Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Tổng quan về tồn kho 1. Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường - Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán - Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận.
(Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư) Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chánh thì hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ. Hàng tồn kho thường xuất hiện ở dạng sau: - Hàng hoá mua về để bán: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường. - Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Chức năng, vai trò, các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho 1. Chức năng của hàng tồn kho - Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết.
Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất. - Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt. - Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn.
Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể. Vai trò của hàng tồn kho - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đến chuyên môn hoá sản xuất. Kết quả của chuyên môn hoá sản xuất là hình thành nên các ngành, các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau. Mặt khác, do đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm.
Vì thế phải có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hoá. - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh và đời sống dân cư. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 13 - - Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hoá. - Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn.
Nó cho phép bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư, hàng hoá cần thiết trong sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ đề ra. Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, vừa hợp lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dự trữ còn nhằm đề phòng các bất trắc xảy ra, việc tồn kho một lượng hàng hoá nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại diễn ra liên tục và có hiệu quả, góp phần vào việc ổn định thị trường hàng hoá. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho • Nhu cầu thị trường Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn. Cụ thể: - Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng tăng lên. - Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn cũng phải tăng lên. • Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng điều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại. • Hệ thống và chu kỳ vận chuyển Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu. Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được. Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 14 - của mình.
Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. • Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho. - Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày. - Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn.
- Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao. • Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp: Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt…tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ. Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 15 - đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng… 1.
Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho Khái niệm về kỹ thuật phân tích ABC, tiêu chuẩn phân loại: Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto 1. Kỹ thuật này phân tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng. Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau: Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau: - Nhóm A: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho. - Nhóm B: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho.