chương 1, chúng ta đã thấy rõ tiềm năng và cơ hội phát triển của công ty, cũng như những thách thức mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt trong tương lai. Những thông tin này sẽ là nền tảng để tiếp tục khám phá sâu hơn về các chiến lược kinh doanh và hoạt động cụ thể của công ty trong các chương tiếp theo. 13 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THỰC HIỆN TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG MỚI VÀ THUYẾT PHỤC MỜI THẦU CỦA CÔNG TY 2. Mối liên hệ giữa các bộ phận có liên quan Trong quy trình thực hiện tìm kiếm khách hàng mới và thuyết phục mời thầu, toàn bộ công việc thuộc Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm với đội ngũ nhân viên đều có trình độ Đại học trở lên liên quan đến ngành Kinh doanh và Kinh tế xây dựng.
- Giám đốc: Giám đốc là người đảm nhận trực tiếp toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Với thâm niên 9 năm kinh nghiệm trong ngành thương mại, cụ thể là trong lĩnh vực xây dựng trước khi thành lập công ty riêng. Giám đốc đã áp dụng những kinh nghiệm thực tiễn của mình vào quy trình làm việc của công ty, truyền thụ lại những cách thức cơ bản để tạo mối quan hệ và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của mình. - Trưởng phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh có xuất phát điểm là một Kỹ sư kinh tế xây dựng, có thâm niêm 6 năm làm trong lĩnh vực đấu thầu, chị là người nắm rõ các quy trình thực hiện nghiệp vụ đấu thầu của Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Phát Hồng.
Với vị trí trưởng phòng kinh doanh, chị là người Xây dựng kế hoạch kinh doanh theo quý của công ty, phân tích & đánh giá dự án và đàm phán hợp đồng với đối tác/khách hàng. Chị là người hỗ trợ, đưa ra lời khuyên cho các nhân viên và thực tập sinh trong suốt quá trình làm việc. - Thực tập sinh: Nhóm thực tập sinh gồm 2 thành viên là sinh viên năm cuối chuyên ngành Kinh doanh thương mại và Quản trị kinh doanh tại các trường Đại học khác nhau trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Những thực tập sinh được trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp và thực tế như một nhân viên kinh doanh chính thức của công ty khi trực tiếp tìm kiếm, sàng lọc thông tin liên hệ của khách hàng, gọi điện thoại hoặc gửi email chào giá cho họ, và đánh dấu những khách hàng tiềm năng, sau đó tiếp cận và tạo mối quan hệ kinh doanh với bộ phận khách hàng tiềm năng đó. Quy trình thực hiện tìm kiếm khách hàng mới và thuyết phục mời thầu của công ty 2. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ Để đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả, Phát Hồng đã xây dựng một quy trình nghiệp vụ kinh doanh chuyên nghiệp, giúp tối ưu hóa các hoạt động từ việc tìm kiếm khách hàng mới đến khi nghiệm thu và bàn giao dự án. Quy trình thực hiện nghiệp vụ kinh doanh của công ty Phát Hồng (Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty Phát Hồng) 2.
Phân tích cụ thể các bước của quy trình Bước 1: Nghiên cứu & Xây dựng danh sách khách hàng Bước đầu tiên trong quy trình nghiệp vụ là Nghiên cứu và Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng. Xác định được tiệp đối tượng khách hàng mục tiêu và thu thập thông tin cũng như nhu cầu của họ một cách chính xác nhất. Trong bước này đòi hỏi nhân viên phải phân tích xu hướng thị trường, tìm hiểu về các dự án xây dựng gần đây và tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu tìm nhà thầu trên các trang website uy tín (DauThau.info, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia,. Trang website tìm kiếm khách hàng mới Xây dựng danh sách khách hàng dựa trên các bước nghiên cứu và sàng lọc từ thị trường tỉ mỉ.
Danh sách này bao gồm thông tin liên lạc, loại dự án họ đang quan tâm và cần duy trì cập nhật, mở rộng danh sách này thường xuyên để đảm bảo thông tin mới nhất về khách hàng. Bước 2: Tiếp cận và thuyết phục mời thầu Liên hệ trao đổi qua điện thoại với khách hàng tiềm năng theo danh sách khách hàng đã thu thập được trước đó, giới thiệu về dịch vụ của công ty và nắm bắt thông tin cơ bản về nhu cầu và dự án của họ. Sắp xếp các cuộc hẹn để gặp gỡ trực tiếp với khách hàng, giới thiệu cụ thể hơn về công ty cũng như trình bày Hồ sơ năng lực của doanh nghiệp, khảo sát hiện trạng công trình, và thảo luận chi tiết về yêu cầu của khách hàng. Cung cấp tư vấn ban đầu về cách bố trí và thiết kế không gian cũng như các yếu tố kỹ thuật cần xem xét.
Điều này giúp khách hàng hiểu rõ hơn về khả năng và giải pháp mà công ty có thể cung cấp. Bước 3: Báo giá sơ bộ và Thiết kế công năng Dựa trên thông tin thu thập được từ giai đoạn tư vấn sơ bộ, lập báo giá ngân sách sơ bộ dựa trên thiết kế ban đầu và các yêu cầu của dự án. Bảng báo giá của công ty Phát Hồng Trình bày các ý tưởng thiết kế, đề xuất các giải pháp mà công ty có thể cung cấp và bố trí công trình trên bản vẽ 2D/3D, giúp khách hàng hình dung rõ ràng về công năng và không gian của công trình. Bước 4: Đàm phám và kí kết hợp đồng Thảo luận chi tiết về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng thi công, bao gồm chi phí, tiến độ, chất lượng và các yêu cầu khác.
