Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn 2015 - 2016, nền kinh tế Việt Nam ghi nhận những bước chuyển mình quan trọng trong tiến trình hội nhập quốc tế, nổi bật là việc hoàn tất đàm phán Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) với sự tham gia của 12 quốc gia và sự hình thành chính thức của Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC) vào ngày 31/12/2015. Bối cảnh này mở ra cơ hội mở rộng thị trường nhưng đồng thời gia tăng áp lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp trong nước. Đối với các doanh nghiệp thương mại, hiệu quả hoạt động phụ thuộc chặt chẽ vào năng lực kiểm soát quá trình lưu chuyển hàng hóa qua ba khâu: mua hàng, dự trữ và bán hàng. Công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại giữ vai trò cung cấp thông tin kịp thời, chuẩn xác phục vụ việc quản lý chi phí, tối ưu hóa vòng quay vốn và bảo đảm hiệu quả kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Điện nước Lộc Hương".

Văn bản khóa luận xác định 03 mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Góp phần hoàn thiện những lý luận cơ bản về kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại các doanh nghiệp thương mại.
  2. Nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại Công ty TNHH TM&DV Điện nước Lộc Hương; đánh giá các ưu điểm, chỉ ra những hạn chế còn tồn tại và xác định nguyên nhân.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán hoạt động kinh doanh thương mại nói riêng tại doanh nghiệp nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại, bao gồm kế toán mua hàng, bán hàng, xác định giá vốn, doanh thu và các khoản công nợ liên quan.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH TM&DV Điện nước Lộc Hương, địa chỉ tại Số 72/8, phường Trung Sơn, thành phố Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và sổ sách kế toán thu thập trong tháng 12 năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý và chuẩn mực: Luật Thương mại (khoản 2 Điều 5 quy định về hoạt động thương mại), Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán; Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho) về nguyên tắc xác định giá gốc hàng mua; Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác) với 05 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
  • Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính (có đối chiếu, liên hệ với Thông tư số 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp lớn).
  • Chính sách kế toán tại đơn vị: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ; phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung; đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND); niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.

Tác giả sử dụng 03 phương pháp nghiên cứu chính:

  1. Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Thu thập, nghiên cứu giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính, các đề tài khóa luận trước đó, báo chí và văn bản pháp lý chuyên ngành.
  2. Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý, kế toán trưởng và các kế toán viên tại Công ty Lộc Hương nhằm làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế.
  3. Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ chứng từ kế toán gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), sổ chi tiết và sổ cái phát sinh trong tháng 12/2015 để tổng hợp, phân loại và minh họa quy trình kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại các doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận về kinh doanh thương mại và hạch toán kế toán trong doanh nghiệp thương mại:

  • Bản chất và đặc điểm kinh doanh thương mại: Hoạt động kinh doanh thương mại là khâu trung gian kết nối sản xuất với tiêu dùng, trong đó chu chuyển vốn vận động theo mô hình T - H - T'. Đặc điểm hoạt động thương mại gồm tính chất không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, đối tượng hàng hóa đa dạng, phương thức tổ chức linh hoạt (bán buôn, bán lẻ) và sự vận động hàng hóa chi phối trực tiếp đến chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển.
  • Kế toán mua hàng: Làm rõ 02 phương thức mua hàng (mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng); điều kiện ghi nhận hàng mua (chuyển giao quyền sở hữu, phục vụ mục đích bán hoặc chế biến để bán); nguyên tắc xác định giá gốc theo VAS 02. Hệ thống chứng từ gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nhận; tài khoản sử dụng gồm TK 156 (Hàng hóa), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 331 (Phải trả người bán), TK 611 (Mua hàng - đối với phương pháp kiểm kê định kỳ). Hạch toán chi tiết cho 03 trường hợp: hàng và hóa đơn cùng về, hóa đơn về trước hàng về sau, và hàng về trước hóa đơn về sau.
  • Kế toán bán hàng: Phân tích các phương thức bán buôn (qua kho, vận chuyển thẳng), bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, tự phục vụ, trả góp, bán tự động), bán hàng đại lý và bán trả chậm. Khẳng định 05 điều kiện ghi nhận doanh thu theo VAS 14 và các phương pháp xác định giá vốn hàng bán: phương pháp thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), và phương pháp giá bán lẻ. Tài khoản sử dụng gồm TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu - gồm 5211, 5212, 5213 theo QĐ 48), TK 632 (Giá vốn hàng bán).
  • Các hình thức kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC: Giới thiệu cấu trúc sổ và trình tự ghi chép của 04 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương

Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu hoạt động và thực tế hạch toán kế toán tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH TM&DV Điện nước Lộc Hương thành lập ngày 27/05/2008 theo Quyết định số 09-02-000-454 của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Ninh Bình; mã số thuế: 2700351134; tài khoản số 3304 201 000 594 mở tại Agribank TP Tam Điệp; Giám đốc: ông Ngô Xuân Lộc. Lĩnh vực kinh doanh chính gồm: mua bán máy móc thiết bị, vật liệu điện; lắp đặt thiết bị điện nước; mua bán đồ dùng nội thất; thi công hệ thống điện và cấp thoát nước.
  • Bộ máy tổ chức quản lý và kế toán: Cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách tài chính, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và 04 phòng ban (Kế toán, Kinh doanh, Thị trường, Nhân sự). Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung, gồm: Kế toán trưởng kiêm tổng hợp, Kế toán tiền mặt - tiền gửi ngân hàng, Kế toán công nợ, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán doanh thu - tiêu thụ hàng hóa và Thủ quỹ.
  • Thực trạng quy trình và hạch toán mua hàng: Công ty chỉ áp dụng phương thức mua hàng chuyển hàng. Trình tự luân chuyển gồm 06 bước: Bộ phận kho lập phiếu đề nghị mua hàng -> Giám đốc phê duyệt -> Bộ phận kinh doanh lập phương án chọn nhà cung cấp -> Giám đốc phê duyệt -> Mua hàng và thỏa thuận -> Kiểm tra, thủ kho nhập kho và kế toán lập chứng từ. Minh họa bằng nghiệp vụ ngày 25/12/2015: Mua 100 cái vòi sen tắm của Công ty Cổ phần Thương mại Royal Việt Nam theo Hóa đơn GTGT số 0000100 (ký hiệu AB/15P), đơn giá 370.000 đồng/cái, thành tiền chưa thuế 37.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 3.700.000 đồng, tổng thanh toán 40.700.000 đồng (chưa thanh toán). Kế toán lập Phiếu nhập kho số 20, ghi nợ TK 156: 37.000.000 đồng, nợ TK 133: 3.700.000 đồng, có TK 331: 40.700.000 đồng; ghi chép Thẻ kho và Sổ chi tiết TK 331.
  • Thực trạng quy trình và hạch toán bán hàng: Minh họa quy trình xuất bán vòi sen tắm bằng Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết TK 156, TK 632 và Hóa đơn GTGT bán hàng. Văn bản phản ánh tình huống xử lý hàng bán bị trả lại thông qua Biên bản trả lại hàng, Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại và ghi sổ chi tiết TK 5212. Về quản lý công nợ, đơn vị lập Biên bản đối chiếu công nợ và ghi sổ chi tiết TK 131 đối với khách hàng (Doanh nghiệp tư nhân TM&DV Điện nước Anh Quý).
  • Hệ thống sổ kế toán tổng hợp: Công ty hạch toán trên phần mềm máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung, kết xuất định kỳ Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 156, TK 632, TK 511 và TK 521.
  • Đánh giá thực trạng:
    • Thành tựu: Tổ chức bộ máy tinh gọn, phân công nhiệm vụ cụ thể; chứng từ luân chuyển và lưu trữ theo trật tự; áp dụng phần mềm kế toán giúp tăng tốc độ xử lý số liệu; hệ thống báo cáo tài chính lập đúng quy định theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
    • Tồn tại: Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp) chưa được theo dõi riêng trên TK 1562 mà hạch toán gộp hoặc chưa phân bổ khoa học cho từng lô hàng; chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ; công tác theo dõi công nợ phải thu khách hàng chưa lập bảng phân loại theo tuổi nợ để đánh giá rủi ro nợ khó đòi; danh mục sổ chi tiết còn thiếu một số mẫu theo dõi chuyên sâu.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương

Chương 3 trình bày các nhóm giải pháp xuất phát từ định hướng mở rộng kinh doanh của công ty:

  • Giải pháp 1: Hoàn thiện kế toán chi phí mua hàng. Đề xuất mở tài khoản chi tiết TK 1562 để tập hợp chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho bãi phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa. Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra và hàng còn tồn kho theo công thức phân bổ theo tiêu thức trị giá mua hàng.
  • Giải pháp 2: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đề xuất doanh nghiệp lập "Bảng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho" (Biểu số 22) tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. So sánh giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của các mặt hàng điện nước tồn kho lâu ngày hoặc lỗi mốt để xác định mức trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng vào chi phí giá vốn (TK 632).
  • Giải pháp 3: Hoàn thiện theo dõi và quản lý công nợ khách hàng. Đề xuất áp dụng "Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng" (Biểu số 23), chia kỳ hạn nợ thành các nhóm: nợ trong hạn, nợ quá hạn dưới 30 ngày, từ 30 - 60 ngày, từ 61 - 90 ngày và trên 90 ngày. Bảng này giúp kế toán công nợ theo dõi chặt chẽ tiến độ thu hồi nợ, tránh tình trạng ứ đọng vốn và chủ động lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
  • Giải pháp 4: Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ và sổ kế toán. Kiến nghị chuẩn hóa quy trình ký duyệt chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán; nâng cấp tính năng tự động liên kết dữ liệu giữa phân hệ quản lý kho và kế toán tổng hợp trên phần mềm máy tính nhằm hạn chế lỗi nhập liệu thủ công.

Kết quả và đóng góp

Nội dung Chi tiết ghi nhận trong văn bản
Số liệu thực tế được chuẩn hóa Toàn bộ chứng từ, sổ sách minh họa lấy từ số liệu tháng 12/2015: Nghiệp vụ mua 100 vòi sen tắm (HĐ 0000100 ngày 25/12/2015, tổng thanh toán 40.700.000 đồng từ Cty CP TM Royal Việt Nam); nghiệp vụ công nợ khách hàng (DNTN Điện nước Anh Quý).
Phát hiện khiếm khuyết quản lý Chỉ rõ 03 điểm hạn chế thực tế: (1) Bỏ qua khâu phân bổ chi phí mua hàng vào giá gốc; (2) Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; (3) Thiếu công cụ theo dõi tuổi nợ của khách hàng.
Hệ thống giải pháp đề xuất Thiết lập 02 biểu mẫu quản lý mới phục vụ kiểm soát nội bộ: Biểu số 22 (Bảng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho) và Biểu số 23 (Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng theo hạn nợ); xác lập tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng.

Về mặt đóng góp so với các tài liệu chung, khóa luận đã bám sát mô hình kế toán thực tế của một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ chuyên doanh ngành hàng vật tư điện nước, phản ánh chính xác quy trình áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và đề xuất các giải pháp mang tính nghiệp vụ trực tiếp, gắn liền với biểu mẫu kế toán cụ thể thay vì đưa ra các định hướng lý thuyết chung chung.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nhất định xuất phát từ phạm vi nghiên cứu mà tác giả đã xác định:

