Chương 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY LONG VŨ 1. Giới thiệu khái quát về Công ty TM-DV Long Vũ Tiền thân của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ là cửa hàng máy tính Long Vũ được thành lập vào cuối năm 1999 bởi khá đông những người lành nghề trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đến năm 2002, Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102013230 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 23/12/2002 với một số thông tin cơ bản sau: - Ngày 23 tháng 12 năm 2002 Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ được thành lập và chính thức đi vào hoạt động, đặt trụ sở tại số 279 Võ Văn Tần, phường 5, quận 3, Tp. - Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ LONG VŨ - Tên viết tắt : CÔNG TY LONG VŨ - Tên tiếng Anh : LONG VU TRADING & SERVICE CO.,LTD - Nhóm ngành kinh doanh: Linh kiện máy vi tính và thiết bị văn phòng; Dịch vụ tư vấn, lắp đặt, bảo trì định kỳ và bảo hành các linh kiện, máy tính và thiết bị văn phòng.
Các thông tin liên hệ: - Điện thoại : 083.8329557 - Email : khoa@longvu.vn - Website : www.vn - Vốn điều lệ : 5. - Người đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông Nguyễn Huỳnh Thy Khoa – Giám đốc Điều hành. Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ đã xác định mục tiêu xây dựng một tập thể doanh nghiệp luôn hoạt động theo tiêu chí “Uy tính - chất lượng - dịch vụ hoàn hảo – nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng”. Qua đó, các hoạt động của doanh nghiệp đều nhằm mang lại lợi ích tối ưu cho khách hàng và cũng là đem lại cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
Với cơ cấu hành chính nhanh, gọn cùng khả năng tài chính tương đối ổn định, Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ đã không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động tại các tỉnh, thành; đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm 1 do an Công nghệ thông tin và cũng tạo điều kiện đưa sản phẩm do chính doanh nghiệp sản xuất đến gần hơn với người tiêu dùng trong nước. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lỗi của Công ty 1. Tầm nhìn Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ luôn phấn đấu trở thành Công ty sản xuất và kinh doanh máy tính hàng đầu Việt Nam và xây dựng thương hiệu mạnh trong khu vực. Sứ mệnh - Nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ là tiếp tục cung cấp những sản phẩm và giải pháp công nghệ thông tin có chất lượng hàng đầu với giá cạnh tranh nhất để đáp ứng nhu cầu sử dụng và phát triển công nghệ thông tin của các cá nhân, doanh nghiệp, trường học, cơ quan nhà nước trên toàn quốc.
- Mang lại giá trị cho từng nhân viên thông qua môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, mang đậm tính nhân văn. - Phục vụ lợi ích cộng đồng thông qua việc xây dựng các tiêu chí kinh doanh bền vững hướng đến cộng đồng và xã hội. Giá trị cốt lõi - Chất lượng sản phẩm: cam kết cung cấp đến Khách hàng các bộ máy vi tính và dịch vụ hậu mãi tốt nhất thông qua việc chú trọng phát triển nguồn nhân lực, đầu tư trang thiết bị hiện đại, cải tiến mọi hoạt động vì lợi ích Khách hàng. - Trách nhiệm: đặt quyền lợi của Khách hàng, lợi ích của Công ty, lợi ích của Cộng đồng là yếu tố quyết định cho sự thành công của Công ty, là trách nhiệm của mỗi cán bộ nhân viên.
- Trung thực, minh bạch trong mọi hoạt động, cam kết cung cấp thông tin chính xác, là đối tác đáng tin cậy của mọi Khách hàng. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Bộ máy hoạt động của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng. Cụ thể bộ máy được tổ chức như sau: Ban lãnh đạo gồm: Hội đồng thành viên Chủ tịch Hội đồng thành viên Giám đốc – Trợ lý Giám đốc Các phòng chức năng gồm: Phòng Kinh doanh 3 do an Phòng Kỹ thuật – Bảo hành Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Marketing Phòng Hành chính – Nhân sự Theo mô hình này, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, đứng đầu là Ban lãnh đạo – chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Công ty. Dưới quyền của Ban lãnh đạo là các phòng chức năng.
Mỗi phòng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc chuyên môn theo từng chức năng. Trong mỗi phòng là sự phân cấp quyền hạn ở các bộ phận. Theo sơ đồ ta thấy, phòng Kinh doanh bao gồm ba bộ phận là Mua – Bán hàng, Kho và Dự án; phòng Kỹ thuật – Bảo hành bao gồm bộ phận Kỹ thuật, Lắp ráp – Sản xuất, Bảo hành – Sửa chữa; phòng Marketing bao gồm ba bộ phận: Nghiên cứu sản phẩm – thị trường, Phát triển thương hiệu, Phát triển đại lý; phòng Hành chính – Nhân sự bao gồm bộ phận Hành chính – Nhân sự và bộ phận ISO. Mỗi bộ phận đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng và quyền hạn nhất định đòi hỏi cần phải có những mục tiêu hoạt động riêng nhưng vẫn phải hướng đến hoàn thành mục tiêu của toàn Công ty.
Việc tổ chức bộ máy hoạt động theo mô hình này tạo điều kiện cho những lãnh đạo tại các bộ phận quản lý và điều hành mọi hoạt động dễ dàng hơn. Đồng thời, việc áp dụng mô hình này giúp Công ty được linh hoạt, nhanh nhạy hơn trước sự thay dổi của môi trường và tiết kiệm được chi phí quản lý. Bên cạnh đó còn tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng trong Công ty. Tuy nhiên, mô hình này dễ xảy ra nhiều tranh luận do không có mối liên kết giữ các phòng ban, đơn vị mải mê theo đuổi chức năng riêng của mình mà quên đi mục tiêu chung của Công ty.
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 1. Ban lãnh đạo a. Hội đồng thành viên Hội đồng thành viên là tập hợp một số người nhân danh Công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu Công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo pháp luật. Qua đó, Hội đồng thành viên có các quyền và nhiệm vụ cụ thể như sau: - Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty.
Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 50% tổng giá trị 4 do an tài sản được ghi trong Báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ Công ty. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ; thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong Báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của Công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ Công ty. - Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên. - Thông qua Báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của Công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý Công ty; quyết định tổ chức lại Công ty. Quyết định thành lập Công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện. Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty. Chủ tịch Hội đồng thành viên Chủ tịch Hội đồng thành viên là người do Hội đồng thành viên bổ nhiệm có các quyền và nhiệm vụ: - Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên.
Chuẩn bị hoặc tổ chức cho việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến thành viên. - Triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên. Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên. Thay mặt Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên.
Giám đốc – trợ lý giám đốc - Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Qua đó, Giám đốc có quyền, nhiệm vụ và nghĩa vụ; tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty; trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, trình Báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên. Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. - Trợ lý Giám đốc là người do Giám đốc bổ nhiệm có các chức năng và nhiệm vụ: hỗ trợ Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của Công ty theo sự 5 do an phân công của Giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền; đề xuất ý kiến và xin quyết định của Giám đốc khi có những việc vượt quá thẩm quyền cho phép.
Các phòng chức năng a) Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Long Vũ có chức năng tham mưu cho Giám đốc và thực hiện trong lĩnh vực: mua bán hàng hóa, quản lý kho và kinh doanh dự án nhằm đáp ứng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạn của Công ty.