Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất và thi công xây lắp chịu sự cạnh tranh trực tiếp về chi phí và chất lượng công trình. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành quá trình sản xuất kinh doanh, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị cũng như hình thái vật chất vào thực thể sản phẩm tạo ra. Tại các đơn vị chuyên ngành thiết kế, kiến trúc và thi công xây dựng, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản phẩm. Việc quản lý chặt chẽ, hạch toán chính xác và kịp thời chi phí này là điều kiện quyết định để kiểm soát giá thành và nâng cao hiệu quả tài chính.

Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long (địa chỉ tại số 21 đường Lê Đức Thọ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội) là doanh nghiệp hoạt động chuyên môn trong lĩnh vực Thiết kế - Kiến trúc - Xây dựng, sản xuất và lắp đặt hoàn thiện công trình. Do đặc thù sản phẩm có quy mô lớn, mang tính đơn chiếc và thời gian thi công kéo dài, chủng loại vật liệu đầu vào rất đa dạng và cồng kềnh. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động và yêu cầu hạch toán tại đơn vị, chuyên đề thực tập chuyên ngành tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Khảo sát đặc điểm nguyên vật liệu và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long.
  2. Phân tích thực trạng hạch toán kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại đơn vị.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất phương hướng cùng các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, phương pháp tính giá, quy trình ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long; phạm vi thời gian khảo sát số liệu thực tế tập trung vào niên độ kế toán năm 2017 (minh chứng số liệu chi tiết tháng 10 năm 2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành, kết hợp với các nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho:

  • Chế độ thuế và phương pháp tính thuế: Đơn vị áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Do đó, giá trị nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá mua chưa có thuế GTGT cộng chi phí thu mua và các khoản thuế không hoàn lại (nếu có).
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) để theo dõi, phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước cho đến khi hết số lượng mới chuyển sang giá của lần nhập kế tiếp.
  • Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Đơn vị tổ chức hạch toán theo Phương pháp thẻ song song.
  • Hình thức kế toán tổng hợp: Đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm kế toán máy.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp:

  • Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu kế toán thực tế: Thu thập các chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị xuất kho, Phiếu xuất kho) và sổ kế toán (Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê tổng hợp hàng nhập mua, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký chung).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa số liệu phát sinh trong tháng 10/2017 để phân tích sự ăn khớp giữa số liệu hạch toán nghiệp vụ tại kho và hạch toán kế toán tại phòng Tài chính Kế toán.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh số liệu giữa Thẻ kho do Thủ kho ghi chép với Sổ chi tiết vật tư và Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn do Kế toán lập.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là dữ liệu kế toán sơ cấp và thứ cấp được trích xuất từ Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Kỹ thuật Thi công của Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long

Chương 1 trình bày tổng quan về mô hình hoạt động và công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Công ty Thăng Long hoạt động theo hình thức công ty cổ phần, tự chủ tài chính và hạch toán độc lập. Do tính chất sản phẩm xây lắp và thiết kế nội ngoại thất, danh mục vật tư sử dụng có số lượng lớn, chủng loại phức tạp.

Để phục vụ công tác quản lý trên phần mềm kế toán, công ty đã xây dựng bộ mã danh mục vật tư thống nhất về tên gọi, ký hiệu, quy cách và đơn vị tính (Bảng 1.1). Tiêu biểu như:

  • ALUMEX_BAC: Nhôm Alumex 3 ly màu nhũ bạc (ĐVT: tấm; theo dõi TK 1521, giá vốn TK 6212).
  • BANG_GIAY_3F: Băng dính giấy 3F (ĐVT: cuộn; theo dõi TK 1522).
  • NHOM_CHONG_TRUOT: Nhôm chống trượt gân dày 3 ly (ĐVT: tấm; theo dõi TK 1521).
  • DAY_2X2.5_TP: Dây điện Trần Phú 2 x 2,5 mm (ĐVT: m; theo dõi TK 1522).

Phân loại nguyên vật liệu tại đơn vị được chia thành 4 nhóm chính:

  1. Nguyên vật liệu chính: Trực tiếp cấu thành thực thể công trình/sản phẩm (nhôm chống trượt, tấm hợp kim Alumex, ống hút khí xả cao su, quạt hút khí xả, cuộn xốp...).
  2. Nguyên vật liệu phụ: Làm tăng chất lượng hoặc hoàn thiện sản phẩm (sơn, keo silicon, đinh ốc, van gạt, cút vuông, gen ruột gà, băng dính...).
  3. Nguyên vật liệu bộ phận XDCB: Phục vụ xây dựng cơ bản (gạch lát, gạch xây, sắt hộp, xi măng, cát...).
  4. Nhiên liệu: Phục vụ vận hành máy móc, thi công (xăng, dầu, axêton, sơn PU...).

Nguồn hình thành nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu từ mua ngoài (không có tự chế hay nhận liên doanh). Công ty thiết lập mã theo dõi riêng cho các nhà cung cấp thường xuyên (Bảng 1.2), như Cửa hàng Hà Thu (NCC_001), Công ty TNHH Phương Mỹ Hạnh (NCC_0085), Công ty CP TM Quốc tế Á Châu (NCC_0033), Công ty TNHH TM & SX Duy Đức (NCC_0036)...

Hệ thống kho chứa gồm 2 kho chuyên trách:

  • Kho Văn phòng: Chứa vật tư phục vụ lắp ráp, sản xuất mộc và chuẩn bị thi công.
  • Kho Công trường: Chứa vật tư phục vụ thi công trực tiếp tại các hạng mục công trình.

Công tác quản lý được phân định cụ thể giữa các bộ phận: Phòng Kinh tế Kế hoạch và Phòng Kỹ thuật Thi công lập kế hoạch thu mua, dự toán và định mức tiêu hao kỹ thuật; Thủ kho quản lý hiện vật, kiểm tra số lượng và ghi thẻ kho; Phòng Tài chính Kế toán kiểm soát tính hợp pháp của chứng từ, tính giá và hạch toán vào chi phí sản xuất.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại đơn vị với các dữ liệu kế toán thực tế phát sinh trong tháng 10 năm 2017.

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Quy trình luân chuyển chứng từ nhập và xuất kho được thiết lập chặt chẽ:

  • Nhập kho: Căn cứ Hóa đơn GTGT từ bên bán và Hợp đồng nguyên tắc, Ban kiểm nghiệm (gồm Trưởng phòng Vật tư, Cán bộ vật tư, Thủ kho và đại diện bên bán) lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu 2.2 số 440 ngày 16/10/2017). Sau khi kiểm nhận đạt quy cách, Phiếu nhập kho (Biểu 2.3 số 440) được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại kho để ghi Thẻ kho, liên 2 gửi về phòng Tài chính Kế toán làm căn cứ hạch toán.
  • Xuất kho: Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán, bộ phận thi công lập Giấy đề nghị xuất kho NVL (Biểu 2.4 số 354 ngày 17/10/2017 do Đội trưởng Đội xây dựng số 1 lập để thi công công trình Nhà xưởng may tại Gia Lâm). Phòng Kế hoạch duyệt và lập Phiếu xuất kho (Biểu 2.5 số 354) gồm 3 liên (kho giữ 1 liên, kế toán giữ 1 liên, người nhận hàng giữ 1 liên).

Phương pháp hạch toán chi tiết thực hiện theo hình thức Thẻ song song:

  • Tại kho: Hàng ngày, Thủ kho căn cứ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất và tính số lượng tồn vào Thẻ kho (Biểu 2.6 cho mã NHOM_CHONG_TRUOT, Biểu 2.7 cho mã ALUMEX_BAC). Định kỳ khoảng 5 ngày/lần chuyển chứng từ về phòng kế toán.
  • Tại phòng Tài chính Kế toán: Kế toán vật tư kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh đơn giá và ghi vào Sổ chi tiết vật tư theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị (Biểu 2.8 và Biểu 2.9).
  • Cuối tháng: Kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Bảng 2.1) để đối chiếu số lượng với Thẻ kho và đối chiếu tổng giá trị với Sổ Cái tài khoản 152.
Chỉ tiêu vật tư tiêu biểu (Tháng 10/2017) ĐVT Tồn đầu kỳ (SL / Trị giá) Nhập trong kỳ (SL / Trị giá) Xuất trong kỳ (SL / Trị giá) Tồn cuối kỳ (SL / Trị giá)
Nhôm Alumex nhũ bạc 3 ly Tấm 55 / 35.750.000 đ 90 / 58.500.000 đ 120 / 54.000.000 đ 25 / 16.250.000 đ
Nhôm Alumex đỏ 3 ly Tấm 40 / 24.600.000 đ 90 / 55.350.000 đ 120 / 49.800.000 đ 10 / 6.150.000 đ
Nhôm Alumex đen 3 ly Tấm 25 / 10.375.000 đ 60 / 24.900.000 đ 70 / 29.050.000 đ 15 / 6.225.000 đ
Nhôm chống trượt 3 ly gân nổi Tấm 12 / 12.000.000 đ 300 / 330.000.000 đ 285 / 312.300.000 đ 27 / 29.700.000 đ
Tổng cộng toàn bộ kho VP — 172.396.500 đ 1.103.250.000 đ 724.484.500 đ 551.162.000 đ

