CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ THĂNG LONG 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long 1. Danh mục nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long được thành lập theo mô hình doanh nghiệp tư nhân, được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp. Là đơn vị hoạt động chuyên môn trong lĩnh vực Thiết kế - Kiến trúc – Xây dựng và sản xuất, lắp đặt và thi công thực hiện các sản phẩm liên quan.
Công ty là một đơn vị kinh doanh, hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, bảo toàn và phát triển vốn, tự bù đắp chi phí và tự chịu rủi ro. Công ty có tài khoản riêng, có con dấu riêng được sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép hoạt động và được đăng ký kinh doanh theo luật định. Với số lượng sản phẩm đa dạng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau, thì Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như nhôm chống trượt, tấm nhôm hợp kim Alumax, van gạt, sơn chống gỉ,…nếu các loại nguyên vật liệu trên không được bảo quản tốt, không nhà kho thì sẽ làm cho vật liệu trên han, gỉ, gây khó khăn trong quá trình sản xuất sản phẩm. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán và hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã sử dụng mã bộ danh mục vật tư theo chương trình kế toán máy quy định.
Trên cơ sở nguyên vật liệu đã phân nhóm, loại Công ty đã “Danh mục hàng hóa, vật tư” nhằm thống nhất tên gọi, ký hiệu - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật liệu. Kế toán tiến hành mã số từng loại SVTH: Tạ Hồng Công 3 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán nguyên vật liệu để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, điều này cũng rất phù hợp với phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng. Số liệu vào các sổ liên quan đều dựa trên mã số, khi cần kiểm tra đối chiếu chỉ cần truy cập vào mã số đã có tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng cần tìm. Danh mục bộ mã vật tư vật liệu hiện đang sử dụng được thể hiện trong Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa, vật tư DANH MỤC HÀNG HÓA, VẬT TƯ TK TK TK STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Vật Giá Doanh tư vốn thu 1 ALUMEX_BAC Nhôm Alumex 3 tấm 1521 6212 5112 ly màu nhũ bạc 2 BANG_GIAY_3F Băng dính giấy cuộn 1522 6212 5112 3F 3 BANG_DINH_DIEN Băng dính điện cuộn 1522 6212 5112 4 BANG_GHE_DO Băng ghế phòng băng 1521 6212 5112 chờ Hoà Phát màu đỏ 5 NHOM_CHONG_TRU Nhôm chống tấm 1521 6212 5112 OT trượt gân dày 3 ly 6 XOP_3 LY Cuộn Xốp tạo cuộn 1522 6212 5112 phẳng dày 3 ly 7 DAY_2X2.5_TP Dây điện Trần m 1522 6212 5112 Phú 2 x 2,5 mm 8 GHEN_GA Ghen ruột gà phi m 1522 6212 5112 SVTH: Tạ Hồng Công 4 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán 9 GHE_XOAY Ghế xoay văn chiếc 1521 6212 5112 phòng 10 KEO_DEN Keo Silicon màu lọ 1522 6212 5112 đen 11 KEP_DUC_15 Kép đúc phi 15 chiếc 1522 6212 5112 12 CUT_VUONG_15 Cút vuông ren chiếc 1522 6212 5112 trong phi 15 13 VAN_GAT_15 Van gạt Nam chiếc 1522 6212 5112 Triều Tiên phi 15 14 ATTOMAT_DON_CL Attomat điện đơn chiếc 1522 6212 5112 Clipsal 15 DE_AM_CL Đế âm điện chiếc 1522 6212 5112 Clipsal … … … … … … … Ngày 31 tháng 10 năm 2017 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Đã ký) (Đã ký) SVTH: Tạ Hồng Công 5 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Hoạt động kinh doanh của Công ty có đặc điểm là hoạt động có quy mô lớn, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng, đòi hỏi có nguồn vốn kinh doanh lớn.