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực nghiệm chỉ giới hạn trong tháng 12 năm 2015, chưa bao quát biến động của cả niên độ tài chính; nội dung nghiên cứu chỉ tập trung vào thị trường nội địa với phương thức mua hàng chuyển hàng, chưa đề cập đến các phương thức mua hàng nhập khẩu hay các hình thức bán hàng hiện đại (thương mại điện tử); hệ thống hạch toán xây dựng hoàn toàn trên khung Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu toàn bộ năm tài chính (12 tháng) nhằm đánh giá toàn diện chu kỳ quay vòng hàng tồn kho và các biến động doanh thu theo mùa vụ; nghiên cứu việc chuyển đổi hệ thống tài khoản và biểu mẫu báo cáo sang Thông tư số 133/2016/TT-BTC (văn bản thay thế Quyết định 48 đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa); nghiên cứu bổ sung kế toán các hoạt động dịch vụ lắp đặt điện nước đi kèm bán hàng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo rõ ràng cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu cung cấp mẫu hình hoàn chỉnh về cấu trúc khóa luận tốt nghiệp loại hình thực tập doanh nghiệp thương mại; phương pháp kết nối giữa lý thuyết chuẩn mực (VAS 02, VAS 14) với việc xử lý chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập/xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết TK 156, TK 331, TK 131, TK 511, TK 632 và Sổ Nhật ký chung).
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Phần thực trạng và giải pháp tại Chương 2 và Chương 3 cung cấp cách thức tổ chức luân chuyển chứng từ mua - bán hàng, phương pháp thiết lập biểu mẫu quản lý tuổi nợ (Biểu 23) và bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Biểu 22) phù hợp áp dụng cho các đơn vị kinh doanh vật tư kỹ thuật, điện nước và vật liệu xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Lộc Hương áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm máy vi tính.

2. Phương thức mua hàng chủ yếu tại Công ty Lộc Hương là gì?

Công ty chỉ áp dụng phương thức mua hàng theo hình thức chuyển hàng từ các nhà cung cấp trên toàn quốc. Bên bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến kho của Công ty Lộc Hương, sau khi kiểm nhận đủ số lượng và chất lượng thì kế toán mới làm thủ tục nhập kho và ghi nhận quyền sở hữu.

3. Nghiệp vụ mua 100 vòi sen tắm ngày 25/12/2015 được phản ánh qua những chứng từ và số liệu nào?

Nghiệp vụ được phản ánh qua Hóa đơn GTGT số 0000100 (ký hiệu AB/15P) do Công ty Cổ phần Thương mại Royal Việt Nam phát hành và Phiếu nhập kho số 20 do kế toán Công ty Lộc Hương lập. Khối lượng: 100 cái vòi sen tắm, đơn giá 370.000 đồng/cái; thành tiền: 37.000.000 đồng; thuế GTGT 10%: 3.700.000 đồng; tổng nợ phải trả (TK 331) là 40.700.000 đồng.

4. Khóa luận chỉ ra hạn chế lớn nhất trong khâu kế toán chi phí mua hàng tại doanh nghiệp là gì?

Hạn chế lớn nhất là công ty chưa mở tiểu khoản chi tiết TK 1562 để tập hợp riêng chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp). Việc chưa phân bổ chi phí mua cho số hàng đã tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ dẫn đến việc xác định giá gốc hàng nhập kho và giá vốn hàng bán từng thời kỳ chưa phản ánh đầy đủ chi phí thực tế phát sinh.

5. Tác giả đề xuất công cụ nào để quản lý rủi ro nợ phải thu từ khách hàng?

Tác giả đề xuất lập "Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng" (Biểu số 23), phân loại chi tiết nợ phải thu theo từng nhóm tuổi nợ (trong hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30 - 60 ngày, 61 - 90 ngày và trên 90 ngày) nhằm giúp kế toán theo dõi kỳ hạn thu hồi tiền, nhắc nợ kịp thời và có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Vũ Thị Hòa đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hoạt động kinh doanh thương mại theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Thông qua số liệu thực tế tháng 12 năm 2015 tại Công ty TNHH TM&DV Điện nước Lộc Hương, tác giả đã mô tả trung thực quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán và chỉ rõ những tồn tại về phân bổ chi phí mua, dự phòng tồn kho và theo dõi tuổi nợ. Các giải pháp đề xuất kèm theo biểu mẫu quản lý cụ thể có giá trị ứng dụng trực tiếp đối với công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu và các doanh nghiệp thương mại cùng quy mô.