Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và xây dựng chính phủ điện tử, công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước ngày càng được chú trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch thông tin. Tại cơ quan Kho bạc Nhà nước (KBNN), việc hiện đại hóa công tác lưu trữ trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn 2014-2019, nhằm phục vụ mục tiêu xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2020. Theo kế hoạch phát triển hệ thống KBNN giai đoạn 2017-2020, mục tiêu tổng quát là xây dựng KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả trên nền tảng công nghệ thông tin tiên tiến. Tuy nhiên, thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu phát triển.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn 2014-2019, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả hiện đại hóa trong thời gian tới. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào cơ quan KBNN tại Hà Nội, với dữ liệu thu thập từ các báo cáo, thống kê và khảo sát thực tế trong giai đoạn này. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử, đồng thời hỗ trợ quản lý ngân sách nhà nước hiệu quả hơn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý công, lưu trữ học và hiện đại hóa hành chính công. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết quản lý công: Nhấn mạnh vai trò của công tác lưu trữ trong hệ thống quản lý nhà nước, đặc biệt trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ lãnh đạo và điều hành. Lý thuyết này giúp phân tích vị trí, vai trò và nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước hiện đại.

  2. Lý thuyết hiện đại hóa công tác lưu trữ: Định nghĩa hiện đại hóa là quá trình ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT), nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ. Lý thuyết này làm cơ sở để đánh giá mức độ ứng dụng CNTT, cải tiến quy trình nghiệp vụ và nâng cao năng lực con người trong công tác lưu trữ.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, hiện đại hóa công tác lưu trữ, quản lý nhà nước về lưu trữ, và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các văn bản pháp luật, tài liệu chuyên ngành, báo cáo và các công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ và hiện đại hóa tại Việt Nam và quốc tế.

  • Phương pháp khảo sát thực tế và phân tích, tổng kết: Khảo sát thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 thông qua quan sát, phỏng vấn cán bộ lưu trữ và thu thập số liệu thống kê về nhân sự, trang thiết bị, ứng dụng CNTT, số lượng tài liệu lưu trữ và các quy trình nghiệp vụ.

  • Phương pháp thống kê-so sánh: Phân tích số liệu về nhân sự, trang thiết bị, tỷ lệ ứng dụng CNTT, số lượng tài liệu được chỉnh lý và bảo quản, so sánh các chỉ số qua các năm để đánh giá tiến độ hiện đại hóa.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Văn phòng KBNN và các đơn vị trực thuộc, với số liệu thu thập từ báo cáo nội bộ và khảo sát thực tế. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ nhằm đảm bảo tính đại diện và chính xác. Phân tích dữ liệu sử dụng các công cụ thống kê mô tả và so sánh theo thời gian.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: Cơ quan KBNN có phòng Hành chính-Lưu trữ chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng. Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ giai đoạn 2014-2019 duy trì ổn định, tuy nhiên trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đồng đều. Khoảng 60% cán bộ có trình độ trung cấp trở lên, nhưng chỉ khoảng 30% được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ.

  2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ: Tỷ lệ ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ lưu trữ tăng từ khoảng 40% năm 2014 lên gần 75% năm 2019. Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu còn hạn chế, chủ yếu dừng ở mức số hóa hồ sơ và lưu trữ điện tử sơ khai, chưa có hệ thống quản lý tập trung và đồng bộ.

  3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ lưu trữ: Số lượng trang thiết bị hiện đại như máy scan, máy photocopy, hệ thống giá kệ đạt khoảng 70% so với tiêu chuẩn đề ra. Kho lưu trữ được cải tạo, nâng cấp nhưng vẫn còn thiếu các thiết bị bảo quản chuyên dụng, ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản tài liệu.

  4. Chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ: Tỷ lệ hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý khoa học đạt khoảng 65% tổng số tài liệu lưu trữ. Việc bảo quản tài liệu được chú trọng nhưng vẫn còn tồn đọng khoảng 15% tài liệu chưa được thu thập vào kho lưu trữ chính thức. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ quản lý và nghiên cứu còn hạn chế do thiếu công cụ tra cứu hiện đại.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên là do nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ chưa đồng đều trong lãnh đạo và cán bộ, dẫn đến đầu tư chưa tương xứng cho cơ sở vật chất và đào tạo nhân lực. So với một số nghiên cứu trong ngành lưu trữ tại các cơ quan nhà nước khác, KBNN có mức độ ứng dụng CNTT cao hơn nhưng vẫn chưa đạt được mức độ đồng bộ và hiện đại như kỳ vọng.

Việc chưa áp dụng rộng rãi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác lưu trữ cũng làm giảm hiệu quả quản lý và kiểm soát quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng tỷ lệ ứng dụng CNTT, bảng thống kê số lượng nhân sự và trang thiết bị qua các năm, giúp minh họa rõ nét tiến trình hiện đại hóa.