Với Công ty thì nguyên vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, số lượng lớn, vật liệu thường có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng. Ví dụ về Cát thì có những loại như: về Gỗ có Gỗ đà nẹp, Gỗ chống, Gỗ chèn, Gỗ ván… Về gạch thì có gạch lát trang trí, gạch đặc A1, A2, gạch lỗ,…ngoài ra còn có những vật liệu khác như que hàn, xi măng, nhựa đường, đinh, bu lông… chúng được sử dụng với số lượng lớn, nhỏ khác nhau và được mua với nhiều hình thức khác nhau, có loại mua ở các công ty, đại lý, cửa hàng như xi măng, sắt thép, có loại mua ở các lò sản xuất, bến cảng như vôi, sỏi, cát… Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Phân loại nguyên vật liệu Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo điều kiện cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu ra thành những loại sau: Ở Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long hiện nay toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được chia thành: Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu được dùng trực tiếp cho sản xuất, đây là những loại nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm ở Công ty bao gồm các loại: nhôm chống trượt, tấm nhôm hợp kim Alumex, ống hút khí xả cao su, quạt hút khí xả, cuộn xốp,… Nguyên vật liệu phụ: SVTH: Tạ Hồng Công 6 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Là những loại nguyên vật liệu dùng làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc hoàn thành sản phẩm, nó không cấu thành thực thể sản phẩm. Bao gồm: sơn, keo, đinh, ốc vít, van gạt, đầu ga, kép đúc, cút vuông, gen gà, băng dính điện, băng dính giấy,… Nguyên vật liệu của bộ phận XDCB: bao gồm các loại Gạch lát nền, gạch xây, sắt hộp, xi măng, cát,… Nhiên liệu: bao gồm các loại Xăng, dầu, axêton, sơn PU.
Như vậy, việc phân loại NVL ở Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long nói chung là phù hợp với đặc điểm và vai trò tác dụng của mỗi loại NVL trong sản xuất kinh doanh, để giúp cho các nhà quản lý, quản lý được dễ dàng hơn. Đồng thời dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu của bộ phận XDCB, nhiên liệu, từ đó đề ra phương thức quản lý cho phù hợp. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long 1. Các phương thức hình thành và sử dụng nguyên vật liệu Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Thăng Long nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu tự chế và thuê gia công không có, nguyên vật liệu nhận từ các đơn vị tham gia liên doanh cũng không có.
Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày diễn ra thường xuyên, kế toán sử dụng giá trị thực tế để ghi sổ và giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định trên cơ sở hoá đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán hàng, cộng với chi phí thu mua, hao hụt trong định mức trong quá trình vận chuyển. Ghi trên phiếu nhập kho nguyên vật liệu của công ty là giá nhập thực tế. Vì công ty áp dụng việc SVTH: Tạ Hồng Công 7 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Với những nhà cung cấp thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán.
Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua của nhà cung cấp lẻ không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận (hóa đơn lẻ của cửa hàng) ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền. Công ty mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng các mã số riêng rồi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng thanh toán.2 – Trang 8 là một số các nhà cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho Công ty: Bảng 1.2: Danh mục nhà cung cấp nguyên vật liệu DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU STT Mã khách Tên khách Địa chỉ NVL cung cấp 1 NCC_001 Cửa hàng Hà Thu Số 34, Ngõ 42 Phố Vật liệu nội thất Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội 2 NCC_005 Cửa hàng sơn tổng hợp Số 36 ngõ 294 Kim Vật liệu keo sơn Vĩnh Thành Mã, Quận Ba Đình, thành phố Hà Nội 3 NCC_0010 Cửa hàng vật liệu Số nhà 188, B2, ngõ Vật liệu nước ngành nước Nghĩa 94, ngách 94/9, quận Minh Trang Hoàng Mai, Hà Nội SVTH: Tạ Hồng Công 8 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán 4 NCC_0022 Công ty TNHH Lê phố Sài Đồng, Vật liệu kính Minh Hoa (cung cấp phường Sài Đồng, kính ) quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội 5 NCC_0033 Công ty CP TM Quốc Số 122 Phố Hào Mica, giấy dán tế Á Châu Nam, Phường Ô Chợ tường … Dừa, Quận Đống Đa, Hà Nội 6 NCC_0036 Công ty TNHH TM và Tổ 16, phường Yên Ống hút khí xả sản xuất Duy Đức Sở, , Quận Hoàng cao su Mai, Hà Nội 7 NCC_0044 Công ty TNHH Diệp P10, C2 An Dương, Gạch , gạch ốp Anh phường Yên Phụ, lát quận Tây Hồ, Hà Nội 8 NCC_0045 Anh Lý Đức Nghiêm Số 9, ngách 46, ngõ Vật liệu làm 521, đường Trương bằng Inox Định - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội 9 NCC_0070 Công ty CP TM và Số nhà 29, tổ 18, ngõ Gỗ công nghiệp, XNK Hưng Việt Chùa, Quận Long ván Biên, Hà Nội 10 NCC_0085 Công ty TNHH 218 Lý Thường Kiệt Nhôm chống Phương Mỹ Hạnh - P.