Giải pháp cho vấn đề giao tiếp kém của quản lý tại Ascendas Việt Nam

Luận văn thạc sĩ phân tích vấn đề giao tiếp kém của quản lý cấp trung tại Ascendas Việt Nam, đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả.

• Tác giả: Pham Thi Hoang Van
• Người hướng dẫn: Prof. Tran Ha Minh Quan
• Trường học: University Of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master Of Business Administration
• Đề tài: Poor Communication Of Line Managers In Ascendas Vietnam
• Loại tài liệu: Luận văn/Final Thesis
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• Acknowledgements
• 1. CHAPTER 1: PROBLEM IDENTIFICATION
• 1.1. Company Organization Chart
• 1.2. Identifying and Diagnosing Problem
• 1.3. Verifying Problem Exsistences
• 1.4. The Importance Of The Problem
• 1.5. Causes And Effects Map
• 2. CHAPTER 2: ALTERNATIVE SOLUTIONS
• 3. CHAPTER 3: ACTION PLAN
• 4. CHAPTER 4: SUPPORTING INFORMATION
• 4.1. Preliminary Interview Transcripts To Get Symptoms
• 4.2. Company Turnover Rate Figures
• 4.3. Survey To Verifying Problem Exsistence and Results
• 4.4. Survey To Verify Low Commitment at Ascendas Vietnam And Results
• 4.5. Factors Influencing Workplace Communication
• 4.6. Interview Transcript To Confirm The Root Cause Of The Problem
• 4.7. Evaluate and Compare The Alternative Solution Results
• Executive Summary

Tóm tắt

I. Tổng quan về giải pháp cải thiện giao tiếp của quản lý tại Ascendas Việt Nam

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào, đặc biệt là tại Ascendas Việt Nam, nơi mà sự đa dạng văn hóa và môi trường làm việc quốc tế tạo ra nhiều thách thức. Việc cải thiện giao tiếp giữa các quản lý và nhân viên không chỉ giúp nâng cao tinh thần làm việc mà còn tăng cường hiệu suất công việc. Nghiên cứu này sẽ phân tích các vấn đề hiện tại và đề xuất các giải pháp khả thi để cải thiện giao tiếp trong tổ chức.

1.1. Tầm quan trọng của giao tiếp trong doanh nghiệp

Giao tiếp trong doanh nghiệp không chỉ là việc truyền đạt thông tin mà còn là cầu nối giữa các bộ phận. Một nghiên cứu của Henson & Baden (2007) chỉ ra rằng giao tiếp hiệu quả giúp đạt được các mục tiêu tổ chức. Tại Ascendas Việt Nam, việc cải thiện giao tiếp sẽ giúp giảm thiểu hiểu lầm và tăng cường sự hợp tác giữa các nhân viên.

1.2. Đặc điểm giao tiếp tại Ascendas Việt Nam

Ascendas Việt Nam là một công ty đa quốc gia với đội ngũ nhân viên đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau. Điều này tạo ra những thách thức trong giao tiếp, khi mà các quản lý thường không chia sẻ thông tin đầy đủ với nhân viên. Sự thiếu hụt thông tin này dẫn đến sự không hài lòng và giảm sút tinh thần làm việc của nhân viên.

II. Vấn đề giao tiếp kém của quản lý tại Ascendas Việt Nam

Giao tiếp kém giữa các quản lý và nhân viên tại Ascendas Việt Nam đã dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng. Theo nghiên cứu, sự thiếu hụt thông tin và sự không lắng nghe từ phía quản lý đã tạo ra khoảng cách lớn giữa các nhân viên và quản lý. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc mà còn làm tăng tỷ lệ nghỉ việc.

2.1. Nguyên nhân gây ra giao tiếp kém

Các nguyên nhân chính dẫn đến giao tiếp kém bao gồm sự thiếu hụt thông tin, sự không lắng nghe từ phía quản lý và sự khác biệt văn hóa. Nhân viên thường cảm thấy không được tôn trọng và không có cơ hội để chia sẻ ý kiến của mình, dẫn đến sự không hài lòng và giảm sút hiệu suất làm việc.

2.2. Hệ quả của giao tiếp kém

Giao tiếp kém không chỉ gây ra sự không hài lòng trong công việc mà còn làm tăng tỷ lệ nghỉ việc. Theo số liệu từ HR Manager, tỷ lệ nghỉ việc tại Ascendas Việt Nam đã tăng lên 8.58% trong năm 2015, gấp đôi so với năm trước. Điều này cho thấy sự cần thiết phải cải thiện giao tiếp trong tổ chức.

III. Phương pháp cải thiện giao tiếp của quản lý tại Ascendas Việt Nam

Để cải thiện giao tiếp, Ascendas Việt Nam cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả. Các giải pháp này bao gồm tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm thường xuyên, đào tạo kỹ năng giao tiếp cho quản lý và tạo ra một môi trường làm việc cởi mở hơn.

3.1. Tổ chức hoạt động xây dựng đội nhóm

Hoạt động xây dựng đội nhóm giúp tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên và quản lý. Các hoạt động này không chỉ tạo cơ hội cho nhân viên giao lưu mà còn giúp họ hiểu nhau hơn, từ đó cải thiện giao tiếp trong công việc.

3.2. Đào tạo kỹ năng giao tiếp cho quản lý

Đào tạo kỹ năng giao tiếp cho quản lý là một bước quan trọng để cải thiện tình hình hiện tại. Các khóa đào tạo này nên tập trung vào việc lắng nghe, chia sẻ thông tin và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu

Việc áp dụng các giải pháp cải thiện giao tiếp đã cho thấy những kết quả tích cực tại Ascendas Việt Nam. Nhân viên cảm thấy hài lòng hơn với công việc và tỷ lệ nghỉ việc đã giảm đáng kể. Nghiên cứu cho thấy rằng khi quản lý cải thiện giao tiếp, tinh thần làm việc của nhân viên cũng được nâng cao.

4.1. Kết quả từ hoạt động xây dựng đội nhóm

Các hoạt động xây dựng đội nhóm đã giúp tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên và quản lý. Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc.

4.2. Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho quản lý đã giúp họ nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc. Kết quả khảo sát cho thấy tỷ lệ hài lòng của nhân viên đã tăng lên 30% sau khi áp dụng chương trình này.

V. Kết luận và tương lai của giao tiếp tại Ascendas Việt Nam

Cải thiện giao tiếp là một quá trình liên tục và cần sự cam kết từ cả quản lý và nhân viên. Ascendas Việt Nam cần tiếp tục duy trì các hoạt động xây dựng đội nhóm và chương trình đào tạo để đảm bảo rằng giao tiếp luôn được cải thiện. Tương lai của giao tiếp tại Ascendas Việt Nam sẽ phụ thuộc vào khả năng lắng nghe và chia sẻ thông tin của các quản lý.

5.1. Tầm nhìn cho tương lai

Tương lai của giao tiếp tại Ascendas Việt Nam sẽ được xây dựng trên nền tảng của sự cởi mở và tôn trọng lẫn nhau. Các quản lý cần nhận thức rõ ràng về vai trò của mình trong việc tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