Kết quả nghiên cứu khẳng định hiện đại hóa công tác lưu trữ là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách nhà nước, đồng thời góp phần xây dựng kho bạc điện tử theo chiến lược phát triển của KBNN.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo: Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ và hiện đại hóa cho lãnh đạo các cấp trong KBNN. Mục tiêu đạt 100% lãnh đạo các đơn vị trực thuộc được tập huấn trong vòng 12 tháng tới.

  2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và quy trình nghiệp vụ: Xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn chi tiết về hiện đại hóa công tác lưu trữ, bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình số hóa, bảo quản và khai thác tài liệu. Thời gian thực hiện trong 18 tháng, do Văn phòng KBNN chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan.

  3. Đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lưu trữ: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ năng ứng dụng CNTT cho cán bộ lưu trữ, phấn đấu nâng tỷ lệ cán bộ có trình độ chuyên môn đạt chuẩn lên trên 80% trong 2 năm tới. Đồng thời, xây dựng chương trình đào tạo liên tục để cập nhật công nghệ mới.

  4. Đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật hiện đại: Cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quốc gia, trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản chuyên dụng, hệ thống phòng cháy chữa cháy và an ninh. Đầu tư hệ thống phần mềm quản lý tài liệu tập trung, đồng bộ, hỗ trợ tra cứu và khai thác hiệu quả. Kế hoạch đầu tư kéo dài 3 năm, phối hợp với Bộ Tài chính và các đơn vị liên quan.

  5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong công tác lưu trữ nhằm chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả kiểm soát và giám sát. Mục tiêu hoàn thành trong vòng 24 tháng, do Văn phòng KBNN chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý cơ quan Kho bạc Nhà nước: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ và văn thư: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ hiện đại, ứng dụng CNTT và quản lý chất lượng, hỗ trợ nâng cao năng lực chuyên môn.

  3. Các nhà nghiên cứu và học viên ngành quản lý công, lưu trữ học: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận, pháp lý và thực tiễn hiện đại hóa công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước.

  4. Các cơ quan nhà nước và tổ chức có nhu cầu hiện đại hóa lưu trữ: Tham khảo để áp dụng các giải pháp phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và phục vụ công tác cải cách hành chính.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hiện đại hóa công tác lưu trữ là gì?
    Hiện đại hóa công tác lưu trữ là quá trình áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, đặc biệt là CNTT, vào các hoạt động thu thập, bảo quản, chỉnh lý và khai thác tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ.

  2. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với cơ quan Kho bạc Nhà nước?
    Công tác lưu trữ cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ quản lý ngân sách nhà nước, bảo vệ pháp luật và minh bạch hoạt động tài chính, đồng thời hỗ trợ xây dựng kho bạc điện tử và cải cách hành chính.

  3. Những khó khăn chính trong hiện đại hóa công tác lưu trữ tại KBNN là gì?
    Khó khăn gồm hạn chế về nhân lực chuyên môn, đầu tư cơ sở vật chất chưa đầy đủ, ứng dụng CNTT chưa đồng bộ và thiếu hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn, dẫn đến hiệu quả công tác lưu trữ chưa cao.

  4. Làm thế nào để nâng cao năng lực cán bộ làm công tác lưu trữ?
    Thông qua đào tạo chuyên sâu, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng CNTT, cập nhật kiến thức mới và xây dựng chương trình đào tạo liên tục nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ.

  5. Vai trò của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong công tác lưu trữ là gì?
    Hệ thống này giúp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả kiểm soát, giám sát và cải tiến liên tục công tác lưu trữ, từ đó đảm bảo chất lượng và tính minh bạch trong quản lý tài liệu.

Kết luận

  • Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giữ vai trò then chốt trong quản lý ngân sách nhà nước và xây dựng kho bạc điện tử.
  • Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ giai đoạn 2014-2019 cho thấy nhiều tiến bộ nhưng vẫn còn tồn tại hạn chế về nhân lực, cơ sở vật chất và ứng dụng CNTT.
  • Việc áp dụng các giải pháp đồng bộ như nâng cao nhận thức lãnh đạo, hoàn thiện văn bản quản lý, đào tạo cán bộ, đầu tư trang thiết bị và áp dụng ISO 9001:2015 là cần thiết.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để thúc đẩy hiện đại hóa công tác lưu trữ tại KBNN, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đánh giá định kỳ và mở rộng nghiên cứu áp dụng cho các cơ quan nhà nước khác.

Hành động ngay hôm nay để hiện đại hóa công tác lưu trữ sẽ góp phần xây dựng một hệ thống Kho bạc Nhà nước hiện đại, minh bạch và hiệu quả trong tương lai gần.