CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT TỒN KHO 1. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu. Các vấn đề liên quan đến kiểm soát tồn kho 1. Khái niệm, phân loại, vai trò của hàng tồn kho Hàng tồn kho là gi? Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng.
Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho ở đây không những là thành phẩm trong kho thành phẩm mà còn là: - Sản phẩm dở dang chưa hoàn thành. - Nguyên vật liệu tồn kho, linh kiện sản xuất, công cụ sản xuất tồn kho.
- Chi phí dịch vụ dở dang. - Thành phẩm đang trên đường vận chuyển. Xét về khía cạnh về tài chính, hàng tồn kho được được xem là một loại tài sản lưu động. Là loại tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất-kinh doanh.
Theo Larousse, hàng tồn kho có hai ý nghĩa chủ yếu sau: Thứ nhất, là toàn bộ hàng hóa có mặt trên thị trường hoặc trong cửa hàng. Thứ hai, là tập hợp tất cả hàng hóa, nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian, hay sản phẩm cuối cùng… thuộc quyền sở hữu của cùng một xí nghiệp. Nếu chúng ta thu hẹp trong một xí nghiệp, thì định nghĩa thứ nhất có liên quan đặc biệt đến các xí nghiệp có chức năng phân phối sản phẩm (siêu thị, các xí nghiệp bán hàng qua điện thoại hoặc thư tín. Các xí nghiệp này cũng có các vấn đề quản trị như những xí nghiệp khác, nhưng chúng có tầm quan trọng hơn: - Quan hệ đối với người cung ứng hàng hóa: Xác định phương thức mua hàng, SVTH: Đặng Văn Tú 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Phan Nhật Phương kỳ hạn sản xuất và giao hàng, thương lượng giảm giá (theo số lượng).
- Chính sách bán hàng: siêu thị được bán giảm giá một số phần trăm trong năm, quãng cáo catalogue, cam kết kỳ hạn giao hàng (trong vòng 48 giờ), phương thức hậu mãi (dịch vụ sau khi bán). - Vấn đề phân phối: bố trí các kho trung chuyển, chọn phương tiện chuyên chở và phân phối (dịch vụ bưu điện, chuyên chở bằng đường sắt hay đường bộ….) xác định chu trình giao hàng (hằng ngày, hằng tuần hay mỗi khi có đơn hàng). Định nghĩa thứ hai có liên quan đến các xí nghiệp sản xuất hay chế biến. Vrat viết trong cuốn sách Materials Management năm 2014 thì trong các xí nghiệp thường có 4 loại hàng tồn kho: - Hàng tồn kho đầu nguồn, là giao diện giữa người cung ứng và xí nghiệp, gồm nguyên vật liệu, thành phần cung cấp cho dây chuyền sản xuất.
- Hàng tồn kho sản phẩm trung gian (tồn kho đêm hay đang dang dở): tồn kho các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất giữa các máy hoặc phân xưởng. - Hàng tồn kho cuối nguồn: thành phẩm sẵn sàng chuyển đi, đến với khách hàng hay người đặt hàng. - Hàng tồn kho của những chi tiết hay phụ tùng thay thế của các máy móc, các dụng cụ hay vật liệu dùng để bảo trì… 1. Mục tiêu và vai trò của hàng tồn kho Theo cách chuyên gia thống kê thì hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thường khoảng 40-50%) vì thế việc quản lý, kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục của doanh nghiệp.
Việc quản trị hàng tồn kho có hai vấn đề trái ngược nhau là: đảm bảo việc sản xuất liên tục, không bị gián đoạn, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng thì cần phải dự trữ một khối lượng hàng tồn kho lớn nhưng nếu việc dự trữ một khối lượng hàng tồn kho lớn như thế thì dẫn đến việc chi phí quản lý nó sẽ tăng cao. Quản trị hàng tồn kho là một phương pháp lên kế hoạch để xác định khi nào thì đặt hàng và lượng đặt hàng là bao nhiêu để chi phí cho việc đặt hàng và chi phí lưu kho được hiệu quả tối ưu mà không làm sản xuất bị gián đoạn. Quản trị hàng tồn kho SVTH: Đặng Văn Tú 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Phan Nhật Phương cơ bản là giải quyết hai vấn đề chính đó là: + Khi nào thì nên đặt hàng? + Lượng đặt hàng là bao nhiêu? Mục tiêu hàng đầu của quản trị hàng tồn kho là phải cung cấp đầy đủ sản phẩm cho khách hàng và tránh tình trạng thiếu hụt hàng. Đảm bảo chi phí cho việc lưu kho, dự trữ tối thiểu.
Duy trì đầy đủ lượng tồn kho của tất cả các mặt hàng và phải đảm bảo chi phí quản lý trong giới hạn mong muốn. Bên cạnh đó, phải có nhiệm vụ kịp thời bổ sung những nguồn lực trong sản xuất. Việc quản trị hàng tồn kho cung cấp một cơ sở khoa học để lên kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho việc mua vật liệu. Việc quản trị hàng tồn kho một cách khoa học sẽ có những lợi ích như cải thiện mối quan hệ với khách hàng vì khi quản trị hàng tồn kho tốt thì có thể giao hàng kịp thời cho khách hàng, sản xuất liên tục và không bị gián đoạn, sử dụng hiệu quả vốn lưu động và giúp giảm thiểu tổn thất., loại bỏ khả năng trùng lặp khi đặt hàng.
Đặc điểm của các loại hàng tồn kho Các loại hàng tồn kho chủ yếu của một doanh nghiệp gồm 3 thành phần chính: Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. a) Hàng tồn kho trong cung ứng (nguyên vật liệu): Là một trong những yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý tồn kho của doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu được nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau. Với điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau: SVTH: Đặng Văn Tú 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Phan Nhật Phương - Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định.
- Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. b) Hàng tồn kho trong sản xuất (bán thành phẩm): Là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài.
Tồn kho bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau. Khi tồn kho bán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như: - Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng mẫu số, vừa giảm SVTH: Đặng Văn Tú 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Phan Nhật Phương chi phí lại vừa rút ngắn chu kỳ sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích. - Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắn chu kỳ sản xuất, khiến cho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn, từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi. c) Hàng tồn kho trong tiêu thụ (thành phẩm): Là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩ thuật quy định và nhập kho.
Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường.