Báo cáo đồ án ERP (HRM) UEH: Thiết lập hệ thống trên Microsoft Dynamics AX 2012

Báo cáo đồ án hướng dẫn chi tiết thiết lập trên Microsoft Dynamics AX 2012, giúp tạo đơn vị kinh doanh hiệu quả. Tối ưu hóa hệ thống ERP.

• Tác giả: Trương Nữ Tài Linh
• Người hướng dẫn: Hồ Thị Thanh Tuyến
• Trường học: Đại học UEH
• Chuyên ngành: Công nghệ Thông tin Kinh doanh
• Đề tài: Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012
• Loại tài liệu: Đồ án cuối kì
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• 1. Mô tả hệ thống
• 1.1. Create Department
• 1.2. Create Job
• 1.3. Create Position
• 1.4. Create the Recruitment Project
• 1.5. Create Applicant for the recruitment
• 1.6. Record Application
• 1.7. Hire for the Recruitment Project
• 1.8. Loan equipment to a worker
• 1.9. Enter Competencies for a worker
• 1.10. Enter a Discussion and Goal for a worker
• 1.11. Enter a Goal for worker
• 1.12. Create a Course and Register a Worker
• 1.13. Create a benefit plan

Tóm tắt

I. Tổng quan Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực (HRM) trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Microsoft Dynamics AX 2012 là một trong những giải pháp ERP mạnh mẽ, cung cấp bộ công cụ toàn diện để số hóa và tự động hóa các quy trình HRM phức tạp. Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 này không chỉ là một tài liệu học thuật mà còn là kim chỉ nam cho các tổ chức mong muốn khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống này. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách các tính năng HRM được cấu hình và vận hành trong môi trường thực tế, từ việc tạo phòng ban đến quản lý tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi. Việc triển khai HRM ERP trên một nền tảng tích hợp như Dynamics AX 2012 giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả vận hành và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi mọi thông tin nhân sự được quản lý tập trung và dễ dàng truy xuất.

Quản lý nhân sự Dynamics AX 2012 không chỉ dừng lại ở các tác vụ hành chính mà còn mở rộng đến các khía cạnh chiến lược như quản lý năng lực, phát triển nhân tài và kế hoạch kế nhiệm. Các bước chi tiết được trình bày trong đồ án là minh chứng cho sự linh hoạt và khả năng tùy biến của hệ thống. Từ việc thiết lập cấu trúc tổ chức đến định nghĩa các vị trí công việc và kỹ năng yêu cầu, mọi yếu tố đều được tích hợp chặt chẽ để tạo nên một hệ thống thông tin nhân sự AX 2012 hoàn chỉnh. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý tốt hơn nguồn lực hiện có mà còn chủ động trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 là tài liệu tham khảo quý giá, đặc biệt đối với những ai đang tìm kiếm phương pháp tối ưu hóa quản lý nhân sự thông qua công nghệ ERP.

1.1. Tổng quan Microsoft Dynamics AX 2012 HRM và vai trò trong doanh nghiệp

Microsoft Dynamics AX 2012 HRM là một phân hệ cốt lõi trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của Microsoft, được thiết kế để quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ hưu. Phân hệ này cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý thông tin nhân sự, lương thưởng, phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất. Vai trò của nó trong doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng, giúp tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu lỗi, và tăng cường hiệu quả hoạt động của bộ phận nhân sự. Thông qua việc tập trung dữ liệu, hệ thống hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn về nguồn nhân lực. "Microsoft Dynamics AX 2012 cung cấp một nền tảng tích hợp, cho phép các chức năng HRM hoạt động liền mạch với các phân hệ khác như tài chính và chuỗi cung ứng" (Trích từ tài liệu gốc). Sự tích hợp này tạo ra một bức tranh toàn cảnh về hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhận diện các điểm nghẽn và cơ hội cải thiện hiệu suất tổng thể.

