Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong khoa học quản trị hiện đại, quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, bởi "mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người". Nếu thiếu vắng hoạt động quản trị nhân sự khoa học, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng vô tổ chức, thiếu kỷ luật và suy giảm hiệu quả hoạt động. Xuất phát từ nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của yếu tố con người trong tổ chức kinh tế, đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại Công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê” được tác giả Mai Sơn (MSSV: 506401089, Lớp 06VQT1, dưới sự hướng dẫn của ThS. Ngô Ngọc Cương) lựa chọn thực hiện nhằm phân tích thực trạng và tìm kiếm các giải pháp quản trị phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Về mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, khóa luận tập trung giải quyết các nội dung cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận cơ bản về quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, bao gồm các chức năng hoạch định, tuyển dụng, phân tích công việc, đào tạo – phát triển và chế độ đãi ngộ, cùng các yếu tố môi trường tác động.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng triển khai công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Nguyễn Và Lê qua giai đoạn 2008 – 2009.
  3. Nhận diện các ưu điểm đạt được và những mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác nhân sự tại đơn vị thực tập, làm cơ sở đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các chính sách quản lý lao động tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Nguyễn Và Lê, có trụ sở chính tại số 09 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh cùng hệ thống 5 cửa hàng bán lẻ phân bổ tại các quận nội thành.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và số liệu thực tế được thu thập, phân tích chủ yếu trong giai đoạn từ khi thành lập (năm 2007) đến các năm tài chính 2008 – 2009, có cập nhật một số thông tin nhân sự đầu năm 2010.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các học thuyết quản trị nhân sự hiện đại, tham chiếu trực tiếp tài liệu chuyên ngành của tác giả Nguyễn Hữu Thân cùng các học giả quốc tế như Gary Dessler, R. Wayne Mondy và Robert M. Noe:

  • Khái niệm và mục tiêu quản trị nguồn nhân lực: Quản trị nguồn nhân lực được định nghĩa là sự phối hợp tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân lực nhằm đạt mục tiêu chiến lược của tổ chức. Học thuyết quản trị tân tiến được tác giả viện dẫn nhấn mạnh sự hài hòa lợi ích giữa bốn nhóm chủ thể: Khách hàng, Nhân viên, Cổ đông và Môi trường (xã hội và sinh thái).
  • Hệ thống chức năng quản trị: Khung lý thuyết bao quát 5 nội dung nghiệp vụ trọng tâm:
    • Hoạch định nguồn nhân lực: Quy trình 4 bước gồm dự báo nhu cầu – khả năng sẵn có, đề ra chính sách cân đối (xử lý thừa/thiếu lao động), thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá.
    • Tuyển dụng nhân viên: Phân tích các giải pháp thay thế tuyển dụng (làm thêm giờ, hợp đồng gia công, thuê ngoài, nhân viên tạm thời), nguồn tuyển dụng (nội bộ, bên ngoài) và các phương pháp thu hút ứng viên.
    • Phân tích công việc: Tiến trình thu thập thông tin để xây dựng bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc (theo mô hình của Gary Dessler).
    • Đào tạo và phát triển: Quy trình xác định nhu cầu, ấn định mục tiêu, lựa chọn phương pháp (đào tạo cấp quản trị và đào tạo công nhân) và đánh giá kết quả (theo mô hình của R. Wayne Mondy và Robert M. Noe).
    • Lương và đãi ngộ: Cơ cấu đãi ngộ tài chính (trực tiếp, gián tiếp) và phi tài chính, bảo đảm nguyên tắc công bằng nội bộ và công bằng bên ngoài.
  • Môi trường tác động: Khung phân tích chia thành môi trường bên trong (sứ mạng, mục tiêu, chính sách, chiến lược, văn hóa doanh nghiệp, công đoàn) và môi trường bên ngoài (kinh tế, lực lượng lao động, luật pháp, văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng, chính quyền và đoàn thể).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thống kê mô tả, phân tích – tổng hợp số liệu thứ cấp từ các báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự và hồ sơ lưu trữ nội bộ của công ty.
  • Phương pháp so sánh số liệu giữa các mốc thời gian (2008 so với 2009) để đánh giá biến động về quy mô, cơ cấu lao động và thu nhập.
  • Phương pháp quan sát thực địa và phỏng vấn cán bộ quản lý trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu bao gồm hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2 năm 2008 – 2009, báo cáo sử dụng lao động năm 2009, bảng thống kê chất lượng cán bộ quản lý, bảng phân bổ lao động tuyển dụng mới và hồ sơ quy chế tiền lương, phúc lợi của Công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận quản trị nguồn nhân lực

