Chương 1: Mô hình tổ chức và tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng mô hình tổ chức quản trị của Tổng công ty Sông Đà Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tái cấu trúc quản lý Tổng công ty Sông Đà. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ TÁI CẤU TRÚC TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ CƠ SỞ CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1. Mô hình tổ chức doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp là toàn bộ hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức và kiểm tra sự kết hợp các yếu tố sản xuất một cách có hiệu quả nhất nhằm xác định và thực hiện mục tiêu cụ thể trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
Trong quá trình quản lý doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ phải phân công, sắp xếp những con người trong doanh nghiệp vào những bộ phận khác nhau, có vị trí công việc cụ thể với những vai trò, nhiệm vụ xác định nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nguồn lực đang có để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Sự sắp xếp đó phải theo một tổ chức nhất định. Mô hình tổ chức là việc tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ chung của tổ chức. Mô hình tổ chức là công cụ làm cho con người trong tổ chức trở nên hữu hiệu khi làm việc với nhau.
Một mô hình tổ chức được thiết kế hợp lý sẽ là điều kiện để doanh nghiệp đó đạt được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tốt nhất. Vì vậy, việc thiết kế mô hình tổ chức là một trong những công việc quan trọng của các nhà quản trị doanh nghiệp. Những khái niệm đầu tiên về mô hình tổ chức đã xuất hiện cùng với sự xuất hiện của các tổ chức quy mô lớn. Trước đó với những tổ chức có quy mô nhỏ, người ta chỉ biết đến khái niệm “những ông chủ và những người giúp việc”.
Cấu trúc của tổ chức hay mô hình tổ chức trong kinh doanh lần đầu tiên được bàn đến tại Pháp vào khoảng đầu thế kỷ bởi Henri Fayol, cùng thời gian này ngoài Fayol cũng có nhiều người khác quan tâm đến vấn đề mô hình của 5 tổ chức, tuy nhiên nhu cầu về mô hình tổ chức vẫn chưa phải là điều rõ ràng đối với các tổ chức cũng như các nhà quản trị. Cho đến Chiến tranh thế giới thứ nhất thì nhu cầu về mô hình tổ chức ngày càng trở nên cần thiết và rõ ràng hơn. Sự phát triển lý thuyết và thực tế về quản trị kinh doanh đã chứng mình rằng mô hình tổ chức của một doanh nghiệp phụ thuộc vào phương thức quản trị. Việc thiết kế mô hình tổ chức của bất kỳ tổ chức nào cũng phải đảm bảo mô hình tổ chức đó có khả nằng thực hiện các chức năng, mục đích của tổ chức.
Nghĩa là, cách sắp xếp, phân công lao động bị phụ thuộc vào các quan điểm, nguyên tắc và các giả thiết của nhà quản trị. Cho đến nay, các nhà quản trị đã xây dựng và phát triển rất nhiều mô hình tổ chức, được áp dụng hiệu quả vào hoạt động của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bộ phận được phân chia thành các bộ phận dựa trên chức năng hoặc phạm vi quyền hạn, dạng thứ hai là tổ chức được phân thành các nhóm trên cơ sở sản phẩm, nhóm sản phẩm, quá trình hoạt động hoặc không gian. Các dạng mô hình tổ chức 1.
Tổ chức được phân chia thành các bộ phận thực hiện chức năng riêng biệt Đây là hình thức tổ chức mà mỗi bộ phận thực hiện chức năng riêng biệt, trong mỗi bộ phận đều có một người quản lý cao nhất và các nhân viên dưới quyền, mối liên hệ giữa các nhân viên trong bộ phận phải được thực hiện thông qua người quản lý. Dạng này bao gồm các mô hình tổ chức như: mô hình chức năng, mô hình trực tuyến, mô hình trực tuyến – chức năng, mô hình trực tuyến – tư vấn, mô hình ma trận… Các mô hình này được xây dựng dựa trên tư tưởng chuyên môn hóa cao độ. Mô hình trực tuyến (xây dựng trên nguyên tắc quản trị của Fayol) là mô hình trong đó có một cấp trên và một cấp dưới, cấp quản lý (cấp trên) trực 6 tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động trong phạm vi mình phụ trách. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.
