Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients

Đồ án hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients năm 2023

• Tác giả: Nguyễn Thị Diệu Hương
• Người hướng dẫn: Chu Thị Huệ
• Trường học: Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients
• Loại tài liệu: Đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan hoạt động mua hàng tại Công ty Bluetech Ingredients

Hoạt động mua hàng giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng nguyên liệu thực phẩm. Công ty TNHH Bluetech Ingredients chuyên cung cấp các phụ gia, hương liệu và nguyên liệu cho ngành F&B. Hoạt động thu mua quyết định trực tiếp đến giá vốn hàng bán và biên lợi nhuận của doanh nghiệp. Nguồn nguyên liệu nhập khẩu chủ yếu từ các thị trường quốc tế như châu Âu, châu Mỹ và châu Á. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều biến động về tỷ giá, thời gian giao hàng và tiêu chuẩn kiểm định nghiêm ngặt. Việc xây dựng một quy trình mua hàng bài bản tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ phận thu mua chịu trách nhiệm từ khâu nhận yêu cầu, khảo sát thị trường đến ký kết hợp đồng. Đội ngũ nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh và bộ phận kho vận. Mỗi quyết định mua hàng đều ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng đơn hàng cho khách hàng. Quản trị tốt khâu đầu vào giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng. Nâng cao hiệu quả mua sắm là mục tiêu then chốt để củng cố vị thế của đơn vị trên thị trường nguyên liệu công nghiệp thực phẩm.

1.1. Vị thế và đặc thù ngành hàng của Bluetech Ingredients

Bluetech Ingredients là đơn vị phân phối giải pháp và nguyên liệu thực phẩm tại Việt Nam. Doanh nghiệp cung ứng các dòng sản phẩm chất lượng cao phục vụ các nhà máy chế biến F&B. Thị trường mục tiêu đòi hỏi sản phẩm phải đáp ứng nghiêm ngặt các chứng chỉ quốc tế như COA và MSDS. Đặc thù ngành hàng đòi hỏi thời hạn sử dụng dài và điều kiện lưu kho khắt khe. Các mặt hàng hương liệu và chất tạo màu phụ thuộc lớn vào nguồn cung ngoại nhập. Do đó, hoạt động mua sắm luôn gắn liền với nghiệp vụ ngoại thương phức tạp. Doanh nghiệp cần duy trì mạng lưới đối tác rộng lớn tại nhiều quốc gia. Khả năng tìm kiếm nguồn cung chất lượng quyết định năng lực cạnh tranh của tổ chức trên thị trường.

1.2. Mục tiêu và vai trò chiến lược của công tác thu mua

Công tác mua hàng tại công ty hướng đến việc tối ưu hóa chi phí và bảo đảm tiến độ giao hàng. Hoạt động này liên kết trực tiếp với dòng tiền và kết quả kinh doanh chung. Việc chọn đúng nhà cung ứng giúp ổn định chất lượng nguyên liệu đưa vào chuỗi phân phối. Doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sự cố thiếu hàng hoặc lưu kho quá mức. Phòng mua hàng còn đóng vai trò dự báo biến động giá nguyên vật liệu toàn cầu. Nhờ đó, công ty xây dựng được kế hoạch dự trữ an toàn và hiệu quả. Mua hàng chuyên nghiệp giúp nâng cao độ tin cậy đối với các khách hàng công nghiệp. Đây là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp củng cố lợi thế cạnh tranh dài hạn.

II. Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty Bluetech Ingredients

Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients ghi nhận nhiều nỗ lực tích cực trong những năm qua. Đơn vị đã xây dựng quy trình thu mua từ khảo sát, lập báo giá P&C đến phát hành đơn mua hàng PO. Nền tảng Bluetechni.one hỗ trợ đội ngũ theo dõi dự án kinh doanh khá đồng bộ. Doanh thu công ty có sự tăng trưởng nhưng thiếu tính ổn định qua từng năm. Khâu quản lý dữ liệu mua sắm vẫn tồn tại nhiều lỗ hổng vận hành đáng kể. Việc cập nhật thông tin nhà cung ứng trên hệ thống chưa diễn ra kịp thời và liên tục. Thời gian chờ xử lý đơn hàng từ các phòng ban nội bộ đôi khi bị kéo dài. Khâu dự báo nhu cầu nguyên liệu chưa bám sát diễn biến thị trường thực tế. Tình trạng trễ lịch giao hàng quốc tế làm tăng chi phí lưu kho và phát sinh rủi ro hủy đơn. Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp hiện thời vẫn mang tính định tính và cảm tính. Sự thiếu hụt các chỉ số KPI cụ thể gây khó khăn cho việc kiểm soát chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp cần nhìn nhận thẳng thắn những hạn chế này để đưa ra phương án cải tổ đồng bộ.

