Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quá trình toàn cầu hóa và tự do hóa thương mại quốc tế đã mở ra nhiều cơ hội mở rộng thị trường, đồng thời đặt ra áp lực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp sản xuất và gia công xuất khẩu. Đối với ngành dệt may Việt Nam, phần lớn nguồn nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hiện vẫn phụ thuộc vào nguồn nhập khẩu do thị trường nội địa chưa đáp ứng đầy đủ về chủng loại và tiêu chuẩn kỹ thuật. Do đó, hoạt động mua hàng và quản trị nguồn cung ứng trở thành khâu then chốt, quyết định trực tiếp đến tính liên tục của dây chuyền sản xuất, giá thành sản phẩm và uy tín giao hàng của doanh nghiệp.

Công ty TNHH Hansoll Vina là doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư từ Tập đoàn Hansoll Textile (Hàn Quốc), chuyên gia công may mặc xuất khẩu cho các thương hiệu thời trang quốc tế. Trong mô hình sản xuất quy mô lớn, công tác thu mua nguyên phụ liệu đóng vai trò huyết mạch. Tuy nhiên, hoạt động tổ chức mua hàng tại công ty vẫn bộc lộ những điểm hạn chế nhất định về tìm kiếm nhà cung cấp, quy trình kiểm soát chất lượng, cơ chế thương lượng giá và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin. Nhằm giải quyết các bất cập thực tế này, đề tài "Hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina" được tác giả thực hiện.

Mục đích nghiên cứu của đề tài là đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác mua hàng tại Công ty TNHH Hansoll Vina. Để đạt được mục đích đó, đồ án xác định 3 nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác mua hàng và tổ chức hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và sản xuất gia công.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Hansoll Vina giai đoạn 2019 – 2021; nhận diện các kết quả đạt được, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có căn cứ khoa học nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Hansoll Vina trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác lập rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác mua hàng tại Công ty TNHH Hansoll Vina.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động mua hàng và các phòng ban liên quan tại Công ty TNHH Hansoll Vina (Đường số 6, Khu công nghiệp Sóng Thần 1, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và sơ cấp được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021; các định hướng và giải pháp đề xuất được xây dựng cho năm 2022 và các năm tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án xây dựng khung lý thuyết dựa trên các tài liệu giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại chuẩn mực (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2005; Lê Quân và Hoàng Văn Hải, 2010). Tác giả làm rõ bản chất của mua hàng là hoạt động nghiệp vụ đầu vào tạo tiền đề vật chất cho lưu chuyển hàng hóa và sản xuất; tổ chức mua hàng bao gồm chuỗi mắt xích liên hoàn từ tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng, đặt hàng cho đến tiếp nhận và thanh toán. Về phương diện định lượng trong quản trị dự trữ và mua hàng, đề tài viện dẫn:

  • Công thức xác định lượng mua hàng theo nhu cầu:

$$\text{Lượng mua một lần} = \frac{\text{Lượng bán dự kiến} + \text{Tồn kho đầu kỳ} + \text{Tồn kho cuối kỳ}}{\text{Số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến}}$$

  • Mô hình đặt hàng hiệu quả kinh tế (EOQ theo mô hình Wilson) nhằm tối ưu hóa chi phí:

$$Q = \sqrt{\frac{2 \cdot C_1 \cdot D}{C_2}}$$

và tổng chi phí tương ứng:

$$C = C_2 \cdot \left(\frac{Q}{2}\right) + C_1 \cdot \left(\frac{D}{Q}\right)$$

Trong đó: $C$ là tổng chi phí, $C_1$ là chi phí cho một lần đặt hàng, $C_2$ là chi phí lưu trữ/bảo quản một đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian, $D$ (hoặc $Q$ trong công thức gốc của tài liệu) là tổng nhu cầu hàng hóa trong kỳ.

