Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tài chính, kế toán… Mỗi hệ thống con này đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau. Để thực hiện các hoạt động quản lí và tác nghiệp tại một bộ phận chức năng, cũng như trong toàn doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là hệ thống thông tin kế toán, đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu cụ thể về hệ thống thông tin kế toán ở những chương sau đều dựa trên cách tiếp cận hệ thống.
Vì vậy, chương đầu tiên này sẽ cung cấp cho người đọc những nội dung cơ bản sau: - Khái niệm, kết cấu, đặc trưng của hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng. - Khái quát về doanh nghiệp và các hệ thống chức năng của doanh nghiệp. - Giới thiệu hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp. - Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin kế toán cũng như mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác.
- Các công cụ kĩ thuật để nghiên cứu và mô tả một hệ thống. Khái quát chung về hệ thống 1. Khái niệm hệ thống Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Hoạt động của con người thường gắn liền với các hệ thống.
Chẳng hạn, con người có được cảm giác là nhờ hệ thống thần kinh - tập hợp bao gồm các thành phần như não bộ, thần kinh cảm giác và các tế bào cảm giác dưới da hoạt động cùng nhau giúp chúng ta cảm nhận được sự nóng, lạnh, sự sợ hãi. Chúng ta giao tiếp được với nhau thông qua hệ thống ngôn ngữ, bao gồm các thành phần là các từ ngữ, các dấu hiệu thể hiện các ý nghĩa. Có thể thấy, muôn vàn hệ thống luôn tồn tại xung quanh chúng ta. Từ những hệ thống có kích thước 3 nhỏ bé, chẳng hạn như một tế bào, một cơ thể sống, một gia đình, một doanh nghiệp cho đến các hệ thống rất lớn như hệ thống giao thông, hệ thống giáo dục, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế của một quốc gia, hệ thống thông tin liên lạc trên toàn thế giới, thậm chí có hệ thống khổng lồ như hệ Mặt Trời bao la.
Một số hệ thống có cấu trúc giản đơn nhưng cũng có những hệ thống cực kì phức tạp, có những hệ thống do con người tạo ra và có những hệ thống có nguồn gốc từ tự nhiên. Mỗi hệ thống là một chỉnh thể thống nhất, một đối tượng tương đối trọn vẹn. Nói đến hệ thống, cần phải xem xét cả hai điều kiện. Thứ nhất là tập hợp các phần tử của hệ thống.
Thứ hai là những mối liên hệ lẫn nhau giữa các phần tử đó. Các phần tử của hệ thống có tính độc lập tương đối, tuy vậy để hiểu bản chất của một hệ thống không chỉ xem xét các phần tử bên trong hệ thống một cách riêng lẻ, độc lập nhau mà quan trọng hơn là phải hiểu các mối liên hệ tác động qua lại giữa chúng. Cần phân biệt hệ thống với những tập hợp ngẫu nhiên các yếu tố không có quan hệ tất yếu nào với nhau. Một đống củi có thể bao gồm đầy đủ các yếu tố của một cái cây, gồm rễ cây, thân cây, cành cây, lá cây.
nhưng không thể là một hệ thống. Các mối liên hệ giữa các phần tử trong một hệ thống có thể được biểu hiện dưới nhiều hình thái khác nhau: liên hệ về mặt cơ học, sinh học, năng lượng, thông tin. Kết cấu của hệ thống Để hiểu một hệ thống cần phải nghiên cứu kết cấu của nó. Kết cấu của hệ thống là cách thức cấu tạo nên hệ thống, phản ánh sự sắp xếp các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo một trật tự nhất định.
Xem xét kết cấu của hệ thống là tìm hiểu nội dung, bản chất của các phần tử và các mối quan hệ giữa chúng xét trong không gian và thời gian nhất định. Kết cấu của hệ thống tồn tại một cách khách quan. Nhờ có kết cấu xác định mà hệ thống có được sự ổn định để đảm bảo trạng thái cân bằng nội tại của nó tại một thời điểm. Khi mối liên hệ giữa các phần tử hoặc số phần tử của hệ thống thay đổi đến một mức độ nhất định thì kết cấu của hệ thống sẽ thay đổi.
Trong thực tế, mỗi phần tử của hệ thống thường có nhiều mặt, nhiều thuộc tính khác nhau. Không phải tất cả các mặt, các thuộc tính này đều tham gia tác động và có mối liên hệ với các phần tử khác trong cùng hệ thống. Vì vậy, bản chất của hệ thống chỉ phụ thuộc vào đặc điểm các mặt, các thuộc tính của phần tử tham gia tác động lẫn nhau. Khi số lượng các thuộc tính của các phần tử tham gia tác động lẫn nhau càng lớn thì kết cấu của hệ thống càng phức tạp.