5.2. Cam kết từ lãnh đạo

Lãnh đạo tại Ascendas Việt Nam cần cam kết thực hiện các giải pháp cải thiện giao tiếp một cách nghiêm túc. Sự cam kết này sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ Pham Thi Hoang Van POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM ID: 221130095 MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: PROF. TRAN HA MINH QUAN DR. NGUYEN THI NGUYET QUE Ho Chi Minh City – Year 2016 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 1 Poor Communication Of Line Managers In Ascendas Vietnam Pham Thi Hoang Van Mbus 4 Final Thesis Prof. Tran Ha Minh Quan and Dr. Nguyen Thi Nguyet Que May 26, 2016 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 2 Contents Acknowledgements . 4 Chapter 1: Problem Identification . 6 Company Organization Chart . 8 Identifying and Diagnosing Problem. 10 Verifying Problem Exsistences . 11 The Importance Of The Problem . 16 Causes And Effects Map . 18 Chapter 2: Alternative Solutions. 23 Chapter 3: Action Plan . 27 Chapter 4: Supporting Information . 32 Preliminary Interview Transcripts To Get Symptoms. 32 Company Turnover Rate Figures . 37 Survey To Verifying Problem Exsistence and Results . 38 Survey To Verify Low Commitment at Ascendas Vietnam And Results . 44 Factors Influencing Workplace Communication . 47 Interview Transcript To Confirm The Root Cause Of The Problem. 49 Evaluate and Compare The Alternative Solution Results. 62 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 3 Acknowledgements Firstly, I will begin by expressing my gratitude to Prof. Tran Ha Minh Quan and Dr. Nguyen Thi Nguyet Que who are so enthusiasm to instruct me during the time of final thesis, I want to say thank them so much for their significant supports, valuable advices as well as detail revisions. Secondly, my thank will be sent to Ascendas Vietnam, exspecially to Ms. Pham – HR Manager and Mr. Nguyen – General Administration Director, for all their support and helping me during my final thesis process. Thank for provided valuable information and valuable advices to me so from that I can have the accuracy analysis for problem as well as build and propose the proper solution to Ascendas Vietnam. Thirdly, I would also like to thank to entire of ISB and MBUS course as well as all the lectures who instruct, teach and give me and my classmates so many valuable knowledge and necessary soft skills to not only my work but also my life. Finally, I want to dedicate my appreciate to evaluation committee who are working hard and from their valuable evaluations, I can see clearly the weakness also stength of my thesis for further improvements. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 4 Executive Summary Although currently Ascendas Vietnam is developing and has good business results, however, low communication of line managers is creating the negative effects on employee spirit and company services. So far, this issue also causes the potential consequences to the future developing status of the company when the employees and management cannot find the same voice. Poor communication are step by step making the employees feel weary, stress and the certain results of this issue are low commitment and high turnover rate. The main purpose of this thesis is identifying whether the poor communication line managers. It includes collecting the symptoms, analysing the important of the problem, identifying the root causes of poor communication of line managers at Ascendas Vietnam which are cultural and emotional barrier. In addition, based on the root causes of the problem, the potential strategies to improve manager communication skill are also found out: personnel replacement, organizing a regularly team building activities and applying the proper training and education programs. From the potential solutions, the most efficient solution will be built and proposed to Ascendas Vietnam so that the corrective action can be conducted. And from the results of the evaluating, analysing, comparing, and considering by Managers three alternative potential solutions, organizing the regular team building activities for Ascendas Vietnam is selected as the most appropriate solution. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 5 Poor Communication Of Line Managers In Ascendas Vietnam. Workplace communication is the process of exchanging information, both verbal and non-verbal, within an organization. An organization may consist of employees from different parts of the society. In order to unite the activities of all employees, communication is very important. Communicating necessary information to the entire workforce becomes necessary. Effective workplace communication ensures that all the organizational objectives are achieved (Henson & Baden, 2007). In nowadays modern social with the grant developing of multinational organization, many individuals from many countries bring the different backgrounds to their jobs in the organizations. So in an organization of multiculture, besides the diversity in creating, working and managing, there is also negative effects that poor communication of line managers. And Asendas Vietnam is not an exception, the purpose of the essay is analysing and finding the root causes of problem to understand clearly on what factors of poor communication of line managers at Asendas Vietnam and its important. Finally, from root cause analysis, this study will dedicate the proper solutions for the problem of Ascendas Vietnam when communication is one of the most dominant and important activities in organizations (Harris & Nelson, 2008) and communication will help the company increase productivity and reduce misunderstandings between people so that all the company can reach a common goal. For businesses to function as desired, managers and upper- level employees must be able to interact clearly and effectively with each other through verbal communication and non-verbal communication to achieve specific business goals (Person, Sharon J. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 6 Chapter 1: Problem Identification Problem identification chapter provides the general picture of Ascendas Vietnam as well as current company problem. This chapter includes eight sections with the content focus on company background, general symptoms, identifying and verifying problem, the important, potential causes of the problem and causes and effects map. Company Introduction Ascendas-Singbridge Group is Asia’s leading provider of sustainable urban solutions. With the combined capabilities of Ascendas and Singbridge, the group is uniquely placed to undertake urbanisation projects spanning townships, mixed-use developments and business/industrial parks. Headquartered in Singapore, Ascendas-Singbridge has projects in 29 cities across 10 countries in Asia, including Australia, China, India, Indonesia, Singapore, Vietnam and South Korea. Ascendas with more than 30 years of experience, based in Singapore, Ascendas has built a strong regional presence and serves a global clientele of over 2,400 customers. With deep experience in real estate, strong portfolio and financial statement, Ascendas operate with the mission “We create total business environments that inspire people to excel”. Ascendas cooperated with a Vietnam state-own company to invest and develop real estate. Our Science, Business & IT Parks, with their lushly landscaped grounds and integration of a wide range of retail and recreational amenities, are designed for companies that require a total work-live-play environment that inspires their employees. They are broadband-enabled, and are ideal for IT & ITES, bioinformatics, software development, telecommunications, electronics and other hi-tech and R&D industries. Ascendas Vietnam is investing and developing two big projects in Vietnam which are primarily serving multi-national companies and leading local companies and research institutions. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 7 Parallel with the developing in business, Ascendas Vietnam day by day abstracts many intelligent staffs as well as experience managements over the Asia, becomes the developing global and multicultural company. Company Organization Chart Ascendas Vietnam Organization Chart (Ascendas Vietnam 2015) Property Manager General Chief Sales & Business Project Affair Financial Marketing Development Director Manager Officer Manager Manager Sales & Business HR Chief Marketing Development Project Staffs Manager Accounting Assistant Staffs Manager HR and Sales & Accounting Admin Staffs Marketing Staffs Staffs LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 8 General Symptoms To have the initial subjective and general information about current company personnel status of Ascendas Vietnam, the writer conduct two preliminary short interviews with HR manager and one company staff from Sales & Marketing Division. Based on the interview results, following transcript 1 - Preliminary interview with HR manger and staff from Sale & Marketing Division to get symptoms of problem in Chapter 4, initially, the writer can get some basic information on current status of the company. Inspire of being a global and developing company running business in Vietnam, Ascendas Vietnam also encounters many personnel issues which are low commitment and high turnover rate. The writer chooses to talk with HR Manager due to she is in charge of controlling and monitoring personnel and human resource of the company so she is the person know clearly about personnel issues at the company. From talking with company HR Manager, she admits that low commitment is happening at the company when many personnel show that they do not feel loyalty with company activities. The staffs find the HR Manger to get her consultants when they do not want to work more at the company. Many staffs share that they are actually ambiguous, lack of information and sometimes they are not clear company goals, their managers do not share information or any changing in the company to them, the managers think that the followers no need to know, just managers know about the targets and plans are enough. The HR Manager also reveals that the low commitment at the company due to misunderstanding and low communication between staffs and their managers, the staffs face the difficulty to share their meaning and thinking to their managers, the managers do not listen to them, they push their followers do what they think right. Sometimes the staffs cannot understand what their direct managers want in the jobs or the manager’s actions mean for what due to many differences in the sharing ways from managers. Some of staffs said that they could not find the same voice with their supervisor and some of them feel conflict with their direct manager because they LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] POOR COMMUNICATION OF LINE MANAGERS IN ASCENDAS VIETNAM 9 cannot understand what their manager really wants. The result of these issues are worker not engage with their job, they do not want to dedicate more as well as try more and shared their new ideas to their manager. Additionally, one more current issue that the company have to face is high turnover rate, according to the table 1- Turnover rate of Ascendas Vietnam in 2014 and table 2 - Turnover rate of Ascendas Vietnam in 2015 in Chapter 4, it shows that Ascendas Vietnam has the average turnover rate in the first eleven months in 2015 quite high – 8.58%, approximately double times when comparing with itself in 2014. Moreover, this year figure (2015) also more than when comparing with the same rate of Ascendas head office – Singapore just only 3. From the talking with HR Manager, the issues happen primarily in Sales & Marketing Division, Project Division and Business Development Division of Ascendas Vietnam, as those Divisions require the line managers and staffs have to work together and communicate continuously so much to share the personal ideas and get the desired targets. The HR manager reveal that most of staffs feel low commitment and want to leave the company are come from above Divisions, especially, the Sales & Marketing Division. So for typical, the writer chooses to talk more with one relevant Sales & Marketing staff. She said that many staffs leave the company because they afraid of communicating with their managers and do not want to dedicate more to the jobs.