Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HƯNG BÌNH 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1 Sơ lược về Công ty Công ty TNHH XNK Hưng Bình cấp giấy phép ngày 13/07/2017 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0109235715 của sở Kế Hoạch Và Đầu Tư. Công ty hoạt động vào ngày 01/01/2018. Tên giao dịch quốc tế: HUNG BINH IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED.
Địa chỉ: Tổ dân phố Nguyên Xá 3, Đường Cầu Diễn, Phường Minh Khai, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Người đại diện hợp pháp của Công ty: Trần Thành Trung. Tổng vốn điều lệ của Công ty lúc thành lập là 9.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển Trong năm 2018 khi mới thành lập thì tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty còn gặp nhiều khó khăn do Công ty mới đi vào hoạt động nên nguồn khách hàng còn hạn chế. Tuy nhiên từ đầu năm 2020 tình hình hoạt động của Công ty đã ổn định, mang lại nhiều hiệu quả trong quá trình kinh doanh và ngày càng phát triển.
Cho đến nay đã được gần 7 năm thành lập, bằng nỗ lực cùng với sự nhạy bén sáng suốt, Ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên đã từng bước đưa Công ty phát triển một cách vững chắc, tạo được uy tín trên thị trường, khẳng định vị trí trong lĩnh vực kinh doanh. Công ty đã thiết lập được những mối quan hệ hợp tác mật thiết với một số khách hàng. Vươn lên từ vùng nông sản Công ty TNHH XNK Hưng Bình đã trở thành địa chỉ uy tính hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trái cây. Những năm vừa qua Công ty đã đẩy mạnh phát triển cả hai thị trường xuất khẩu và nhập khẩu.
Phương thức hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty hiện tại: ủy thác xuất nhập khẩu chiếm 58%, xuất nhập khẩu trực tiếp chiếm 42% còn lại. Lĩnh vực hoạt động của Công ty Công ty TNHH XNK Hưng Bình chuyên thu mua, cung cấp các loại trái cây nhập khẩu từ Hàn Quốc, Úc, New Zealand, Mỹ, Trung Quốc và trái cây đặc sản miền tây phân phối cho các siêu thị và các cửa hàng nông sản khu vực miền bắc và Thành phố Hà Nội, đồng thời Công ty cũng xuất khẩu một số loại trái cây sang thị trường thế giới như: ASEAN, Trung Quốc, Nga, Hàn Quốc với mong muốn phát triển thị trường trái cây Việt Nam. Với nghiệp vụ chính là xuất - nhập khẩu, công ty hoạt động dựa trên các ngành nghề, sản phẩm mà Nhà nước cho phép trong giấy phép kinh doanh. Ngoài ra thực hiện một số hoạt động dịch vụ khác.
Công ty luôn hoạt động với phương châm : “ Chất lượng sản phẩm là trên hết - Nguồn gốc rõ ràng - Lợi ích khách hàng là trên hết. Các hoạt động kinh doanh khác Theo quyển đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp đăng ký hoạt động các lĩnh vực: Bảng 1.1 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác của Công ty năm 2023 Stt Mã ngành Tên ngành 1 2220 Sản xuất sản phẩm từ plastic 2 4620 Bán buôn nông lâm sản nguyên liệu ( trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống 3 4659 Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác 4 4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 5 4933 Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa 6 5022 Trồng cây ăn quả (Nguồn: phòng kinh doanh công ty TNHH XNK Hưng Bình) 3 1. Cơ cấu bộ máy tổ chức nhân sự của công ty.2 Cơ cấu nhân sự của công ty Chức vụ Số lượng Giám đốc 1 Phó giám đốc 1 Trưởng Phòng 4 Nhân viên văn 26 phòng Công nhân, lao 93 động Quản đốc 2 Lái xe, bảo vệ 4 (Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty TNHH XNK Hưng Bình) Bảng 1.3 Trình độ văn hóa của các nhân viên Trình độ Số lượng Tỷ trọng Đại học và trên đại học 11 8.85% (Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty TNHH XNK Hưng Bình) Nhận xét: Qua hai bảng trên cho thấy, tổng số nhân viên của công ty không có trình độ chiếm phần lớn nguyên do là vì Công ty cần một lượng lớn lao động làm việc cho bộ phận tuyển chọn và đóng gói nông sản. Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất và thương mại nên lao động trong Công ty có nhiều trình độ khác nhau.Tuy vậy Công Ty vẫn rất coi trọng đội ngũ nhân lực có khả năng làm việc thực sự , như vậy hiệu quả công việc mới được nâng cao.