Tư tưởng của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà quản lý. Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng. Fayol cũng cho rằng quản lý không phải là đặc quyền và trách nhiệm riêng của cá nhân người đứng đầu, mà được phân chia cho các thành viên khác trong hệ thống tổ chức quản lý. Từ đó, ông đưa ra trật tự thứ bậc trong hệ thống đó gồm 3 cấp cơ bản: cấp cao là Hội đồng quản trị và giám đốc điều hành; cấp giữa là các người tham mưu và chỉ huy thực hiện từng phần việc, từng công đoạn; cấp thấp là các người chỉ huy tác nghiệp ở từng khâu.
Trật tự đó thể hiện sự phân phối quyền lực và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng. Về các chức năng quản lý, chức năng hoạch định được coi là nội dung hàng đầu, cơ bản nhất. Mô hình trực tuyến Giám đốc Quản đốc Quản đốc PX 1 PX 2 Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng A B A D Công nhân Công nhân Công nhân Công nhân Mô hình chức năng (xây dựng trên cơ sở nguyên tắc quản trị của Taylor) là mô hình tổ chức dựa trên nguyên tắc phân chia hoạt động quản trị thành nhiều chức năng quản trị, mỗi chức năng quản trị do một cá nhân hoặc một bộ phận riêng biệt thực hiện, những người quản lý tại mỗi đơn vị chức năng phải là các chuyên gia, am hiểu hoạt động chức năng do mình phụ trách. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp, những người thừa hành mệnh lệnh (cấp dưới) phải nhận mệnh lệnh từ mọi người quản lý chức năng (cấp trên).
Nội dung phương pháp quản lý của Taylor dựa trên các nguyên tắc sau: - Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân viên với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần công việc. Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác). - Lựa chọn công nhân viên thành thạo từng việc, thay cho công nhân viên “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục). Các thao tác được tiêu chuẩn hoá cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn 8 hoá và môi trường làm việc thuận lợi.
Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hoá cao độ. - Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân. - Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý. Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể.
Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục. Với các nội dung trên, năng suất lao động tăng vượt bậc, giá thành thấp; kết quả cuối cùng là lợi nhuận cao để cả chủ và thợ đều có thu nhập cao. Qua các nguyên tắc kể trên, có thể rút ra các ưu thế chính của phương thức quản lý này là: tối ưu hoá quá trình sản xuất nhờ hợp lý hoá lao động, xây dựng định mức lao động; tiêu chuẩn hoá phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hoá đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý và cuối cùng là tư tưởng “con người kinh tế” qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất. Mô hình này có ưu điểm là hạn chế tính cơ giới của tư tưởng “con người kinh tế”, đặt nhân tố con người lên trên trang bị kỹ thuật, nhân bản hoá quan hệ quản lý, phát huy động lực vật chất và tinh thần với tính công bằng cao hơn và đề cập quan hệ hợp tác hoá giữa người quản lý với công nhân.
Mặt hạn chế của phương pháp quản trị này thể hiện trước hết, với định mức lao động thường rất cao đòi hỏi công nhân phải làm việc cật lực. Hơn nữa, người thợ bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tới mức biến thành những “công cụ biết nói”, bị méo mó về tâm – sinh lý và như vậy là thiếu tính nhân bản. Mô hình chức năng Chức Chức Chức Chức Chức Chức năng năng năng năng năng năng A B C D E F CÔNG NHÂN Mô hình trực tuyến – chức năng là sự kết hợp của hai mô hình trực tuyến và mô hình chức năng. Cả hai mô hình này đều có những ưu điểm và nhược điểm bù trừ nhau, vì thế nên để khắc phục những nhược điểm của hai mô hình này, người ta đã kết hợp chúng với nhau hình thành một mô hình gọi là mô hình trực tuyến – chức năng.
Trong mô hình này, người lãnh đạo của tổ chức (hay quản lý cấp cao) được sự giúp sức của những nhà quản lý chức năng trong việc đưa ra các quyết định quản trị, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đó. Mối liên hệ giữa các thành viên của tổ chức vẫn được thực hiện theo đường thẳng, từ một người quản lý đến người thừa hành mệnh lệnh. Mô hình trực tuyến - chức năng có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất quản trị trong toàn tổ chức ở mức độ nhất định. Nhưng để phát huy được ưu điểm đó cần phải có sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận chức năng.