2.1. Hạn chế trong quy trình lập kế hoạch và đặt hàng

Quy trình lập kế hoạch mua sắm nguyên liệu vẫn mang tính bị động theo từng đơn phát sinh. Nhân viên kinh doanh lập file P&C nhưng việc chuyển tiếp thông tin sang phòng mua hàng còn chậm trễ. Thiếu sự kết nối dữ liệu tự động giữa phần mềm nội bộ và kế hoạch tồn kho. Kế hoạch mua hàng chưa dự báo chính xác các biến động về thời gian xuất bến ETD và cập cảng ETA. Sự phối hợp lỏng lẻo dẫn đến tình trạng hàng về kho không đúng tiến độ cam kết. Chi phí vận chuyển tăng cao do doanh nghiệp phải đặt các chuyến hàng gấp. Lượng hàng tồn kho an toàn đôi khi vượt ngưỡng kiểm soát gây áp lực tài chính lớn. Điều này cản trở tiến độ xoay vòng vốn lưu động của tổ chức.

2.2. Bất cập trong đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tại công ty chưa được lượng hóa chi tiết và khoa học. Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào các nhà cung cấp quen thuộc mà thiếu khảo sát định kỳ đối tác mới. Quy trình thẩm định hồ sơ chất lượng như chứng chỉ COA hay bảng MSDS đôi khi bị chậm trễ. Việc đàm phán giá cả và điều khoản thanh toán còn thiếu cơ sở dữ liệu so sánh cụ thể. Khi nhà cung ứng ngoại quốc gặp sự cố gián đoạn, công ty rơi vào thế bị động. Mối quan hệ hợp tác chiến lược dài hạn với các đối tác chủ chốt chưa thực sự bền chặt. Việc thiếu hệ thống xếp hạng định kỳ gây cản trở kiểm soát rủi ro cung ứng. Doanh nghiệp cần tiêu chuẩn hóa quy trình đánh giá này ngay lập tức.

III. Giải pháp cho hoạt động mua hàng tại Công ty Bluetech Ingredients

Hoàn thiện hoạt động mua hàng đòi hỏi việc áp dụng đồng bộ các giải pháp chiến lược và kỹ thuật. Doanh nghiệp cần tái cấu trúc quy trình mua sắm từ giai đoạn tiếp nhận nhu cầu đến nghiệm thu kho bãi. Việc ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố mang tính quyết định hàng đầu. Doanh nghiệp nên nâng cấp phần mềm Bluetechni.one hoặc tích hợp giải pháp ERP toàn diện. Sự kết nối dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh, mua hàng và kho vận phải diễn ra liền mạch theo thời gian thực. Hệ thống chỉ số KPI cần được đưa vào để đo lường hiệu suất làm việc của chuyên viên thu mua. Các tiêu chí về thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn và mức tiết kiệm chi phí phải được theo dõi sát sao. Doanh nghiệp cũng cần đa dạng hóa danh mục nhà cung ứng quốc tế nhằm hạn chế phụ thuộc độc quyền. Việc đàm phán hợp đồng nguyên khung dài hạn sẽ giúp giữ mức giá nguyên liệu ổn định trước biến động lạm phát. Đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ ngoại thương cho nhân viên cũng là nhiệm vụ cấp thiết. Những giải pháp này tạo sức bật mới cho năng lực vận hành của doanh nghiệp.

3.1. Xây dựng ma trận đánh giá nhà cung ứng định lượng

Doanh nghiệp cần thiết lập thang điểm đánh giá nhà cung ứng đa chiều. Mô hình ma trận trọng số giúp sàng lọc đối tác minh bạch và khách quan. Các tiêu chuẩn cốt lõi bao gồm giá thành cạnh tranh, độ uy tín và chất lượng giấy tờ pháp lý. Nhà cung cấp phải cung cấp đầy đủ chứng chỉ phân tích COA và an toàn MSDS trước khi hợp tác. Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn và khả năng hỗ trợ kỹ thuật cũng cần được chấm điểm định kỳ hàng quý. Những đơn vị đạt điểm cao sẽ được ưu tiên ký kết hợp đồng dài hạn với khối lượng lớn. Đối tác không đạt tiêu chuẩn tối thiểu sẽ bị xem xét thay thế kịp thời. Phương pháp này giảm thiểu rủi ro mua phải nguyên liệu kém phẩm chất.

3.2. Số hóa quy trình quản lý thông tin mua hàng trên hệ thống

Số hóa toàn diện quy trình mua hàng giúp rút ngắn chu kỳ xử lý đơn đặt hàng PO. Doanh nghiệp cần đồng bộ cơ sở dữ liệu bảng tính P&C trực tiếp vào hệ thống quản lý. Mọi phòng ban có thể tra cứu lịch trình giao hàng ETD và ETA tức thời mà không cần qua nhiều bước trung gian. Tính năng tự động cảnh báo tồn kho giúp nhân viên phát hiện sớm các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng HSD. Việc lưu trữ số hóa hồ sơ giao dịch hỗ trợ phòng kế toán kiểm soát hóa đơn và chứng từ nhanh chóng. Hệ thống thông tin minh bạch giúp ban giám đốc ra quyết định mua hàng chính xác và kịp thời. Nền tảng số hóa loại bỏ các sai sót thủ công và nâng cao năng suất toàn diện cho doanh nghiệp.