Những nhân viên được tuyển dụng được dựa trên nguyên tắc tuân thủ theo các quy định của Nhà nước và pháp luật; giữa hai bên: Ban Giám Đốc và người lao động. Nhằm đảm bảo nhân viên hoàn thành công tác chuyên môn đạt hiệu quả, công ty luôn có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ thông qua các khóa học như: Nghiệp vụ giao nhận, tài chính kế toán,. 4 Giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng tài Phòng Phòng hành xuất nhập chính - kế kinh Marketing chính - khẩu toán doanh nhân sự Bộ phận thu mua Bộ phận ngoại thương XNK Bộ phận giao nhận Sơ đồ 1.1 Cơ cấu Bộ máy tổ chức của Công ty (Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự Công ty TNHH XNK Hưng Bình) Giám đốc Là người điều hành cao nhất cho mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước vấn đề pháp lý của công ty trước pháp luật, thực hiện các chính sách quản lý nhà nước cũng như về quyết định mức lương thích hợp cho nhân viên hay các hình 5 thức khen thưởng kỷ luật. Giám đốc thường đại diện cho công ty đứng ra kí kết các văn bản, hợp đồng tài chính thương mại, tổ chức quản lý công ty để công ty hoạt động có hiệu quả quy định của pháp luật.
Phó giám đốc Là người tiến hành chỉ đạo của giám đốc, quản lý, điều phối lên kế hoạch cho việc kinh doanh; tìm kiếm các khách hàng và thị trường mới tiềm năng nhằm vạch ra định hướng phát triển cho công ty; chịu trách nhiệm thực hiện những nghĩa vụ mà giám đốc phân công. Đồng thời trực tiếp lãnh đại các phòng ban liên quan. Phòng hành chinh - nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc quản lý nhân viên, quản lý thời gian làm việc của nhân viên Quản lý con dấu, hồ sơ, lưu trữ các hợp đồng của công ty, tiếp nhận các thông tin và báo cáo cho các bộ phận có liên quan hoặc người quản lý, gửi các công văn, hợp đồng; thực hiện chấm công cho các cán bộ, nhân viên trong công ty. Tham gia các hội đồng của Công ty như: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động và sa thải. Hàng tháng tính lương và phụ cấp cho nhân viên trong công ty.Tổ chức khen thưởng, kỷ luật. Lưu trữ đảm bảo tra cứu nhanh các hồ sơ của nhân viên. Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của Công ty.
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo Công ty. Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc Công ty Phòng tài chính - kế toán: Thực hiện, hướng dẫn thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải ngân đối với các nguồn vốn trong và ngoài nước Kiểm tra giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán trong doanh nghiệp. Tham gia tham mưu trong việc quản lý, tổ chức thực hiện các công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp. Thực hiện công tác hạch toán kế toán của Công ty.
Tổng hợp, phân tích tài chính trong Công ty một cách thường xuyên, hàng tháng đảm bảo phục vụ cho công tác điều hành của GĐ, đồng thời xây dựng các quy định về quản lý tài chính trong doanh nghiệp trình GĐ ban hành. Lập kế hoạch và đảm bảo kế hoạch tài chính: trả nợ ngân hàng, mua hàng, 6 thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản phí sinh hoạt khác. Cung cấp số liệu kế toán cho các cơ quan hữu quan: thuế, thống kê, chính quyền, BQL. Thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc vay tín dụng, lập phương án Kinh doanh trình Ngân hàng khi có yêu cầu.
Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến tài chính Công ty: công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp… Chịu trách nhiệm tính lương và các chế độ khác cho nhân viên bán hàng. Lập báo cáo kết quả hoạt động SX-KD hàng tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu của BLĐ Công ty tại từng thời điểm. Lập báo cáo tài chính thuế hàng năm (Chi nhánh và Công ty). Quản lí về dấu, lương, thưởng, bảo hiểm, giờ làm, hoạt động chung của Công ty.
Phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty để giải quyết các công việc phát sinh. Thực hiện các công việc khác được Ban giám đốc yêu cầu. Phòng Marketing: Tìm hiểu thị trường xuất khẩu, chọn ra các thị trường phù hợp với mục tiêu của công ty, có khả năng đem lại lợi ích cho công ty lớn nhất. Tìm hiểu nhu cầu về sản phẩm, nguyện vọng của khách hàng, nguy cơ từ đối thủ cạnh tranh để có kế hoạch lựa chọn sản phẩm kinh doanh vào thị trường nào, giá thành gia sao, số lượng như thế nào cho phù hợp nhất, để tăng sức cạnh tranh cho công ty, đem lại lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty.
Thực hiện việc quảng bá hình ảnh của công ty, đưa hình ảnh công ty đến gần với khách hàng hơn. Tạo vị thế cho công ty trên thương trường, mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty Phòng xuất nhập khẩu: Bộ phận thu mua: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (supplier/vendor) phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động XK của công ty. Giám sát, thực hiện việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng 2 bên. Gặp gỡ, giao dịch với đối tác nhà cung cấp.
Kết hợp với phòng kinh doanh cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng mới từ nhà cung cấp đúng tiến độ đảm bảo đủ hàng. Bộ phận ngoại thương: Thực hiện công tác đối ngoại, chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, mặt hàng đang có nhu cầu tiêu thụ, tìm kiếm và đàm phán với nhà nhập khẩu. 7 Bộ phận giao nhận: Chịu trách nhiệm thực hiện việc giao nhận đúng thời hạn hợp đồng, kết hợp với các bộ phận khác trong phòng xuất nhập khẩu để hoàn thành các chứng từ xuất khẩu cần thiết: lập tờ khai xuất khẩu, C/O, P/L.