Chương đầu tiên của khóa luận tập trung hệ thống hóa các khái niệm, quy trình và mô hình quản trị nhân sự căn bản. Tác giả luận giải mục tiêu phục vụ nhân viên gắn liền với sự thỏa mãn trong công việc và cam kết gắn bó với tổ chức. Nội dung chương trình bày chi tiết tiến trình 4 bước của hoạch định nhân sự, chỉ rõ các kỹ thuật dự báo như phân tích xu hướng, tỷ suất nhân quả, tương quan, kỹ thuật Delphi và hỗ trợ từ máy vi tính. Trong công tác tuyển dụng, tác giả phân tích ưu - nhược điểm của nguồn nội bộ so với nguồn bên ngoài, đồng thời đề cập các giải pháp tình thế nhằm giảm áp lực tuyển mới như huy động giờ làm phụ trội hoặc ký hợp đồng gia công.

Về mặt công cụ quản lý, chương 1 giới thiệu quy trình phân tích công việc theo Gary Dessler thông qua bảng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát và ghi chép nhật ký công tác. Đối với chức năng đào tạo, tác giả phân định rõ giữa "đào tạo" (nâng cao kỹ năng hiện hành) và "phát triển" (chuẩn bị năng lực cho tương lai tổ chức), đồng thời liệt kê các phương pháp giảng dạy chuyên biệt cho cấp quản trị (nghiên cứu tình huống, trò chơi kinh doanh, đóng kịch, luân chuyển công tác) và công nhân (đào tạo tại chỗ, học nghề, mô phỏng). Cuối cùng, tác giả phân tích bản chất hai mặt của hệ thống thù lao (vừa là động lực kích thích, vừa có thể gây bất mãn nếu thiếu công bằng) và các nhân tố môi trường đa chiều tác động trực tiếp đến việc điều hành nhân sự.

