Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên cho khoa quản trị văn phòng tại Đại học Nội vụ Hà Nội

Hệ thống quản lý sinh viên cho Khoa Quản trị văn phòng tại Đại học Nội vụ Hà Nội được xây dựng nhằm nâng cao hiệu… 78 trang · Đại học Nội vụ Hà Nội · 2017.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thúy
• Người hướng dẫn: NGƯT. Dương Mạnh Hùng
• Trường học: Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Hệ thống quản lý sinh viên cho khoa quản trị văn phòng tại Đại học Nội vụ Hà Nội
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• LỜI CAM ĐOAN
• MỞ ĐẦU
• Lý do chọn đề tài
• Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• Mục tiêu nghiên cứu
• Nhiệm vụ nghiên cứu
• Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Giả thuyết nghiên cứu
• Phương pháp nghiên cứu
• Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
• Kết cấu của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
• 1.1. Những vấn đề chung CNTT
• 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học
• 1.1.2. Khái niệm quản lý
• 1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý
• 1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí
• 1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• 1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access
• 1.3.1. Các khái niệm cơ bản
• 1.3.2. Các thành phần trong Access
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• 2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội
• 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường
• 2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng
• 2.2.1. Vị trí và chức năng
• 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
• 2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng
• 2.2.4. Ngành đào tạo
• 2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng
• 2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên
• 2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật
• 2.2.5.3. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển
• 2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng
• 2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên
• 2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên
• 2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên
• 2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng
• 2.3.5. Nhận xét, đánh giá
• 2.3.5.1. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
• 3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu
• 3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin
• 3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu
• 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling)
• 3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết
• 3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ
• 3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng
• 3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết
• 3.2.2. Kết cấu một số Bảng tượng trưng
• 3.2.2.1. Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa)
• 3.2.2.2. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu)
• 3.2.2.3. Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop)
• 3.2.2.4. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV)
• 3.2.3. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau
• 3.2.4. Sơ đồ phân cấp chức năng
• 3.2.4.1. Chức năng quản trị hệ thống
• 3.2.4.2. Chức năng cập nhật dữ liệu
• 3.2.4.3. Chức năng tra cứu thông tin
• 3.2.4.4. Chức năng in ấn
• 3.2.4.5. Chức năng trợ giúp
• 3.3. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng
• 3.3.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access
• 3.3.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003
• 3.3.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007
• 3.3.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013
• 3.3.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt
• 3.3.2.1. Đối với WinXP
• 3.3.2.2. Đối với Win7
• 3.3.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta
• 3.3.4. Khởi động phần mềm
• 3.3.5. Chuẩn hóa dữ liệu
• 3.3.6. Cập nhật dữ liệu
• 3.3.7. Sao lưu dữ liệu
• 3.3.8. Các báo cáo của phần mềm
• 3.3.8.1. Chủ đề: Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo
• 3.3.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo
• 3.3.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo
• 3.3.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo
• 3.3.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo
• 3.3.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo
• 3.3.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo
• 3.3.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo
• 3.3.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa
• 3.3.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box
• 3.3.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên
• 3.3.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Giới thiệu về hệ thống quản lý sinh viên

Hệ thống quản lý sinh viên cho Khoa Quản trị văn phòng tại Đại học Nội vụ Hà Nội được xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý thông tin sinh viên. Quản lý sinh viên không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ thông tin mà còn bao gồm việc theo dõi quá trình học tập, kết quả học tập và các thông tin cá nhân khác. Hệ thống này sẽ giúp quản lý thông tin sinh viên một cách chính xác và nhanh chóng, từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý. Theo tác giả Nguyễn Thị Thúy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên là một yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh hiện nay, khi mà số lượng sinh viên ngày càng gia tăng và yêu cầu về thông tin ngày càng cao.

1.1. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý sinh viên

Hệ thống quản lý sinh viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin. Quản lý học sinh không chỉ giúp theo dõi quá trình học tập mà còn hỗ trợ trong việc đánh giá sinh viên. Hệ thống này giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin, đồng thời cung cấp các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên sẽ giúp nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo tại Khoa Quản trị văn phòng.

II. Thực trạng công tác quản lý sinh viên

Thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng hiện nay còn nhiều hạn chế. Việc quản lý chủ yếu dựa vào giấy tờ và sổ sách, dẫn đến tình trạng mất thời gian và không hiệu quả. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa được áp dụng một cách đồng bộ, gây khó khăn trong việc quản lý thông tin. Theo khảo sát, nhiều thông tin về sinh viên không được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng đến công tác quản lý. Việc thiếu một hệ thống quản lý thông tin sinh viên hiện đại đã làm giảm hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành tại Khoa.

2.1. Những khó khăn trong công tác quản lý

Một trong những khó khăn lớn nhất trong công tác quản lý sinh viên là việc thiếu hụt thông tin chính xác và kịp thời. Các cán bộ quản lý thường phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, dẫn đến việc không thể đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu từ lãnh đạo. Hơn nữa, việc quản lý thông tin sinh viên bằng phương pháp thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Do đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là cần thiết để cải thiện tình hình này.

III. Giải pháp xây dựng hệ thống quản lý sinh viên

Giải pháp xây dựng hệ thống quản lý sinh viên cho Khoa Quản trị văn phòng bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Hệ thống này sẽ được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin sinh viên một cách hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp tự động hóa các quy trình, từ việc nhập liệu đến việc tra cứu thông tin. Theo tác giả, việc xây dựng hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong công tác quản lý.

3.1. Thiết kế phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý sẽ được thiết kế với các chức năng chính như nhập liệu, tra cứu thông tin, và báo cáo. Hệ thống sẽ cho phép người dùng dễ dàng truy cập và quản lý thông tin sinh viên. Việc thiết kế giao diện thân thiện sẽ giúp người dùng dễ dàng thao tác. Hệ thống cũng sẽ được tích hợp các tính năng bảo mật để đảm bảo thông tin cá nhân của sinh viên được bảo vệ an toàn. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý mà còn tạo sự tin tưởng cho sinh viên và phụ huynh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội" do sinh viên Nguyễn Thị Thúy thực hiện (ngành Quản trị văn phòng, khóa 2013 - 2017) dưới sự hướng dẫn của NGƯT. ThS. Dương Mạnh Hùng. Đề tài xuất phát từ yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng và quản trị thông tin người học trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan nhà nước và cơ sở giáo dục đại học.

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc quản lý sinh viên ở cấp độ toàn trường do Phòng Công tác sinh viên phụ trách. Tuy nhiên, ở cấp độ Khoa chuyên môn – cụ thể là Khoa Quản trị văn phòng – công tác quản lý dữ liệu chưa có hệ thống phần mềm chuyên biệt. Nghiệp vụ quản lý sinh viên tại Khoa chủ yếu thực hiện thủ công bằng sổ sách kết hợp các tệp bảng tính Microsoft Excel rời rạc. Mỗi lớp học được theo dõi trên một trang tính hoặc tệp tin riêng biệt, dẫn đến tình trạng cơ sở dữ liệu bị phân tán, không đồng bộ. Khi lãnh đạo yêu cầu trích xuất thông tin của một lớp cụ thể (như lớp ĐH.QTVP13B), cán bộ văn phòng phải mất từ 15 đến 30 phút để tìm kiếm, sàng lọc và tạo tệp dữ liệu mới. Đặc biệt, hệ thống cũ không thể đáp ứng việc tra cứu thông tin của sinh viên đã tốt nghiệp ra trường, buộc Khoa phải liên hệ Phòng Công tác sinh viên để xin lại số liệu, làm gia tăng thời gian xử lý và tải trọng công việc của phòng chức năng. Từ thực tiễn đó, tác giả lựa chọn nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu trên nền tảng Microsoft Access để phục vụ trực tiếp công tác quản trị sinh viên của Khoa.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:

1. Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng hiệu quả và bảo đảm tính thống nhất trong quản lý điều hành.
2. Khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng, phân tích và đánh giá cụ thể thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin để đề xuất giải pháp khắc phục các hạn chế tồn tại.
3. Nghiên cứu xây dựng và đưa phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý sinh viên tại Khoa nhằm đổi mới phương pháp, hiện đại hóa hoạt động quản lý.