IV. Kết luận về hoạt động mua hàng tại Công ty Bluetech Ingredients

Hoàn thiện nghiệp vụ thu mua đóng vai trò chiến lược sống còn đối với Công ty TNHH Bluetech Ingredients. Thị trường nguyên liệu thực phẩm luôn đối mặt với biến động nguồn cung và chi phí logistics quốc tế. Việc chuẩn hóa chuỗi quy trình mua sắm giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát giá vốn đầu vào. Ứng dụng công nghệ quản trị dữ liệu tạo nền tảng phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng. Doanh nghiệp tối ưu hóa lượng tồn kho, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc và giải phóng dòng tiền luân chuyển. Đánh giá nhà cung cấp minh bạch giúp củng cố mạng lưới đối tác cung ứng uy tín dài lâu. Khách hàng doanh nghiệp tiếp nhận sản phẩm đúng hạn với chất lượng ổn định và chi phí cạnh tranh nhất. Kết quả hoàn thiện khâu mua hàng trực tiếp gia tăng biên lợi nhuận và mở rộng thị phần cho tổ chức. Công ty từng bước củng cố thương hiệu nhà phân phối nguyên liệu công nghiệp hàng đầu khu vực. Quá trình cải tiến liên tục cần được duy trì thường xuyên để thích ứng với mọi biến động thị trường.

4.1. Lợi ích tài chính và vận hành khi hoàn thiện quy trình

Hoàn thiện khâu mua sắm mang lại lợi ích tài chính trực tiếp và rõ nét cho công ty. Doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thu mua thông qua đàm phán hợp đồng tập trung. Lượng vốn ứ đọng trong kho được giải phóng nhờ khả năng kiểm soát lượng dự trữ tối ưu. Về mặt vận hành, các quy trình xét duyệt nội bộ diễn ra nhanh hơn và minh bạch hơn. Tỷ lệ đơn hàng lỗi hoặc chậm trễ giảm xuống mức tối thiểu trong toàn hệ thống. Mối liên kết giữa phòng kinh doanh, mua hàng và kho vận vận hành trơn tru và gắn kết. Năng suất lao động của từng nhân sự thu mua được nâng cao đáng kể. Nền tảng tài chính lành mạnh tạo động lực cho sự phát triển vững bền.

4.2. Khả năng ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp thương mại F B

Mô hình hoàn thiện mua hàng của Bluetech Ingredients mang lại bài học giá trị cho các đơn vị kinh doanh F&B. Các doanh nghiệp thương mại nguyên liệu cần sớm chuẩn hóa quy trình phân tích giá và chi phí P&C. Việc số hóa toàn diện hồ sơ chứng nhận chất lượng quốc tế là giải pháp bắt buộc để duy trì uy tín. Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung ứng định lượng thay vì dựa vào kinh nghiệm cá nhân. Chiến lược kết hợp dữ liệu giữa các bộ phận giúp nâng cao năng lực ứng phó rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng. Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác thu mua là chìa khóa mở rộng quy mô thị trường một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành công nghiệp chế biến thực phẩm và đồ uống (F&B) giữ vị trí then chốt trong cơ cấu kinh tế Việt Nam. Nhờ điều kiện tự nhiên và khí hậu thuận lợi, Việt Nam là quốc gia xuất siêu nông sản và thực phẩm ròng, với kim ngạch xuất khẩu nông nghiệp năm 2022 đạt mức kỷ lục 53,22 tỉ USD (xuất siêu 8,5 tỉ USD). Theo dữ liệu thống kê từ Statista, năm 2021, ngành sản xuất F&B đã đóng góp 17 tỉ USD vào GDP cả nước và giải quyết việc làm cho hơn 3 triệu lao động; đồng thời dự báo tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) đạt 8,5% trong giai đoạn 2022–2027. Chi tiêu của các hộ gia đình Việt Nam dành cho thực phẩm dinh dưỡng và đồ uống chiếm tỉ trọng lớn, dao động từ 20% đến 48% tổng thu nhập.

Đối với các doanh nghiệp thương mại và cung cấp giải pháp kỹ thuật ngành thực phẩm, hoạt động mua hàng và quản trị chuỗi cung ứng đầu vào đóng vai trò sống còn. Việc duy trì nguồn cung nguyên liệu ổn định, đạt chuẩn chất lượng với chi phí hợp lý quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm, năng lực cạnh tranh và khả năng giữ chân khách hàng. Công ty TNHH Bluetech Ingredients (Bluetechni) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối nguyên liệu, phụ gia chuyên biệt và cung cấp giải pháp nghiên cứu phát triển (R&D) cho các nhà sản xuất thực phẩm tại Việt Nam và khu vực. Tuy nhiên, thực tiễn vận hành cho thấy bộ phận mua hàng tại doanh nghiệp vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế về mặt quy trình, tổ chức nhân sự và công cụ quản lý. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Nguyễn Thị Diệu Hương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Bluetech Ingredients".

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm 3 nội dung:

1. Tìm hiểu và hệ thống hóa thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients.
2. Xác định và phân tích các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tác động đến hoạt động mua hàng của công ty.
3. Đề xuất hệ thống các giải pháp thực tiễn nhằm khắc phục điểm yếu và hoàn thiện quy trình mua hàng tại doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung vào hoạt động kinh doanh, cung ứng của công ty tại trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh cùng mạng lưới đối tác liên quan; phạm vi thời gian khảo sát và thu thập dữ liệu thứ cấp được giới hạn trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2020 đến năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị cung ứng và nghiệp vụ ngoại thương hiện đại:

• Khái niệm và vai trò mua hàng: Tác giả tổng hợp các góc nhìn học thuật từ Van Weele (2010), Monczka và cộng sự (2016), Thomas và cộng sự (2014), Heikkilä và cộng sự (2018), Zsidisin và cộng sự (2003), kết hợp với các giáo trình trong nước của Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005), Đoàn Thị Hồng Vân (2011). Mua hàng được xác định là quá trình nghiệp vụ xác định nhu cầu, tìm kiếm, đánh giá, đàm phán, đặt hàng và quản lý nhà cung cấp nhằm tối ưu hóa chi phí đầu vào và giảm thiểu rủi ro vận hành.
• Phương pháp xác định nhu cầu mua hàng: Đề tài sử dụng mô hình công thức cân đối lưu chuyển hàng hóa để tính toán lượng đặt hàng thực tế trong kỳ: $$M = B + D_{ck} - D_{dk} + D_{hh}$$ (Trong đó: $M$ là số lượng hàng cần mua; $B$ là số lượng hàng bán ra dự kiến; $D_{ck}$ là dự trữ cuối kỳ kế hoạch; $D_{dk}$ là tồn kho đầu kỳ; $D_{hh}$ là định mức hao hụt cho phép).
• Mô hình lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp: Áp dụng mô hình quy trình lựa chọn nhà cung cấp ba bước của Taherdoost và Brard (2019) bao gồm xác định tiêu chí, lập khảo sát xác định trọng số và ra quyết định đa tiêu chí. Các tiêu chuẩn chất lượng tham chiếu gồm hệ thống ISO 9000, ISO 8402; quy tắc thương mại quốc tế Incoterms 2020; các nguyên tắc đàm phán hợp đồng thương mại theo Burt và cộng sự (2012), Pooler và cộng sự (2004, 2005), Benton (2010).
• Khung phân tích các nhân tố ảnh hưởng: Vận dụng hệ thống phân loại của Nguyễn Văn Dương (2022), chia thành nhóm nhân tố bên trong (giá cả, chất lượng, số lượng, nhân viên thu mua, cơ sở vật chất kỹ thuật, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi tiết, kết quả tiêu thụ, vị thế doanh nghiệp) và nhóm nhân tố bên ngoài (năng lực nhà cung cấp, nhu cầu khách hàng, quy định và chính sách thuế của cơ quan nhà nước).
• Công cụ đo lường hiệu suất: Tiếp cận phương pháp Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard - BSC) và Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (Key Performance Indicators - KPI) để thiết kế khung giải pháp quản trị mua hàng.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp nhiều kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Tập hợp các tài liệu nội bộ, báo cáo tài chính giai đoạn 2020–2022, hồ sơ dự án và phiếu theo dõi đơn hàng từ Phòng Kế toán và Phòng Mua hàng.
• Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi các thao tác nghiệp vụ, quy trình xử lý đơn hàng mẫu và đơn hàng thương mại trên hệ thống quản trị nội bộ trong thời gian thực tập.
• Phương pháp chuyên gia: Tham vấn chuyên môn từ giảng viên hướng dẫn (ThS. Chu Thị Huệ) và người hướng dẫn trực tiếp tại đơn vị thực tập (chị Nguyễn Thị Minh Châu).
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và suy luận logic: Hệ thống hóa các luồng dữ liệu, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của quy trình và đề xuất các giải pháp kỹ thuật tương thích với nguồn lực doanh nghiệp.
• Phương pháp thống kê - mô tả: Sử dụng hệ thống bảng biểu số liệu và biểu đồ để phản ánh xu hướng doanh thu, chi phí, cơ cấu thị trường mua hàng trong giai đoạn 2020–2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu công ty TNHH Bluetech Ingredients

Chương 1 khái quát quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Bluetech Ingredients (thành lập ngày 09/10/2015, mã số thuế 0313481365, đại diện pháp luật là ông Nguyễn Hữu Thiện). Doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại Khu đô thị Lakeview City, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời mở rộng văn phòng tại Hà Nội và chi nhánh tại Phnom Penh (Campuchia) thông qua Mekong Logistics Co., Ltd. Lĩnh vực hoạt động cốt lõi là cung cấp giải pháp R&D (nghiên cứu chuyển giao công thức, thử nghiệm ứng dụng) và phân phối nguyên liệu, phụ gia chuyên biệt cho ngành F&B (nước giải khát, sữa, bánh kẹo, đồ mặn, các hợp chất giảm ngọt/giảm muối).