Đảm bảo cả hai bên đều đồng ý với các điều khoản. Sau khi các điều khoản đã được thỏa thuận, tiến hành ký kết hợp đồng thi công chính thức. Ở bước này có sự can thiệp của phòng chứng từ. Cung cấp hồ sơ thiết kế và bản vẽ triển khai thi công cho khách hàng sau khi kí kết hợp động thành công, đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết đã được gửi và chấp nhận.
Bước 5: Tiến hành thi công dự án theo điều kiện đã đàm phán 17 Bắt đầu triển khai các công việc xây dựng dựa trên kế hoạch và thiết kế đã được cơ quan chức năng phê duyệt, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy trình, quy định an toàn lao động và bảo vệ môi trường. Trong suốt quá trình thi công, nhà thầu cần cung cấp báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư về tiến độ thi công, chất lượng công việc, và việc tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật đã đề ra. Báo cáo cần chi tiết về các hạng mục đã hoàn thành, những vấn đề phát sinh, phương án khắc phục và dự kiến thời gian hoàn thành các hạng mục tiếp theo. Bước 6: Nghiệm thu bàn giao dự án cho bên mời thầu và Giải quyết khiếu nại nếu có.
Khi công trình hoàn tất, chủ đầu tư tiến hành nghiệm thu dự án, kiểm tra công việc hoàn thành so với các yêu cầu và thiết kế ban đầu. Hồ sơ và tài liệu cần thiết được kiểm tra và ký xác nhận Biên bản nghiệm thu hoàn thành. Chủ đầu tư thực hiện thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu có khiếu nại hoặc vấn đề phát sinh, thực hiện các bước cần thiết để giải quyết kịp thời, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
Đánh giá quy trình nghiệp vụ (SWOT) Quy trình nghiệp vụ kinh doanh của Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Phát Hồng bao gồm sáu bước từ việc xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng đến nghiệm thu dự án. Việc phân tích SWOT dưới đây sẽ giúp đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của quy trình này, nhằm đề xuất các giải pháp cải thiện và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Điểm mạnh Quy trình rõ ràng và chi tiết, được thiết lập một cách logic và bao gồm tất cả các giai đoạn cần thiết từ nghiên cứu thị trường đến nghiệm thu bàn giao. Quy trình bắt đầu bằng việc nghiên cứu và xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng một cách tỉ mỉ.
Việc phân tích xu hướng thị trường và tìm hiểu sâu về các dự án xây dựng gần đây giúp công ty tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Đây là một điểm mạnh quan trọng, đảm bảo rằng nỗ lực tiếp thị và bán hàng được tập trung và hiệu quả. Tiếp theo, việc tiếp cận và thuyết phục khách hàng thông qua các cuộc gặp gỡ trực tiếp và tư vấn chi tiết cho thấy sự chuyên nghiệp và tận tâm. Cung cấp hồ sơ năng lực và khảo sát hiện trạng công trình giúp xây dựng niềm tin và mối quan hệ tốt với khách hàng.
Ngoài ra, công ty cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế, giúp khách hàng hình dung rõ hơn về công trình và đưa ra các giải pháp tối ưu. Tương tự, trong bước báo giá sơ bộ và thiết kế công năng, công ty cung cấp các bản vẽ 2D/3D, giúp khách hàng hình dung rõ ràng về dự án. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn thể hiện năng lực kỹ thuật của công ty. Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng 18 được thực hiện kỹ lưỡng, đảm bảo sự đồng thuận giữa hai bên về các điều khoản quan trọng.
Việc cung cấp hồ sơ thiết kế và bản vẽ triển khai sau khi ký kết hợp đồng cho thấy sự minh bạch và cam kết của công ty đối với dự án. Cuối cùng, việc nghiệm thu và bàn giao dự án được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Quy trình giải quyết khiếu nại nếu có cũng được thiết lập, thể hiện sự quan tâm đến trải nghiệm sau bán hàng và mối quan hệ dài hạn. Điểm yếu Mặc dù việc nghiên cứu và xây dựng danh sách khách hàng kỹ lưỡng là điểm mạnh, nhưng quá trình này có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực.
Chất lượng của quy trình phụ thuộc rất lớn vào năng lực của từng nhân viên, đặc biệt là đội ngũ kỹ thuật và tư vấn. Việc dựa vào các trang web uy tín cũng có thể hạn chế phạm vi tiếp cận nếu không cập nhật kịp thời các thông tin của khách hàng. Tiếp cận khách hàng chủ yếu thông qua liên hệ điện thoại và gặp gỡ trực tiếp có thể không tối ưu trong bối cảnh kỹ thuật số hiện nay. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội từ kênh trực tuyến và mạng xã hội.
Trong bước báo giá sơ bộ và thiết kế công năng, nếu thông tin thu thập chưa đầy đủ hoặc không chính xác, có thể dẫn đến báo giá không phù hợp, ảnh hưởng đến quá trình đàm phán sau này.