Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và cuộc cách mạng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý nguồn nhân lực, trở thành yếu tố then chốt quyết định năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của các tổ chức kinh tế. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank) là một định chế tài chính lớn, trong đó Chi nhánh Long Biên được thành lập và chính thức đi vào hoạt động theo Quyết định số 351/QĐ/HĐQT ngày 30/11/2004 của Hội đồng quản trị Agribank, có trụ sở tại số 562 Nguyễn Văn Cừ, quận Long Biên, TP. Hà Nội. Trải qua hơn 12 năm hoạt động (tính đến thời điểm nghiên cứu năm 2016 - 2017), quy mô chi nhánh đã tăng trưởng từ 7 phòng nghiệp vụ với 34 cán bộ ban đầu lên 106 cán bộ công nhân viên, mạng lưới gồm 6 phòng nghiệp vụ và 4 phòng giao dịch trực thuộc.

Mặc dù toàn hệ thống Agribank đã hoàn thành dự án Core Banking IPCAS hiện đại hóa thanh toán và kế toán khách hàng, đồng thời tại Chi nhánh Long Biên đã ứng dụng nhiều phần mềm quản lý tác nghiệp như ERP, CRM, SCM và phần mềm kế toán MISA, nhưng riêng công tác quản lý nhân sự tại chi nhánh vẫn chưa có hệ thống thông tin chuyên dụng. Mọi hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chấm công và tính lương, thưởng vẫn được thực hiện phân tán, bán thủ công trên các ứng dụng văn phòng như Microsoft Excel và Microsoft Access kết hợp lưu trữ hồ sơ giấy tờ. Thực trạng này làm gia tăng khối lượng công việc hành chính, dễ phát sinh sai sót số liệu tính lương, hạn chế khả năng trích xuất báo cáo quản trị nhân lực và tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn thông tin nội bộ. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Nguyễn Tiến Lộc đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Long Biên".

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể gồm hai nhiệm vụ chính:

  1. Tổng hợp, phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Long Biên hiện nay dựa trên cơ sở phân tích các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp tại doanh nghiệp.
  2. Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và thực trạng, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh Long Biên, nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý và kinh doanh cho ngân hàng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý nhân sự của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Long Biên.
  • Phạm vi không gian: Hệ thống thông tin quản lý tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Long Biên (trụ sở chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp về hoạt động kinh doanh và nhân sự của ngân hàng được thu thập trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016 (dữ liệu báo cáo tài chính tính đến ngày 31/12/2016); dữ liệu điều tra, phỏng vấn khảo sát sơ cấp được thực hiện từ tháng 01/2017 đến tháng 04/2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các lý thuyết học thuật chuẩn mực về kinh tế nguồn nhân lực và hệ thống thông tin quản lý (MIS):

