CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về hoạt động mua 1. Khái niệm mua Theo Kenneth và Brian (2016), mua là một hoạt động chủ động, mang tính chiến lược của công ty nhằm đảm bảo nguồn cung cấp hàng hoá, dịch vụ liên tục và mang lại hiệu quả hoạt động của tổ chức. Mua góp phần quản lý rủi ro chuỗi cung ứng thông qua đàm phán hiệu quả các hợp đồng, mô hình chi phí, giá cả, chất lượng, v.
An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018) định nghĩa mua là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp. Trong nghiên cứu này, khái niệm mua được sử dụng theo định nghĩa của Hiệp hội Quản lý Chuỗi cung ứng - APICS (2020), theo đó mua hàng không chỉ đơn giản là mua những gì cần thiết từ nhà cung cấp. Mua hàng bao gồm hoạt động lập kế hoạch, xúc tiến các đơn đặt hàng, giám sát nhà cung cấp để đảm bảo rằng nguyên vật liệu đến địa điểm chính xác với thời gian thích hợp. Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua Mục tiêu: Hoạt động mua hàng có vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp.
Nói chung, mua hàng đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực, khai thác tốt mạng lưới cung ứng để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và liên tục. Ngoài ra, do các nguồn lực là có hạn, hoạt động mua hàng có mục tiêu tối đa hóa mức độ đóng góp của nguồn cung vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Mua hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động và kế hoạch của khách hàng nội bộ. Vì vậy, việc mua hàng cần được tích hợp trong quá trình hoạch định chiến lược trong nhiều ngành.
Bộ phận mua hàng tham gia tích cực vào quá trình lập kế hoạch của công ty có thể cung cấp thông tin tình báo về thị trường cung ứng góp phần vào việc lập kế hoạch chiến lược. Ở cấp chiến lược, mua hàng cần đảm bảo được chất lượng dịch vụ phù hợp, tổng chi phí sở hữu thấp, gia tăng tổng giá trị, phát triển quan hệ nhà cung cấp. Ở cấp độ chiến thuật, hoạt động này giữ mục tiêu mua hàng đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng giá, đúng nhà cung cấp. Vai trò: Hoạt động mua hàng có vai trò rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa.
Một số vai trò nổi trội của mua hàng có thể kể tới 14 như: - Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng. Tuy nhiên ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý. Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này. Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp.
Nó cho phép ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp. - Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường. Những kiến thức về thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới trong tương lai. - Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có nền tảng các nhà cung ứng tốt.
Do đó chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng chất lượng và quản lý hiệu quả mối quan hệ với các đối tác cung cấp. Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, tìm kiếm và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công. Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường. - Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: các chiến lược về mạng lưới phân phối, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán ra, dự trữ, v.
đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua. Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức. Phân loại các đối tượng mua Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp, định hướng phát triển và mục đích, mỗi tổ chức có hoạt động mua yếu tố đầu vào khác nhau, với nhiều cách thức khác nhau. ❖ Theo mục đích và đặc điểm người mua: Mua công nghiệp: Người mua hàng thường là các doanh nghiệp sản xuất hàng công nghiệp, doanh nghiệp chế biến nông sản, doanh nghiệp xây dựng,v.
Các công ty này mua nhiều yếu tố đầu vào khác nhau: vật tư, bao bì, máy móc, dịch vụ, nguyên nhiên liệu,v. để chuyển hóa thành sản phẩm hoàn chỉnh của họ. Cách thức mua này nhằm mục đích phục vụ quá trình sản xuất của công ty một cách hệ thống và hiệu quả. Mua thương mại: Người tham gia mua là các trung gian thương mại, bán buôn, 15 bán lẻ, điểm du lịch, khách sạn, logistics.
Đặc điểm chính của cách thức này là sản phẩm, giá trị vật chất đã mua không bị thay đổi, cung ứng sự lựa chọn đa dạng, tính tiện lợi, dịch vụ mới, dịch vụ bổ sung,. Mục đích của các doanh nghiệp mua theo hình thức này là để bán lại, để kết hợp với năng lực cốt lõi và tạo ra dịch vụ mới. Mua sắm công: Chủ thể thực hiện mua sắm công là các tổ chức chính quyền, cơ quan quản lý Nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước. Đặc điểm của loại hình này là đạt được mục tiêu tổng thế giá trị sử dụng với nhiều đối tượng (có thể sản phẩm được mang đi hỗ trợ, đầu tư, tài trợ, gửi tặng,v.); quy trình chặt chẽ, nghiêm ngặt, và cần có quy trình rõ ràng minh bạch, theo trách nhiệm giải trình, vì vậy hình thức mua hợp lý là đấu thầu.
Mục đích của loại hình này là phục vụ các cơ quan chính quyền, lợi ích chung của người dân, cộng đồng, quốc gia. ❖ Theo đặc điểm hàng hóa đầu vào: Mua vật liệu, vật tư bao gồm 2 loại hình chính. Vật liệu trực tiếp: là các thành phần trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, có trong cấu tạo sản phẩm đầu ra. Vật tư gián tiếp: hàng hóa, dịch vụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp mà mà không có trong cấu tạo sản phẩm.
Mua dịch vụ: Dịch vụ thường được xếp theo mức độ quan trọng: Dịch vụ quan trọng: bao gồm các dịch vụ như lắp ráp, gia công, đóng gói, tư vấn, logistics, công nghệ thông tin, marketingv. Dịch vụ hỗ trợ: sửa chữa máy, nhập dữ liệu, bếp ăn, môi trườngv. Mua trang thiết bị sản xuất: có 2 loại chính là tài sản cố định gồm dây chuyền lắp ráp, máy chế tạo, nhà xưởng,v. và thiết bị như xe tải, xe nâng hàng, thiết bị phòng, chữa cháy, cần cẩu, máy tính v.
❖ Theo cách thức mua, đặt hàng: Bao gồm 3 loại hình nhỏ là Hợp đồng mua ngay: là việc mua bán hàng hóa, dịch vụ được thực hiện giữa hai bên theo mức giá giao ngay tại thời điểm giao dịch và kết thúc thanh toán trong vòng hai ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày cam kết mua bán. Hợp đồng kỳ hạn: là 1 thỏa thuận ràng buộc mang tính pháp lý 7 giữa hai bên tham gia về việc mua và bán một loại tài sản tại một thời điểm nhất định trong tương lai với mức giá được thỏa thuận trước giữa hai bên. Đấu thầu mua sắm: quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư v. trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1. Các quyết định mua 16 1. Quyết định về chất lượng Quyết định về chất lượng là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp. Quyết định về chất lượng được đưa ra nhằm đảm bảo chất lượng ổn định, cung ứng liên tục, đúng yêu cầu, bao gồm chất lượng vật liệu đáp ứng nhu cầu của bộ phận sản xuất và chất lượng thành phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng- người tiêu dùng.
Tiêu chí về chất lượng được đảm bảo thông qua chính sách không chấp nhận với lỗi nguyên liệu đầu vào, lỗi trong sản xuất và không để lỗi đi vào các quá trình tiếp theo trong kiểm soát đầu nguồn, kiểm soát quá trình sản xuất và kiểm soát cuối nguồn. Ngoài ra, hoạt động can thiệp sớm của nhà cung cấp vào quá trình thiết kế, phát triển sản phẩm cũng giúp doanh nghiệp hạn chế khiếm khuyết về chất lượng. Quyết định về số lượng Mục tiêu của quyết định số lượng đặt hàng là đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh không bị thiếu hàng, không ứ đọng, không quá tải kho bãi, dự trữ. Trong bất kì trường hợp mua nào doanh nghiệp đều cần quan tâm đến vấn đề quản lý lượng đặt hàng và dự trữ.
Quyết định về số lượng sẽ tác động đến hoạt động đặt hàng và dữ trữ, cụ thể như sau: (1) Mua nhiều, doanh nghiệp tự quản lý dự trữ. Doanh nghiệp chủ động trong sản xuất, bớt phụ thuộc vào nhà cung cấp và bởi nhà cung cấp có nhiều nhà cung cấp nhỏ hơn. (2) Nhà cung cấp phụ trách một phần dự trữ cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp giảm áp lựa về vốn dành cho dự trữ, đồng thời giảm nhu cầu về diện tích bảo quản, chi phí kho.
(3) Nhà cung cấp phụ trách phần lớn dự trữ cho doanh nghiệp. Mức độ của trường hợp này cao hơn trường hợp thứ 2, doanh nghiệp đã mở rộng thêm nhiều nhà cung cấp và khai thác lợi thế, quyền lực của mình.