CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Khái quát chung 1.1 Khái niệm cơ bản về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Dịch vụ giao nhận hàng hóa (hay Freight Forwarding) Định nghĩa về dịch vụ giao nhận theo như FIATA đề cập rằng những loại hình liên quan đến vận tải, gom góp hàng, lưu kho, lưu bãi, bốp xếp hàng lên phương tiện hoặc phân phối hàng hóa và cũng bao gồm cả các công việc liên quan đến vấn đề hải quan, mua bảo hiểm cho hàng hay các khoản chi phí phải thu, các giấy tờ chứng từ cần phải thu thập được gọi chung là dịch vụ giao nhận. Còn tại Luật Thương Mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa được nhận định là một hoạt động kinh doanh thương mại, những người kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận này sẽ thực hiện công việc nhận hàng từ các chủ hàng hay còn gọi là người gửi hàng, tiếp đó người giao nhận sẽ tổ chức phương tiện vận chuyển, lưu kho, lưu bãi đối với hàng và làm các thủ tục liên quan đến giấy tờ lưu thông khác liên quan đến việc giao hàng để đảm bảo hàng hóa sẽ về tận tay của người mua hàng.2 Phân loại các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu a) Phân loại theo các dịch vụ cung cấp cho nhà xuất khẩu (người bán) Sau khi đã thỏa thuận và bàn giao trách nhiệm hai bên với nhà xuất khẩu, người kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ tiến hành các công việc sau đây: Thực hiện tìm kiếm lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp với yêu cầu của nhà xuất khẩu. Vạch lộ trình tuyến đường đi cho lô hàng. Vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất đến đích – kho của nhà nhập khẩu (người mua).
Giao nhận các chứng từ có liên quan đến lô hàng để làm các thủ tục thông quan hải quan giúp nhà xuất khẩu. 3 Tìm hiểu về các bộ luật, các chứng từ cần thiết, giấy tờ kiểm định chuyên ngành hàng hóa (nếu có), các thông tin pháp luật cần thiết liên quan đến hàng hóa nhằm tư vấn cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị cũng như hỗ trợ khách hàng trong các khâu này. Cung cấp dịch vụ lưu trữ kho bãi dành cho hàng hóa của khách hàng trong trường hợp cần thiết. Tổ chức thực hiện giám sát, theo dõi lộ trình di chuyển của lô hàng nhằm kiểm soát trong mọi trường hợp bất trắc xảy ra.
Trong trường hợp xảy ra tổn thất, mất mát, thiếu hụt hàng hóa của khách hàng, sẽ phải hỗ trợ trong việc ghi chép, thống kê số lượng nhằm giúp khách hàng làm đơn khiếu nại đòi bồi thường tổn thất. b) Phân loại theo các dịch vụ cung cấp cho nhà nhập khẩu (người mua) Người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng để có thể nhận được các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng nhằm mục đích lấy hàng. Đảm nhận nhiệm vụ theo dõi lộ trình của lô hàng nhập trong trường hợp khách hàng yêu cầu. Phụ trách các vấn đề liên quan đến hải quan, thông quan hàng hóa.
Tổ chức bốc dỡ hàng hóa khi hàng cập cảng và vận chuyển hàng hóa về kho của khách hàng. Đem hàng lưu kho trong trường hợp khách hàng yêu cầu. Hỗ trợ khách hàng trong việc sổ sách ghi chép theo dõi lô hàng trong trường hợp xảy ra sự cố, tổn thất hay mất mát về hàng hóa. c) Những nhiệm vụ khác mà người giao nhận đảm nhiệm Không chỉ các nhiệm vụ nêu trên mà người giao nhận còn phụ trách các công việc khác nảy sinh trong quá trình hàng hóa di chuyển như vận chuyển gom góp hàng hóa, phân loại hay dán mã vạch lên lô hàng, ….3 Khái niệm về người giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Người giao nhận (Freight Forwarder – Forwarder) viết tắt là FWD là người đảm nhận công việc lo liệu cho hàng hóa để hàng được vận chuyển theo đúng như hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà người đó không phải là người vận tải.
Freight Forwarder cũng phụ trách tiến hành những công việc có liên quan đến hợp đồng giao nhận hàng hóa như bảo quản, lưu kho hay làm thủ tục hải quan hoặc kiểm hóa hàng. Những người có thể là người giao nhận chính là chủ hàng (trong trường hợp chủ hàng tự đứng ra phụ trách công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (trường hợp chủ tàu làm thay mặt cho chủ hàng để thực hiện các công việc giao nhận), công ty xếp dỡ hay các kho hàng hoặc bất kì người nào khác khi có giấy đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Theo như Luật Thương mại Việt Nam, người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa chính là thương nhân có đăng ký kinh doanh mảng dịch vụ này.4 Vai trò của người giao nhận hàng hóa trong xuất nhập khẩu Giúp các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, lưu thông hàng hoá và tư liệu sản xuất chiếm vị trí đặc biệt quan trọng.