  • Khái niệm nguồn nhân sự và phát triển nguồn nhân sự: Tác giả sử dụng khung định nghĩa từ Giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực (TS. Trần Xuân Cầu, PGS.TS. Mai Quốc Chánh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2008), xem nguồn nhân sự là tổng thể số lượng và chất lượng con người về trí lực, thể lực và phẩm chất tinh thần được huy động vào quá trình lao động.
  • Nội dung cơ bản của quản trị nhân sự: Kế thừa mô hình của John Bratton và Jeff Gold (2012) trong tác phẩm Human Resource Management: Theory and Practice (NXB Lawrence Erlbaum Associates, Inc.), hệ thống quản trị nhân sự bao gồm 4 nội dung trọng tâm: phân tích công việc, tuyển dụng nhân viên, đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn, và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua hệ thống kích thích vật chất và tinh thần.
  • Mô hình tổng quát Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Trích dẫn từ Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý (Trần Thị Song Minh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2011), xác định hệ thống thông tin gồm 5 thành phần tài nguyên: phần mềm, nhân lực, phần cứng, dữ liệu và mạng. Hệ thống thực hiện chức năng quản lý thông tin theo 3 cấp độ: cấp tác nghiệp (quản lý lương, vị trí, hồ sơ lao động), cấp chiến thuật (đánh giá công việc, tuyển chọn, thiết kế công việc) và cấp chiến lược (hoạch định chính sách đãi ngộ, đào tạo và kế hoạch hóa nguồn nhân lực dài hạn).
  • Phân loại hệ thống thông tin: Đặt hệ thống thông tin nhân sự trong mối quan hệ hữu cơ với các hệ thống thông tin quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp như hệ thống thông tin kế toán (AIS), hệ thống bán hàng và tiếp thị, hệ thống sản xuất và hệ thống tài chính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ qua các bước:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Nghiên cứu tài liệu thứ cấp: Rà soát các văn bản pháp quy, quyết định thành lập chi nhánh, các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự thường niên giai đoạn 2014 - 2016 của Agribank Long Biên, kết hợp tài liệu học thuật trong và ngoài nước.
    • Điều tra khảo sát bằng bảng hỏi sơ cấp: Thiết kế phiếu điều tra và phát phiếu thăm dò ý kiến đến mẫu gồm 10 cán bộ quản lý và nhân viên tại các phòng ban liên quan (Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế toán ngân quỹ, Ban Giám đốc) của Agribank Long Biên vào đầu năm 2017.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu:
    • Phương pháp định lượng: Ứng dụng phần mềm SPSS (Statistical Package for Social Sciences) để phân tích thống kê mô tả, tần suất các tiêu chí khảo sát về mức độ quan tâm, nhu cầu tính năng và ngân sách dự kiến của đơn vị; kết hợp phần mềm Microsoft Excel để xử lý bảng tính, tổng hợp các chỉ tiêu kinh doanh và vẽ đồ thị minh họa.
    • Phương pháp định tính và so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa lý thuyết thiết kế HTTTQL với mô hình vận hành thực tế tại chi nhánh; phân tích chu trình luân chuyển chứng từ và xử lý dữ liệu thủ công; áp dụng phương pháp phán đoán để đánh giá rủi ro an toàn thông tin và dự báo nhu cầu chuyển đổi phần mềm.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần mở đầu tập trung làm rõ tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại Agribank Chi nhánh Long Biên trong bối cảnh ngân hàng số. Tác giả tiến hành tổng thuật chi tiết các công trình nghiên cứu liên quan trong nước và quốc tế:

  • Trong nước: Các nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý và nguồn nhân lực của Trần Thị Song Minh (2011), Trần Xuân Cầu và Mai Quốc Chánh (2008), Lê Thị Mỹ Linh (2010) về doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngô Thị Bích Ngọc (2012) tại Techcombank, và Khuất Thị Trang (2009) tại Công ty INTECH.
  • Quốc tế: Các công trình về lý thuyết quản trị nhân sự của John Bratton và Jeff Gold (2012), phân tích dòng dịch chuyển lao động của Richard B. Freeman (2006), và luận văn thạc sĩ của Naukhez Sarwar (2013) tại Đại học Manchester về vai trò chiến lược của chức năng nhân sự trong ngành ngân hàng Pakistan.

Tác giả đánh giá khoảng trống nghiên cứu: Các đề tài trước đây chủ yếu tập trung xây dựng phần mềm mới từ đầu cho từng doanh nghiệp đơn lẻ, dẫn đến hạn chế về tính khả thi, tốn kém chi phí, thời gian kéo dài và khó nhân rộng cho các tổ chức quy mô lớn. Tại thời điểm nghiên cứu, chưa có đề tài nào giải quyết bài toán hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự cho một chi nhánh ngân hàng thương mại lớn bằng cách ứng dụng một gói phần mềm thương mại đóng gói sẵn có trên thị trường. Từ đó, tác giả xác định mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian, phương pháp nghiên cứu và bố cục của khóa luận gồm 3 phần chính.

Phần II. Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Long Biên

Nội dung chương 2 chia thành hai mảng lớn: hệ thống hóa lý luận khoa học và khảo sát, phân tích thực trạng vận hành tại Agribank Chi nhánh Long Biên.