Chương 2: Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê

Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động và công tác cán bộ tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 08/08/2007 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 4102052758 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp, vốn điều lệ 10 tỷ đồng (Lê Thị Ngọc Thùy góp 6 tỷ đồng - 60%, Nguyễn Hữu Khánh góp 4 tỷ đồng - 40%). Ngành nghề đăng ký đa dạng (kim khí điện máy, ô tô, xe máy, giấy, nông lâm thủy sản, bất động sản, may mặc, ăn uống, dịch vụ mai táng...), trong đó hoạt động trọng tâm trong giai đoạn này là nhập khẩu rượu trực tiếp từ Mỹ, phân phối qua mạng lưới bán lẻ và tiếp thị tới các nhà hàng, khách sạn, quán bar.
  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng, đứng đầu là Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Hành chính), hỗ trợ bởi 3 phòng nghiệp vụ: Phòng Kinh doanh (chia tách thành bộ phận tiếp thị và bộ phận bán hàng), Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán.
  • Hiệu quả kinh doanh 2008 – 2009:
Chỉ tiêu tài chính Năm 2008 Năm 2009 Nhận xét biến động
Tổng giá trị tài sản 10.251.000 đ 15.252.000 đ Tăng hơn 4 tỷ đồng sau một năm
Doanh thu thuần - - Tăng hơn 2 tỷ đồng so với năm 2008
Lợi nhuận sau thuế - - Tăng hơn 200 triệu đồng (đạt hơn gấp đôi năm 2008)
  • Cơ cấu và chất lượng lao động: Quy mô nhân sự tăng mạnh từ 50 người năm 2008 lên 120 người năm 2009 (tăng 70 người, tương ứng mức tăng 140%).
Tiêu chí phân loại Năm 2008 (Người) Năm 2009 (Người) Tỷ trọng năm 2009 (%)
Trình độ chuyên môn
- Trên đại học 1 1 0,8%
- Đại học 11 34 28,4% (Nhóm ĐH & Trên ĐH: 29,2%)
- Trung cấp 20 50 41,2%
- Tốt nghiệp 12/12 18 35 29,2%
Cơ cấu giới tính
- Nam 20 87 72,5%
- Nữ 30 33 27,5%
Cơ cấu độ tuổi (Năm 2009)
- Từ 20 đến 30 tuổi - 65 54,6%
- Từ 20 đến 40 tuổi - - 83,0%
- Từ 41 đến 60 tuổi - - 16,6%
  • Chất lượng đội ngũ quản lý: Tổng số 25 cán bộ (gồm 3 lãnh đạo Ban Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 3 Phó phòng, 16 Trưởng ban/Cửa hàng trưởng/Giám sát). Trình độ học vấn đạt 96% Đại học/Cao đẳng và 4% Trên Đại học. Về độ tuổi, 12% dưới 40 tuổi, 68% từ 40–45 tuổi, và 20% trên 45 tuổi; toàn bộ đội ngũ quản lý trên 35 tuổi, có kinh nghiệm công tác lâu năm (cấp cao trên 10 năm, cấp trung và cơ sở trên 5 năm).
  • Thực tiễn các nghiệp vụ nhân sự:
    • Tuyển dụng: Năm 2009 tuyển mới 70 lao động (Phòng Kinh doanh: 60, Phòng Nhân sự: 5, Bảo vệ: 3, Kế toán: 2). Kênh tuyển dụng phụ thuộc vào đăng báo và giới thiệu nội bộ, ưu tiên thân nhân cán bộ. Quy trình gồm 3 vòng: Lựa chọn hồ sơ, Phỏng vấn, Thỏa thuận hợp đồng. Về quy hoạch nội bộ, năm 2009 bổ nhiệm 3 Trưởng phòng, 2 Phó phòng kinh doanh, 1 Kế toán trưởng; đồng thời miễn nhiệm 1 Trưởng phòng do năng lực điều hành kém.
    • Đào tạo: Tổ chức các lớp kỹ năng bán hàng cho 100% nhân viên kinh doanh; đài thọ kinh phí học tin học, ngoại ngữ cho nhân viên có nguyện vọng. Tuy vậy, chương trình đào tạo còn mang tính hình thức, kinh phí hạn chế.
    • Tiền lương và đãi ngộ: Thu nhập hàng tháng tính theo công thức: $$\text{Tiền lương hàng tháng} = \text{Lương cơ bản} \times \text{Năng suất} + \text{Phụ cấp} + \text{Các khoản khác}$$ Lương bình quân năm 2009 tăng 900.000 đồng so với mức 2.000.000 đồng của năm 2008; thưởng bình quân đạt 200.000 đồng; thu nhập khác đạt 500.000 đồng. Công ty duy trì các chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, khám sức khỏe định kỳ, tổ chức nghỉ mát và tích cực tham gia hoạt động xã hội từ thiện.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng ở Chương 2, Chương 3 được tác giả thiết lập nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý nhân lực tại đơn vị. Các giải pháp tập trung xử lý những điểm nghẽn phát hiện trong thực tế, bao gồm việc nâng cao chất lượng cán bộ quản lý thông qua đào tạo chuyên môn tại chức, khắc phục tình trạng thu nhập tăng chậm so với biến động giá cả thị trường, nâng mức thưởng để tạo động lực, đồng thời thiết lập các tiêu chuẩn thống nhất, khách quan trong quy trình đánh giá năng lực nhân viên thay cho cách làm cảm tính, hình thức.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa được bức tranh biến động nhân lực và thu nhập tại Công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê:

Chỉ tiêu thu nhập bình quân Năm 2008 (Đồng) Năm 2009 (Đồng) Mức chênh lệch tăng
Lương bình quân 2.000.000 2.900.000 + 900.000 đ
Thưởng bình quân 100.000 200.000 + 100.000 đ
Thu nhập khác bình quân 300.000 500.000 + 200.000 đ
Tổng thu nhập bình quân 2.400.000 3.600.000 + 1.200.000 đ