Cơ cấu quản trị gồm Giám đốc điều hành (CEO), Trưởng phòng kinh doanh, Quản lý vận hành, Ban cố vấn, các phòng chức năng: Kế toán & Tài chính, Kinh doanh (Sales Account Executive), Thí nghiệm & Ứng dụng (Lab & Application), Marketing & Chiến lược, Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Mua hàng (Procurement), Tìm nguồn & Phát triển (Sourcing & Development), và Nhân sự. Về đối tác, công ty phục vụ nhóm khách hàng thường niên (chiếm 40% doanh số, gồm Tân Hiệp Phát, Bidrico, US) và khách hàng phát triển sản phẩm mới; nguồn cung cấp gồm các tập đoàn quốc tế lớn (Dohler, Jubilant, Proliant chiếm 60% lượng cung ứng) cùng hơn 40 đối tác giải pháp kỹ thuật (GNT, Capol, Jean Niel).

Về kết quả kinh doanh 2020–2022, doanh thu biến động từ 34,21 tỷ đồng (năm 2020) giảm xuống 15,42 tỷ đồng (năm 2021 do đại dịch Covid-19) và phục hồi mạnh mẽ lên 49,21 tỷ đồng (năm 2022). Lợi nhuận sau thuế tương ứng qua 3 năm lần lượt là 4,60 tỷ đồng; 2,73 tỷ đồng và 6,50 tỷ đồng.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm học thuật, vai trò chiến lược của hoạt động mua hàng và cấu trúc 5 giai đoạn căn bản trong quy trình mua sắm:

1. Xác định nhu cầu mua hàng: Nhận diện chủng loại, quy cách, tính toán lượng hàng cần mua dựa trên công thức cân đối lưu chuyển giữa kế hoạch bán và định mức tồn trữ.
2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Phương pháp khai thác dữ liệu nhà cung cấp qua Internet, danh bạ công nghiệp (ThomasNet), hội chợ triển lãm và đánh giá dựa trên các tiêu chí trọng số: giá cả (cơ chế giá cố định, điều chỉnh theo rủi ro tiền tệ), chất lượng (chuẩn ISO), điều khoản thanh toán, Incoterms 2020 và chính sách bảo hành.
3. Thương lượng và ký kết hợp đồng: Đàm phán các điều khoản giao dịch, thiết lập hợp đồng kinh tế ràng buộc về thời gian sản xuất (lead time), quy cách đóng gói, ngày giao hàng (ETD) và điều khoản bất khả kháng.
4. Theo dõi, kiểm tra và giao nhận hàng hóa: Kiểm soát trạng thái lộ trình vận chuyển (ETA/ETD), đối chiếu số lượng, chất lượng chứng từ (COA, MSDS, PNK) và giải quyết các khiếu nại phát sinh.
5. Đánh giá sau hoạt động mua hàng: Đo lường hiệu suất thực tế của nhà cung cấp về độ tin cậy giao hàng, chất lượng nguyên liệu và chi phí để phân loại, tinh gọn cơ sở cung ứng.

Chương này cũng phân tích chi tiết tác động của 9 nhân tố nội bộ và 3 nhân tố môi trường bên ngoài chi phối đến hoạt động mua hàng theo mô hình lý thuyết của Nguyễn Văn Dương (2022).

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Bluetech Ingredients

Nội dung chương 3 đi sâu phân tích thực tế tổ chức và quy trình mua hàng tại doanh nghiệp. Về mặt nhân sự, Phòng Mua hàng vận hành với cơ cấu tinh gọn chỉ gồm 02 vị trí: 01 Trưởng phòng phụ trách quản trị chung, trực tiếp đàm phán và mua hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài; 01 Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm thu mua nội địa, hỗ trợ hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm và tiếp nhận các yêu cầu phát sinh từ Phòng Kinh doanh.

Quy trình mua hàng được chia làm hai phân hệ nghiệp vụ riêng biệt:

• Dự án mới (hàng mẫu phục vụ thử nghiệm R&D): Nhân viên kinh doanh ghi nhận yêu cầu kỹ thuật từ khách hàng và nhập dữ liệu dự án lên hệ thống nội bộ Bluetechni.one. Nhân viên mua hàng kiểm tra hệ thống định kỳ, tổng hợp danh mục mẫu, gửi yêu cầu tới nhà cung cấp, cập nhật trạng thái đơn hàng để bộ phận kinh doanh theo dõi tiến độ hàng về kho hoặc phòng Lab.
• Dự án thường (thương mại hàng định kỳ): Công ty đóng vai trò trung gian phân phối. Nhân viên kinh doanh phối hợp với Phòng Mua hàng và Phòng Xuất nhập khẩu tính toán chi phí, thuế, cước vận chuyển trên bảng tính giá P&C (Price & Cost) để xác định biên lợi nhuận trước khi báo giá chính thức cho khách hàng. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, đơn hàng được theo dõi qua phần mềm Misa amis, quản lý lưu kho tại kho Sotrans và kho lạnh Transimex.