1.2. Mục tiêu và ý nghĩa của việc triển khai HRM ERP trong kỷ nguyên số

Mục tiêu chính của việc triển khai HRM ERP trong kỷ nguyên số là chuyển đổi các quy trình quản lý nhân sự truyền thống thành một hệ thống kỹ thuật số, hiệu quả và có khả năng thích ứng cao. Điều này bao gồm việc cải thiện trải nghiệm nhân viên, tăng cường khả năng thu hút và giữ chân nhân tài, và cung cấp dữ liệu phân tích sâu sắc cho các quyết định chiến lược. Ý nghĩa của việc này vượt xa khỏi việc tiết kiệm chi phí hành chính. Nó giúp doanh nghiệp xây dựng một văn hóa làm việc minh bạch, khuyến khích sự phát triển cá nhân và chuyên môn. "Việc số hóa quy trình quản lý nhân sự giúp giảm tải công việc hành chính, cho phép bộ phận HRM tập trung vào các sáng kiến chiến lược có giá trị cao hơn" (Trích từ tài liệu gốc). Hơn nữa, với Microsoft Dynamics AX 2012 HRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và bảo hiểm, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo môi trường làm việc công bằng.

II. Thách thức triển khai HRM và giải pháp trên Microsoft Dynamics AX 2012

Việc triển khai HRM trên một hệ thống lớn như Microsoft Dynamics AX 2012 thường đi kèm với nhiều thách thức đáng kể. Từ việc thu thập và chuẩn hóa dữ liệu đến đảm bảo sự chấp nhận của người dùng cuối, mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược rõ ràng. Một trong những rào cản lớn nhất là việc tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ, thường phân mảnh và không đồng bộ. Điều này yêu cầu một quy trình chuyển đổi dữ liệu cẩn thận để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin khi đưa vào hệ thống thông tin nhân sự AX 2012 mới. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới cũng là một yếu tố then chốt, bởi vì sự phản đối hoặc thiếu hiểu biết có thể làm chậm trễ quá trình triển khai và giảm hiệu quả đầu tư.

Để vượt qua những thách thức này, cần có một phương pháp tiếp cận có hệ thống và linh hoạt. Việc xác định rõ ràng các yêu cầu nghiệp vụ từ ban đầu, cùng với sự tham gia của các bên liên quan từ mọi cấp độ, là điều cần thiết. Microsoft Dynamics AX 2012 HRM cung cấp các công cụ và quy trình chuẩn mực, nhưng việc tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp là không thể tránh khỏi. "Sự phức tạp của cấu trúc tổ chức và các quy định nhân sự nội bộ có thể yêu cầu điều chỉnh đáng kể các thiết lập tiêu chuẩn của hệ thống" (Trích từ tài liệu gốc). Điều này đòi hỏi đội ngũ triển khai không chỉ am hiểu về công nghệ mà còn có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ nhân sự. Một chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu sự lo lắng và tăng cường sự hợp tác từ phía nhân viên, góp phần vào sự thành công chung của dự án Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012.

2.1. Những rào cản chính trong quy trình thiết lập HRM hệ thống

Trong quy trình thiết lập HRM hệ thống trên nền tảng ERP, các doanh nghiệp thường đối mặt với nhiều rào cản. Thứ nhất là sự phức tạp của việc chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu nhân sự từ các file Excel hay hệ thống cũ. "Dữ liệu không đồng nhất và thiếu sót là nguyên nhân phổ biến gây ra các lỗi trong giai đoạn triển khai" (Trích từ tài liệu gốc). Thứ hai, việc cấu hình hệ thống sao cho phù hợp với các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của công ty đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng và thời gian. Cuối cùng, sự thay đổi trong thói quen làm việc của nhân viên, đặc biệt là sự e ngại khi phải làm quen với một giao diện và quy trình mới, cũng là một thách thức lớn. Việc bỏ qua một trong những yếu tố này có thể dẫn đến việc hệ thống không được sử dụng hiệu quả, hoặc tệ hơn là thất bại trong việc triển khai HRM ERP.

2.2. Yêu cầu dữ liệu và tích hợp hệ thống thông tin nhân sự AX 2012

Để hệ thống thông tin nhân sự AX 2012 hoạt động hiệu quả, các yêu cầu về dữ liệu cần được xác định rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt. Dữ liệu cần thiết bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên, lịch sử công tác, kỹ năng, trình độ học vấn, hợp đồng lao động, thông tin lương thưởng, và các chế độ phúc lợi. Mỗi loại dữ liệu này phải được định dạng chuẩn hóa và đảm bảo tính chính xác cao. "Việc thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh và quy tắc kiểm tra tính hợp lệ là bước quan trọng để duy trì chất lượng dữ liệu" (Trích từ tài liệu gốc). Về mặt tích hợp, Microsoft Dynamics AX 2012 HRM cần được kết nối liền mạch với các phân hệ khác như tài chính để xử lý lương bổng, và phân hệ dự án để quản lý chi phí nhân sự. Khả năng tích hợp mạnh mẽ này giúp tránh việc nhập liệu trùng lặp và cung cấp cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp.

III. Hướng dẫn chi tiết Thiết lập phòng ban công việc trong AX 2012 HRM

Việc thiết lập phòng ban, công việc trong AX 2012 HRM là những bước cơ bản và quan trọng nhất để xây dựng cấu trúc tổ chức vững chắc trên hệ thống. Một cấu trúc rõ ràng sẽ tạo nền tảng cho mọi hoạt động quản lý nhân sự sau này, từ tuyển dụng, phân công nhiệm vụ đến đánh giá hiệu suất. Microsoft Dynamics AX 2012 HRM cung cấp các công cụ linh hoạt cho phép doanh nghiệp định nghĩa và quản lý các đơn vị tổ chức, các vị trí công việc (Job) và các vị trí cụ thể (Position) một cách chi tiết. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi vai trò và trách nhiệm trong tổ chức đều được xác định rõ ràng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phối hợp giữa các bộ phận.

Cách tạo phòng ban mới, định nghĩa các vị trí công việc với mô tả chi tiết về kỹ năng, trình độ, và nhiệm vụ là những kỹ năng cốt lõi mà người quản trị hệ thống cần nắm vững. Việc này không chỉ đơn thuần là nhập liệu mà còn là quá trình ánh xạ cấu trúc thực tế của doanh nghiệp vào môi trường số. "Đảm bảo rằng các thiết lập phòng ban và công việc phản ánh đúng sơ đồ tổ chức và chiến lược kinh doanh là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quản lý nhân sự với hệ thống" (Trích từ tài liệu gốc). Bằng cách tận dụng triệt để các tính năng của Microsoft Dynamics AX 2012, doanh nghiệp có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu nhân sự mạnh mẽ, hỗ trợ cho việc hoạch định và phát triển nguồn lực dài hạn. Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 minh họa rõ ràng từng bước thực hiện, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và áp dụng vào thực tiễn.

3.1. Cách tạo phòng ban và cấu trúc tổ chức mới trong AX 2012

Để tạo phòng ban mới, hệ thống Microsoft Dynamics AX 2012 HRM yêu cầu người dùng truy cập vào phân hệ HR. Theo tài liệu gốc, các bước thực hiện bao gồm: "HR -> Common ->Organization -> Department -> New -> Điền thông tin (Tên Dept, Address, Contact Information)". Ví dụ cụ thể là việc thành lập "Viện đổi mới sáng tạo" với các thông tin chi tiết như người quản lý, địa chỉ liên lạc và số điện thoại. Sau khi tạo phòng ban, bước quan trọng tiếp theo là "Publish Department vào sơ đồ tổ chức" bằng cách: "HR -> Common -> Organization -> Department Hierachy -> Edit -> Insert". Quá trình này đảm bảo phòng ban mới được tích hợp vào cấu trúc tổ chức chung của trường, công khai sơ đồ tổ chức mới cho toàn bộ hệ thống. Đây là nền tảng để định nghĩa các vai trò và vị trí sau này.

3.2. Quy trình khai báo công việc và vị trí theo yêu cầu nghiệp vụ

Việc khai báo công việc (Job) và các vị trí cụ thể (Position) là bước tiếp theo để chi tiết hóa cấu trúc tổ chức. Theo đồ án, các công việc như Thư ký viện, Chuyên viên đào tạo, và Quản lý chiến lược được định nghĩa với các yêu cầu cụ thể về Title, số lượng vị trí, mức lương, kỹ năng (Skill), trình độ học vấn (Education), và nhiệm vụ (Task). Ví dụ, Thư ký viện yêu cầu "Skill về tin học văn phòng như Word và Excel ở level 4 và importance ở mức 4." và "Tốt nghiệp đại học trở lên với mức importance ở mức 5." (Trích từ tài liệu gốc). Các bước tạo Job bao gồm: "HR -> Common -> Organization -> Job -> New -> Điền các thông tin". Sau đó, các vị trí (Position) cho các Job đã tạo được thiết lập thông qua "HR -> Common -> Organization -> Position -> Position -> New -> Create position", với các chi tiết về loại hình làm việc (toàn thời gian) và ngày mở vị trí.

3.3. Tối ưu hóa quản lý nhân sự với định nghĩa công việc chi tiết

Định nghĩa công việc chi tiết là yếu tố cốt lõi để tối ưu hóa quản lý nhân sự trong Microsoft Dynamics AX 2012 HRM. Bằng cách mô tả rõ ràng các kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn và nhiệm vụ liên quan đến từng công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, và phát triển lộ trình sự nghiệp cho nhân viên. "Việc liên kết các kỹ năng cụ thể với từng công việc giúp xác định rõ khoảng cách năng lực và lập kế hoạch đào tạo phù hợp" (Trích từ tài liệu gốc). Các thiết lập như Skill Type, Skill, Certificate, Education được cấu hình trong phần "HR -> Setup -> Compensation -> Chọn (Skill Type, Skill, Certificate, Education)". Điều này không chỉ giúp bộ phận tuyển dụng tìm kiếm ứng viên phù hợp mà còn hỗ trợ bộ phận đào tạo xây dựng các chương trình phát triển cá nhân hóa, nâng cao năng lực tổng thể của đội ngũ.

IV. Quy trình tuyển dụng và quản lý nhân tài với Module HRM Dynamics AX

Quy trình tuyển dụng là một trong những chức năng quan trọng nhất của Module HRM Dynamics AX. Nó không chỉ đơn thuần là việc đăng tin tuyển dụng mà còn bao gồm toàn bộ các giai đoạn từ lập kế hoạch, thu hút ứng viên, sàng lọc, phỏng vấn, đến đưa ra quyết định tuyển dụng và theo dõi quá trình hội nhập. Với Microsoft Dynamics AX 2012 HRM, doanh nghiệp có thể tạo ra các dự án tuyển dụng (Recruitment Project) một cách có hệ thống, quản lý thông tin ứng viên một cách tập trung và minh bạch. Hệ thống cho phép định nghĩa các vị trí cần tuyển, các yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm, từ đó tự động hóa việc sàng lọc hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực.

Việc quản lý nhân tài không chỉ dừng lại ở tuyển dụng mà còn mở rộng đến việc duy trì và phát triển nhân viên sau khi họ gia nhập công ty. Module HRM Dynamics AX hỗ trợ việc theo dõi năng lực (Competencies), mục tiêu (Goals), và các cuộc thảo luận định kỳ (Discussions) để đảm bảo nhân viên luôn phát triển và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. "Hệ thống cung cấp một cái nhìn toàn diện về hồ sơ ứng viên và nhân viên, giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá tiềm năng và hiệu suất" (Trích từ tài liệu gốc). Đây là một giải pháp ERP cho HRM toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ tìm được người phù hợp mà còn nuôi dưỡng và phát triển họ thành những tài sản quý giá. Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 cung cấp các bước chi tiết để thiết lập và vận hành các tính năng này một cách hiệu quả.

4.1. Các bước tạo dự án tuyển dụng và quản lý ứng viên trong hệ thống

Việc tạo dự án tuyển dụng trong Microsoft Dynamics AX 2012 HRM bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban. Theo đồ án, "Phòng ban Viện đổi mới sáng tạo có nhu cầu tuyển dụng gấp cho 3 vị trí mới: Thư ký, Chuyên viên đào tạo, Quản lý chiến lược." Các bước thực hiện bao gồm: "HR -> Common -> Recruitment -> Recruitment projects -> New -> Điền thông tin". Sau khi dự án được tạo, bước tiếp theo là quản lý ứng viên. Hệ thống cho phép tạo hồ sơ ứng viên: "HR -> Common -> Recruitment -> Applicants -> New -> Điền thông tin (Tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, học vấn, kinh nghiệm, skill, chứng chỉ)". Điều này đảm bảo mọi thông tin ứng viên được lưu trữ tập trung, dễ dàng theo dõi quá trình ứng tuyển và đánh giá mức độ phù hợp với từng vị trí.

4.2. Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng tự động và đào tạo nhân sự mới

Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng tự động, Module HRM Dynamics AX cho phép người dùng thực hiện các hành động như thuê ứng viên. "Để thuê ứng viên, chọn tab Applicant -> Action Pane -> Hire -> Điền thông tin (Job, position, Start date, Worker type, Salaried/Hourly, Compensation region, pay period, Department)" (Trích từ tài liệu gốc). Điều này tự động chuyển đổi hồ sơ ứng viên thành hồ sơ nhân viên chính thức trong hệ thống. Sau tuyển dụng, quá trình đào tạo nhân sự mới là cần thiết. Hệ thống hỗ trợ việc quản lý thiết bị cho nhân viên mới: "HR -> Common -> Worker -> Worker -> Chọn nhân viên -> Personal information -> Loaned equipment -> New -> Điền thông tin". Việc này giúp đảm bảo nhân viên có đủ công cụ cần thiết để bắt đầu công việc, góp phần vào sự hội nhập nhanh chóng và hiệu quả.

4.3. Giải pháp ERP cho HRM trong việc quản lý hồ sơ và năng lực

Microsoft Dynamics AX 2012 HRM cung cấp một giải pháp ERP cho HRM toàn diện, trong đó việc quản lý hồ sơ và năng lực nhân viên là trọng tâm. Hệ thống cho phép nhập và theo dõi các năng lực (Competencies) của từng nhân viên: "HR -> Common -> Worker -> Worker -> Chọn nhân viên -> Competencies -> Competencies -> New -> Điền thông tin (Skill, Level, Importance, Description)". Điều này giúp đánh giá đúng khả năng của nhân viên và lập kế hoạch phát triển. Ngoài ra, việc ghi nhận các cuộc thảo luận (Discussion) và mục tiêu (Goal) cũng được hỗ trợ: "HR -> Common -> Worker -> Worker -> Chọn nhân viên -> Performance -> Discussions -> New -> Điền thông tin (Type, Name, Reason, Date)" và "HR -> Common -> Worker -> Worker -> Chọn nhân viên -> Performance -> Goals -> New -> Điền thông tin (Goal, Due date, Status, Manager comment)". Những tính năng này tạo nên một bức tranh hoàn chỉnh về sự phát triển và đóng góp của từng cá nhân.

V. Quản lý phúc lợi đào tạo và phát triển nhân viên trên AX 2012 HRM

Một khía cạnh quan trọng của Microsoft Dynamics AX 2012 HRM là khả năng quản lý phúc lợi, đào tạo và phát triển nhân viên, những yếu tố then chốt để duy trì động lực và sự gắn kết của đội ngũ. Hệ thống cho phép doanh nghiệp thiết lập các kế hoạch phúc lợi linh hoạt, phù hợp với từng nhóm nhân viên hoặc từng vị trí công việc, đảm bảo sự công bằng và hấp dẫn. Từ bảo hiểm y tế đến các chế độ hỗ trợ khác, mọi thông tin đều được quản lý tập trung và dễ dàng truy xuất, giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi của mình và bộ phận nhân sự quản lý hiệu quả hơn.

Bên cạnh phúc lợi, AX 2012 HRM còn hỗ trợ mạnh mẽ cho công tác đào tạo và phát triển. Doanh nghiệp có thể tạo các khóa học, quản lý lịch trình, giảng viên, và đăng ký người tham dự. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên mà còn tạo cơ hội phát triển cá nhân, góp phần xây dựng một đội ngũ có trình độ cao và sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới. "Việc liên tục cập nhật kỹ năng và kiến thức là yếu tố sống còn trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, và Microsoft Dynamics AX 2012 HRM cung cấp nền tảng vững chắc cho điều đó" (Trích từ tài liệu gốc). Các tính năng quản lý khóa học và sự kiện đào tạo là minh chứng cho khả năng hỗ trợ toàn diện của hệ thống trong việc nuôi dưỡng và phát triển tài năng nội bộ. Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 chi tiết hóa cách thức cấu hình các phần này, từ việc tạo các thông số liên quan đến việc mở đăng ký khóa học, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống.

5.1. Xây dựng chế độ phúc lợi và kế hoạch bảo hiểm linh hoạt

Việc xây dựng chế độ phúc lợi là một phần thiết yếu trong quản lý nhân sự, và Microsoft Dynamics AX 2012 HRM hỗ trợ việc này một cách linh hoạt. Đồ án minh họa việc tạo ra chính sách bảo hiểm y tế cho nhân viên, thuộc kiểu chế độ Group Auto Insurance. "Mỗi nhân viên chỉ được đăng ký vào 1 nhóm bảo hiểm. Các chế độ bảo hiểm sẽ được kết nối vào Bảo hiểm Bảo Việt" (Trích từ tài liệu gốc). Các bước thực hiện bao gồm: "Human resource-> Set up-> Benefits-> Benefit Elements -> Plans: -> New -> Điền thông tin Plan (BaoVietAuto, Description: Bảo hiểm Bảo Việt tự động, Type: GrpAuto) -> Options: -> New -> Điền thông tin Option (Option: Loai1, Description: Bảo hiểm Loại 1, Allow dependent coverage)". Việc này cho phép doanh nghiệp định nghĩa nhiều loại bảo hiểm khác nhau và quản lý quyền lợi của nhân viên một cách có hệ thống, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.

