CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về kế toán quản trị 1.1 Khái niệm về kế toán quản trị Trong cuốn tự điển kế toán của tác giả R. Parker có định nghĩa “Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán liên quan chủ yếu đến báo cáo nội bộ cho nhà quản trị của một doanh nghiệp. Nó nhấn mạnh đến sự kiểm soát và ra quyết định hơn là khía cạnh vị trí quản lý của kế toán. Nó không bị ràng buộc nhiều bởi những quy định pháp lý và các chuẩn mực kế toán.
Nó có thể khác với kế toán tài chính.”[3,182] Theo Giáo sư Tiến sĩ Ronald W.Hilton trường đại học Cornell Hoa Kỳ thì “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong một tổ chức mà các nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.”[6,6] Theo luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị được định nghĩa là “Việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”[8,11] Theo Edmond và cộng sự ”Kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán được thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức.”[8,13] Nói tóm lại, kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị. Với chức năng cung cấp thông tin, có thể thấy báo cáo kế toán quản trị là đầu ra của quá trình kế toán quản trị trong doanh nghiệp.2 Mục tiêu của kế toán quản trị - Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định. - Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức. - Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn vị trực thuộc trong tổ chức.3 Vai trò báo cáo kế toán quản trị Đối với chức năng hoạch định: đó là hệ thống các bảng dự toán của doanh nghiệp đã được phê chuẩn, thể hiện mục tiêu kinh doanh trong ngắn hạn hoặc dài hạn của công ty. Đối với chức năng tổ chức thực hiện: đó là hệ thống các báo cáo về tình hình thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Đối với chức năng kiểm tra, đánh giá: đó là hệ thống báo cáo đánh giá thành quả, thể hiện mức độ thực hiện so với dự toán, ngân sách đã xây dựng của toàn doanh nghiệp và từng bộ phận. Qua đó, có cơ sở khen thưởng, xử phạt các cá nhân, nội bộ trong đơn vị.
Đối với chức năng ra quyết định: đó là hệ thống các báo cáo theo các kịch bản, các tình huống tốt, xấu để người quản lý có thể hình dung và lựa chọn quyết định tốt nhất.4 Đặc điểm thông tin kế toán quản trị Xuất phát từ khái niệm của kế toán quản trị, chức năng cung cấp thông tin và vai trò của kế toán quản trị đã đề cập ở trên, đặc điểm của thông tin trên báo cáo kế toán quản trị có thể tổng hợp thành những điểm chính như sau: - Thông tin hướng về tương lai - Thông tin có tính chi tiết: từng sản phẩm, dịch vụ, từng bộ phận, hoạt động - Thông tin có tính linh hoạt: không đòi hỏi sự chính xác nhưng cần có tính kịp thời, linh hoạt cho người ra quyết định. Luan van 8 - Thông tin có tính bảo mật: do báo cáo kế toán quản trị không thể công khai như báo cáo tài chính mà lập cho từng đối tượng cụ thể với nội dung cụ thể phục vụ cho mục tiêu chiến lược kinh doanh đề ra trong nội bộ doanh nghiệp. - Thông tin đa dạng về kiểu đo lường: có thể sử dụng thước đo giá trị, hiện vật hay những thước đo khác để đánh giá hoạt động.2 Hệ thống các báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp 1.1 Nội dung và yêu cầu báo cáo kế toán quản trị - Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể. - Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.2 Hệ thống các báo cáo dự toán 1.1 Khái niệm của dự toán Dự toán là một kế hoạch hành động được tính toán một cách chi tiết, nó định lượng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt động sử dụng và khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp. Báo cáo dự toán thường được xây dựng cho khoảng thời gian là một năm và có thể chia thành từng quý, từng tháng.2 Tác dụng của dự toán - Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp. Khi dự toán ngân sách đã được công bố thì mọi người có thể thấy rõ ràng mục tiêu và cách thức đạt được những mục tiêu đó của doanh nghiệp. - Làm căn cứ để đánh giá việc thực hiện các mục tiêu sau này.
- Dự đoán trước được những khó khăn, rủi ro chưa xảy ra để có cách đối phó thích hợp và kịp thời.3 Hệ thống các báo cáo dự toán 1 - Dự toán doanh thu (hay còn gọi là dự toán tiêu thụ): là dự toán quyết định được lập đầu tiên và sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo. Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu doanh thu ước tính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch và kết quả thực hiện của các kỳ trước đồng thời có lưu ý đến các yếu tố thị trường của quá trình kinh doanh. 2 - Dự toán thu tiền bán hàng: là dự toán xác định các phương thức và khả năng thu tiền hàng. Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng.
Dự toán này được lập trên cơ sở dự toán doanh thu, thông tin thực tế và dự báo về các đối tượng mua hàng cũng như những quy định về thanh toán của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh bán lẻ do đặc điểm kinh doanh là bán hàng thu tiền ngay nên dự toán này được bỏ qua không lập. 3 - Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự toán doanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hoá cần phải mua vào và tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện được mục tiêu doanh thu đã đề ra một cách thuận lợi. Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp cũng như xem xét đến các yếu tố chi phí đặt hàng, lưu kho, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường.
4 - Dự toán giá vốn hàng bán: Được lập dựa trên dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng. Khi lập dự toán này cần chú ý đến phương pháp xác định giá hàng tồn kho. Dự toán này sẽ là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 5 - Dự toán thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và tồn kho được lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khả năng và tiến độ thanh toán từ đó tính được luồng tiền dự kiến chi để thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hoá và dự trữ tồn kho.
Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để cân đối cho phù hợp. 6 - Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là các dự Luan van 10 toán cho các khoản chi phí ước tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ở lĩnh vực bán hàng và quản lý doanh nghiệp. 0 + Chi phí bán hàng: Ước tính được dựa trên dự toán doanh thu, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp. Nó là những chi phí sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng hoá và là cơ sở để xác định luồng tiền dự kiến chi cho hoạt động này.
2 + Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiền chi ra cho hoạt động này. Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động và doanh thu của doanh nghiệp, các định mức có liên quan cũng như các dự toán hoạt động khác. Lưu ý khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiết kiệm chi phí đối với hai loại khoản mục chi phí này. 1 - Dự toán cân đối thu chi tiền: Dự toán này được lập trên cơ sở các dự toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Mục đích của dự toán này là nhằm cân đối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thể xác định được nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cân đối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp. 2 - Dự toán kết quả kinh doanh: Nhằm xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch.