Tài liệu Kinh tế: Đề tài quy trình quản trị mua hàng trên phầnmềm odoo

Tìm hiểu quy trình quản trị mua hàng trên phần mềm Odoo. Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

• Tác giả: Đỗ Huy Hoàng
• Người hướng dẫn: Bùi Thanh Hiếu
• Trường học: Đại học UEH
• Chuyên ngành: Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
• Đề tài: Quy trình quản trị mua hàng trên phần mềm Odoo
• Loại tài liệu: Tiểu luận môn học
• Năm xuất bản: 2023

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Quy trình Quản trị Mua hàng trên Odoo

Trong bối cảnh hiện đại, các doanh nghiệp cần áp dụng quy trình quản trị mua hàng hiệu quả để tối ưu hóa chi phí và thời gian. Phần mềm Odoo là một giải pháp hệ thống ERP toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình mua sắm từ giai đoạn tạo yêu cầu báo giá cho đến khi nhận hàng. Với tính năng tích hợp các module kế toán, hàng tồn kho và bán hàng, Odoo đảm bảo doanh nghiệp hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn. Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao độ chính xác dữ liệu và tăng tốc độ xử lý công việc.

1.1. Vai trò của Hệ thống ERP trong Quản trị Mua hàng

Hệ thống ERP Odoo cung cấp công cụ mạnh mẽ để quản lý toàn bộ quy trình mua hàng trên nền tảng kỹ thuật số. Thay vì ghi chép thủ công vào sổ sách, doanh nghiệp có thể nhập dữ liệu vào hệ thống và tận dụng khả năng xử lý tự động. Điều này không chỉ tăng độ chính xác mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý đáng kể.

1.2. Tầm quan trọng của Quản lý Nhà cung cấp

Module mua hàng trong Odoo cho phép theo dõi hồ sơ nhà cung cấp một cách chi tiết và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp, sản phẩm mà họ cung cấp và lịch sử giao dịch. Điều này giúp tối ưu hóa việc chọn lựa nhà cung cấp phù hợp cho từng yêu cầu mua hàng.

II. Quy trình Tạo Yêu cầu Báo giá RFQ trên Odoo

Tạo yêu cầu báo giá (RFQ) là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình quản trị mua hàng. Trong Odoo, việc này được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả thông qua Module mua hàng. Trước khi tiến hành mua hàng, doanh nghiệp cần gửi yêu cầu báo giá chính xác đến các nhà cung cấp tiềm năng. Odoo cho phép người dùng xem chi tiết các sản phẩm mà doanh nghiệp đang sở hữu, từ đó có thể lựa chọn sản phẩm phù hợp trước khi tạo yêu cầu. Bảng điều khiển của module cung cấp thống kê toàn diện như giá trị đặt hàng trung bình, thời gian giao hàng dự kiến và tổng số yêu cầu được gửi trong 7 ngày qua.

2.1. Các bước Tạo Yêu cầu Báo giá trên Odoo

Để tạo yêu cầu báo giá trên Odoo, người dùng trước tiên mở Module mua hàng từ bảng điều khiển. Các yêu cầu báo giá được phân loại thành các trạng thái như Gửi, Chờ và Trễ. Người dùng có thể xem số lượng RFQ đã tạo, chọn nhà cung cấp, thêm sản phẩm và xác định hạn chốt đặt hàng trước khi gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp.

2.2. Thông tin Chi tiết trong Yêu cầu Báo giá

Mỗi yêu cầu báo giá trên Odoo bao gồm các thông tin quan trọng như mã phiếu, tên nhà cung cấp, công ty, người đại diện mua hàng, hạn chốt đặt hàng, các hoạt động liên quan và tổng số tiền. Các thông tin này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình mua hàng một cách transparent và có hiệu quả.

III. Quản lý Trạng thái và Theo dõi Yêu cầu Báo giá

Quản lý trạng thái yêu cầu báo giá là một phần thiết yếu trong quy trình mua hàng hiệu quả. Odoo cung cấp hệ thống phân loại tự động các yêu cầu theo trạng thái khác nhau, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Bảng điều khiển hiển thị thống kê chi tiết về các yêu cầu được gửi, chờ xử lý hay đã trễ, từ đó giúp nhân viên mua hàng ưu tiên các công việc cấp bách. Ngoài ra, hệ thống Odoo cũng cung cấp thông tin về giá trị đặt hàng trung bình và thời gian chờ giao hàng để doanh nghiệp có thể lên kế hoạch mua hàng một cách khoa học. Việc theo dõi yêu cầu báo giá trong thời gian thực giúp giảm rủi ro trễ hạn và tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.

3.1. Phân loại Trạng thái Yêu cầu Báo giá

Trên Odoo, các yêu cầu báo giá được tự động phân loại thành ba trạng thái chính: Gửi (đã gửi đến nhà cung cấp), Chờ (đang chờ phản hồi), và Trễ (quá hạn chốt). Hệ thống cũng hiển thị tổng số yêu cầu trong mỗi trạng thái, giúp người quản lý nắm bắt tổng quan về công việc.

3.2. Theo dõi Hoạt động và Lịch sử Giao dịch

Module mua hàng Odoo lưu trữ toàn bộ lịch sử hoạt động liên quan đến mỗi yêu cầu báo giá. Người dùng có thể xem thời gian tạo, gửi, nhận phản hồi và các ghi chú từ nhà cung cấp. Việc này giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu chi tiết để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và cải thiện quy trình.

IV. Tích hợp Module Mua hàng với các Module khác trên Odoo

Sức mạnh thực sự của phần mềm Odoo nằm ở khả năng tích hợp các module khác nhau, tạo thành một hệ thống quản lý toàn diện. Module mua hàng được kết nối với Module kế toán, hàng tồn kho và bán hàng, đảm bảo quy trình làm việc của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Khi tạo yêu cầu báo giá hoặc nhập đơn hàng, thông tin tự động được cập nhật trong hệ thống kế toán và hàng tồn kho. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và hàng hóa. Sự tích hợp này không chỉ tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu lặp lại mà còn giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

4.1. Kết nối giữa Mua hàng và Kế toán

Khi doanh nghiệp tạo yêu cầu báo giá hoặc đơn mua hàng trên Odoo, thông tin chi phí tự động được ghi nhận trong module kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp cập nhật chi phí thực tế, so sánh với dự toán và lập báo cáo tài chính chính xác mà không cần nhập dữ liệu thủ công.

4.2. Liên kết với Quản lý Hàng tồn kho

Module hàng tồn kho trên Odoo tự động cập nhật số lượng hàng hóa khi có yêu cầu mua hàng được phê duyệt. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý mức tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá cao, từ đó tối ưu hóa vốn lưu động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

DAI HOC UEH UEH UNIVERSITY TIỂU LUẬN MÔN HỌC: Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ĐỀ TÀI: Quy trình quản trị mua hàng trên phần mềm Odoo Giảng viên hướng dẫn : — Bùi Thanh Hiếu Mã lớp học phần =: 23D1INF50901702 (Sang thứ 7) Sinh viên thực hiện : — Nhóm 6 Đỗ Huy Hoàng 31211026463 Nguyễn Viết Kỳ 31211023447 Hoàng Tú Quỳnh Muc luc Too long to read on your phone? Save to read later on your computer Loi noi [] Save to a Studylist Những năm gần đây, nhu cầu tìm :ucu và cờ LỤỢITU CÍI CIIÚC ually trở nên lớn mạnh trong quá trình hội nhập với các nước. Con người chúng ta đang dần lấn sang xu hướng tiếp cận công nghệ để mở rộng khả năng kết nối và quản lý dữ liệu. Hiện nay, chúng ta đã có các công nghệ siêu kết nối như 5G, loT cũng như các công nghệ hạ tầng, nền tảng xử lý tính toán thông minh như điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ ứng dụng như AR và VR. Đặc biệt, lĩnh vực trí tuệ nhân tạo trong những năm gần đây đang được mọi người quan tâm hết mực và được xem là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian sắp tới.