Về thực trạng tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị:

  • Chi nhánh Long Biên hoạt động tại số 562 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội. Tính đến ngày 31/12/2016, tổng nguồn vốn huy động đạt 3.377,6 tỷ đồng (đạt 147,5% kế hoạch năm); tổng dư nợ đạt 1.809,3 tỷ đồng (đạt 99,4% kế hoạch); thu dịch vụ đạt 15,008 tỷ đồng (đạt 91% kế hoạch); tỷ lệ nợ xấu ở mức 2,87%; quỹ thu nhập đạt 27,8 tỷ đồng (đạt 49,5% kế hoạch); hệ số lương thực hiện đạt 0,8.
  • Quy mô nhân sự gồm 106 lao động, trong đó 100 người có trình độ từ đại học trở lên và 6 người có trình độ dưới đại học. Cơ cấu bố trí nhân sự tại các bộ phận cụ thể: Ban Giám đốc (3 người); Phòng Kế hoạch kinh doanh (13 người); Phòng Kế toán và ngân quỹ (21 người); Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ (5 người); Phòng Hành chính - Nhân sự (9 người); Phòng Dịch vụ và tiếp thị (8 người); Phòng Kinh doanh ngoại hối (4 người); cùng 4 phòng giao dịch trực thuộc gồm Phòng giao dịch Bắc Long Biên (11 người), Nguyễn Sơn (10 người), Lương Yên (11 người) và Chương Dương (11 người).
Nhóm trang thiết bị kỹ thuật Số lượng hiện có Mức độ đáp ứng Số lượng cần bổ sung, thay thế
Máy chủ (Server) 4 Tốt 0
Máy tính để bàn 95 Khá 8
Máy tính xách tay 35 Khá 5
Máy in 30 Tốt 1
Máy chiếu 4 Tốt 0
Máy quét (Scanner) 4 Tốt 0
Thiết bị kết nối mạng (Hub, Switch, Wi-Fi) 11 Khá 2

Về hạ tầng mạng và phần mềm: Hệ thống mạng LAN gồm 2 Router, 2 máy chủ chính, 2 máy chủ dự phòng và hệ thống Switch kết nối liên tầng từ tầng 1 đến tầng 3. Số máy tính kết nối mạng LAN có dây là 95 máy, kết nối mạng không dây (Wi-Fi) là 35 máy. Về phần mềm, đơn vị sử dụng hệ điều hành Windows bản quyền đáp ứng 95% yêu cầu; phần mềm chuyên ngành Core Banking IPCAS (đáp ứng 90%); Microsoft Office (đáp ứng 80%, có nhu cầu nâng cấp); phần mềm kế toán MISA (đáp ứng 80%, có nhu cầu nâng cấp); phần mềm ERP Microsoft Dynamics (đáp ứng 95%); CRM Salesforce (đáp ứng 95%) và SCM SCP (đáp ứng 95%).

Phần mềm ứng dụng tại đơn vị Tên phần mềm Tỷ lệ đáp ứng yêu cầu Nhu cầu nâng cấp / thay thế
Phần mềm chuyên ngành ngân hàng IPCAS 90% Không
Phần mềm văn phòng Microsoft Office 80% Có
Phần mềm tài chính kế toán MISA 80% Có
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Dynamics ERP 95% Không
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Salesforce CRM 95% Không
Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCP SCM 95% Không

Kết quả điều tra khảo sát 10 cán bộ tại chi nhánh cho thấy:

  • 8/10 cán bộ khẳng định rất quan tâm đến công tác quản lý nhân sự (2 cán bộ trả lời không).
  • 7/10 cán bộ xác nhận chi nhánh hiện chưa có phần mềm chuyên dụng cho quản trị nhân sự (3 cán bộ trả lời không rõ).
  • 10/10 cán bộ (100%) đánh giá phương thức quản lý nhân sự hiện tại còn nhiều nhược điểm, hay xảy ra lỗi và cần phải nâng cấp.
  • Mức độ quan tâm của Ban lãnh đạo đối với việc triển khai phần mềm nhân sự mới đạt mức cao (50% rất quan tâm, 40% quan tâm, 10% bình thường).
  • Về ngân sách, chi nhánh có khả năng đầu tư khoảng 5.000 – 10.000 USD cho việc mua phần mềm và đào tạo người dùng.
  • 100% cán bộ được hỏi cho rằng việc mua và ứng dụng một phần mềm chuyên nghiệp đóng gói sẵn có tính khả thi, tiết kiệm chi phí và thời gian vượt trội so với việc tự nghiên cứu phát triển một phần mềm mới.