Đánh giá thực trạng cho thấy doanh nghiệp đạt được một số kết quả: mạng lưới cung ứng quốc tế đa dạng (hơn 200 đối tác toàn cầu vào năm 2023), đáp ứng linh hoạt các đơn hàng thử nghiệm R&D. Tuy nhiên, các hạn chế lớn tồn tại gồm: quy trình lập báo giá và tổng hợp chi phí logistics vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công; hệ thống phần mềm chưa tự động hóa đồng bộ; nhân sự mỏng (2 người) gây quá tải khi khối lượng giao dịch tăng cao; phụ thuộc lớn vào nhóm đối tác ngoại quyền lực; và thiếu hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) định lượng cho bộ phận mua hàng.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Bluetech Ingredients

Dựa trên định hướng chiến lược mở rộng thị trường khu vực (Campuchia, Lào, Thái Lan) và đẩy mạnh số hóa, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp kỹ thuật:

1. Hoàn thiện quy trình mua hàng trên hệ thống công nghệ Bluetechni.one: Nâng cấp các phân hệ giao diện chuyên trách gồm giao diện tạo và tính giá P&C tự động; giao diện tổng hợp chi phí logistics; hệ thống gửi email tự động các đơn báo giá cho đối tác; và module báo cáo tiến độ dự án theo thời gian thực nhằm loại bỏ thao tác thủ công, giảm thiểu sai sót dữ liệu.
2. Chuẩn hóa quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Ban hành sơ đồ quy trình chuẩn hóa gồm các bước xác định nhu cầu, sàng lọc danh mục, gửi phiếu đánh giá năng lực, thương lượng điều khoản và phê duyệt chính thức theo tiêu chí đa mục tiêu.
3. Thiết lập hệ thống mục tiêu và đo lường hiệu suất mua hàng:
   • Ứng dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC mua hàng) nhằm liên kết hoạt động mua hàng với 4 khía cạnh: tài chính (tiết kiệm chi phí), khách hàng nội bộ (đáp ứng đúng hạn tiến độ), quy trình nội bộ (chuẩn hóa thời gian xử lý đơn hàng) và học hỏi phát triển.
   • Xây dựng Bảng đánh giá kết quả công việc cá nhân (KPI mua hàng) định lượng cụ thể cho từng vị trí nhân sự.
   • Thiết lập bảng xây dựng mục tiêu kế hoạch công việc năm cho toàn thể phòng mua hàng.
4. Kiện toàn tổ chức nhân sự phòng mua hàng: Tái cấu trúc nhiệm vụ, bổ sung nhân sự chuyên trách nhằm phân định rõ quyền hạn giữa thu mua quốc tế và nội địa, đồng thời tăng cường đào tạo nghiệp vụ quản trị chuỗi cung ứng cho đội ngũ kế cận.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh bức tranh tài chính, vận hành của Công ty TNHH Bluetech Ingredients thông qua các số liệu kinh doanh thực tế trong giai đoạn 2020–2022:

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2020 (VND)	Năm 2021 (VND)	Năm 2022 (VND)
Tổng doanh thu	34.212.501.059	15.418.507.043	49.208.482.647
Tổng chi phí	28.461.286.410	12.009.209.246	41.086.514.704
Lợi nhuận trước thuế	5.751.214.649	3.409.297.797	8.121.967.943
Thuế thu nhập doanh nghiệp	1.150.242.930	681.859.559	1.624.393.589
Lợi nhuận sau thuế	4.600.971.719	2.727.438.238	6.497.574.354

Dữ liệu cho thấy sau giai đoạn gián đoạn do giãn cách xã hội năm 2021, doanh thu năm 2022 của công ty tăng trưởng 219% và lợi nhuận sau thuế tăng gấp 2,38 lần so với năm 2021, phản ánh năng lực hồi phục nhanh nhưng cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết về mở rộng quy mô thu mua.

Hệ thống giải pháp tác giả đưa ra có tính thực tiễn cao đối với mô hình kinh doanh phân phối kết hợp giải pháp R&D. Điểm đóng góp nổi bật của đề tài so với các nghiên cứu mua hàng thông thường là đã thiết kế chi tiết quy trình xử lý chuyên biệt cho hai luồng đơn hàng: hàng mẫu nghiên cứu công thức (yêu cầu tốc độ và độ chính xác kỹ thuật) và hàng thương mại thông thường (yêu cầu tối ưu hóa chi phí logistics và giá mua). Đồng thời, tác giả đã trực tiếp đề xuất phương án cải tiến giao diện phần mềm nội bộ Bluetechni.one và thiết lập bộ công cụ quản trị định lượng (BSC, KPI) phù hợp với quy mô phòng ban tinh gọn tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành F&B.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số giới hạn nghiên cứu được xác định từ phạm vi tài liệu:

• Khung dữ liệu thứ cấp và số liệu kinh doanh được khảo sát dừng lại ở mốc năm 2022, chưa phản ánh đầy đủ tác động vận hành sau khi công ty mở rộng mạng lưới hơn 200 đối tác và đẩy mạnh hoạt động tại thị trường Campuchia trong năm 2023.
• Các giải pháp nâng cấp giao diện hệ thống Bluetechni.one và khung đánh giá BSC/KPI mới dừng ở mức độ thiết kế đề xuất mô hình, chưa có số liệu kiểm chứng thực nghiệm sau triển khai về mức độ tiết kiệm chi phí hay thời gian chu kỳ mua hàng.

Hướng mở rộng nghiên cứu tiếp theo có thể tập trung vào việc đánh giá định lượng hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng sau khi ứng dụng tự động hóa phần mềm Bluetechni.one; đồng thời áp dụng các mô hình ra quyết định đa tiêu chí nâng cao (như AHP, TOPSIS) để lượng hóa chính xác trọng số các tiêu chí chọn lựa nhà cung ứng nguyên liệu thực phẩm quốc tế.

Giá trị tham khảo

Công trình là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên, học viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh thương mại và Kinh tế đối ngoại khi thực hiện các đề tài về quản trị thu mua (procurement) và chuỗi cung ứng ngành hàng tiêu dùng nhanh (F&B).

Phần nội dung có giá trị thực tiễn cao nhất để tham khảo gồm:

• Quy trình phân loại và xử lý đơn hàng kép (hàng mẫu thử nghiệm R&D và hàng thương mại) trong Chương 3.
• Phương pháp phối hợp giữa bảng tính giá P&C với hệ thống phần mềm quản lý nội bộ.
• Bộ biểu mẫu thiết kế Thẻ điểm cân bằng (BSC mua hàng) và khung chỉ số KPI cá nhân cho nhân sự thu mua trong Chương 4.

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Bluetech Ingredients có điểm gì khác biệt so với các công ty thương mại thông thường?
Công ty không chỉ thuần túy thương mại mua bán phụ gia, hóa chất thực phẩm (không tồn trữ hóa chất) mà còn cung cấp gói giải pháp R&D toàn diện: nghiên cứu xu hướng thị trường, nghiên cứu chuyển giao công thức sản phẩm mới, thử nghiệm mẫu tại phòng Lab và tư vấn công nghệ dây chuyền cho các nhà máy F&B.

2. Cơ cấu tổ chức nhân sự Phòng Mua hàng tại Bluetechni được phân bổ như thế nào?
Phòng Mua hàng vận hành với cơ cấu 02 người: Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản trị chung, hoạch định kế hoạch và trực tiếp giao dịch mua hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài; 01 Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm, so sánh nhà cung cấp nội địa, mua hàng theo yêu cầu của Phòng Kinh doanh và hoàn thiện hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm.

3. Quy trình mua hàng tại Bluetechni xử lý đơn hàng mẫu R&D khác đơn hàng thương mại như thế nào?
Với đơn hàng mẫu R&D, nhân viên kinh doanh nhập thông tin dự án lên hệ thống Bluetechni.one, phòng mua hàng tiếp nhận để yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu thử nghiệm về phòng Lab hoặc kho cho khách hàng kiểm tra tính năng. Với đơn hàng thương mại, phòng mua hàng và phòng xuất nhập khẩu phải phối hợp tính toán toàn bộ chi phí trên file P&C (Price & Cost) để nhân viên kinh doanh cân đối biên lợi nhuận trước khi báo giá và ký hợp đồng bán.

4. Khóa luận đề xuất những công cụ quản trị cụ thể nào để đo lường và hoàn thiện hoạt động mua hàng?
Tác giả đề xuất 3 công cụ quản trị cụ thể: (1) Nâng cấp các module tính giá, tổng hợp chi phí logistics và theo dõi tiến độ trên hệ thống Bluetechni.one; (2) Thiết lập Bảng hệ thống mục tiêu mua hàng dựa trên Thẻ điểm cân bằng (BSC mua hàng); (3) Xây dựng Bảng đánh giá kết quả công việc cá nhân (KPI mua hàng) và Bảng kế hoạch công việc năm cho phòng mua hàng.

5. Kết quả kinh doanh của Bluetechni giai đoạn 2020–2022 biến động ra sao dưới tác động của đại dịch Covid-19?
Năm 2020, công ty đạt doanh thu 34,21 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế 4,60 tỷ đồng. Năm 2021, do ảnh hưởng nặng nề của dịch bệnh khiến chuỗi cung ứng ngưng trệ, doanh thu giảm xuống 15,42 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế còn 2,73 tỷ đồng. Đến năm 2022, hoạt động phục hồi mạnh mẽ đưa doanh thu đạt 49,21 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 6,50 tỷ đồng (tăng gấp 2,38 lần so với năm 2021).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Diệu Hương đã phản ánh chi tiết thực trạng hoạt động thu mua tại Công ty TNHH Bluetech Ingredients trong bối cảnh đặc thù của ngành giải pháp nguyên liệu thực phẩm giai đoạn 2020–2022. Đề tài kết hợp chặt chẽ giữa lý luận quản trị cung ứng hiện đại với việc phân tích sâu hai luồng nghiệp vụ hàng mẫu R&D và hàng thương mại thực tế tại doanh nghiệp. Các đề xuất hoàn thiện dựa trên nền tảng số hóa hệ thống Bluetechni.one cùng khung quản trị BSC và KPI mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác nâng cao hiệu quả thu mua tại công ty.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH BLUETECH INGREDIENTS 1. Thông tin tong quát về đơn vị 1. Thông tin chung Tên gọi tiếng Việt của công ty: Công ty TNHH Bluetech Ingredients Tên quốc tế của công ty: Blutech Ingredients Company Limited Tên viết tất: Bluetechni 'Website: https://bluetechni.com/ Logo: Bluetechni Your Innovative Solution Partner Hình 1.1; Logo céng ty TNHH Bluetechn Ingredients (Nguôn: Bluetechni.com) Người đại diện pháp luật: Nguyễn Hữu Thiện Mã số thuế: 0313481365 Trụ sở chính: Số 112, Đường D, Khu đô thị Lakeview City, Phường An Phủ, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Trụ sở Hà Nội: Laclia Apartment - 28 Ng.

Dao Tan, Công Vj, Ba Dinh, Hà Nội. Tru sé Cambodia: Mekong Logistics Company Limited - 17B Street 384, Sangkat Toul Svay Prey 1, Khan Chamkarmon, Phnom Penh, Cambodia. Trang 4 Số điện thoại: [phone] || E: [e-mail] Số Fax: [phone] Slogan: “ Your Innovative Solution Partner” với ý nghĩa Bluetechni sẽ là người bạn đồng hành cũng với bạn, là đối tác sáng tạo giải pháp giúp cho doanh nghiệp sản xuất được những dây chuyển sản phẩm hoàn thiện và hiệu quả. Quá trình hình thành và phát triển Tính đến hiện tại, công ty TNHH Bluetech Ingredients được thành lập vào ngày 09 tháng 10 năm 2015 và hoạt động trong lĩnh vực phân phối nguyên liệu và phụ gia chuyên biệt cho thực phẩm ngành F&B.

Công ty hoạt động dựa trên cơ sở tạo ra các giải pháp đột phá bao gồm nghiên cứu và chuyển giao công thức mới, cũng như cải tiến chất lượng sản phẩm. Mục tiêu của công ty là cung cấp các giải pháp đáng tin cậy và đạt chất lượng cao cho ngành công nghiệp thực phẩm, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất, phân phối và cạnh tranh các mặt hàng trên thị trường. Nam 2015: Ngày 09/10/2015, công ty TNHH Bluetech Ingredients được thành lập với sự góp vốn của 2 thành viên chính. Năm 2016 và 2017: Với sự uy tín và chất lượng phục vụ, Bluetechni đã dần mở rộng chỉ nhánh tại Hà Nội và chính phục thị trường miền Bắc với các công ty như: Nestle,Orion, Masan, Richy, Vedan.

Năm 2018: Giai đoạn phục hồi tài chính và dân mở rộng thị trường ra Chau A. Năm 2019: Bluetechni dưới sự ảnh hưởng của đại dịch Covid -19 duy trì hoạt động các thị trường Án Độ và Thái Lan. Năm 2020: Công ty mở rộng thị trường Châu Âu và Châu Mỹ và lả công ty giải pháp uy tín của nhiều nhà sản xuất bánh kẹo lớn trên thế giới. Năm 2021: Thành lập chỉ nhánh tại Campuchia và Lào.

mỡ rộng thị trường tiềm năng này và hợp tác với các céng ty bén mang bia Ia chu yéu nhu: Heineken Cambodia, Liwayway Cambodia, Heincken Lao Brewery - Vientiane Head Office, Cambodia Beverage Company. Trang 5 » _ Năm 2022: Ngày 15/10/2022, Bluetechni vinh dự là một trong 15 đối tác uy tín tại Hội nghị Nhà cung cấp kỷ niệm 28 năm thành lập Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại — Dịch vụ Tân Hiệp Phát. » Năm 2023: Công ty hiện tại đã có hơn 200 đối tác trên toàn cầu và là đối tác uy tín. Với gần hơn 8 năm kinh nghiệm trong ngành F&B, sự không ngừng nghiên cứu, mang lại những cải tiền về năng lực sản xuất, đào tạo đội ngũ nhân viên, mang đến thái độ phục vụ và chất lượng đến cho khách hàng.

Với sự cố gắng nỗ lực và phát triển không ngừng từ ban lãnh đạo và tập thể nhân viên toàn cầu sau 8 năm, Bluetechni đã trở thành một trong những đối tác uy tín hàng đầu trong lĩnh vực giải pháp và cung cấp nguyên liệu, đem lại những trải nghiệm và dịch vụ tuyệt vời nhất cho khách hàng.