5.2. Thiết lập khóa học và quản lý chương trình đào tạo chuyên sâu

Microsoft Dynamics AX 2012 HRM cung cấp các công cụ mạnh mẽ để thiết lập khóa học và quản lý chương trình đào tạo. Tài liệu gốc mô tả chi tiết việc tạo ra một workshop với nhiều track và session khác nhau, ví dụ như Track School of Business và Track School of IT. Các bước thực hiện bao gồm: "Tạo các thông số liên quan (Course Type, Classroom, Classroom Group, Course Location, Instructors) tại HR -> Setup -> Course". Sau đó, "Tạo khóa học tại HR -> Common -> Course -> New -> Điền thông tin (Sau đó tại status chọn Open để mở đăng ký cho khóa học)". Các track, session và agenda cũng được tạo và ghép nối trong màn hình chi tiết của khóa học. Cuối cùng, việc đăng ký người tham dự như Trần Văn A và Trần Văn C vào các session cụ thể được thực hiện qua "Course paticipants -> New -> Điền TT", đảm bảo quản lý hiệu quả quá trình đào tạo.

5.3. Quản lý năng lực nhân viên và mục tiêu phát triển cá nhân

Việc quản lý năng lực nhân viên và mục tiêu phát triển cá nhân là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức. Hệ thống AX 2012 HRM cho phép doanh nghiệp theo dõi các kỹ năng, chứng chỉ và trình độ học vấn của mỗi nhân viên, từ đó xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp. "HR -> Common -> Worker -> Worker -> Chọn nhân viên -> Competencies -> Competencies" là nơi nhập các kỹ năng với cấp độ và mức độ quan trọng. Đồng thời, việc thiết lập và theo dõi mục tiêu cá nhân cũng được hỗ trợ mạnh mẽ. "HR -> Common -> Worker -> Worker -> Chọn nhân viên -> Performance -> Goals" cho phép tạo mục tiêu với ngày đáo hạn, trạng thái và bình luận của quản lý. Những tính năng này giúp tạo ra một lộ trình phát triển rõ ràng cho mỗi nhân viên, đảm bảo họ luôn có cơ hội học hỏi và thăng tiến trong sự nghiệp.

VI. Kết quả ứng dụng và tương lai Hệ thống HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012

Sau khi đi qua các bước thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012, điều quan trọng là đánh giá kết quả và tiềm năng ứng dụng của hệ thống này trong thực tiễn. Việc triển khai thành công các module từ quản lý phòng ban, công việc, tuyển dụng đến đào tạo và phúc lợi không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn mang lại những lợi ích kinh doanh rõ rệt. Các doanh nghiệp có thể thấy sự cải thiện đáng kể trong hiệu suất hoạt động của bộ phận nhân sự, giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục và nâng cao chất lượng dữ liệu. Một hệ thống thông tin nhân sự AX 2012 được cấu hình tốt sẽ là xương sống cho các quyết định chiến lược về nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.

Tương lai của HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 không chỉ dừng lại ở các tính năng hiện có. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các giải pháp ERP như Dynamics AX 2012 tiếp tục được nâng cấp và tích hợp thêm nhiều công cụ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) để phân tích dữ liệu nhân sự, dự đoán xu hướng và cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên. Việc tối ưu hóa quản lý nhân sự sẽ ngày càng trở nên thông minh và linh hoạt hơn. "Dữ liệu từ Microsoft Dynamics AX 2012 HRM có thể được sử dụng để xây dựng các báo cáo phân tích sâu sắc về hiệu suất, tiềm năng và sự gắn kết của nhân viên, hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc hoạch định chính sách dài hạn" (Trích từ tài liệu gốc). Nhìn chung, đồ án này không chỉ là một minh chứng về khả năng của Microsoft Dynamics AX 2012 mà còn là một gợi ý về những tiềm năng phát triển không giới hạn của nó trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực.

6.1. Đánh giá hiệu quả module HRM Dynamics AX và lợi ích kinh doanh

Việc đánh giá hiệu quả của module HRM Dynamics AX là cần thiết để nhìn nhận giá trị thực sự mà nó mang lại. Các lợi ích kinh doanh bao gồm giảm chi phí hành chính, tăng năng suất của bộ phận nhân sự, và cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu. "Hệ thống giúp tự động hóa nhiều tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên HRM tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như phát triển văn hóa doanh nghiệp và chiến lược thu hút nhân tài" (Trích từ tài liệu gốc). Ngoài ra, khả năng quản lý hồ sơ nhân viên tập trung, theo dõi năng lực và mục tiêu giúp nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân tài. Một hệ thống thông tin nhân sự AX 2012 mạnh mẽ góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

6.2. Triển vọng tối ưu hóa quản lý nhân sự trong xu hướng công nghệ ERP

Triển vọng tối ưu hóa quản lý nhân sự với các hệ thống ERP như Microsoft Dynamics AX 2012 là rất lớn. Xu hướng công nghệ đang dịch chuyển sang các giải pháp đám mây, tích hợp AI và phân tích dữ liệu lớn. Điều này sẽ cho phép các hệ thống HRM không chỉ quản lý dữ liệu mà còn cung cấp cái nhìn sâu sắc, dự đoán hành vi nhân viên và cá nhân hóa trải nghiệm làm việc. "Các phiên bản ERP tương lai sẽ tích hợp mạnh mẽ hơn với các công cụ học máy để phân tích hiệu suất làm việc, dự đoán tỷ lệ nghỉ việc và đề xuất các chương trình đào tạo phù hợp" (Trích từ tài liệu gốc). Báo cáo đồ án thiết lập HRM trên Microsoft Dynamics AX 2012 là bước đệm để hiểu rõ nền tảng, từ đó chuẩn bị cho những bước tiến công nghệ tiếp theo trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu hướng hiện đại hóa công tác quản trị đại học, việc ứng dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) đóng vai trò then chốt trong việc chuẩn hóa dữ liệu, tinh gọn bộ máy và tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự (HRM - Human Resource Management). Báo cáo đồ án cuối kỳ môn học ERP (HRM) tại Khoa Công nghệ thông tin kinh doanh, Trường Kinh doanh - Đại học UEH, do sinh viên Trương Nữ Tài Linh thực hiện dưới sự hướng dẫn của giảng viên Hồ Thị Thanh Tuyến (thực hiện ngày 19 tháng 05 năm 2023), tập trung vào bài toán thiết lập toàn diện phân hệ quản trị nhân sự trên nền tảng phần mềm Microsoft Dynamics AX 2012.

Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ tình huống thực tiễn: Trường Đại học UEH thành lập một đơn vị trực thuộc mới mang tên Viện đổi mới sáng tạo đặt trụ sở tại Cơ sở A (59C Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh). Đứng trên cương vị của một người quản lý tổ chức và quản trị hệ thống, người thực hiện đồ án phải tiến hành thiết lập cấu trúc tổ chức mới, khai báo hệ thống chức danh, hoạch định vị trí tuyển dụng, thu hút ứng viên, quản lý quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự, cấp phát tài sản, đánh giá năng lực, thiết lập mục tiêu đào tạo cũng như cấu hình các gói phúc lợi bảo hiểm.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể của đồ án bao gồm:

1. Thiết lập đơn vị tổ chức (Department): Khởi tạo phòng ban Viện đổi mới sáng tạo, cập nhật vào cây sơ đồ tổ chức (Department Hierarchy) chung của trường và công khai (publish) sơ đồ mới.
2. Khai báo công việc (Job) và vị trí (Position): Thiết lập các công việc chuyên môn (Thư ký viện, Chuyên viên đào tạo, Quản trị chiến lược) với đầy đủ tiêu chuẩn về kỹ năng, trình độ, mức lương và định biên vị trí làm việc.
3. Triển khai dự án tuyển dụng (Recruitment Project): Cấu hình dự án tuyển dụng trên các kênh truyền thông, tiếp nhận và ghi nhận hồ sơ ứng viên (Applicants/Applications), tổ chức lịch phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng (Hiring).
4. Quản lý tài sản cấp phát (Equipment Loan): Khai báo danh mục thiết bị công nghệ (Laptop, Desktop) và bàn giao cho nhân viên theo dõi trách nhiệm thuế.
5. Quản lý năng lực và đánh giá hiệu suất (Competencies & Performance): Cập nhật hồ sơ chứng chỉ, kỹ năng, thiết lập các phiên thảo luận đánh giá công việc (Discussion) và giao chỉ tiêu đào tạo phát triển cá nhân (Goal).
6. Tổ chức khóa đào tạo (Course Management): Thiết kế cấu trúc workshop đào tạo đa chuyên ngành, phân bổ lịch trình (Agenda), phân ban (Tracks), các phiên làm việc (Sessions), phòng học và đăng ký người tham dự.
7. Cấu hình chính sách phúc lợi (Benefit Plan): Khởi tạo chương trình bảo hiểm y tế tự động kết nối đối tác Bảo Việt.