Bên cạnh đó, đồ án hệ thống hóa quy trình 7 bước lựa chọn nhà cung cấp: Thu thập thông tin $\rightarrow$ Lập danh sách ban đầu $\rightarrow$ Xây dựng tiêu chí đánh giá $\rightarrow$ Tiến hành đánh giá $\rightarrow$ Lựa chọn chính thức $\rightarrow$ Lưu trữ hồ sơ $\rightarrow$ Đánh giá định kỳ lại nhà cung cấp; đi kèm 3 quy tắc then chốt: mua hàng từ nhiều nhà cung cấp ("không bỏ tiền vào một túi"), giữ vững thế chủ động trong đàm phán và bảo đảm cân bằng quyền lợi hai bên.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp:
    • Điều tra bảng hỏi: Thiết kế bảng khảo sát gồm 6–8 câu hỏi (kết hợp câu hỏi đóng, câu hỏi mở và thang đo 3–5 mức độ) phát trực tiếp đến 50 cán bộ nhân viên thuộc các vị trí: Trưởng phòng Mua hàng, Trưởng các bộ phận sản xuất, nhân viên phụ trách vật tư.
    • Phỏng vấn chuyên sâu: Thực hiện phỏng vấn cán bộ quản lý thông qua 6–8 câu hỏi định hướng nhằm làm rõ tác động của môi trường kinh doanh, cách thức triển khai mua hàng và các rào cản vận hành.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất các báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự, danh mục nhà cung cấp, nhật ký đơn mua hàng (Purchase Order - PO) và tài liệu theo dõi đơn hàng (ACC list) từ Phòng Kế toán tài chính, Phòng Mua hàng, Phòng Nhân sự và Phòng Quản lý đơn hàng (Order) của công ty trong giai đoạn 2019 – 2021.
  • Phương pháp xử lý và phân tích: Áp dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh số đối tuyệt đối - tương đối, phân tích tổng hợp logic trên phần mềm Microsoft Excel và Microsoft Word, kết hợp phân tích ma trận SWOT để định hình chiến lược giải pháp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận về công tác mua hàng tại doanh nghiệp thương mại dịch vụ

Chương 1 thiết lập nền tảng lý luận toàn diện về quản trị mua hàng. Tác giả phân loại nhà cung cấp theo 3 tiêu chí: theo giá trị hàng mua (nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ); theo tính chất quan hệ (nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới); theo phạm vi địa lý (nhà cung cấp nội địa và nhà cung cấp nước ngoài/nhập khẩu). Đồng thời, chương này chỉ ra 3 nguồn tìm kiếm thông tin nhà cung cấp gồm: thông tin nội bộ doanh nghiệp, thông tin đại chúng và thông tin do chính đối tác cung cấp qua hồ sơ chào hàng, hội chợ triển lãm.

Tác giả phân tích các phương pháp mua hàng theo quy mô (mua theo nhu cầu phát sinh và mua theo lô lớn tối ưu), phương pháp tổ chức mua (tập trung, phân tán, liên kết thu mua phân tán tiêu thụ), phương thức tín dụng thanh toán (trả ngay, giao trước trả sau, đặt cọc trước nhận hàng sau) và nguồn hàng (trong nước, nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác). Cuối cùng, chương 1 phân tích hệ thống nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng bao gồm môi trường bên trong (chiến lược kinh doanh, chính sách mua sắm, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực tài chính, trình độ nhân sự) và môi trường bên ngoài (áp lực từ nhà cung cấp, hành vi đối thủ cạnh tranh, biến động nhu cầu thị trường, tỷ giá và chính sách xuất nhập khẩu).

Chương 2: Thực trạng công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

Chương 2 tập trung phân tích thực chứng tại doanh nghiệp khảo sát. Tập đoàn mẹ Hansoll Textile Co., Ltd thành lập ngày 16/12/1992 tại Seoul, Hàn Quốc (Chủ tịch Lee Sin Jae), sở hữu hệ thống sản xuất quốc tế với 16 nhà máy, 613 dây chuyền may, công suất 36 triệu sản phẩm/tháng. Công ty TNHH Hansoll Vina được thành lập ngày 13/9/2001 theo Giấy phép số 123/GP-KCN-BD tại KCN Sóng Thần 1, Dĩ An, Bình Dương (Tổng Giám đốc Yoon Tea Ha). Sau nhiều giai đoạn mở rộng từ quy mô ban đầu 800 lao động và 4 triệu USD vốn đầu tư, tính đến thời điểm nghiên cứu công ty có diện tích 42.000 m², vốn đầu tư đăng ký 12 triệu USD (vốn pháp định 5 triệu USD), quản lý 6.000 công nhân viên, 82 chuyền sản xuất và 5.450 máy móc thiết bị, cùng 1 chi nhánh tại KCN Bàu Xéo (Đồng Nai).

Bảng: Cơ cấu lao động tại Công ty TNHH Hansoll Vina

Trình độ học vấn Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Đại học, cao đẳng 1.020 17,0%
Trung cấp, công nghệ kỹ thuật 1.580 26,0%
Lao động phổ thông (từ 18 đến 35 tuổi) 3.400 57,0%
Tổng cộng 6.000 100,0%

Nguồn: Phòng Nhân sự Hansoll Vina

Về kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021, doanh nghiệp duy trì đà tăng trưởng liên tục:

  • Năm 2020: Doanh thu tăng 90.299.000.000 đồng (+21,92% so với 2019); Chi phí tăng 80.079.996.743 đồng (+21,92%); Lợi nhuận tăng 10.919.999.556 đồng (+21,92%).
  • Năm 2021: Doanh thu tăng 174.236.419.194 đồng (+34,42% so với 2020); Chi phí tăng 38.928.048.891 đồng (+8,74%); Lợi nhuận tăng 5.308.370.303 đồng (+8,47%).

Phân tích thị trường khách hàng cho thấy công ty phục vụ nhóm khách hàng trung thành chiếm hơn 20% số lượng nhưng đóng góp trên 50% doanh thu, tiêu biểu là các thương hiệu toàn cầu.

Bảng: Tổng số đơn đặt hàng của các khách hàng giai đoạn 2019 – 2021

Thương hiệu khách hàng Đơn hàng 2019 Đơn hàng 2020 Đơn hàng 2021
Victoria's Secret 2.452 1.982 4.003
Pink 1.658 1.268 3.289
Target 856 700 2.721
Uniqlo 967 562 2.583
Cartier 774 900 2.921
Kohl's 653 784 2.805
AEO 450 826 2.847
Chico's 975 789 2.810
Tổng số đơn hàng 8.785 7.811 9.832

Nguồn: Phòng Mua hàng Hansoll Vina

Về thị trường nhà cung cấp, công ty duy trì mạng lưới gồm 698 nhà cung ứng nguyên phụ liệu trên phạm vi toàn cầu:

Bảng: Cơ cấu mạng lưới nhà cung cấp của Hansoll Vina theo khu vực địa lý

Quốc gia / Vùng lãnh thổ Số lượng nhà cung cấp Tỷ trọng (%)
Hàn Quốc (Korea) 200 28,65%
Hồng Kông (Hong Kong) 160 22,92%
Indonesia 124 17,77%
Việt Nam 101 14,47%
Hoa Kỳ (USA) 97 13,90%
Sri Lanka (LKA) 16 2,29%
Tổng cộng 698 100,0%

Nguồn: Phòng Mua hàng Hansoll Vina

Quy trình mua hàng thực tế tại Hansoll Vina được vận hành qua việc tiếp nhận danh mục chỉ định phụ liệu (ACC list) từ khách hàng $\rightarrow$ liên hệ tìm kiếm nhà cung cấp $\rightarrow$ so sánh bảng tổng hợp báo giá $\rightarrow$ đàm phán thương lượng $\rightarrow$ kiểm tra thông số kỹ thuật (như kiểm định lỗi lệch màu chỉ, độ bền kéo dãn) $\rightarrow$ đặt hàng PO $\rightarrow$ tổ chức giao nhận và kiểm tra hải quan $\rightarrow$ thực hiện thanh toán trả chậm hoặc chuyển khoản. Hoạt động quản lý mua hàng đã bước đầu tích hợp phân hệ mua hàng trên hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Dynamics AX.

Tuy vậy, tác giả chỉ ra các điểm nghẽn: Tỷ trọng nhà cung cấp nội địa còn thấp (14,47%), phụ thuộc quá mức vào các nhà cung cấp nước ngoài (đặc biệt là Hàn Quốc và Hồng Kông chiếm hơn 51%), dẫn đến thời gian chờ hàng (lead time) dài và chi phí vận tải cao; quy trình xử lý đơn hàng khi khách hàng thay đổi đột xuất còn bị động; năng lực ngoại ngữ và chuyên môn đàm phán hợp đồng quốc tế của một bộ phận nhân viên mua hàng chưa đồng đều; hệ thống ERP chưa được khai thác triệt để các tính năng tự động hóa kiểm soát tồn kho.

