CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 HÀNG TỒN KHO VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 1.1 Khái niệm và vai trò hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho Theo giáo trình Tài chính doanh nghiệp của TS. Lê Thị Xuân năm 2020, Học viện ngân hàng, hàng tồn kho được định nghĩa như sau: “Hàng tồn kho dự trữ là những tài sản mà doanh nghiệp lưu giữ được sản xuất hoặc để tiêu thụ. Trong các doanh nghiệp, tồn kho dự trữ tồn tại dưới các dạng: Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất. Sản phẩm dở dang và bán thành phẩm.
Thành phẩm chờ tiêu thụ. Tùy theo ngành nghề kinh doanh mà tỷ trọng các loại tài sản dự trữ sẽ khác nhau. Chẳng hạn đối với những doanh nghiệp thương mại, tồn kho chủ yếu là thành phẩm chờ tiêu thụ. Những doanh nghiệp sản xuất, tồn kho chủ yếu là vật tư dự trữ sản xuất và sản phẩm dở dang.
Theo chuẩn mực số 2 – Hàng tồn kho Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính “Hàng tồn kho là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường; Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm hàng hóa được mua và giữ để bán, ví dụ, hàng hóa do đơn vị bán lẻ mua để bán lại và các tài sản khác được nắm giữ để bán. Hàng tồn kho cũng bao gồm thành phẩm hoặc sản phẩm dở dang do doanh nghiệp sản xuất ra và các nguyên vật liệu sẽ sử dụng trong quá trình sản xuất.” Tóm lại: Hàng tồn kho là một phần tài sản của doanh nghiệp bao gồm các sản phẩm, vật liệu và hàng hóa được sản xuất hoặc mua để lưu trữ trong kho và sẵn 5 sàng để bán ra trong tương lai. Tùy theo, tính chất ngành nghề kinh doanh của các doanh nghiệp thì hàng tồn kho sẽ tồn tại dưới những hình thái khác nhau.
Cụ thể: Với doanh nghiệp sản xuất: Hàng tồn kho thường bao gồm các loại nguyên vật liệu, phụ liệu và sản phẩm dở dang, thành phẩm. Những mặt hàng này được giữ lại trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất và đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực để sản xuất hàng hóa và phục vụ khách hàng. Với doanh nghiệp thương mại: Hàng tồn kho thường tồn tại dưới dạng thành phẩm bao gồm các sản phẩm hoàn chỉnh hoặc các sản phẩm đã được lắp ráp, đóng gói và sẵn sàng để bán cho khách hàng. Bởi các doanh nghiệp thương mại thường tập trung vào việc kinh doanh các sản phẩm đã hoàn chỉnh để trao đến tay khách hàng.2 Vai trò của hàng tồn kho Đối với mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị của tài sản của doanh nghiệp (thông thường là 15%-30%).
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng bởi những vai trò sau: Đáp ứng đủ nguyên liệu sản xuất: Hàng tồn kho giúp đảm bảo việc cung cấp nguyên liệu sản xuất để sản xuất ra sản phẩm theo kế hoạch. Nếu không có hàng tồn kho, thì doanh nghiệp sẽ đối mặt với việc gián đoạn trong sản xuất nếu nhà cung cấp bị trục trặc hoặc giao hàng chậm. Đảm bảo tính liên tục trong quy trình sản xuất: Hàng tồn kho cung cấp các sản phẩm trung gian để đảm bảo tiến độ sản xuất. Bởi việc sản xuất một sản phẩm phải trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn phụ thuộc vào sản phẩm trung gian của giai đoạn trước đó, nếu không có hàng tồn kho thì tiến độ sản xuất sẽ bị gián đoạn.
Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Hàng tồn kho giúp đảm bảo cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng theo yêu cầu trong trường hợp sản xuất đơn đặt hàng hoặc sản xuất hàng loạt. Bởi nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp: Hàng tồn kho giúp đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra các sự cố như gián đoạn cung cấp, thất thoát 6 hàng hóa hoặc tình trạng khẩn cấp. Doanh nghiệp có thể sử dụng hàng tồn kho như một dự phòng để đối phó với các tình huống bất ngờ như thiên tai, chiến tranh,.
