Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Lý luận chung về công tác lưu trữ 1. Khái niệm về công tác lưu trữ Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch), ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lưu trữ” vẫn mang dấu ấn của tiếng gốc Hy Lạp cổ xưa.
Ví dụ như archives (tiếng Pháp), archiv (tiếng Đức), archivum (Ba Lan). thuật ngữ này được được dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học, kinh tế, văn hóa, giáo dục. Ở Việt Nam, thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Đối với công văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: “Lưu trữ là: 1.Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng”[34]. Theo cách hiểu của tác giả: Lưu trữ có nghĩa là lưu lại những tài liệu có giá trị để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, phục vụ đời sống xã hội hoặc để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Về mặt lý luận, khái niệm công tác lưu trữ thường được gắn liền với các thuật ngữ cơ bản sau: - Tài liệu là: “vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội.
Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành 7 Luan van chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ. dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của hoạt động đó”. [24] - Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, kịch. của toàn xã hội.
- QLNN về lưu trữ là: “theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động của Nhà nước”. [24] Như vậy, theo cách hiểu của chuyên ngành lưu trữ học, công tác lưu trữ là “toàn bộ các quy trình QLNN và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. [24] Về mặt QLNN, theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ), tại Điều 2 giải thích một số từ ngữ như sau: - Tài liệu “là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
(Khoản 2) - Tài liệu lưu trữ “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3) 8 Luan van - Hoạt động lưu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” (Khoản 1) Ngoài ra, tại Khoản 1, Điều 38 của Luật Lưu trữ đã quy định: “Chính phủ thống nhất QLNN về lưu trữ”. Vì vậy, dưới góc nhìn của QLNN, công tác lưu trữ là bao gồm các lĩnh vực công tác QLNN, điều này thể hiện ở các hoạt động xây dựng và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp của cơ quan QLNN về lưu trữ. Trên cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, khái niệm về công tác lưu trữ được tác giả định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 1. Vị trí - Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một cơ quan, tổ chức, đồng thời góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia. - Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng và có liên hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý, điều hành của một cơ quan, tổ chức. Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý. Vai trò Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/1/1946 với nội dung hết sức 9 Luan van ngắn gọn, súc tích, Thông đạt đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và chỉ rõ trách nhiệm “Các ông bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy bỏ những công văn, tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ”. Đồng thời cũng quy định nơi lưu giữ bảo quản tài liệu sau khi sử dụng “Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”.
Thông đạt số 1-C/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu trữ. Năm 2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ra đời, cũng đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược để phục vụ phát triển kinh tế- xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa của một đất nước, cơ quan, tổ chức hay một cá nhân. Vì vậy cần phải hiểu rõ vai trò của tài liệu lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung, để có biện pháp bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của CQNN, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội.
Vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được thể hiện ở các mặt sau: - Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản QLNN có thể từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ luôn có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng 10 Luan van nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản QLNN cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ. Vì nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
Đồng thời dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước. Mặt khác, quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước. Làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản QLNN nói chung. - Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Việc sử dụng thông tin từ văn bản QLNN để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy QLNN có hiệu quả.