Cùng một số phần tử nhưng khi tác động lẫn nhau bằng những cách thức khác nhau lại có thể tạo nên các hệ thống khác nhau. 4 Ví dụ, một gia đình có ba người: vợ (A), chồng (B), con (C). Trong gia đình, ba người đó đối xử với nhau theo quan hệ A là vợ của B và là mẹ của C; B là chồng của A và là bố của C; còn C là con của A và B. Trong trường hợp cả ba người này cùng làm trong một nhà máy, ở đó, B là giám đốc còn A và C là công nhân thì quan hệ giữa B với A và C lại là quan hệ lãnh đạo.
Rõ ràng, ba người này đã thuộc về một hệ thống khác, đó là hệ thống tổ chức của nhà máy. Như vậy, khái niệm kết cấu phản ánh hình thức sắp xếp của các phần tử và tính chất sự tác động lẫn nhau của các phần tử đó. Nhờ có kết cấu mà chúng ta hiểu được vì sao đặc tính của hệ thống nói chung không giống với tổng số đặc tính của các phần tử tạo thành. Các đặc trưng cơ bản của hệ thống Mỗi hệ thống đều có các phần tử cấu thành, có mục tiêu, các phương thức hoạt động và phối hợp các phần tử nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Hệ thống tiếp nhận các yếu tố đầu vào, xử lí theo các phương thức đã được xác định và kết xuất các kết quả đầu ra như biểu diễn trên Hình 1. Mục tiêu Môi trường Đầu vào Đầu ra Xử lí Giao diện Hình 1.1: Các đặc trưng cơ bản của hệ thống Một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bao gồm các đặc trưng cơ bản sau: - Mục tiêu của hệ thống: Là lí do để tồn tại hệ thống, là trạng thái, kết quả hệ thống mong đợi hoặc dự định đạt tới trong quá trình hoạt động của hệ thống. Mỗi hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ thống và các mục tiêu riêng của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống. Giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất.
Tính có mục tiêu là đặc trưng của hệ thống phức tạp. Mục tiêu của hệ thống có thể thay đổi trong từng giai đoạn nhất định. 5 - Hoạt động xử lí của hệ thống: Là toàn bộ các hoạt động bên trong hệ thống, thể hiện sự tương tác qua lại giữa các phần tử của hệ thống với nhau nhằm tác động đến đầu vào để chuyển hóa nó thành đầu ra. - Đầu vào: Là toàn bộ những gì từ môi trường tham gia vào hệ thống, hay nói cách khác đầu vào là các tác động mà hệ thống nhận được từ môi trường.
- Đầu ra: Là sản phẩm của hệ thống được đưa trở lại môi trường. Đó là kết quả của quá trình hoạt động của hệ thống hoặc phản ứng trở lại từ hệ thống đến môi trường. Tập hợp những đầu vào và đầu ra của hệ thống gọi là tương tác của hệ thống với môi trường. Có thể có nhiều loại tương tác khác nhau nhằm trao đổi năng lượng, vật chất hay trao đổi thông tin.
- Môi trường: Là hoàn cảnh mà trong đó hệ thống hoạt động. Để đạt được mục tiêu, các hệ thống tương tác với môi trường của chúng. Đó là các thực thể tồn tại bên ngoài hệ thống nhưng lại có quan hệ, tác động lên hệ thống và chịu tác động của hệ thống. - Giao diện: Hay còn gọi là đường biên, là điểm tiếp xúc của hệ thống với môi trường hoặc ranh giới chung của hai hay nhiều hệ thống để phân định phạm vi giữa chúng.
- Phản hồi: Là cách thức cung cấp thông tin ngược trở lại cho hệ thống để so sánh kết quả đầu ra với kết quả mong muốn. Điều này giúp cho hệ thống tự điều chỉnh hoạt động của mình. Phân loại hệ thống Tùy thuộc vào các tiêu thức phân loại khác nhau có thể phân chia hệ thống thành những loại sau đây: Theo mức độ quan hệ và tương tác với môi trường - Hệ thống mở: Hệ thống có tương tác với môi trường, nhận đầu vào từ môi trường và có đầu ra đến môi trường. Trong hệ thống mở, các tương tác với môi trường thường không được nhận biết một cách đầy đủ hoặc không kiểm soát được toàn bộ.
- Hệ thống đóng: Hệ thống cô lập, chỉ có tương tác giữa các thành phần của hệ thống, không có giao tiếp với môi trường bên ngoài và môi trường cũng không tác động vào các quá trình xử lí của hệ thống. Hệ thống đóng chỉ tồn tại trên lí thuyết, thường được sử dụng để mô phỏng và nghiên cứu các hệ thống. Trên thực tế, bất kì hệ thống nào cũng có tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách thức khác nhau. - Hệ thống liên kết đóng: Hệ thống có tương tác với môi trường thông qua các giao thức đã định trước và kiểm soát được (tính liên kết).
Tuy nhiên, khi hệ 6 thống đang vận hành thì môi trường không thể can thiệp vào sự vận hành của hệ thống (tính đóng). Theo mức độ phức tạp - Hệ thống giản đơn: Hệ thống có ít phần tử cấu thành và các phần tử có ít thuộc tính tác động lẫn nhau.