Về mặt đánh giá thực tiễn, tác giả chỉ ra các kết quả cụ thể:

  • Ưu điểm ghi nhận: Bộ máy tổ chức vận hành ổn định; điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công việc được quan tâm đúng mức, bảo đảm an toàn lao động; công tác đánh giá thi đua tập thể bước đầu tạo được sự công khai, gắn kết quan hệ nội bộ; kịp thời đáp ứng nhu cầu tăng nhanh quy mô lao động (tăng 140% trong năm 2009) để phục vụ việc mở rộng mạng lưới 5 cửa hàng và hoạt động tiếp thị rượu ngoại.
  • Nhược điểm và tồn tại:
    • Chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý nhìn chung chưa đáp ứng kịp tốc độ phát triển.
    • Công tác tuyển dụng còn phụ thuộc nặng nề vào định kiến cá nhân và chính sách ưu tiên con em người quen nội bộ, dẫn tới chất lượng lao động đầu vào chưa đồng đều.
    • Đào tạo nội bộ còn hình thức, chưa xây dựng được lộ trình chuyên nghiệp và ngân sách còn eo hẹp.
    • Tốc độ tăng thu nhập và mức khen thưởng chưa theo kịp đà tăng trưởng kinh tế và nhu cầu đời sống; công thức đánh giá năng suất và năng lực cá nhân còn thiếu tiêu chí chặt chẽ, dễ nảy sinh cảm tính.
  • Đóng góp của nghiên cứu: Khóa luận cung cấp hệ thống số liệu thực nghiệm nguyên bản về công tác quản trị lao động tại một doanh nghiệp thương mại tư nhân mới thành lập trong giai đoạn 2007 – 2009. Các kiến nghị của tác giả về mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý ngắn và dài hạn, cử cán bộ học tại chức, chuẩn hóa quy trình tuyển chọn và xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực minh bạch mang lại giá trị vận dụng trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận được thực hiện trong khuôn khổ đợt thực tập tốt nghiệp, do đó tác giả đã chỉ rõ một số hạn chế khách quan:

  • Nhận thức và năng lực nghiên cứu của tác giả còn ở mức độ sinh viên thực tập, chưa bao quát sâu sắc toàn bộ các mối quan hệ quản trị phức tạp.
  • Khung dữ liệu thực chứng chỉ giới hạn trong phạm vi 2 năm tài chính đầu tiên (2008 – 2009) của một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, chưa phản ánh được chu kỳ biến động lao động trong dài hạn.
  • Hướng mở tiếp theo của đề tài là cần tiếp tục theo dõi, hoàn thiện bộ công cụ đo lường năng suất làm việc cụ thể cho từng vị trí chức danh (đặc biệt là khối tiếp thị và bán hàng) và nghiên cứu cơ chế đãi ngộ phi tài chính khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh và Quản trị nguồn nhân lực: Tài liệu cung cấp ví dụ thực tế về phương pháp khảo sát, lập bảng biểu thống kê cơ cấu nhân sự theo trình độ, giới tính, độ tuổi và phương pháp tổng hợp số liệu tiền lương tại một doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu.
  • Người làm đề tài về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp thương mại: Các mô hình lý thuyết được hệ thống hóa ở Chương 1 (quy trình hoạch định 4 bước, quy trình đào tạo của Mondy & Noe, quy trình phân tích công việc theo Dessler) cùng mẫu công thức tính lương theo năng suất tại Chương 2 là nguồn dữ liệu đối chiếu hữu ích.
  • Bộ phận phụ trách nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Các bài học thực tiễn về mặt trái của việc ưu tiên tuyển dụng người quen/con em nội bộ và những hạn chế khi áp dụng đánh giá nhân viên thiếu tiêu chí định lượng rõ ràng là những kinh nghiệm quản trị đáng lưu ý.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê có thời gian thành lập, vốn điều lệ và cơ cấu sở hữu như thế nào?
Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102052758 vào ngày 08/08/2007. Vốn điều lệ ban đầu là 10 tỷ đồng, do hai thành viên góp vốn gồm bà Lê Thị Ngọc Thùy (góp 6 tỷ đồng, chiếm 60%) và ông Nguyễn Hữu Khánh (góp 4 tỷ đồng, chiếm 40%).

