CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. Tổng quan về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, của nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp Khái niệm nguyên vật liệu - Theo chuẩn mực kế toán 02: Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, nó bao gồm cả nguyên vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Nguyên vật liệu là những đối tượng mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động cần thiết của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạng vật hóa như: gỗ, giấy trong doanh nghiệp sản xuất, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc,.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm của nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, tham gia đầu vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại. - Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu thường không giữ lại hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản phẩm SXKD trong kỳ. - Chi phí NVL luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
Do vậy để đảm bảo yêu cầu sản xuất, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ NVL về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. Vai trò của nguyên vật liệu 5 Từ những đặc điểm trên có thể thấy vai trò của NVL hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Về mặt hiện vật lẫn giá trị: NVL là cơ sở hình thành nên sản phẩm mới. Do đó nếu thiếu vật liệu sẽ không thể tiến hành hoạt động sản xuất.
Việc cung cấp NVL có đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. - Về mặt chi phí: NVL chiếm tỷ trọng khá lớn trong toàn bộ chi phí cấu thành sản phẩm. Vì thế việc quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khi xuất dùng NVL để tránh lãng phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Về mặt vốn: NVL là một phần của tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Do vậy, việc tăng tốc độ vốn kinh doanh cũng đi kèm với việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Quản lý NVL là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau trên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phải phát triển và hoàn thiện hơn.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để thu được nhiều lợi nhuận mà vẫn giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này đòi doanh nghiệp phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Để đảm bảo được điều đó doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau: - Khâu thu mua: NVL phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua. Đồng thời phải quản lý việc lập kế hoạch, mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch SXKD của doanh nghiệp.
6 - Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân, đo, đong, đếm cần thiết; phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp. Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật và bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. - Khâu sử dụng: Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.
Trên cơ sở đó so sánh với các định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm ra biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích lũy cho Doanh nghiệp. - Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc dự trữ nguyên vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong các Doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình SXKD.
Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý. Trong thực tế của công tác quản lý trong các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất. Sau đây là một số cách phân loại chủ yếu: Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất.
Theo đặc trưng này NVL của các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như giấy, gỗ trong các doanh nghiệp sản xuất; sợi trong nhà máy dệt; vải trong doanh nghiệp may… 7 Đối với bán thành phẩm mua ngoài như sợi mua ngoài trong doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Nguyên vật liệu phụ: Là nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, xà phòng, hương liệu, hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường như dầu nhờn, giẻ lau; hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lượng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác so với các nguyên vật liệu phụ thông thường.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị sản xuất,… - Phế liệu: Là những loại nguyên vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài (phoi bào, vải vụn bông rối, gạch, sắt,…) - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được sắp xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ. Phân loại theo nguồn hình thành gồm 3 loại: - Vật liệu tự chế: Là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất.
- Vật liệu mua ngoài: Là vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh. 8 Phân loại theo mục đích sử dụng gồm: - Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm - Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý Doanh nghiệp. Tính giá nguyên vật liệu.
Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là đùng tiền để biểu thị giá trị của NVL. Việc tính giá NVL phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Theo chuẩn mực này, NVL luân chuyển trong doanh nghiệp phải được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy từng nguồn nhập: - Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực Giá mua Thuế NK, Các khoản chiết khấu Chi tế NVL = trên hóa + Thuế TTĐB - thương mại, trả lại, + phí thu nhập kho đơn (nếu có) giảm giá (nếu có) mua Trong đó: o Giá mua trên hóa đơn: Nếu Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa bao gồm thuế GTGT. o Đối với NVL nhập khẩu thì thuế NK và thuế TTĐB (đối với hàng hóa chịu thuế TTĐB) cũng được tính vào giá thực tế của NVL.
o Chiết khấu thương mại: Là phần chiết khấu doanh nghiệp được hưởng trong trường hợp mua với số lượng lớn. o Hàng mua trả lại: Là phần NVL doanh nghiệp trả lại cho nhà cung cấp do một số nguyên nhân như hàng kém chất lượng, sai phẩm chất, quy cách,. 9 o Giảm giá: Là phần giảm giá do một số nguyên nhân như hàng kém chất lượng, sai phẩm chất, quy cách,. nhưng doanh nghiệp vẫn chấp nhận lô nguyên vật liệu với điều kiện đi kèm là nhà cung cấp giảm giá lô nguyên vật liệu đó.