CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU. Các khái niệm có liên quan 1. Nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm sản xuất.
- Vai trò của nguyên vật liệu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu luôn là yếu tố cơ bản, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, là cơ sở để tạo nên thành phẩm, hàng hoá cho doanh nghiệp. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định các chí phí về nguyên vật liệu, hoạch định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được lượng cung ứng và dự trữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất.
Quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp và các khái niệm có liên quan - Mua hàng: là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, dịch vụ.để phục vụ cho hoạt động của tổ chức. - Thu mua: Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.
- Quản trị mua hàng: là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu. SVTH: Nguyễn Thị Vân 1 GVHD: TS. Trần Văn Trang Lớp: K8CQ2A LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp - Quản trị cung ứng: là tổng hợp các hoạt động quản trị xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ NVL, tổ chức mua sắm, vận chuyển NVL theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao. - Quản trị cung ứng nguyên vật liệu: Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng vật liệu vào, ra của doanh nghiệp.
Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành phẩm. - Mục tiêu của quản trị cung ứng nguyên vật liệu: Đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục, ổn định. Mua được nguyên vật liệu với giá cả cạnh tranh,và dự trữ nguyên vật liệu ở mức tối ưu. Giữ vững mối quan hệ với các nhà cung ứng hiện có và phát triển nguồn cung ứng hữu hiệu, đáng tin cậy.
- Vai trò của quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: là một nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Ý nghĩa của quản trị cung ứng: Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành nhịp nhàng, liên tục. Kích thích các hoạt động sáng tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra năng lực sản xuất mới, tạo điều kiện nâng cao chất lượng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu và các khái niệm có liên quan Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu bao gồm hai mảng chính đó là tổ chức mua nguyên vật liệu và tổ chức dự trữ nguyên vật liệu.
- Tổ chức mua nguyên vật liệu Tổ chức mua nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động, tìm và lựa chọn nhà cung ứng, tiến hành thương lượng và đặt hàng và triền khai giao nhận nguyên vật liệu và thanh toán tiền mua nguyên vật liệu Để bảo cho hoạt động sản xuất thì lập kế hoạch tốt vẫn chưa đủ, mà yêu cầu đặt ra là NVL mua về phải đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng về quy cách, chủng loại, kịp về thời gian và đồng bộ. Tất cả những yếu tố này lại chịu ảnh hưởng của quá trình tổ chức thực hiện mua sắm NVL về nơi sản xuất. Mỗi doanh SVTH: Nguyễn Thị Vân 2 GVHD: TS. Trần Văn Trang Lớp: K8CQ2A LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp nghiệp đều có mối quan hệ qua lại thường xuyên với các đối tác khác trên thị trường, đó là quá trình trao đổi các loại hàng hoá trên thị trường, đó là những mặt hàng cụ thể, dịch vụ và bản quyền, đây chính là đối tượng của hoạt động mua sắm và quản lý NVL của các doanh nghiệp.
Yêu cầu của hoạt động mua sắm NVL là đảm bảo cung ứng một lượng NVL đúng chất lượng và kịp thời về tiến độ cho các kế hoạch kinh doanh. Để đạt được các yêu cầu này, trong quá trình tổ chức mua sắm NVL, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi: Cần mua cái gì? Chất lượng ra sao? Số lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu? - Tổ chức dự trữ hàng hóa: là bao gồm các hoạt động tổ chức hệ thống kho bãi, tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị + Tổ chức dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật. Tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động được chia theo bốn nhóm công việc chính đó là: tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho, tổ chưc theo dõi bảo quản hàng hóa, tổ chức giao xuất hàng hóa, tổ chức kiểm kê hàng hóa. + Tổ chức dự trữ hàng hóa về mặt giá trị Tổ chức dự trữ hàng hóa về mặt giá trị đảm bảo nắm bắt và hạch toán nhanh chóng bài toán giá thành hàng hóa dự trữ phục vụ cho quá trình ra quyết định kinh doanh.
Quản trị dự hàng hóa về mặt giá trị cho phép doanh nghiệp tiến hành phân loại hàng hóa nhanh chóng theo giá trị hàng hóa để có chính sách quản trị dự trữ phù + Kho bãi là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu kho bãi dự trưc của doanh nghiệp từ đó lập và triển khai các phương án kho bãi đó là đi thuê hay tự xây dựng hệ thống kho bãi của mình. Nội dung của công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu 1.
Công tác mua hàng trong doanh nghiệp 1. Xác định nhu cầu mua hàng SVTH: Nguyễn Thị Vân 3 GVHD: TS. Trần Văn Trang Lớp: K8CQ2A LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp được xác định đúng, kịp thời, cho phép nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức mua hàng.
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ nhu cầu sản xuất và bán ra của doanh nghiệp Thông thường nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thuộc hai nhóm chính: - Nhóm đáp ứng nhu cầu hành chính và vận hành của doanh nghiệp. Khi triển khai mua hàng hóa thuộc nhóm này cần lưu ý về các yếu tố như: bảo mật thông tin, tránh rò rỉ thông tin cho các đối thủ cạnh tranh. - Nhóm phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Nhu cầu mua hàng này phụ thuộc lớn vào nhu cầu thị trường dự trên điểm mua cái mà thị trường cần.
Cụ thể như các loại nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là: - Mua hàng thông thường để bán ra. - Mua vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Mua dịch vụ như gia công, vận chuyển. - Mua và thuê tài sản cố đinh như: văn phòng, kho bãi.
- Mua công nghệ sở hữu trí tuệ. Các doanh nghiệp thường dựa vào công thức cân dối sau để xác định nhu cầu mua hàng: M + Dđk = B + Dck Trong đó: M: là lượng hàng cần mua trong toàn bộ kì kinh doanh B: là lượng bán ra của doanh nghiệp trong kì Dđk: lượng hàng tồn kho đầu kì của doanh nghiệp Dck: lượng hàng tồn kho cuối kì để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp. Từ công thức trên ta có thể xác định nhu cầu mua vào trong kì như sau: M = B + Dck – Dđk Công thức trên đây dùng để xác định nhu cầu mua hàng cho từng mặt hàng, tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng lượng hàng mua vào của từng mặt hàng. SVTH: Nguyễn Thị Vân 4 GVHD: TS.
Trần Văn Trang Lớp: K8CQ2A LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp 1. Lựa chọn nhà cung ứng Để lụa chọn nhà cung ứng, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng Các tiêu chuẩn chính: - Chất lượng nhà cung ứng: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa. điều này thường được thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng. - Thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có được đảm bảo hay không: nhà cung ứng thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn.
- Giá thành mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán ., để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng. Các tiêu chuẩn khác: - Khả năng kĩ thuật của nhà cung ứng: khả năng đổi mới sản phẩm, đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kĩ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.