Nhiệm vụ nghiên cứu được phân định thành ba nội dung:

1. Nghiên cứu lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên.
2. Nghiên cứu vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
3. Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên (đang học và đã ra trường), đáp ứng yêu cầu trích xuất thông tin phục vụ lãnh đạo: thống kê danh sách theo lớp, hệ, bậc, niên khóa; thống kê theo tôn giáo, dân tộc; thống kê sinh viên thôi học, bảo lưu, đã tốt nghiệp; thống kê sinh viên diện hộ nghèo, diện kết nạp Đảng; quản lý danh bạ ban cán sự lớp và thành tích nghiên cứu khoa học; lưu trữ dữ liệu cựu sinh viên.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống cơ sở dữ liệu công tác quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng.
• Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tiến hành khảo sát và ứng dụng thực nghiệm tại Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (địa chỉ: Số 36 đường Xuân La, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội) với dữ liệu quản lý trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015.

Giả thuyết nghiên cứu: Đề tài đặt ra giả thuyết rằng nếu ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thông qua việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên biệt, việc quản lý thông tin sinh viên sẽ trở nên dễ dàng, đạt năng suất cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp hoạt động của đơn vị diễn ra thông suốt, đồng bộ hơn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận dựa trên sự kết hợp giữa lý luận khoa học quản lý hành chính và các nguyên lý công nghệ thông tin ứng dụng trong văn phòng:

• Lý thuyết quản lý: Tác giả hệ thống hóa các định nghĩa quản lý từ thuyết quản lý cổ điển của Mary Parker Follet ("Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác"), Harold Koontz và Cyril O'Donnell, Robert Kreitner, đến các công trình trong nước của Nguyễn Minh Đạo (1997). Quản lý được xác định là quá trình tác động có mục đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
• Khái niệm công nghệ thông tin và tin học: Căn cứ Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam và Luật Công nghệ thông tin năm 2006. Tác giả phân định ranh giới giữa tin học và công nghệ thông tin; làm rõ các khái niệm phần cứng, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, mạng máy tính (mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN), Internet và thư điện tử.
• Lý thuyết cơ sở dữ liệu: Nghiên cứu cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database) với các khái niệm bảng (Table), trường dữ liệu (Field), bản ghi (Record); các công cụ xử lý truy vấn (Queries), biểu mẫu giao diện (Form), báo cáo tổng hợp (Report), tập lệnh tự động (Macro), và mô-đun mã lệnh (Module). Tác giả vận dụng mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling), mô hình thực thể liên kết (Entity-Relationship Model) và sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) để phân tích dòng thông tin quản lý sinh viên.

Khung văn bản pháp luật và quy định quản lý làm căn cứ nghiên cứu:

• Chỉ thị số 58/TW của Bộ Chính trị khóa VIII về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.
• Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
• Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
• Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
• Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/07/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
• Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020.
• Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13/08/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế học sinh, sinh viên; Thông tư số 10/2016/TT-BGDĐT ban hành Quy chế công tác sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy.
• Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/04/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường; Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24/04/2014 của Hiệu trưởng thành lập Khoa Quản trị văn phòng.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

1. Phương pháp thu thập thông tin: Tập hợp số liệu, báo cáo từ các bộ phận quản lý sinh viên của Khoa và Nhà trường.
2. Phương pháp khảo sát trực tiếp: Trực tiếp quan sát quy trình tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ và vận hành bảng tính quản lý sinh viên tại văn phòng Khoa Quản trị văn phòng.
3. Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa: Phân tích các tài liệu lý luận, văn bản pháp quy nhằm thiết lập nền tảng lý luận cho hệ thống thông tin.
4. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác giáo trình, đề tài khoa học và các bài viết chuyên ngành liên quan đến tin học hóa quản trị nhà trường.
5. Phương pháp phỏng vấn: Lấy ý kiến các nhà quản lý, lãnh đạo khoa và chuyên viên trực tiếp phụ trách công tác quản lý sinh viên để xác định các yêu cầu chức năng nghiệp vụ cần tin học hóa.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thực tế từ hồ sơ theo dõi 1.273 sinh viên thuộc Khoa Quản trị văn phòng (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) quản lý giai đoạn 2013 - 2015, kết hợp các biểu mẫu quản lý hành chính nội bộ của trường.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

Chương này tập trung trình bày các tiền đề lý thuyết về tin học, công nghệ thông tin và vai trò của việc áp dụng phần mềm cơ sở dữ liệu trong quản lý hành chính. Tác giả phân tích sáu vai trò then chốt của công nghệ thông tin đối với quản lý sinh viên cấp khoa: gia tăng hiệu quả vận hành; bảo đảm tính công khai, minh bạch; tối ưu hóa thời gian xử lý công việc và hạn chế sai sót; tạo lập phương thức vận hành thông suốt; hỗ trợ kiểm soát, chuẩn hóa quy trình điều hành; nâng cao năng lực quản lý của bộ máy tổ chức. Phần cuối chương giới thiệu tổng quan hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, chỉ rõ các cấu phần cơ bản (Table, Queries, Form, Report, Macro, Module) và cấu trúc tệp dữ liệu đuôi .mdb, khẳng định tính phù hợp của công cụ này đối với người làm công tác văn phòng không chuyên về lập trình.

Chương II: Thực trạng công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương II giới thiệu lịch sử phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua các mốc: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ (1971 - 2005 theo Quyết định 109/BT), Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2005 - 2011 theo Quyết định 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB và Quyết định 108/QĐ-BNV), và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (từ tháng 11/2011 theo Quyết định 2016/QĐ-TTg). Khoa Quản trị văn phòng được thành lập ngày 24/04/2014 theo Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV, đảm nhiệm đào tạo ngành Quản trị văn phòng (bậc đại học, cao đẳng) và ngành Thư ký văn phòng (bậc cao đẳng, trung cấp). Đội ngũ giảng viên của khoa có 100% đạt trình độ thạc sĩ trở lên, trong đó 22% đang là nghiên cứu sinh.

Tác giả khảo sát thực trạng quản lý sinh viên tại thời điểm nghiên cứu với quy mô tổng số 1.273 sinh viên. Dữ liệu cơ cấu đào tạo được thống kê cụ thể:

Bậc / Hệ đào tạo	Tỷ lệ trong tổng số sinh viên Khoa
Đại học (chính quy và liên thông chính quy)	86,33% (liên thông chính quy chiếm 20% khối đại học)
Cao đẳng chính quy	13,67%

Về quy trình nghiệp vụ, chuyên viên văn phòng Khoa phải xử lý nhập hồ sơ trúng tuyển, vào điểm thi, tính điểm trung bình, xét học bổng, lập danh sách lưu ban, thôi học, in bảng điểm tốt nghiệp. Công cụ quản lý duy nhất là các tệp Excel rời rạc. Mỗi lớp được quản lý trên một trang tính với các trường: Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Khoa, Tên lớp, CMND, Nơi cấp, Ngày cấp, Nơi sinh. Tác giả phân tích ưu - nhược điểm của công cụ hiện tại:

• Ưu điểm của Excel: Giao diện trực quan, dễ dùng, không tốn chi phí lập trình, nhập dữ liệu thủ công hạn chế lỗi hệ thống, dễ hiệu chỉnh biểu bảng.
• Nhược điểm của Excel: Dữ liệu phân tán, không có tính liên kết tập trung; tra cứu thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo mất 15-30 phút/lớp; khó tổng hợp số liệu đa tiêu chí (dân tộc, tôn giáo, hộ nghèo, đoàn thể, nghiên cứu khoa học, thông tin lớp trưởng); yêu cầu kỹ năng hàm phức tạp (SUMIF, VLOOKUP, Pivot Table); tính bảo mật kém, không phân quyền truy cập, tệp dễ bị bẻ khóa mật khẩu; không đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp. Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access.