Khóa luận phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ thủ công qua 3 công đoạn chính:

  1. Quản lý hồ sơ nhân viên: Do Phòng Hành chính - Nhân sự theo dõi trên Excel và Access; khi có quyết định thay đổi lương hoặc tuyển dụng mới từ Ban Giám đốc, dữ liệu được cập nhật thủ công vào hồ sơ cá nhân và gửi sang kế toán.
  2. Quản lý chấm công: Cập nhật ngày công thực tế, làm thêm giờ và nghỉ bù trên bảng tính Excel; cuối tháng kết xuất báo cáo chấm công trình Giám đốc ký duyệt.
  3. Quản lý lương, thưởng: Phòng Kế toán ngân quỹ tiếp nhận bảng chấm công đã duyệt, kết hợp các thông tin phụ cấp, trích nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và thuế thu nhập cá nhân để tính lương trên Excel, lập bảng lương trình duyệt và chi trả qua tài khoản.

Đánh giá tổng quát: Đơn vị có ưu điểm về hạ tầng mạng ổn định, tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học cao (trên 94%). Tuy nhiên, các hạn chế nổi cộm gồm: dữ liệu nhân sự rời rạc, tính lương thủ công dễ sai lệch; không thể tự động xuất báo cáo về trình độ học vấn, quá trình công tác; an toàn bảo mật dữ liệu thấp; và đội ngũ kỹ thuật CNTT tại chi nhánh quá mỏng (chỉ có 2 cán bộ chuyên trách về hệ thống thông tin và CNTT).

Phần III. Định hướng phát triển và đề xuất về vấn đề hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng

Từ những hạn chế thực tiễn, tác giả xây dựng định hướng phát triển công tác nhân sự tại chi nhánh: tăng cường đào tạo CNTT cho người dùng, tinh giản nhân sự vận hành gián tiếp, nâng cao tính bảo mật dữ liệu và tự động hóa các khâu tuyển dụng, đánh giá, theo dõi công tác và tính lương.

Về giải pháp công nghệ, tác giả xem xét các phần mềm nhân sự phổ biến trên thị trường như VnResource HRM Pro, Perfect HRM, Bizzone Professional 2012, và lựa chọn đề xuất phần mềm quản trị nhân sự SV.HRIS 2016 của Công ty Sao Việt (http://saovietsoft.vn) là phương án tối ưu, tương thích với quy mô và yêu cầu của chi nhánh.

Chi tiết giải pháp triển khai phần mềm SV.HRIS 2016 được thiết kế như sau:

  • Dự trù kinh phí thực hiện:
Khoản mục chi phí triển khai Dự toán chi phí (USD)
Giá bản quyền gói phần mềm SV.HRIS (cho doanh nghiệp trên 100 nhân viên) 3.000
Kinh phí đào tạo nhân lực và hướng dẫn người dùng 1.000
Kinh phí hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, vá lỗi sau triển khai (năm đầu tiên) 3.000 – 4.000
Tổng chi phí dự kiến 7.000 – 8.000

Ghi chú: Mức tổng kinh phí 7.000 – 8.000 USD nằm hoàn toàn trong phạm vi ngân sách chi nhánh chấp nhận được (5.000 – 10.000 USD).

  • Yêu cầu kỹ thuật hệ thống:
    • Cấu hình máy trạm: Bộ vi xử lý Intel Dual Core trở lên; bộ nhớ RAM tối thiểu 1 GB (khuyến nghị từ 2 GB trở lên); dung lượng đĩa cứng trống tối thiểu 1 GB; màn hình Super VGA độ phân giải 1024x768 trở lên; ổ CD-ROM tốc độ 52X; máy in khổ A4.
    • Hệ điều hành hỗ trợ: Windows XP SP2 trở lên, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2008 (hệ thống không hỗ trợ Windows 95, 98, Me, Windows NT).
    • Máy chủ và cơ sở dữ liệu: Cài đặt Microsoft .NET Framework và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2012 Express.
  • Phương pháp cài đặt: Sử dụng phương pháp cài đặt song song (parallel), cho phép hệ thống cũ (Excel/Access) và phần mềm SV.HRIS mới vận hành đồng thời trong 1 tháng nhằm đối chiếu số liệu và đánh giá độ chính xác trước khi chuyển giao hoàn toàn.
  • Quy trình vận hành các phân hệ chức năng chính:
    • Phân hệ tuyển dụng: Lưu trữ hồ sơ ứng viên, lọc danh sách đạt/không đạt/dự bị qua các vòng thi tuyển, quản lý hợp đồng thử việc.
    • Phân hệ quản lý đào tạo: Lập kế hoạch, quản lý danh mục đào tạo theo chức danh, tổ chức lớp học và lưu kết quả vào hồ sơ nhân sự.
    • Phân hệ đánh giá, xếp loại: Xác lập tiêu chí, thống kê kết quả đánh giá theo cá nhân và phòng ban phục vụ xét nâng lương, khen thưởng.
    • Phân hệ quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, thông báo hợp đồng đến hạn, theo dõi thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm và tai nạn lao động.
    • Phân hệ chấm công: Kết nối tự động dữ liệu từ máy chấm công, nhận diện đi muộn/về sớm, cho phép nhân viên đăng ký ngày phép, làm thêm giờ qua email và website để cấp trên xét duyệt.
    • Phân hệ tính lương và thuế: Thiết lập linh hoạt nhiều loại lương (lương cơ bản, lương khoán, lương kinh doanh gắn với chỉ tiêu doanh số chi nhánh), tự động tính toán các khoản phụ cấp, giảm trừ gia cảnh, trích nộp bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và xuất phiếu lương chi tiết từng tháng.

Tác giả đề xuất 6 nhóm kiến nghị đối với Agribank Long Biên: (1) Tuyển dụng bổ sung nhân sự chuyên trách hệ thống thông tin và CNTT; (2) Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ tin học cho toàn thể cán bộ; (3) Ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp thay thế cách làm thủ công; (4) Khai thác triệt để các chức năng phần mềm đã trang bị; (5) Tăng kinh phí đầu tư công nghệ thường niên; (6) Ban hành quy chế bảo mật, an toàn thông tin và bảo trì hệ thống định kỳ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh đầy đủ bức tranh thực tế về năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân sự tại một chi nhánh ngân hàng thương mại nhà nước với các kết quả cụ thể:

  • Số liệu đánh giá thực trạng: Ghi nhận quy mô 106 cán bộ nhân viên với 100 người có trình độ đại học trở lên; kết quả kinh doanh năm 2016 đạt nguồn vốn huy động 3.377,6 tỷ đồng, tổng dư nợ 1.809,3 tỷ đồng, tỷ lệ nợ xấu 2,87%; kiểm kê chi tiết hạ tầng 4 máy chủ, 95 máy để bàn, 35 máy tính xách tay và 30 máy in.
  • Kết quả khảo sát sơ cấp: 100% cán bộ được điều tra nhận định hệ thống quản lý nhân sự bằng Excel/Access bộc lộ nhiều sai sót và lạc hậu; 90% cán bộ lãnh đạo quan tâm đến việc triển khai phần mềm mới; xác định ngưỡng ngân sách khả thi từ 5.000 đến 10.000 USD.
  • Giải pháp đóng gói hoàn chỉnh: Đề xuất lộ trình ứng dụng phần mềm SV.HRIS 2016 với tổng dự toán kinh phí 7.000 – 8.000 USD (bản quyền 3.000 USD, đào tạo 1.000 USD, dịch vụ bảo trì hỗ trợ 3.000 – 4.000 USD). Xác lập chi tiết cấu hình phần cứng, mô hình triển khai máy chủ cơ sở dữ liệu trên Microsoft SQL Server 2012 Express, phương án vận hành song song 1 tháng và quy trình liên kết dữ liệu tự động giữa 6 phân hệ nghiệp vụ.
  • Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khác với các nghiên cứu trước thường định hướng tự phát triển hệ thống từ đầu gây tốn kém và rủi ro cao, khóa luận chứng minh tính ưu việt của giải pháp mua sắm, tích hợp phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường vào môi trường ngân hàng, giúp rút ngắn thời gian triển khai, tối ưu hóa chi phí đầu tư và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động, thuế thu nhập và bảo hiểm xã hội tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số điểm hạn chế do tác giả tự nhận định và giới hạn phạm vi nghiên cứu:

  • Thời gian thực tập và nguồn lực nghiên cứu có hạn nên việc thu thập số liệu nhân sự chi tiết ở các phòng giao dịch ngoại vi chưa thực sự toàn diện.
  • Quy mô mẫu khảo sát sơ cấp còn nhỏ (chỉ tiến hành trên 10 cán bộ tại chi nhánh), chưa bao quát hết quan điểm của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
  • Nghiên cứu mới dừng lại ở mức độ xây dựng phương án đề xuất trên lý thuyết và kế hoạch kỹ thuật, chưa được triển khai cài đặt thử nghiệm thực tế (pilot run) tại đơn vị để đo lường các chỉ số hiệu năng cụ thể sau khi vận hành.

Các hướng nghiên cứu tiếp theo được mở ra gồm:

  • Mở rộng phạm vi khảo sát ý kiến đến toàn bộ cán bộ công nhân viên tại tất cả các phòng giao dịch của chi nhánh.
  • Tiến hành cài đặt thử nghiệm phần mềm SV.HRIS 2016 trên môi trường thực tế của Agribank Long Biên trong thời gian 1 đến 3 tháng.
  • Đo lường và đánh giá định lượng các chỉ số sau chuyển đổi: thời gian xử lý chu trình tính lương, mức độ giảm thiểu lỗi dữ liệu, tỷ lệ cắt giảm chi phí hành chính và mức độ hài lòng của nhân viên đối với việc tra cứu thông tin lương thưởng tự động.
  • Nghiên cứu giải pháp tích hợp giao tiếp dữ liệu hai chiều giữa phần mềm nhân sự SV.HRIS với hệ thống Core Banking IPCAS và hệ thống ERP của Agribank.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên và học viên: Là tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Thương mại điện tử và Quản trị nhân lực khi thực hiện đề tài tốt nghiệp về phân tích, thiết kế hoặc lựa chọn giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp.
  • Cán bộ quản lý nhân sự và CNTT tại các ngân hàng thương mại: Cung cấp khung đánh giá thực trạng hạ tầng CNTT, phương pháp khảo sát nhu cầu người dùng và bảng dự trù kinh phí chi tiết cho một dự án chuyển đổi số quy trình quản lý nhân sự ở cấp chi nhánh.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Cấu trúc phân tích 3 công đoạn nghiệp vụ nhân sự thủ công (hồ sơ, chấm công, tính lương); bảng đối chiếu kỹ thuật cấu hình phần cứng/phần mềm; phương pháp tiếp cận lựa chọn phần mềm đóng gói sẵn; và mô hình cài đặt máy chủ - máy trạm kết hợp phương án chuyển đổi hệ thống song song (parallel conversion).

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tác giả đề xuất mua phần mềm đóng gói sẵn (SV.HRIS 2016) thay vì xây dựng một hệ thống phần mềm mới từ đầu?
Dựa trên kết quả khảo sát 10/10 cán bộ tại chi nhánh, việc tự phát triển phần mềm mới đòi hỏi chi phí đầu tư rất lớn, thời gian lập trình kéo dài và tiềm ẩn rủi ro lỗi kỹ thuật cao. Trong khi đó, phần mềm thương mại có sẵn như SV.HRIS 2016 được các chuyên gia phát triển hoàn thiện, có sẵn các chức năng chuẩn mực, tương thích với quy định pháp luật lao động, bảo hiểm và thuế của Việt Nam, với tổng chi phí chỉ 7.000 – 8.000 USD, hoàn toàn phù hợp với ngân sách dự kiến của đơn vị (5.000 – 10.000 USD).

2. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại Agribank Chi nhánh Long Biên thời điểm nghiên cứu có đáp ứng được yêu cầu cài đặt phần mềm mới không?
Có. Chi nhánh sở hữu 4 máy chủ (tình trạng hoạt động tốt), 95 máy tính để bàn, 35 máy tính xách tay kết nối mạng LAN ổn định xuyên suốt 3 tầng làm việc, hệ điều hành Windows bản quyền đáp ứng 95%. Trong khi đó, phần mềm SV.HRIS 2016 chỉ yêu cầu máy tính cấu hình tối thiểu Intel Dual Core, RAM 1 GB (khuyến nghị 2 GB), chạy trên Windows 7 hoặc Windows Server và Microsoft SQL Server 2012 Express, do đó hạ tầng hiện tại của đơn vị hoàn toàn đáp ứng tốt mà không cần đầu tư mới máy chủ.

3. Công tác quản lý nhân sự thủ công bằng Microsoft Excel và Access tại chi nhánh đã bộc lộ những bất cập cụ thể nào?
Việc quản lý thủ công khiến quá trình theo dõi, cập nhật hệ số năng suất và tính lương của Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Kế toán ngân quỹ bị rời rạc, thỉnh thoảng xảy ra sai sót khi thay đổi thông tin lương; không thể tự động xuất báo cáo về trình độ học vấn, quá trình công tác theo yêu cầu của Ban Giám đốc; công tác tìm kiếm dữ liệu chậm chạp và bảo mật thông tin nội bộ kém an toàn, dễ dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhân sự.

4. Tổng kinh phí 7.000 – 8.000 USD triển khai hệ thống SV.HRIS 2016 bao gồm những khoản mục nào?
Khoản kinh phí trên bao gồm 3 cấu phần: chi phí mua gói bản quyền phần mềm SV.HRIS cho quy mô trên 100 nhân viên (3.000 USD); kinh phí mở lớp đào tạo, chuyển giao hướng dẫn sử dụng cho nhân viên (1.000 USD); và kinh phí duy trì các dịch vụ hỗ trợ sau triển khai gồm bảo trì, cập nhật phiên bản, vá lỗi kỹ thuật trong năm đầu tiên (3.000 – 4.000 USD).

5. Tác giả đề xuất phương pháp cài đặt và chuyển đổi hệ thống như thế nào để đảm bảo tính an toàn hoạt động?
Tác giả đề xuất áp dụng phương pháp cài đặt song song. Theo đó, hệ thống quản lý cũ bằng Excel/Access và phần mềm mới SV.HRIS 2016 sẽ cùng vận hành đồng thời trong khoảng thời gian 1 tháng. Phương pháp này cho phép cán bộ nhân sự và kế toán đối chiếu, so sánh trực tiếp kết quả xử lý dữ liệu giữa hai hệ thống, kịp thời phát hiện sai lệch và đảm bảo hoạt động chi trả lương không bị gián đoạn trước khi thay thế hoàn toàn hệ thống cũ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Tiến Lộc đã phản ánh một cách khoa học, khách quan thực trạng quản lý nhân sự bán thủ công tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn – Chi nhánh Long Biên, chỉ rõ những hạn chế về hiệu suất tác nghiệp và rủi ro an toàn dữ liệu. Nghiên cứu đã xây dựng một phương án công nghệ khả thi thông qua việc lựa chọn ứng dụng phần mềm đóng gói SV.HRIS 2016, đồng thời xác lập chi tiết lộ trình triển khai song song và dự toán chi phí phù hợp với khả năng tài chính của đơn vị. Đây là công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng thực tiễn rõ nét, đóng vai trò tài liệu tham khảo giá trị cho quá trình hiện đại hóa hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực tại các chi nhánh ngân hàng thương mại.