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

Trên cơ sở phân tích ma trận điểm mạnh - điểm yếu - cơ hội - thách thức (SWOT), tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Nhóm giải pháp về đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ thông tin: Nâng cấp và khai thác toàn diện phân hệ quản lý mua hàng của phần mềm ERP Dynamics AX; chuẩn hóa cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, tích hợp luồng phê duyệt đơn hàng điện tử giữa Phòng Mua hàng, Phòng Kế toán và Ban Giám đốc nhằm rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và hạn chế sai sót chứng từ.
  2. Nhóm giải pháp về nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo định kỳ về nghiệp vụ mua hàng quốc tế, quy tắc xuất xứ hàng hóa dệt may; bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ chuyên ngành (tiếng Anh, tiếng Hàn) và kỹ năng thương lượng hợp đồng cho đội ngũ chuyên viên thu mua; thiết lập cơ chế đánh giá KPI gắn liền với tỷ lệ giao hàng đúng hẹn và mức tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu.
  3. Nhóm giải pháp về xúc tiến quan hệ và nghiên cứu thị trường: Đẩy mạnh khảo sát và phát triển mạng lưới nhà cung ứng nguyên phụ liệu tại thị trường nội địa Việt Nam nhằm tăng dần tỷ trọng nguồn cung trong nước, giảm thiểu rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng quốc tế và tận dụng các ưu đãi thuế quan; duy trì đánh giá định kỳ các nhà cung cấp theo bộ tiêu chuẩn đa chiều (chất lượng vải sợi, tiến độ giao hàng, chính sách công nợ).
  4. Nhóm giải pháp về công tác quản lý và phối hợp liên phòng ban: Chuẩn hóa quy chế phối hợp tác nghiệp giữa Phòng Mua hàng với Phòng Quản lý đơn hàng (Order), Phân xưởng sản xuất và Phòng Quản lý chất lượng (QA); thiết lập cơ chế phản hồi nhanh khi có sự cố kỹ thuật về nguyên phụ liệu (lỗi màu, sai lệch quy cách chỉ may) để kịp thời khiếu nại và đòi bồi thường từ nhà cung ứng.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã cung cấp một bức tranh toàn diện, giàu dữ liệu thực chứng về chuỗi hoạt động mua hàng tại một doanh nghiệp FDI quy mô lớn trong ngành dệt may:

  • Kết quả dữ liệu thực tế: Hệ thống hóa chi tiết các chỉ số tài chính, quy mô lao động (6.000 người), mạng lưới nhà cung cấp (698 đơn vị thuộc 6 quốc gia/vùng lãnh thổ) và khối lượng đơn hàng chi tiết của 8 thương hiệu thời trang quốc tế lớn trong giai đoạn 3 năm 2019 – 2021.
  • Hệ thống giải pháp ứng dụng: Đề xuất 4 nhóm giải pháp bám sát thực tiễn vận hành của công ty, bao gồm chuẩn hóa ứng dụng phần mềm ERP Dynamics AX, đào tạo nhân sự nghiệp vụ mua hàng, đa dạng hóa đối tác cung ứng trong nước và hoàn thiện quy chế phối hợp kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập kho.
  • Đóng góp của tác giả: Đồ án không dừng lại ở việc mô tả lý thuyết chung mà đã chuyển hóa các mô hình thu mua, quy trình đánh giá nhà cung cấp và công thức quản trị tồn kho vào bối cảnh đặc thù của doanh nghiệp may mặc gia công theo đơn đặt hàng quốc tế (vốn bị ràng buộc chặt chẽ bởi danh mục phụ liệu do khách hàng chỉ định - ACC list).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Cỡ mẫu khảo sát sơ cấp còn tương đối hẹp (50 phiếu điều tra nội bộ); các phân tích thực trạng chủ yếu dựa trên số liệu thứ cấp nội bộ giai đoạn 2019 – 2021, chưa mở rộng khảo sát trực tiếp đối với các nhà cung cấp bên ngoài; một số khía cạnh về phân tích chi phí mua hàng và tỷ suất lợi nhuận biên của từng loại nguyên phụ liệu chưa được bóc tách chi tiết do tính bảo mật thông tin tài chính của doanh nghiệp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang đánh giá hiệu quả tích hợp chuỗi cung ứng xanh (Green Procurement) trong ngành dệt may; phân tích định lượng chi tiết hơn về hiệu quả tài chính sau khi triển khai toàn diện hệ thống ERP Dynamics AX trên phạm vi toàn bộ các chi nhánh và nhà máy thành viên của tập đoàn.