Tuy nhiên việc dự trữ hàng tồn kho cần phải được thực hiện hợp lý. Nếu dự trữ hàng tồn quá nhiều, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro khó lường, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, hàng tồn kho quá nhiều cũng sẽ tăng chi phí cho doanh nghiệp. Vì vậy, cần lập kế hoạch cụ thể và quản trị chặt chẽ để lưu trữ hàng tồn kho một cách hiệu quả.2 Phân loại hàng tồn kho Phân loại hàng tồn kho là một quy trình không thể thiếu trong quá trình quản lý và kiểm soát kho hàng của một doanh nghiệp.
Với sự đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích thước và tính chất của hàng tồn kho, việc áp dụng các tiêu thức phù hợp để phân loại hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và năng lực trong quản lý và vận hành kho hàng. Trên thực tế, có rất nhiều phương pháp phân loại hàng tồn kho sao cho phù hợp với mục đích của mỗi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân loại hàng tồn kho thành 2 nhóm: Phân loại hàng tồn kho theo những tiêu thức phổ biến và phân loại hàng tồn kho theo những tiêu thức khác 1.1 Phân loại hàng tồn kho theo những tiêu thức phổ biến Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho: Theo tiêu thức phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng, hàng tồn kho được xếp vào nhóm tương ứng dựa trên mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho, bất kể hàng tồn kho được hình thành từ nguồn nào, có quy cách phẩm chất ra sao. Do đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được phân chia thành hai nhóm chính: - Hàng tồn kho dự trữ sản xuất: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, và các sản phẩm dở dang.
- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích tiêu thụ của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm. 7 Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của chúng là một cách hiệu quả để giúp các doanh nghiệp sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích và cung cấp sự thuận tiện cho các nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho để cung cấp kịp thời cho sản xuất. Việc áp dụng cách phân loại này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành: Theo tiêu chí phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành, các loại hàng sẽ được xếp vào nhóm tương ứng: - Hàng tồn kho được mua từ bên ngoài: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên ngoài hệ thống kinh doanh của mình.
- Hàng tồn kho được mua nội bộ: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong cùng hệ thống kinh doanh, ví dụ như các đơn vị trực thuộc trong cùng công ty. - Hàng tồn kho tự gia công: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp tự sản xuất gia công. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Bao gồm hàng tồn kho đến từ liên doanh, liên kết hoặc quà tặng. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành giúp xác định các yếu tố cấu thành giá gốc hàng tồn kho và tính toán đúng giá gốc của từng nguồn hàng.
Doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ ổn định của nguồn hàng và dự đoán tình hình hàng tồn kho trong quá trình lập kế hoạch, cũng như xác định chính xác giá trị hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính. Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng: Theo tiêu thức phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng được phân thành 2 loại chính: - Hàng tồn kho được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Thể hiện giá trị hàng tồn kho cần được dự trữ để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Thể hiện giá trị hàng tồn kho được dự trữ vượt quá mức cần thiết. 8 Phương pháp phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và quyết định việc lập dự phòng hàng tồn kho cần thiết. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: Theo cách phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản, hàng tồn kho được chia thành 2 nhóm chính: Hàng tồn kho được bảo quản trong doanh nghiệp: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho đang được lưu trữ tại doanh nghiệp, kể cả hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng,.
Hàng tồn kho được bảo quản bên ngoài doanh nghiệp: Bao gồm toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp, bao gồm hàng gửi bán, hàng đang đi đường,. Phương pháp phân loại hàng tồn kho như vậy giúp xác định trách nhiệm liên quan đến hàng tồn kho và cung cấp cơ sở để ghi nhận giá trị của hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản.2 Phân loại hàng tồn kho theo những tiêu thức khác Phương pháp ABC: Kỹ thuật phân tích ABC hay còn gọi là mô hình ABC, được xây dựng dựa trên nguyên tắc Pareto, một quy luật quan trọng trong kinh doanh: 20% hàng hóa sẽ đem lại 80% doanh số. Điều này có nghĩa là nếu chúng ta tập trung quản lý và kiểm soát tốt 20% hàng hóa chiếm phần lớn doanh thu thì chúng ta sẽ đạt được 80% doanh thu của hệ thống. Phân tích ABC là một phương pháp quản lý hàng tồn kho thông qua việc phân loại chúng theo mức đóng góp vào doanh nghiệp.