2. Quy mô và cơ cấu lực lượng lao động của công ty biến động ra sao trong năm 2009?
Quy mô lao động của công ty tăng nhanh từ 50 người năm 2008 lên 120 người năm 2009 (tăng 70 người, tương đương 140%). Trong đó, lao động nam chiếm áp đảo với 87 người (72,5%), nữ có 33 người (27,5%). Về trình độ năm 2009, nhóm Đại học và Trên Đại học có 35 người (29,2%), Trung cấp có 50 người (41,2%) và tốt nghiệp 12/12 có 35 người (29,2%). Về độ tuổi, lực lượng lao động rất trẻ với 54,6% thuộc nhóm 20–30 tuổi và 83% dưới 40 tuổi.

3. Đội ngũ cán bộ quản lý của công ty có đặc điểm gì về trình độ và độ tuổi?
Đội ngũ quản lý gồm 25 người, đạt tỷ lệ chuẩn hóa học vấn rất cao: 96% có trình độ Đại học/Cao đẳng và 4% Trên Đại học (không có trường hợp nào trình độ 12/12). 100% cán bộ quản lý đều trên 35 tuổi (nhóm 40–45 tuổi chiếm đa số với 68%), có thâm niên nghề nghiệp vững chắc (cấp cao trên 10 năm kinh nghiệm, cấp trung và cơ sở trên 5 năm).

4. Quy trình tuyển dụng nhân viên tại doanh nghiệp được tổ chức như thế nào và tồn tại nhược điểm gì?
Quy trình tuyển dụng gồm 3 vòng tuần tự: Vòng 1: Lựa chọn hồ sơ; Vòng 2: Phỏng vấn; Vòng 3: Thỏa thuận hợp đồng. Nhược điểm chính là công ty quá ưu tiên tuyển chọn con em, người thân của cán bộ trong cơ quan và người tuyển dụng còn đánh giá dựa trên kinh nghiệm chủ quan thay vì khảo sát tiêu chuẩn thực tế, dẫn đến chất lượng đầu vào của một bộ phận lao động chưa cao.

5. Thu nhập hàng tháng của người lao động tại công ty được tính toán dựa trên nguyên tắc nào?
Tiền lương hàng tháng được xác định theo công thức: Tiền lương = Lương cơ bản $\times$ Năng suất + Phụ cấp + Các khoản khác. Trong đó, mức lương cơ bản căn cứ vào ngày ký hợp đồng gần nhất, hệ số năng suất do Trưởng phòng trực tiếp đánh giá dựa trên kết quả công việc, và các khoản phụ cấp phân bổ theo từng vị trí (chức vụ, xăng xe, cước điện thoại). Năm 2009, tổng thu nhập bình quân của nhân viên đạt 3.600.000 đồng/tháng (gồm lương bình quân 2.900.000 đồng, thưởng 200.000 đồng và thu nhập khác 500.000 đồng).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Sơn là công trình nghiên cứu chuyên ngành quản trị nhân lực mang tính thực tiễn cao, phản ánh chi tiết thực trạng quản lý cán bộ tại Công ty TNHH TM XNK Nguyễn Và Lê trong giai đoạn đầu đi vào hoạt động (2007 – 2009). Bằng việc tổng hợp hệ thống số liệu cụ thể về cơ cấu lao động, kết quả tuyển dụng 70 nhân sự mới và biến động quỹ thu nhập, đề tài đã làm rõ mối tương quan giữa sự gia tăng quy mô kinh doanh với nhu cầu hoàn thiện các nghiệp vụ nhân sự. Những phát hiện về mặt hạn chế trong chính sách tuyển dụng người thân, công tác đào tạo hình thức và tiêu chí đánh giá cảm tính là cơ sở thực tế xác đáng để doanh nghiệp triển khai các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.