Trước đây, khi ghi chép dữ liệu, chúng ta sử dụng bút viết và ghi chép thủ công vào sổ sách thì bây giờ chúng ta chỉ cần nhập số liệu vào máy tính và máy tính sẽ đảm nhận công việc xử lí số liệu. Chẳng những có thể tăng độ chính xác của dữ liệu mà quá trình tính toán cũng diễn ra rất nhanh chóng. Các ứng dụng tiêu biểu được dùng để phục vụ cho quá trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp có thể kể đến như: MariaDB, MySQL, Oracle, Bamboo HR, SAP,. Mỗi phân mềm đều có ưu và nhược điểm riêng của nó, vì vậy các doanh nghiệp cần dựa vào mục đích, tiêu chí sử dụng mà lựa chọn phần mềm phù hợp cho mình.

Trước đây, đối với các doanh nghiệp đang ngày càng mở rộng quy mô kinh doanh, việc giám sát quản lý rất khó khăn và gặp nhiều trở ngại do không có công cụ tiện ích hỗ trợ. Nhưng hiện nay, các phần mềm quản lý ra đời rất nhiều, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu phân nao chi phí, thời gian và quan trọng nhất là tối ưu hóa quy trình giám sát. Sự giám sát chặt chẽ và thành công của một doanh nghiệp cần rất nhiều yếu tố. Một trong những yếu tố không thể thiếu đó chính là quản lý quy trình mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Thấy được sự cần thiết của hệ thống hỗ trợ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, chúng em đã chọn đồ án này: “Quy trình quản trị mua hàng trên phân mềm Odoo”. CHUONG 1: TAO YEU CAU BAO GIA 1.1 Tạo một yêu cầu báo giá: Trước khi mua hàng, công ty gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp. Những yêu cầu báo giá này phải chính xác và phải bao gồm tất cả các thông tin có liên quan. Odoo cho phép bạn tạo và gửi RFQ (Request for Quotation) - yêu cầu báo giá - một cách dễ dàng.

Module mua hàng cũng giúp theo dõi hồ sơ của nhà cung cấp và các sản phẩm để bạn có thể dễ dàng chọn nhà cung cấp để gửi Yêu cầu báo giá cho họ. Bạn có thể xem chỉ tiết các sản phẩm mà doanh nghiệp đang sở hữu trước khi gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp, điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian cho doanh nghiệp. Vì Odoo ERP cho phép tích hợp các module nên quy trình làm việc của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Module mua hàng được tích hợp với Module kế toán, hàng tồn kho và bán hàng để đảm bảo doanh nghiệp có hiệu suất tốt hơn.

Và sau đây là cách mà Yêu cầu báo giá RFQ được tạo và gửi đến các nhà cung cấp trong Module mua hàng. Bằng cách mở Module mua hàng, từ bảng điều khiển, bạn có thể xem các Yêu cầu báo giá được liệt kê. Tất cả các YCBG được phân loại thành Gửi, Chờ và Trễ với tổng số của chúng. Bạn có thể xem riêng biệt số lượng YCBG do chính bạn tạo ra.

O Giá trị đặt hàng trung bình, Thời gian mua hàng dé đảm bảo an toàn, Số tiền chỉ tiêu cho việc mua hàng trong 7 ngày vừa qua, và YCBG được gửi trong 7 ngày qua CŨnG được đề cập trong bảng điều khiển. Ee foi REATE YFikers $GroupBy & Favorites 1615/15 SP im Co Avg Order Value $5,741.00 Days Lead Time to Tung RFQs Sent Last 7 š Purchase Days Reference Vendor Company buyer Order Deadline Activites ‘Source Document Total Status z PocO15 Ready Mat Derma Gempeny — @ Mitchet Adin © TE pocota Doce Addict DemoCampew @Michot Admin vesuude? ° $499.00 P0013 Weod Corner Demo Cempeny @Mitchet Admin Yesterday @ $500.00 > P00012 Wood Corner Demo Cempeny @Mitchet Admin Yesterday @ $600.00 P00011 Wood Comer Demo Company Adnin © $1,600.00 GP P00010 Azure Interior Demo Cempzny Adnin © $2,505.00 GREETS P00009 Gemini Furniture Demo Cempzny Ichø? Admin © G P00008 Weod Comer Deme Cempany — @ Mitchel Admin @ ñ Chỉ tiết của các YCBG đã tạo được hiển thị với các thông tin như: Mã phiếu, Tên nhà cung cấp, Công ty, Tên đại diện mua hàng, Hạn chốt đặt hàng, Các hoạt động, Tài liệu gốc; Tổng số tiền Và Trạng thái của yêu cầu. HN Purchase Requests for Quotation Q 2 TFites @GroupBy w Favorites 145/15 SF QGmemo Purchased Last 7 MyRFQe ° 6 10 at hee 7.84 Days i pa € | Reference Vendor Company Buyer Order Deadine Activities Source Decument Total Status | 2 Po0015 Ready Nat DemaComeany — @ witchet Admh ® $5,736.00 QUST 00001 Cece Addict DomoComeany @Hitchol Admin —_Yestarday © $420.00 > P00013 Wood Corner DemoCompany @Mitchel Admin Yesterday Đ $500. ® seco00 E> P00011 Demo Company @ $1,500.00 GEE P00010 Azure interior Demo Comeany © $2.00 & Poooos Gemini Furnvnure DemoComgaoy ® $12,500.00 H Bằng cách sử dụng các bộ lọc như Mua hàng của tôi, Được găn dâu sao, Yêu câu báo giá, Đơn đặt hàng, Yêu câu, Chờ duyệt, Ngày đặt hàng, Yêu cầu báo giá nháp, Yêu cầu báo giá đang chờ, Yêu cầu báo giá trễ Và Các cảnh báo, các Yêu cầu báo giá cụ thể có thể được hiển thị.

Purchase + TFikers = SGroup6y WFavorltes -16 (16 SsFeama0o My Purchases All BFOs Starredu Avg Order Yalue - $5,741.30 Purchosed Lost = ays 7 .00 RfQs MyRFOs Lead Tine to & Gia ” RFQs Sant % Last 7. ; Prurchose Orderr Purchase Days Requisition Reference Vendor Company Buyer Order Doadiing ToApprove Source Document Total Status - wv P0001E Ready Mat Demo Compary Mitchell Admin ‘Ovasn Deis .00 GSI P00014 Deco Addict Demo Compaey @ Mitchell Admin Yesterday Draft RFQs $ 280.00 Po0013 Wsod Comer Demo Compary — @ Mitchell Admin Yestarday Waiting ae RFQs $600.00 GD Late RFQs pooot2 Weod Caner Demo Compeey — @Michell Admin Yesterday $00.00 GD Warnings Pooor1 Wood Gomer 0emocompay Michell admin $ 1,800.00 Add Custom Filtor > P00010 Azure Interior Demo Compary — @ Mitchell Admin $2,805.00 P00oo Gemini Furniture DemoCompaw ỀMicholAdmin © $ 12,800.00 % Po0008 Wiesd Gatien Demo Company @ Michell dein © $6,206.50 QED O Các YCBG cũng có thể được nhóm theo Nhà cung cấp, Đại điện mua hàng của công ty Và Ngày đặt hàng. Pưchase Requests for Quotation Q + TFilters | @GroupBy #Favoriles 1-5 / 16 BSregeesao Vendor Order Date ». My RFGs 9 0 10 Add CustomGroup — * TH 7 ped s Reference Vendor Company Buyer Order Deadline Activities Source Document Total Status = w P90018 Ready Mat Deno Company — @ Mitchell Admin oO $ 6,736.00 P0014 Deco Acdict Demo Company @MitchellAdmn Yesterdsy © saso00 GD P9001 Wood Cerner Demo Company @MitchellAdmn Yesterdsy @ ssoooo G9 W P90012 Wood Corner Demo Company @ Mitchell Admn ——_Yertorday ® $600.00 Ge vr pooon Weod Cerner Demo Company — @ Mitchell Admn © $100.00 GEE % —-pooor0 Azure weerior DamoCompany Ề⁄Micheladmn © $2,508.00 6 P0009 Gemini Furniture Deno Company © s12500oo @BEENNEEm P00008 Wood Corner Demo Company — @ Mitchell Admin oO s 6466.50 GEERTEEE O Bang diéu khiển có thể được xem trong Danh sách, Kanban, Pivot, Đô thị hoặc trong Chê độ xem lịch tuỳ theo nhu cầu.

HR cog eg Ccnfiguration 2° Uk a Cu) Requests for Quotation Q Ez - Titers #GnupBy #Ewerhee 148/18 , ; " R FA 10 : Avg Order Value $6,741.20 Purchased Last? - Days veer. ont Lost? 5 Purchase : Reference Vendor Company Buyer Order Deadline Activities Source Document Total Status P00015 Ready Mat Demo Company ỀMiichallAdmin ® $ 5,736.00 P00014 Deco Addict Demo Company @Mitcheli Admin Yesterday ® s4ao.oo G2 P00013 Wood Corrar Demo Company @ Mitchel Admin Yesterday ® $500.00 GE 00012 Wood Correr Demo Compeny — @ Mitchell Adrnir Yesterday O seoo.co ŒÐ PO0O011 Wood Correr Demo Company ẬậMIchehAdmin © s 1,boG.co (ME KH ri O Về bản chất, YCBG chính là 1 đơn hàng mua ở trạng thái chưa xác nhận. Để tạo được 1 YCBG hoàn toàn mới, bạn chỉ cần bấm nút TẠO ngay phía trên bên trái ngoài cùng. HỈ PurChase Omles Producbs Reportng Configuraion Requests for Quotation Q Yriters @GroupBy Favotes 1-1/18 BSF Ge mo = 7B4 Days RFQ 0 Reference Verdor Company Buyer Order Deadline Activities Source Documert Total Status P00016 Ready Mat Demo Comosny — @ Mitchel Admin © $5,736.00 EE P0014 Deco Addict ny @Mitchet Admin Yesteroay © $430.00 P90013 Wood Comer stercay © $ 500.00 2 Peoot2 sed Coram parday © $000.00 @WESPOTSE P00010 Azwe Interior O a oO Bằng cách chọn YCBG từ Danh sách, bạn có thể biết thêm chỉ tiết về chúng: Tên nhà cung cấp.

Mã của nhà cung cấp: có thể là mã của đơn đặt hàng được gửi bởi nhà cung cấp (người bán), nó được sử dụng để so khớp khi bạn nhận sản phẩm vì mã này thường được ghi trên đơn giao hàng do nhà cung cấp gửi cho bạn. Thỏa thuận mua hàng. Hạn chót đặt hàng: là thời hạn mà YCBG phải được xác nhận và chuyển đổi thành đơn hàng (hay còn gọi là ngày chốt đơn đặt hàng). - Ngày dự kiến đến: cho biết ngày giao hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp.

BE Purchase Orders Products Reporting Configuration ĐŸ# bemoCompamy À{ (3/MichelAdmin Requests for Quotation /New @ 9 ÔPim @Aecton | Creste n CONFRM ORDER CANCEL mm Request for Quetation Verdor ° 42 Verdor Reference Currency r Product Description Quantity UoM Unit Price Taxes Subtetal + Add a preduct Adda section Add a note tại $0.00 O Cac chi tiét liên quan đến Sản phẩm bao gồm: - _ Tên sản phẩm, - _ Mô tá sản phẩm, - _ Số lượng yêu cầu: bạn có thể chỉnh sửa số lượng nếu muốn và Thành tiền sẽ được thay đổi tự động. - - Đơn vị đo lường - Đơn giá - Thuế, - Thành tiền: tổng chỉ phí sẽ được hiển thị ở dưới cùng của trường này. n Các chỉ tiết liên quan đến tab sản phẩm bao gồm: - _ Thêm sản phẩm: Bạn có thể sử dụng nút này để chỉ định các sản phẩm mà bạn muốn mua từ các nhà cung cấp riêng lẻ trong tab Sản phẩm.