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Công ty sử dụng TK 152 (mở chi tiết thành TK 1521 - NVL chính, TK 1522 - NVL phụ, TK 1523 - NVL XDCB, TK 1524 - Nhiên liệu) để phản ánh biến động giá trị vật tư.

  • Khi nhập mua hàng: Kế toán ghi Nợ TK 152 (chi tiết 1521, 1522...), Nợ TK 133 / Có TK 331 (hoặc Có TK 111). Số liệu nhập mua được tổng hợp vào Bảng kê tổng hợp hàng nhập mua (Bảng 2.2) và ghi vào Sổ Nhật ký mua hàng (Biểu 2.10). Tổng phát sinh mua hàng tháng 10/2017 là 1.103.250.000 đồng tiền hàng và 61.905.000 đồng tiền thuế GTGT.
  • Khi xuất dùng cho thi công: Kế toán ghi Nợ TK 6212 (chi phí NVL trực tiếp cho từng công trình) / Có TK 1521, 1522.
  • Quy trình tổng hợp: Định kỳ từ các chứng từ nhập/xuất và sổ nhật ký chuyên dùng, số liệu được ghi vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.11), sau đó kết chuyển vào Sổ Cái TK 152 và các tài khoản liên quan.
  • Công tác kiểm kê: Thực hiện định kỳ vào đầu năm, cuối năm hoặc đột xuất; lập Biên bản kiểm kê vật tư để đối chiếu số liệu sổ sách và số thực tế trong kho.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng và đưa ra các đề xuất hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng: Công ty đã xây dựng được hệ thống danh mục mã vật tư khoa học, áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ thao tác thủ công, quy trình lập biên bản kiểm nghiệm và luân chuyển chứng từ nhập - xuất nhìn chung rõ ràng, đáp ứng được yêu cầu phản ánh chi phí theo từng công trình. Tuy nhiên, vẫn còn những điểm cần hoàn thiện như: thời gian luân chuyển chứng từ từ kho về phòng kế toán đôi khi còn bị dồn ứ (5 ngày/lần), việc theo dõi vật liệu thừa thu hồi từ công trình chưa thực sự đồng bộ, công tác lập dự toán tiêu hao ở một số hạng mục phát sinh cần cập nhật linh hoạt hơn.
  • Phương hướng hoàn thiện: Hoàn thiện hạch toán phải gắn liền với chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính, nâng cao hiệu quả quản trị chi phí, đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán cung cấp cho ban giám đốc.
  • Nhóm giải pháp kiến nghị: Đề xuất rút ngắn chu kỳ giao nhận chứng từ giữa Thủ kho và Kế toán; hoàn thiện quy trình kiểm soát vật liệu xuất dùng tại công trường; tăng cường tự động hóa đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán máy để quản lý biến động giá và kiểm kê kho thường xuyên.

Kết quả và đóng góp

  1. Tổng hợp dữ liệu kế toán thực tế: Khóa luận phản ánh toàn diện số liệu biến động nguyên vật liệu của Công ty Thăng Long trong tháng 10 năm 2017, với tổng giá trị nhập trong kỳ đạt 1.103.250.000 đồng, tổng giá trị xuất kho phục vụ thi công đạt 724.484.500 đồng, và giá trị tồn kho cuối kỳ là 551.162.000 đồng tại Kho Văn phòng.
  2. Minh chứng quy trình chứng từ hoàn chỉnh: Khóa luận trích lục đầy đủ chuỗi biểu mẫu từ Hóa đơn GTGT (số 0231288), Biên bản kiểm nghiệm (số 440), Phiếu nhập kho (số 440), Giấy đề nghị xuất kho (số 354) đến Phiếu xuất kho (số 354), phản ánh chính xác quy trình quản trị dòng vật tư trong doanh nghiệp thi công xây dựng.
  3. Làm rõ phương pháp thẻ song song trên phần mềm kế toán: Tác giả phân tích cụ thể sự kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ tại kho (Thẻ kho) và hạch toán giá trị tại phòng kế toán (Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký chung).
  4. Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Các giải pháp đưa ra tập trung vào việc chuẩn hóa luân chuyển chứng từ, kiểm soát định mức tiêu hao và tăng cường kiểm kê định kỳ phù hợp với đặc thù sản xuất của đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát và minh chứng hạch toán của chuyên đề chủ yếu tập trung vào một tháng điển hình (tháng 10 năm 2017) tại một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực xây dựng - kiến trúc, chưa phản ánh hết những biến động chi phí trong chu kỳ kinh doanh trọn vẹn nhiều năm hoặc mở rộng ra nhiều công trình quy mô lớn hơn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc kết hợp kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp theo từng hạng mục công trình hoàn thành, đồng thời nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đồng bộ giữa bộ phận kỹ thuật công trường và phòng kế toán tài chính.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về đề tài kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý kho tại các doanh nghiệp thi công xây dựng, thiết kế kiến trúc đang tìm kiếm mô hình tổ chức hệ thống mã vật tư, chứng từ nhập - xuất kho và quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
  • Phần đáng tham khảo nhất là hệ thống biểu mẫu thực tế (Hóa đơn, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp N-X-T) và sơ đồ luân chuyển chứng từ được trình bày chi tiết trong Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu nào?

Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song. Theo phương pháp này, Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho, còn phòng Kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật tư; cuối tháng lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu số liệu giữa kho và kế toán.

2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho được công ty lựa chọn là gì?

Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô nhập trước, khi hết số lượng của lần nhập trước mới chuyển sang tính theo giá của lần nhập tiếp theo.

3. Hệ thống tài khoản cấp 2 theo dõi nguyên vật liệu tại công ty được phân chia như thế nào?

Tài khoản 152 tại công ty được mở chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2:

  • TK 1521: Nguyên vật liệu chính
  • TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
  • TK 1523: Nguyên vật liệu của bộ phận XDCB
  • TK 1524: Nhiên liệu

4. Phiếu xuất kho và Phiếu nhập kho tại công ty được lập thành mấy liên và luân chuyển ra sao?

  • Phiếu nhập kho lập thành 02 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận kho để ghi Thẻ kho; Liên 2 chuyển cho phòng Tài chính Kế toán để nhập máy và ghi Sổ chi tiết.
  • Phiếu xuất kho lập thành 03 liên: Liên 1 lưu tại kho làm căn cứ vào Thẻ kho; Liên 2 chuyển cho bộ phận Kế toán kèm theo Giấy đề xuất nguyên vật liệu; Liên 3 giao cho người trực tiếp nhận hàng.

5. Tổng giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn trong tháng 10/2017 tại Kho Văn phòng của công ty là bao nhiêu?

Theo Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn tháng 10/2017 của Kho Văn phòng:

  • Tồn đầu kỳ: 172.396.500 đồng
  • Nhập trong kỳ: 1.103.250.000 đồng
  • Xuất trong kỳ: 724.484.500 đồng
  • Tồn cuối kỳ: 551.162.000 đồng

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của sinh viên Tạ Hồng Công đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long. Bằng việc kết hợp lý luận kế toán hàng tồn kho với hệ thống số liệu và chứng từ thực tế tháng 10/2017, tác giả đã làm rõ quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung. Các nhận định và giải pháp hoàn thiện được đề xuất xuất phát trực tiếp từ thực tế quản lý vật tư của doanh nghiệp thi công xây lắp, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho công tác đào tạo và thực hành kế toán.