanh nghiệp KTQT là công cụ quản trị, một công cụ rất quan trọng trong quá trình hoạch định và kiểm soát chi phí, thu thập, tính toán hiệu quả quá trình kinh doanh nhằm đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn. Thật vậy, quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp ở bất kỳ hình thái kinh tế xã hội nào, thành phần kinh tế nào muốn đạt được hiệu quả kinh doanh cao cần phải biết được thông tin về tình hình hoạt động kinh tế tài chính một cách kịp thời đầy đủ, chính xác và trung thực.
Những thông tin về tình hình chi phí mà các doanh nghiệp đã chi ra cho từng họat động kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh hoặc từng loại sản phẩm. Những thông tin về thu thập và xác định kết quả sản xuất kinh doanh theo từng hoạt động, địa điểm hoặc sản phẩm đó chỉ có thể nhận biết được một cách cụ thể thông qua việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của KTQT. KTQT là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu phục vụ nhà quản trị trong toàn bộ quá trình quản lý từ lập kế hoạch, đến thực hiện kiểm tra đánh giá nhằm đến mục đích ra quyết định. KTQT là kế toán theo 12 chức năng quản lý vì thế vai trò của nó là cung cấp thông tin hữu ích liê quan đến việc lập kế hoạch, điều hành hoạt động, kiểm tra và ra quyết định.
Các chức năng quản lý doanh nghiệp được thể hiện thông qua sơ đồ sau: Lập kế hoạch Đánh giá Ra quyết định Điều hành thực hiện hoạt động Kiểm soát - đánh giá hoạt động Sơ đồ 1.1: Các chức năng quản lý doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình Kế toán quản trị, Đại học Kinh tế quốc dân, 2014) Vai trò của kế toán quản trị thể hiện trong các khâu của quá trình quản lý được cụ thể như sau: - Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch: đưa ra kế hoạch cho việc thực hiện ngắn hạn và dài hạn của một doanh nghiệp. Kế hoạch mà người quản lý đưa ra thường có dạng số lượng và giá trị. - Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức điều hành hoạt động: Nhà quản lý có nhu cầu rất lớn về thông tin kế toán trong việc lãnh đạo hoạt động hàng ngày. Chẳng hạn, lãnh đạo Công ty cần đưa ra giá bán một mặt hàng nào đó thì họ phải dựa trên các thông tin kế toán để đảm bảo giá bán đó phù hợp, hoặc bộ phận quản lý dựa trên các thông tin kế toán để đánh giá giá trị của hàng tồn kho, hàng đang kinh doanh.
Như vậy, công việc của kế toán và quản lý gắn với nhau chặt chẽ trong việc điều hành các hoạt động hàng ngày. - Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát: Việc lập kế hoạch như trên là chưa đủ, một khi kế hoạch ngân sách đã được lập, người quản lý cần những thông tin có liên quan đến việc thực hiện. Kế toán quản trị giúp cho việc tập hợp các thông 13 tin cần thiết bằng cách cung cấp các báo cáo thực hiện. Báo cáo thực hiện bao gồm các chi tiết để quản lý, so sánh các số liệu dự toán với các số liệu thực tế trong một thời điểm nhất định.
Khi báo cáo thực hiện chỉ ra một vấn đề tồn tại ở một khâu nào đó của DN, người quản lý sẽ phải tìm nguyên nhân của vấn đề và biện pháp giải quyết. Nếu báo cáo thực hiện chỉ rõ mọi việc đều thực hiện tốt thì người quản lý sẽ để tâm vào công việc khác. Tóm lại, việc thực hiện kế hoạch là bước phản hồi của người quản lý và có tác dụng giúp người quản lý thực hiện tốt vai trò quản lý của mình. - Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định: Chức năng ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có sự lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án khác nhau được đưa ra.
Kế toán có nhiệm vụ thu thập các số liệu về chi phí và lợi nhuận để thông tin cho người quản lý. Ví dụ để tung sản phẩm ra nhằm cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường cần quyết định phương án hạ giá, mở rộng việc quảng cáo hoặc kết hợp cả hai việc này để chiếm lĩnh thị trường, doanh nghiệp phải gắn chặt với các số liệu về giá thành và lợi nhuận do kế toán cung cấp. Tuy nhiên, không phải lúc nào các số liệu cần thiết cũng có ngay theo yêu cầu thực tế, do vậy kế toán sẽ thực hiện phân tích chung kể cả việc dự toán để có được những số liệu đó. Như vậy, để có những quyết định đúng đắn cần phải có đầy đủ các thông tin cần và chính xác.
Nếu các thông tin không đầy đủ, không chính xác thì sẽ dẫn đến quyết định bị sai lệch.