Chương III: Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng

Chương III trình bày toàn bộ quy trình thiết kế và hiện thực hóa phần mềm quản lý sinh viên:

• Phân tích thiết kế logic và vật lý: Xác định chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, đầu ra; mô hình hóa quy trình xử lý thông qua sơ đồ dòng dữ liệu (DFD).
• Xây dựng mô hình thực thể liên kết (E-R): Thiết lập hệ thống bảng dữ liệu chuẩn hóa và liên kết quan hệ một - nhiều (1-n).
• Thiết kế hệ thống chức năng: Gồm 5 phân hệ chính (Quản trị hệ thống, Cập nhật dữ liệu, Tra cứu thông tin, In ấn báo cáo, Trợ giúp).
• Cấu hình môi trường vận hành: Kích hoạt Macro trên các phiên bản Access (2003, 2007, 2010, 2013); thiết lập chuẩn ngày tháng năm tiếng Việt (dd/MM/yyyy) trên hệ điều hành Windows XP và Windows 7; cấu hình múi giờ hệ thống (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.
• Xây dựng hệ thống báo cáo (Reports) tự động theo 8 nhóm chủ đề quản lý và tích hợp chức năng đồng bộ dữ liệu trực tiếp từ các tệp Excel sẵn có vào Access.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên được tác giả thiết kế theo kiến trúc mô-đun độc lập trên nền tảng Microsoft Access. Các bảng dữ liệu (Tables) và mối quan hệ được cấu trúc hóa nhằm triệt tiêu sự trùng lặp và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Hệ thống sử dụng mô hình dữ liệu quan hệ, liên kết giữa các bảng theo quan hệ một - nhiều (1-n). Các bảng dữ liệu chính trong hệ thống bao gồm:

Tên bảng	Mã bảng trong Access	Chức năng lưu trữ dữ liệu
Bảng Khoa	Bangkhoa	Danh mục các khoa chuyên môn trong toàn trường
Bảng Chức vụ	Bang_Chuc vu	Danh mục chức vụ của sinh viên (Ban cán sự, Đoàn...)
Bảng Lớp	Banglop	Danh mục các lớp học do Khoa quản lý
Bảng Sinh viên	Bang_SV	Toàn bộ các trường thông tin nhân thân, lý lịch sinh viên
Bảng Bậc đào tạo	Danh mục Bậc	Danh mục các bậc đào tạo (Đại học, Cao đẳng, Trung cấp)
Bảng Hệ đào tạo	Danh mục Hệ	Danh mục các hệ đào tạo (Chính quy, Liên thông)
Bảng Ngành đào tạo	Danh mục Ngành	Danh mục các ngành đào tạo thuộc Khoa Quản trị văn phòng
Bảng Khóa học	Danh mục Khóa	Danh mục các niên khóa đào tạo
Bảng Dân tộc	Danh mục Dân tộc	Danh mục các thành phần dân tộc
Bảng Tôn giáo	Danh mục Tôn giáo	Danh mục tôn giáo của sinh viên
Bảng Quốc tịch	Danh mục Quốc tịch	Quản lý quốc tịch, phục vụ theo dõi lưu học sinh nước ngoài
Bảng Hiện trạng	Danh mục Hiện trạng	Tình trạng học tập: Đang học, Bảo lưu, Thôi học, Tốt nghiệp
Bảng Lớp trưởng	Bảng SĐT Lớp trưởng	Thông tin liên lạc, số điện thoại của ban cán sự các lớp
Bảng phụ trợ	Khối, Giới tính, Cố vấn	Danh mục khối thi, giới tính, phân công cố vấn học tập

Phân hệ chức năng và giao diện phần mềm

Phần mềm tổ chức 5 nhóm chức năng nghiệp vụ thông qua hệ thống Form và Macro điều khiển:

1. Chức năng quản trị hệ thống: Khởi động chương trình, phân quyền sử dụng, chuẩn hóa dữ liệu, sao lưu dự phòng (backup) cơ sở dữ liệu.
2. Chức năng cập nhật dữ liệu: Cho phép thêm mới, hiệu chỉnh, xóa thông tin hồ sơ; đặc biệt tích hợp tiện ích tự động bóc tách và nạp dữ liệu từ các bảng tính Excel của các lớp vào cơ sở dữ liệu Access mà không cần nhập thủ công lại từ đầu.
3. Chức năng tra cứu thông tin:
   • Tra cứu nhanh thông qua hộp danh sách chọn (Combo Box) theo Mã sinh viên.
   • Tra cứu theo Họ và tên sinh viên.
   • Tra cứu kết hợp đồng thời Họ tên và Ngày tháng năm sinh để xác định chính xác hồ sơ trùng tên.
4. Chức năng in ấn và báo cáo (Reports): Hệ thống thiết kế sẵn 68 mẫu báo cáo nghiệp vụ chia theo các chủ đề:
   • Chủ đề Niên khóa: 10 báo cáo
   • Chủ đề Bậc đào tạo: 10 báo cáo
   • Chủ đề Hệ đào tạo: 10 báo cáo
   • Chủ đề Giới tính: 10 báo cáo
   • Chủ đề Dân tộc và Tôn giáo: 10 báo cáo
   • Chủ đề Lớp học: 10 báo cáo
   • Chủ đề Nghiên cứu khoa học của sinh viên: 7 báo cáo
   • Chủ đề Sinh viên người nước ngoài: 1 báo cáo
5. Chức năng trợ giúp: Tích hợp sẵn các biểu mẫu văn bản hành chính quy chuẩn như biên bản đánh giá rèn luyện sinh viên, quyết định bảo lưu, quyết định thôi học để phục vụ in ấn, đối chiếu nghiệp vụ.

Cấu hình và môi trường vận hành

Hệ thống được đóng gói dưới dạng tệp cơ sở dữ liệu Access đuôi .mdb. Để vận hành chính xác các tập lệnh Macro và định dạng hiển thị, hệ thống yêu cầu các thông số thiết lập:

• Kích hoạt Macro: Hướng dẫn cấu hình hạ mức bảo mật Macro phù hợp trên các phiên bản phần mềm Access 2003, Access 2007, Access 2010 và Access 2013 (Enable all macros / Trust Center Settings).
• Cấu hình hệ điều hành: Tương thích trên Microsoft Windows XP và Windows 7.
• Chuẩn hóa định dạng khu vực (Regional and Language Options): Định dạng ngày tháng bắt buộc theo kiểu Việt Nam dd/MM/yyyy (Short Date); múi giờ hệ thống thiết lập (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả thực tiễn, đề tài đã xử lý bài toán quản trị thông tin cho 1.273 sinh viên Khoa Quản trị văn phòng (86,33% sinh viên đại học và 13,67% sinh viên cao đẳng). Ứng dụng giải quyết triệt để sự phân tán dữ liệu của phương thức quản lý bằng sổ sách và Excel trước đây. Thời gian tra cứu và chiết xuất danh sách sinh viên của một lớp được rút ngắn từ 15-30 phút xuống còn vài thao tác tức thì trên Form tra cứu. Khả năng lọc và in ấn tự động 68 loại báo cáo theo nhiều tiêu chí (hệ, bậc, khóa, diện chính sách, đảng viên, nghiên cứu khoa học, người nước ngoài) cung cấp số liệu kịp thời cho ban chủ nhiệm khoa và lãnh đạo nhà trường.

Về giải pháp và kiến nghị, tác giả đề xuất:

• Khoa Quản trị văn phòng triển khai áp dụng chính thức phần mềm Access vào quy trình xử lý công việc thường nhật của chuyên viên quản lý sinh viên.
• Trang bị cơ sở vật chất, hệ thống máy tính có cấu hình đồng bộ nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu và tốc độ xử lý phần mềm.
• Chuẩn hóa quy trình thu thập dữ liệu hồ sơ đầu vào của sinh viên ngay từ thời điểm nhập học để đồng bộ với các trường dữ liệu trong phần mềm.

Về đóng góp mới của đề tài: Đây là công trình đầu tiên tại Khoa Quản trị văn phòng (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) nghiên cứu và xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên chuyên biệt ở cấp độ khoa. Sản phẩm nghiên cứu không dừng lại ở mặt lý thuyết mà bàn giao đầy đủ sản phẩm ứng dụng thực tế gồm: tệp phần mềm quản lý trên Access, đĩa CD cài đặt chương trình kèm tài liệu hướng dẫn sử dụng và báo cáo khóa luận tốt nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ rõ những hạn chế cụ thể bắt nguồn từ phạm vi nghiên cứu và điều kiện thực hiện của tác giả:

• Giới hạn về phạm vi khảo sát: Đề tài chỉ tập trung xử lý dữ liệu thực tế tại Khoa Quản trị văn phòng (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) trong giai đoạn 2013 - 2015, chưa mở rộng phạm vi ra các khoa đào tạo khác trong toàn trường.
• Giới hạn chức năng phần mềm: Hệ thống mới hoàn thiện các phân hệ quản lý thông tin nhân thân, lý lịch, hiện trạng học tập và trích xuất báo cáo thống kê; chưa tích hợp các phân hệ nghiệp vụ phức tạp khác như phân hệ quản lý điểm chi tiết từng học phần và phân hệ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp.
• Năng lực lập trình chuyên sâu: Tác giả là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, không được đào tạo chuyên môn về công nghệ phần mềm, do đó việc xây dựng các thuật toán phức tạp trên hệ thống còn gặp nhiều hạn chế.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được tác giả đề xuất bao gồm:

• Tiếp tục nghiên cứu mở rộng các phân hệ tính năng của phần mềm, tập trung phát triển mô-đun quản lý kết quả học tập (quản lý điểm) và mô-đun theo dõi văn bằng chứng chỉ của sinh viên.
• Mở rộng chức năng quản lý, kết nối mạng và theo dõi sự phát triển nghề nghiệp của cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều đối tượng trong môi trường học thuật và quản lý hành chính:

• Đối với sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ và Quản trị nhân lực: Khóa luận là tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp luận số hóa quy trình quản lý văn phòng; cách thức chuyển đổi dữ liệu từ bảng tính rời rạc sang cơ sở dữ liệu quan hệ có cấu trúc; kỹ năng khai thác công cụ Microsoft Access để giải quyết bài toán nghiệp vụ văn phòng.
• Đối với cán bộ, chuyên viên quản lý sinh viên tại các khoa, phòng ban đào tạo: Cung cấp mô hình tham chiếu rõ ràng về chuẩn hóa trường dữ liệu sinh viên, phương pháp liên kết bảng dữ liệu và danh mục 68 báo cáo thống kê phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quản lý nội bộ.
• Các nội dung có giá trị tham khảo nổi bật:
  • Bản phân tích cấu trúc các bảng dữ liệu chuyên biệt (Bang_SV, Banglop, Bangkhoa, Bang_Chuc vu) tại Chương III.
  • Thiết kế hệ thống 68 mẫu báo cáo phân theo các tiêu chí quản trị đặc thù của cơ sở giáo dục đại học.
  • Quy trình kỹ thuật thiết lập Macro và chuẩn hóa định dạng thời gian tiếng Việt trên hệ điều hành Windows để vận hành ứng dụng Access ổn định.

Câu hỏi thường gặp

1. Dữ liệu thực tế được sử dụng để xây dựng và kiểm thử phần mềm trong khóa luận có quy mô như thế nào?

Dữ liệu khảo sát thực tế tại Khoa Quản trị văn phòng (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) giai đoạn 2013 - 2015 có tổng quy mô 1.273 sinh viên. Trong đó, sinh viên bậc đại học chiếm 86,33% (với 20% thuộc khối đại học liên thông chính quy), và sinh viên bậc cao đẳng chính quy chiếm 13,67%.