Giá trị tham khảo

Đồ án tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng, Kinh tế vận tải và Quản trị kinh doanh. Những nội dung có giá trị ứng dụng cao gồm:

  • Quy trình mua hàng thực tế đối với hàng may mặc gia công xuất khẩu chịu sự chỉ định phụ liệu từ khách hàng nước ngoài.
  • Dữ liệu thực tế về cơ cấu nhà cung cấp quốc tế và phương thức kiểm soát nguyên phụ liệu trong ngành công nghiệp dệt may.
  • Bảng câu hỏi khảo sát sơ cấp và cách thức ứng dụng ma trận SWOT trong việc phân tích thực trạng mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất FDI.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu lao động tại Công ty TNHH Hansoll Vina có đặc điểm gì nổi bật tính đến thời điểm nghiên cứu?
Doanh nghiệp sở hữu lực lượng lao động ổn định gồm 6.000 người, trong đó trình độ đại học và cao đẳng chiếm 17% (1.020 người), trung cấp và công nghệ kỹ thuật chiếm 26% (1.580 người), lao động phổ thông chiếm tỷ trọng cao nhất với 57% (3.400 người). Độ tuổi lao động trẻ (từ 18 đến 35 tuổi chiếm đa số), đáp ứng tốt yêu cầu vận hành 82 dây chuyền may mặc công nghiệp.

2. Mạng lưới nhà cung cấp của Hansoll Vina phân bố ra sao theo khu vực địa lý?
Công ty hợp tác với tổng cộng 698 nhà cung cấp. Trong đó, Hàn Quốc là đối tác lớn nhất với 200 nhà cung cấp (28,65%), tiếp theo là Hồng Kông với 160 đơn vị (22,92%), Indonesia với 124 đơn vị (17,77%), Việt Nam với 101 đơn vị (14,47%), Hoa Kỳ với 97 đơn vị (13,90%) và Sri Lanka với 16 đơn vị (2,29%).

3. Nhóm khách hàng nào chiếm vị trí trọng yếu trong khối lượng đơn hàng của doanh nghiệp?
Victoria's Secret và Pink là hai khách hàng lớn nhất, đóng góp tỷ trọng đơn hàng áp đảo. Cụ thể năm 2021, Victoria's Secret đạt 4.003 đơn hàng và Pink đạt 3.289 đơn hàng, chiếm phần lớn trong tổng số 9.832 đơn hàng mà công ty thực hiện trong năm đó.

4. Dữ liệu sơ cấp trong đồ án được tác giả thu thập thông qua cỡ mẫu và đối tượng nào?
Tác giả đã phát 50 phiếu điều tra bảng hỏi đến cán bộ, nhân viên thuộc các vị trí: Trưởng phòng Mua hàng, Trưởng các bộ phận sản xuất và nhân viên phụ trách vật tư. Mỗi phiếu gồm 6–8 câu hỏi tập trung vào các nhân tố ảnh hưởng và quy trình mua hàng. Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn sâu các nhà quản trị với 6–8 câu hỏi chuyên đề.

5. Công cụ công nghệ thông tin nào được nghiên cứu và đề xuất ứng dụng hoàn thiện trong quy trình mua sắm của công ty?
Đề tài phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp chuẩn hóa việc ứng dụng phân hệ quản lý mua hàng trên phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Dynamics AX nhằm tự động hóa quy trình lập đơn mua PO, luân chuyển chứng từ và kiểm soát nhà cung cấp.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Ngọc Ánh đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu nghiên cứu thông qua việc hệ thống hóa lý luận quản trị mua hàng và phản ánh chi tiết thực trạng cung ứng tại Công ty TNHH Hansoll Vina giai đoạn 2019 – 2021. Công trình sử dụng hệ thống số liệu thực tế phong phú, minh chứng rõ ràng về cơ cấu 6.000 lao động, mạng lưới 698 nhà cung cấp và hoạt động gia công cho các thương hiệu dệt may quốc tế. Hệ thống giải pháp đề xuất về công nghệ ERP, đào tạo nhân sự và phát triển nguồn cung ứng nội địa có tính ứng dụng cao, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện quản trị mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất FDI.