mở đầu đàm phán, thương lượng nội dung đàm phán và kết thúc đàm phán. Quá trình đàm phán có thể kết thúc khi đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu và được coi là thành công khi kết thúc đàm phán, hợp đồng thương mai được kí kết. 12 Mặc dù bản chất đây là việc tranh giành lợi ích giữa các bên nhưng sẽ được diễn ra một cách văn minh với những lập luận chắc chắn, sắc bén, có tính thuyết phục cao chứ không phải là việc cãi vã, lớn tiếng một cách vô lý. Hoạt động đàm phán ra đời xuất phát từ những mâu thuẫn, xung đột lợi ích.
Theo góc nhìn cá nhân, mỗi bên đều muốn tối đa quyền lợi, tối thiểu trách nhiệm, nhưng đã gọi là hợp tác thì đôi bên phải cùng có lợi. Muốn vậy, mỗi bên phải nhường nhau một chút, chấp nhận lợi ích tốt nhất thay vì đòi hỏi lợi ích cao nhất. Trong giao tiếp xã hội, trong gia đình, trong trường học, trong câu lạc bộ… mọi nơi đều sẽ có sự xuất hiện của hoạt động đàm phán. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, quy mô và giá trị đàm phán mang lại cao hơn nên những lợi ích của đàm phán trong kinh doanh luôn được mọi người quan tâm nhiều hơn.
➢ Ký kết hợp đồng: Sau khi kết thúc qua trình đàm phán thì các bên sẽ tiến tới việc ký kết hợp đồng thương mại. Các bước để ký kết hợp đồng thương mại bao gồm: đề nghị ký kết hợp đồng, chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng và ký kết hợp đồng. Đề nghị ký kết hợp đồng thương mại là việc thể hiện rõ ý định ký kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị ký kết với bên đã được xác định. Trường hợp đề nghị ký kết hợp đồng thương mại có nêu rõ thời hạn trả lời mà bên đề nghị lại ký kết hợp đồng với người thứ ba trong thời hạn chờ bên được đề nghị trả lời thì bên đề nghị phải bồi thường thiệt hại cho bên được đề nghị nếu có thiệt hại phát sinh.
Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một số quan điểm sau: - Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết. - Mọi điều kiện cần rõ ràng tránh tình trạng mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Mọi điều khoản của hợp đồng phải đúng với luật lệ của hai quốc gia và thông lệ quốc tế. - Ngôn ngữ của hợp đồng là ngôn ngữ hai bên cùng chọn và thống nhất.
- Một hợp đồng xuất khẩu thường gồm những phần sau: số hợp đồng, ngày và nơi ký hợp đồng, tên và đại chỉ của các bên ký kết. - Các điều khoản của hợp đồng như: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, ký mã hiệu; giá cả, đơn giá, tổng giá; thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận; điều kiện thanh toàn; điều kiện khiếu nại, trọng tài; điều kiện bất khả kháng; chữ ký của hai bên. 13 Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ lục là những bộ phận không thể tách rời của hợp đồng. Quy trình xuất khẩu Chuẩn bị Kiểm tra Thuê Mua hàng hoá hàng hoá phương tiện bảo hiểm xuất khẩu xuất khẩu vận tải cho hàng hoá Làm thủ tục Tổ chức giao Thanh toán Khiếu nại và hải quan nhận hàng hàng xuất giải quyết với PTVT khẩu khiếu nại Hình 1.1: Sơ đồ quy trình xuất khẩu Nguồn: Giáo trình trường Đại học Thương mại ➢ Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá. • Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí. Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hóa cho doanh nghiệp xuất khẩu Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu. Quá trình tập trung hàng xuất khẩu bao gồm một số các nghiệp vụ như: nhận dạng và phân tích nguồn hàng xuất khẩu, nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và hình thức giao dịch, và tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu.
Nhưng tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp với các đặc trưng khác nhau mà quá trình tập trung hàng xuất khẩu cũng khác nhau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình xuất khẩu: 14 - Doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu. - Doanh nghiệp xuất khẩu. Trên cơ sở kế hoạch xuất khẩu, cần xác định nhu cầu về hàng xuất khẩu: số lượng, chủng loại, yêu cầu về chất lượng, bao bì, lịch trình giao hàng làm cơ sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trung hàng xuất khẩu. Phân loại nguồn hàng xuất khẩu: Các loại nguồn hàng có thể phân loại dựa trên các tiêu thức sau: - Theo khối lượng hàng hoá mua được.
- Theo đơn vị giao hàng. - Theo khu vực địa lý. - Theo mối quan hệ với nguồn hàng. Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu: - Nghiên cứu nguồn hàng: Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và phát triển kinh doanh phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua hàng xuất khẩu được tối ưu là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
- Đối tượng nghiên cứu: Các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềm năng. - Nội dung nghiên cứu là phải nhận dạng được tất cả các nguồn hàng xuất khẩu hiện hữu và tiềm năng, tiến hành phân loại nguồn hàng và tiến hành nghiên cứu theo các nội dung sau: Khả năng sản xuất của nguồn hàng, Tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng, Năng lực quản lý, Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng, Khả năng tiếp cận nguồn hàng. - Đánh giá lựa chọn các nguồn hàng: Để lựa chọn nguồn hàng cần phải có một quá trình đánh giá các nguồn hàng, các nguồn hàng khác nhau có quá trình đánh giá khác nhau. Người xuất khẩu phải luôn luôn đánh giá các nguồn hàng hiện tại và các nguồn hàng mới.
Trên cơ sở đánh giá phân loại các nguồn hàng, các nhà xuất khẩu phải đưa ra được các quyết định sau: Các nguồn hàng không đủ tiêu chuẩn cần loại bỏ; các nguồn hàng tốt cần duy trì; các nguồn hàng có thể duy trì nhưng cần những tác động cụ thể. • Kẻ ký hiệu mã hiệu hàng xuất khẩu Ký mã hiệu (Marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. 15 ➢ Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu là công việc cần thiết, là sự tiếp tục quá trình các công đoạn thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hoá xuất khẩu so với yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Sự phù hợp ở đây là phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng… Trước khi giao hàng người có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì… (tức là kiểm nghiệm). Kiểm tra hàng xuất khẩu có tác dụng: - Thực hiện trách nhiệm của người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, từ đó đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như đảm bảo tốt mối quan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế. - Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới, giao hàng bù, hạ giá… làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu. - Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu, đảm bảo được quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu.
➢ Thuê phương tiện vận tải Tuỳ theo quy định trong hợp đồng mà bên bán có hay không có nghĩa vụ thuê tàu. Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam bán hàng theo giá FOB cho nên việc thuê tàu do phía nước ngoài đảm nhận. Tuy nhiên cũng có một số hợp đồng do ký kết theo điều kiện CIF, DAF thì phía doanh nghiệp Việt Nam có nghĩa vụ thuê tàu. Tổ chức thuê phương tiện vận tải (tàu biển) Để thuê tàu, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên thế giới, về giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ước và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải… Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht) công ty đại lý tàu biển Vosa, các đại lý tàu biển của nước ngoài tại Việt Nam… Tuỳ theo vào các trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tàu sau: • Phương thức thuê tàu chợ (Liner) Tàu chợ là tàu chạy theo một hành trình và thời gian xác định.
Thuê tàu chợ có một số đặc điểm sau: - Tàu chạy theo một hành trình và thời gian xác định, cước phí được quy định trước. 16 - Quá trình giao dịch thuê tàu đa phần tuân thủ theo quy chế của tàu chợ - Hiện nay hệ thống tàu chợ rộng khắp trong khu vực và thế giới, đa phần là tàu chở container. - Tàu chợ chịu trách nhiệm bốc hàng và dỡ hàng, chi phí vận tải đã bao gồm cả chi phí bốc và dỡ hàng, nhưng cước phí tàu chợ thường cao hơn cước phí thuê tàu chuyến và tàu định hạn. Quá trình thuê tàu chợ được tiến hành theo các bước cơ bản sau: - Xác định số lượng hàng cần chuyên chở, đặc điểm hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm giao hàng.