CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Bản chất và chức năng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức là : Theo Nguyễn Hải Sản, 2005, Quản Trị Học, NXB Thống Kê, tác giả đã đưa ra khái niệm về cơ cấu tổ chức là: “Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy học phải cùng làm việc với nhau như thế nào”.
Đoàn Thị Thu Hà, Ts. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, 2002, Giáo Trình Quản Trị Học, NXB Tài Chính Hà Nội, tác giả đưa ra khái niệm: “Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định”. Theo Bài Giảng Quản Trị Học, Trường Đại Học Thương Mại đã đưa ra khái niệm cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý dể sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình va làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
Chức năng và ý nghĩa của việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi: Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể; Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức; Làm cho nhân viên hiểu nhưng kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc; Xác định quy chế thu nhập, xử lý thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức. 5 Bộ máy quản lý của doanh nghiệp không là bộ phận trực tiếp sản xuất trong doanh nghiệp, nó có chức năng lựa chọn, sắp xếp, điều phối toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bộ máy phải đảm bảo cho việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp luôn theo hướng phát triển, tổ chức tốt mọi công tác trong doanh nghiệp nhằm đem lại những hiệu quả cao nhất trong quá trình hình thành và thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Thiếu một cơ cấu quản lý hợp lý sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp hoạt động, đặc biệt là trong công tác quản lý.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp thực thi nhiệm vụ có hiệu quả, góp phần quan trọng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Công tác tổ chức hiệu quả giúp chức năng tổ chức và phối hợp hoạt động tốt, từ đó tận dụng phát huy toàn diện nguồn tài nguyên của tổ chức, nguồn lực con người và áp dụng khoa học kỹ thuật tốt trong hoạt động quản lý. Các nội dung lý luận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Phải bảo đảm tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý thiết kế sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất không thừa, thiếu bộ phận nào, không chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban sao cho nhiệm vụ quyền hạn phải tương ứng.
Đảm bảo linh hoạt Trong kinh doanh ai đi trước là thắng. Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Nếu người quản lý không linh hoạt, khi cầu vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì tất yếu sẽ thua lỗ. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
Đảm bảo tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả nhất, tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định và kết quả. Thiết kế bộ máy quản lý phải bảo đảm nguyên tắc chế độ một thủ trưởng Quyền quyết định về kinh tế kỹ thuật, tổ chức hành chính đời sống trong phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho một người - thủ trưởng. Người 6 đó có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động của đơn vị mình, được trao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Những nguyên tắc cơ bản để xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp Những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là: Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của công ty cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của công ty. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong công ty và phải có cân đối trong mô hình tổ chức công ty nói chung.
Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Phương pháp tương tự: Là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Cơ sở phương pháp luận để xác định sự tương tự là sự phân loại đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định.
Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Tuy nhiên, sự sao chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa. Đây là phương pháp đã được áp dụng khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước. Phương pháp phân tích theo yếu tố Gồm các bước như sau: 7 Bước 1: Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị.
Bước 2: Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi con người, phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc quản lý. Bước 3: Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản trị. Bước 4: Phân tích việc thực hiện những văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp. Bước 5: Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất.
Tỷ trọng tiền lương cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩm. Bước 6: Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản trị hiện có (cơ cấu trình độ) với yêu cầu công việc. Bước 7: Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản trị. Bước 8: Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của quản trị doanh nghiệp.
Kết quả của phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới (đã được cải tiến hoặc hoàn thiện). Để đánh giá chính xác, phải chấp nhận một loạt những kết luận có tính nguyên tắc cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị. - Trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới: Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này. Kết quả thực hiện giai đoạn một là xây dựng mục tiêu của tổ chức, xây dựng các phân hệ chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị.
Xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hiệp tác bên ngoài, xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ và thông tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị. 8 Bước 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chương trình mục tiêu.