Nhờ mức độ chuyên môn hóa cao, các công ty sản xuất chỉ cần tiếp xúc với thông tin đơn vị giao nhận vẫn có thể đảm bảo được nguồn nhập, nơi chứa hàng, chuyển hàng cho đối tác… Điều này không chỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian mà còn giúp họ tập trung vào sản xuất, từ đó phát triển sản xuất dễ dàng hơn. Vì người giao nhận hàng hóa là người chuyên cung cấp các dịch vụ. Đối với dịch vụ vận tải, các phương tiện vận tải từ nhỏ đến lớn luôn có sẵn trên các tuyến đường nên khách hàng không phải lo lắng về việc đầu tư phương tiện và giá cước các dịch vụ khác khi sử dụng dịch vụ giao nhận mà giá cả cũng phải chăng. Góp phần mở rộng thị trường, đảm bảo sự lưu thông, vận chuyển hàng hóa một cách thông suốt, tạo điều kiện cho các công ty sản xuất dễ dàng tiếp cận và phát triển sang các thị trường nước ngoài.2 Một số chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa đường biển 1.1 Sale Contract (Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu) Hợp đồng ngoại thương hay còn được gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán giữa hai quốc gia khác nhau, trong hợp đồng đó người bán phải giao hàng hóa và các chứng từ, hàng hóa tương ứng và quyền sở hữu hàng hóa đó cho người mua và người mua cần phải trả tiền cho hàng hóa.
Đặc điểm: Chủ thể - người kí kết hợp đồng là các bên có trụ sở kinh doanh thương mại ở các quốc gia khác nhau (nếu các bên không có trụ sở kinnh doanh thương mại thì sẽ dựa vào nơi cư trú của họ để xác định). Đối tượng xuất hiện trong hợp đồng là hàng hóa được vận chuyển chuyển hoặc sẽ được vận chuyển từ nước này sang nước khác. Chào hàng và đơn chấp nhận chào hàng có thể được lập nên ở các nước khác nhau.2 Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) Commercial Invoice hay còn được gọi là hóa đơn thương mại chính là chứng từ thương mại được sử dụng trong việc thanh toán giữa hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, nó nêu lên số tiền mà bên mua – nhập khẩu phải thanh toán, chi trả cho bên bán – xuất khẩu. Chức năng: Sử dụng trong việc thanh toán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, chính là cơ sở để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.
Cung cấp những chi tiết về hàng hóa với hợp đồng mua bán và liên tục theo dõi việc thực hiện hợp đồng đồng thời đóng vai trò làm cơ sở trong việc tính toán thuế xuất nhập khẩu.3 Packing list (Bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) Packing list hay còn gọi là chi tiết đóng gói, cho ta biết được trọng lượng tịnh, phương thức đóng gói của hàng hóa, quy cách đóng gói, số lượng. Packing list bao gồm nội dung sau: Thông tin người mua, người bán Cảng xếp hàng, dỡ hàng Thông tin về hãng tàu, số chuyến của tàu chở Thông tin hàng hóa: trọng lượng, số lượng kiện, mô tả cho hàng hóa, thể tích hàng hóa Số hiệu hợp đồng 1.4 Certificate of Origin (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) C/O hay còn được gọi là Certificate of Origin – giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sẽ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hay vùng hoặc lãnh thổ hay quốc gia mà hàng hóa được sản xuất ra. Nếu là chủ hàng nhập khẩu, C/O sẽ là phương tiện để người nhập khẩu có thể hưởng ưu đãi về thuế quan bởi khi nhà nhập khẩu xác định được C/O, họ có thể biết được rằng liệu hàng hóa mình nhập về có được hưởng các ưu đãi về thuế quan hay không. Khi có C/O hợp lệ thì nó sẽ khiến cho số tiền thuế được giảm khá lớn để giúp bổ sung vào phần lợi nhuận của doanh nghiệp.
Quy định về người sẽ đứng ra đảm nhận việc xin C/O sẽ được đề cập trong hợp đồng mua bán ngoại thương. Ngoài công dụng về giảm tiền thuế ra, C/O còn giúp xác định tiêu chuẩn của hàng hóa xem có đủ điều kiện để có thể nhập vào Việt Nam hay không.5 Bill of Lading (Vận đơn) Vận đơn có rất nhiều hình thức như vận đơn đường biển, vận đơn hàng không… là một tờ giấy được người vận chuyển, hoặc là đại lý của người vận chuyển (hãng tàu) ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp đẩy đủ lên boong tàu hoặc hàng hóa đã được bên vận chuyển tiếp nhận và chờ để được xếp lên tàu. Chức năng của vận đơn: 7 Nó là bằng chứng dùng để xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết hay chưa và chỉ rõ nội dung của hợp đồng đó. Quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người nhận hàng sẽ được xác định thông qua B/L.
Nó đóng vai trò làm biên lai của người vận tải xác nhận rằng đã nhận được hàng để vận chuyển. Khi người mua – nhà nhập khẩu trình diện được vận đơn đường biển và bên hãng tàu kiểm tra hợp lệ xong xuôi khi đó người mua mới được nhận hàng và đem hàng về kho của mình. Quyển sở hữu hàng hóa của người mua sẽ được ghi trên vận đơn do đó vận đơn có vai trò rất quan trọng, chính vì vậy nhờ vào chức năng chứng minh quyền sở hữu mà vận đơn cũng là một tờ giấy có giá và có thể được dùng để cầm cố hoặc mua bán trao đổi. Công dụng của vận đơn: Dùng làm căn cứ để khai tờ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.