CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHAI THÁC KHO TẠI DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, vai trò, chức năng của kho 1. Khái niệm về kho hàng Theo cách hiểu truyền thống, nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ nguyên liệu và thành phẩm dài hạn. Những nhà sản xuất tiến hành sản xuất hàng hóa, sau đó lưu kho và cuối cùng bán hàng hóa trong kho ra thị trường.
Theo cách hiểu hiện đại, kho hàng là một phần của hệ thống Logistics, nơi cất giữ những sản phẩm như nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, thành phẩm,… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng và cung cấp thông tin về tình trạng, điều kiện và cách sắp xếp của hàng hóa được cất giữ. Hiện nay kho hàng (dù là của doanh nghiệp - private warehouse hay kho thuê ngoài - public warehouse) ngoài chức năng lưu trữ còn có thêm chức năng khác như là nơi thực hiện các hoạt động tạo giá trị gia tăng hay trung tâm phân phối. Hai chức năng sau này thường được các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuê ngoài tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho hàng (public warehouse). Kho là tổ hợp các tòa nhà sản xuất, công trình kỹ thuật; máy móc nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa & CNTT điều tiết và kiểm soát công việc, với mục đích thực hiện việc tiếp nhận, phân bố và lưu trữ hàng hóa.
Vai trò và chức năng của kho hàng 1. Vai trò của kho hàng Kho hàng là một mắt xích quan trọng trong suốt chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp. Nếu hoạt động kho hàng không tốt sẽ dẫn đến chuỗi cung ứng trong sản xuất kinh doanh của doang nghiệp bị đứt đoạn và hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngưng trệ. + Kho là một thành phần trong chuỗi cung ứng.
+ Kho có đặt tại mọi vị trí trong chuỗi cung ứng. + Kho có thể hoạt động độc lập, trực thuộc nhà máy, công ty dịch vụ logistics.1: Mô hình vai trò của hàng hoá Tiếp nhận hàng hóa Sắp xếp hàng hóa Lưu trữ hàng hóa Kho hàng luôn là điểm tiếp Hàng hóa sau khi được tiếp Hàng hóa sẽ được lưu trữ nhận hàng hóa, là nơi xử nhận sẽ được sắp xếp vào trong một khoảng thời gian lý, dỡ hàng, bàn giao hàng. những vị trí riêng biệt. Tất nhất định trong kho trước 4 cả các vị trí đều được đánh khi được chọn và đưa đến mã, kiểm soát trên hệ thống tay khách hàng Kiểm tra - Đóng gói - Vận Lựa chọn Hoàn thiện chuyển Hàng hóa sau khi được trích xuất sẽ được kiểm tra, Bổ sung các công đoạn Kho tiếp nhận yêu cầu xử đóng gói, hoàn thiện đơn cuối cùng tại kho bao gồm lý hàng hóa, lựa chọn trích hàng và chuẩn bị bàn giao dán nhãn, bao bì, lắp đặt, xuất thông tin hàng hóa cho đơn vị vận chuyển giao … đến tay khách hàng Hoàn trả Đây là trường hợp đặc biệt, kho hàng sẽ tiếp nhận các luồng hàng hóa được đổi/trả.
Tại đây hàng hóa có thể được sửa chửa, tái sự dụng, tiêu hủy, … (Nguồn: Phòng Khai thác vận hành của Công ty CP Hateco Logistics) 1. Chức năng của kho hàng Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng càng cao. Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí đòi hỏi ngày càng lớn. • Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau: - Gom hàng (Consolidation): Quản lý vận chuyển có thể là cả hệ thống cung cấp vật chất và hệ thống phân phối vật chất.
Trong trường hợp của cung cấp vật chất, những đơn đặt hàng nhỏ từ một số nhà cung cấp có thể được vận chuyển đến kho gom hàng gần nguồn cung ứng; bằng cách này người sản xuất có thể đạt được nguyên toa xe hoặc toa tàu để vận chuyển về nhà máy, đây là cách thông thường cho khoảng cách lớn từ nhà kho. - Xé lẻ hàng: Kho tách hàng là nơi nhận khối lượng hàng chuyên chở lớn của sản phẩm từ một nhà máy sản xuất. Một số đơn đặt hàng được kết hợp thành một khối vận chuyển đơn lẻ từ nhà máy đến kho tách hàng. - Lưu trữ (storage): Đây là chức năng cơ bản nhất của kho hàng.
Chức năng này thể hiện ở hai hoạt động cơ bản đó là: + Lưu trữ tạm thời (temporary storage): Nhấn mạnh chức năng dịch chuyển hàng hóa của kho hàng và chỉ lưu trữ những hàng hóa thiết yếu. Quy mô của nó phụ thuộc vào sự biến đổi của leadtime và nhu cầu sử dụng. Cross-docking chỉ sử dụng hình thức lưu tạm này. Thư viện ĐH Thăng Long 5 + Lưu trữ bán vĩnh viễn (semipermanent storage): Là việc lưu trữ hàng hóa vượt quá nhu cầu sử dụng bình thường, đó là dự trữ an toàn.
Những lý do dẫn đến loại lưu trữ này đó là sự biến động theo mùa vụ, nhu cầu thay đổi bất thường, tích trữ hàng hóa… 1. Phân loại kho hàng Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt. Hiện nay nếu phân loại kho hàng Logistics theo đặc thù của hàng hóa cần quản lý người ta thường phân theo từng lĩnh vực. Theo chuỗi cung ứng - Kho kiểm soát khí hậu: + Kho kiểm soát khí hậu thường được sử dụng để vận chuyển và lưu trữ các mặt hàng dễ hư hỏng, đa số là thực phẩm, mỹ phẩm hoặc có thể là các thiết bị y tế.
Các nhà kho được kiểm soát nhiệt độ này sẽ giúp bảo quản tồn kho được an toàn trước các điều kiện nhiệt độ và độ ẩm khắc nghiệt trước khi được vận chuyển đến tay của khách hàng. - Kho đa năng: + Là kho đa năng phân loại, tổng hợp, đóng gói, hoàn thiện hàng hóa để phục vụ người tiêu dùng. Loại kho này đóng vai trò như một trung tâm phân phối tổng hợp. Sản phẩm được chuyển từ nơi sản xuất đến kho cross-docking theo những lô hàng lớn, tại đây lô hàng sẽ được tách ra, chuẩn bị theo những đặt hàng của khách hàng rồi được gửi đi cho khách.
- Kho cho thuê theo hợp đồng: + Các công ty có thể sử dụng kho thuê theo hợp đồng. Hợp đồng thuê kho là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên đi thuê về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, trong đó bên cho thuê sẽ cung cấp dịch vụ kho bãi theo thỏa thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanh toán tiền thuê kho cho bên cho thuê. - Kho ngoại quan : + Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt Nam, ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hoá từ nước ngoài, hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng. + Theo quy định tại Khoản 10, Điều 4 Luật Hải quan năm 2014 thì Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.
6 - Kho CFS : + Khái niệm kho CFS trong tiếng Anh là viết tắt của cụm từ Container Freight Station. Tại Việt Nam, CFS được hiểu một cách đơn giản là điểm giao hàng lẻ. Hiểu một cách thông dụng, kho CFS là một hệ thống kho, bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ, hay còn gọi là hàng LCL (Less than container load). - Kho bảo thuế (Tax Suspension Warehouse): + Kho bảo thuế trong Logistics là nơi lưu trữ hàng hoá các lô hàng, nguyên liệu, vật tư đã được thông quan nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế.
- Kho hàng thương mại điện tử: + Kho hàng thương mại điện tử hay còn gọi trung tâm thực hiện đơn hàng: Là nhà kho của công ty cung cấp dịch vụ logistics bên thứ 3. Nơi xử lý đơn hàng, chọn, đóng gói và vận chuyển cho các đối tác thương mại điện tử. Theo như chức năng kho hàng được chia thành các loại sau - Kho phân phối và trung tâm (Distribution warehouse and centres): Kho kết hợp, ghép đồng bộ cho các sản phẩm được sản xuất từ những nhà máy khác nhau, thành các lô hàng để giao cho khách hàng. - Kho đáp ứng và trung tâm (Fulfilment warehouses and centres): Hàng hóa được nhận và giao theo lô nhỏ cho từng khách hàng cá nhân.
- Kho dịch vụ giá trị gia tăng (Value-added service warehouses): Tại đây các hoạt động giá trị gia tăng được thực hiện cho hàng hóa lưu trữ như: đóng gói, dán nhãn, định giá…hoạt động giá trị gia tăng được thực hiện cho hàng hóa lưu trữ như: đóng gói, dán nhãn, định giá… 1. Hàng tồn kho, chức năng tồn kho và phân loại hàng tồn kho 1. Khái niệm • Theo góc độ kế toán: Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn có hình thái vật chất cụ thể mà doanh nghiệp nắm giữ với mục đích bán ra hoặc phục vụ cho sản xuất kinh doanh. • Theo góc độ dự trữ: Hàng tồn kho là các nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ sản phẩm hiện tại và tương lai.
Thư viện ĐH Thăng Long 7 1. Chức năng tồn kho Tồn kho là cần thiết khi có sự không đồng bộ giữa cung và cầu. Các nguyên nhân dẫn đến chức năng tồn kho là: - Tính thời gian - Tính không liên tục - Tính không chắc chắn - Tính kinh tế Sản phẩm cần thời gian để sản xuất và phân phối. Tồn kho cho phép sản phẩm sẵn có tức thời hay trong thời gian hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
Tồn kho giúp thực hiện các hoạt động phụ thuộc một cách độc lập và kinh tế. Tồn kho cách ly các bộ phận, cho phép hoạch định các bộ phận độc lập. Hệ thống thường mang tính không chắc chắn các sự kiện không thấy trước được, làm thay đổi kế hoạch, ngoài tiên đoán. Tồn kho giúp hệ thống sản xuất hay mua theo số lượng kinh tế, giúp điều hoà sản xuất, ổn định nguồn lực.
Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể phân thành 3 loại: - Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến. - Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.