2. Vì sao tác giả đề xuất thay thế việc quản lý sinh viên bằng Microsoft Excel sang Microsoft Access?

Quản lý bằng Excel tồn tại nhiều bất cập: dữ liệu phân tán trên nhiều tệp/sheet riêng lẻ theo từng lớp; thời gian lọc thông tin một lớp mất từ 15 đến 30 phút; không có chức năng phân quyền bảo mật chuyên sâu dẫn đến rủi ro lộ lọt thông tin; khó khăn khi tổng hợp số liệu đa tiêu chí (dân tộc, tôn giáo, hộ nghèo, đoàn thể); và hoàn toàn không lưu trữ, tra cứu được thông tin của sinh viên đã ra trường. Access giải quyết được các nhược điểm này nhờ mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ tập trung, hỗ trợ truy vấn tự động và biểu mẫu báo cáo chuẩn hóa.

3. Hệ thống phần mềm trên Access cung cấp bao nhiêu mẫu báo cáo và phân bổ theo các chủ đề nào?

Hệ thống cung cấp tổng cộng 68 mẫu báo cáo nghiệp vụ (Reports), phân bổ thành 8 chủ đề chính: Niên khóa (10 báo cáo), Bậc đào tạo (10 báo cáo), Hệ đào tạo (10 báo cáo), Giới tính (10 báo cáo), Dân tộc và tôn giáo (10 báo cáo), Lớp học (10 báo cáo), Nghiên cứu khoa học của sinh viên (7 báo cáo) và Sinh viên người nước ngoài (1 báo cáo).

4. Phần mềm hỗ trợ người dùng tra cứu thông tin sinh viên qua các hình thức nào?

Phần mềm cung cấp ba hình thức tra cứu thông tin: tra cứu nhanh bằng Mã sinh viên thông qua hộp danh sách chọn (Combo Box); tra cứu theo Họ và tên sinh viên; và tra cứu kết hợp đồng thời Họ tên và Ngày tháng năm sinh nhằm tránh nhầm lẫn giữa các sinh viên trùng tên.

5. Yêu cầu kỹ thuật về hệ điều hành và phần mềm để ứng dụng vận hành chính xác là gì?

Hệ thống chạy trên nền hệ điều hành Microsoft Windows XP hoặc Windows 7; sử dụng phần mềm Microsoft Access (hỗ trợ các phiên bản 2003, 2007, 2010, 2013) với định dạng tệp .mdb. Người dùng bắt buộc phải cấu hình cho phép kích hoạt Macro (Enable Macro), thiết lập định dạng ngày tháng kiểu Việt Nam (dd/MM/yyyy) trong Regional Settings, và đặt múi giờ hệ thống (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thúy đã giải quyết trọn vẹn bài toán ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bằng việc xây dựng thành công phần mềm cơ sở dữ liệu trên nền tảng Microsoft Access với hệ thống bảng quan hệ chuẩn hóa và 68 mẫu báo biểu tự động, công trình đã khắc phục hiệu quả các hạn chế của phương pháp quản lý thủ công và bảng tính Excel phân tán cho 1.273 sinh viên. Mặc dù còn giới hạn về mặt thời gian khảo sát và chưa tích hợp sâu phân hệ quản lý điểm cũng như văn bằng tốt nghiệp, sản phẩm phần mềm cùng toàn bộ quy trình thiết kế trong khóa luận mang giá trị thực tiễn rõ rệt, đóng góp thiết thực vào tiến trình hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng của đơn vị đào tạo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Những vấn đề chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên và vai trò của hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa QTVP. Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 6 7 CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1. Những vấn đề chung CNTT Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hoá.

Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác tư duy. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì việc ứng dụng CNTT là một vấn đề cần thiết đặt ra ngay lúc này. Ứng dụng CNTT rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như cho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết công việc. Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói chung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi.

Chính vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Trường ĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý. Thực hiện nhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn. Có thể nói công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí và góp phần hiện đại hơn trong cuộc sống.

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức 8 khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”1 Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”2 Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội… của con người.

Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.

Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân. Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software). Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc.

1 Tại trang 1 Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. 2 Tại trang 1 Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 9 Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. Ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar Internet: Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP).

Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau).

Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang, còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay. Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người.

10 Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.

Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: + Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km + Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs,1000 Mps và gần 1 Gb.

Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).

Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính:  Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk).  Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi.

Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói  ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system).