Chương 1 đề cập đến các khái niệm về công tác lưu trữ, quản lý nhà nước và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trình bày các cơ sở lý luận, cơ sở khoa học của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chương 2 của luận văn là “Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình”. Chương này tập trung trình bày những khảo sát, nghiên cứu của tác giả về thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình gồm các vấn đề: xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ; Ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ; Thống kê về lưu trữ; Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; Sơ kết, tổng kết về lưu trữ; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, đưa ra các đánh giá khách quan về những ưu điểm, hạn chế của công tác này ở Ninh Bình.
Chương 3 của luận văn là “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh Ninh Bình”. Đây là chương quan trọng nhất của luận văn. Tại chương này, tác giả đưa ra các giải pháp dựa trên những khảo sát, nghiên cứu, đánh giá trước đó nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình. Các giải pháp đưa ra là các giải pháp có tính chất cơ bản, gồm các giải pháp về hoàn thiện, nâng cao hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ; giảp pháp về nâng cao hiệu quả công tác tập huấn nghiệp vụ; giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra và một số giải pháp về nghiệp vụ lưu trữ cụ thể… Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự góp ý và dìu dắt tận tình của thày giáo hướng dẫn là TS.
Tác giả cũng đã nhận được sự cộng tác và chia sẻ của các cán bộ công chức, viên chức đang công tác Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng như thày cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp. Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan nên chắc chắn không tránh 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khỏi những sơ suất, thiếu sót, vì thế, rất mong nhận được sự góp ý của các thày, cô và đồng nghiệp. 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác lƣu trữ Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Trên cơ sở vai trò của công tác lưu trữ, ta đi tìm hiểu về khái niệm “công tác lưu trữ” mà từ trước đến nay đã có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Theo chúng tôi, nhắc đến khái niệm “công tác lưu trữ” chúng ta phải kể đến khái niệm do các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm đưa ra trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ năm 1990 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com :“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [8, tr. 15] hay khái niệm do trường Cao đẳng Nội vụ đưa ra trong cuốn Giáo trình Lưu trữ cũng có những nét tương đồng: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [71, tr.Từ những khái niệm trên có thể thấy, trước tiên công tác lưu trữ hiện nay đã được coi là một ngành hoạt động, một lĩnh vực hoạt động chính thức của Nhà nước ta sánh ngang với các ngành hoạt động khác trong xã hội và nhiệm vụ trọng tâm, cốt yếu, mang tính chất quyết định của công tác lưu trữ là nhiệm vụ bảo quản an toàn và tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy vai trò của công tác lưu trữ quan trọng là vậy nhưng để thực hiện tốt công tác lưu trữ thì không thể thiếu đi vai trò của quản lý nhà nước trong công tác này.
Khái niệm quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ Để tìm hiểu khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, trước tiên ta phải hiểu quản lý nhà nước là gì? Quản lý là sự tác động lên một hệ thống nào đó với mục tiêu đưa hệ thống đó lên trạng thái cần đạt được. Quản lý là một phạm trù xuất hiện trước khi có Nhà nước với tính chất là một loại lao động xã hội hay lao động chung được thực hiện ở quy mô lớn.Ăng ghen thì bất kỳ lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành trên quy mô tương đối lớn đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung… Như vậy, quản lý xã hội không 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com phải là sản phẩm của sự phân chia quyền lực, mà là sản phẩm của sự phân công lao động nhằm liên kết và phối hợp hoạt động chung của con người. Quản lý nhà nước trong bất kì lĩnh vực hoạt động nào cũng có vai trò đặc biệt quan trọng bởi nó duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh vực đó trong xã hội. Theo định nghĩa trong giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia, xuất bản năm 1993 có thể hiểu “quản lý nhà nước là sự quản lý của nhà nước đối với xã hội và công dân.
Đó là sự chỉ huy, điều hành để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao trong việc tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân” [34, tr. Như vậy, rõ ràng quản lý nhà nước không phải là một hoạt động quản lý đơn thuần mà là hoạt động quản lý dự trên quyền lực cao nhất của nhà nước buộc đối tượng chịu sự quản lý phải nghe theo bằng hệ thống chế tài và được các cơ quan công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật. Đối với mỗi lĩnh vực, ngành nghề thì quản lý nhà nước lại có những cách hiểu khác nhau. Đối với khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì cho đến nay chưa có văn bản của nhà nước, sách, giáo trình hay nghiên cứu nào đưa ra một khái niệm chính xác, cụ thể.
Tuy nhiên, xuất phát từ định nghĩa quản lý nhà nước nêu trên và định nghĩa công tác lưu trữ cùng với những nội dung về công tác lưu trữ ta có thể hiểu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là chỉ huy, điều hành hay thực hiện các hoạt động công vụ của các cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ đến công tác lưu trữ, được thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các quy định, các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt, đem lại hiệu quả cao nhất nhất các nội dung của công tác lưu trữ. 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Cũng có thể hiểu, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là việc thực hiện chức năng quản lý đối với công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương bằng các hình thức nhất định nhằm làm cho các cơ quan, tổ chức và công dân tuân thủ các quy định của Nhà nước về hoạt động lưu trữ.