Đối tượng nghiên cứu là các phân hệ chức năng HRM trên phần mềm Microsoft Dynamics AX 2012. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong kịch bản thành lập và vận hành nhân sự cho Viện đổi mới sáng tạo tại Đại học UEH trong giai đoạn học kỳ năm 2023 (từ ngày 26/04/2023 đến các mốc thời gian triển khai kế tiếp).

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và công nghệ ứng dụng

Đồ án sử dụng khung kiến trúc quản trị nguồn nhân lực tích hợp sẵn trong hệ thống ERP Microsoft Dynamics AX 2012. Khung chức năng này bao gồm:

• Mô hình tổ chức (Organization Structure): Quản lý mối quan hệ phân cấp giữa các phòng ban (Departments), cây phân cấp (Department Hierarchy), định nghĩa công việc tổng quát (Jobs) và các vị trí làm việc cụ thể (Positions).
• Mô hình quản lý năng lực (Competencies Framework): Chuẩn hóa việc phân loại kỹ năng (Skill Types, Skills, Rating Models), trình độ học vấn (Degrees, Disciplines, Institutions) và các loại chứng chỉ nghề nghiệp (Certificate Types).
• Mô hình tuyển dụng và nhân sự (Recruitment & Worker Lifecycle): Quy trình từ tạo dự án tuyển dụng (Recruitment Projects), phân kênh truyền thông (Media), quản lý hồ sơ ứng viên (Applicants), trạng thái đơn ứng tuyển (Applications), tiếp nhận nhân viên mới (Hire new worker), đến quản lý mượn thiết bị làm việc (Equipment Loan).
• Mô hình quản trị hiệu suất và đào tạo (Performance & Training): Đánh giá hiệu suất qua các phiên trao đổi (Discussions), quản trị mục tiêu (Goals/Goal Headings/Goal Types), quản lý khóa học đào tạo (Course Types, Tracks, Sessions, Agenda, Classrooms, Instructors) và các gói phúc lợi nhân viên (Benefit Elements, Plans, Options).

Phương pháp nghiên cứu và triển khai

Tác giả áp dụng phương pháp thực nghiệm triển khai quy trình nghiệp vụ (Business Process Execution) thông qua phương pháp nghiên cứu tình huống (Case Study Method). Quy trình triển khai bao gồm:

• Mô hình hóa dữ liệu nhân sự: Chuyển đổi các yêu cầu mô tả công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, cơ cấu tổ chức bằng văn bản thành các tập tham số cấu hình định lượng trên hệ thống ERP.
• Cấu hình hệ thống (System Parameter Setup): Khai báo toàn bộ dữ liệu danh mục nền tảng (Master Data) trước khi vận hành quy trình nghiệp vụ chi tiết.
• Xác thực luồng quy trình (End-to-End Workflow Validation): Kiểm thử tính liên tục và tính toàn vẹn dữ liệu từ khâu ứng tuyển đến tiếp nhận, cấp tài sản và đào tạo trên Microsoft Dynamics AX 2012.

Nguồn dữ liệu được sử dụng là tập dữ liệu kịch bản giả định chuẩn hóa của Đại học UEH dành cho bài toán thành lập Viện đổi mới sáng tạo.

---

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý nhân sự trên Microsoft Dynamics AX 2012 được thiết kế và triển khai tuần tự theo cấu trúc phân hệ logic. Mọi thao tác cấu hình đều tuân thủ đường dẫn phân cấp trong hệ thống ERP:

Quy trình nghiệp vụ	Đường dẫn điều hướng trên Microsoft Dynamics AX 2012
Tạo phòng ban	HR -> Common -> Organization -> Department -> New
Công khai sơ đồ tổ chức	HR -> Common -> Organization -> Department Hierarchy -> Edit -> Insert
Cấu hình chức danh	Set up -> Worker -> Titles
Cấu hình nhiệm vụ, chức năng	Set up -> Organization -> Job -> (Job task, Job function, Areas of Responsibility)
Cấu hình năng lực, học vấn	Setup -> Compensation -> (Skill Type, Skill, Certificate, Education)
Tạo công việc	HR -> Common -> Organization -> Job -> New
Tạo vị trí làm việc	HR -> Common -> Organization -> Position -> Position -> New -> Create position
Tạo dự án tuyển dụng	HR -> Common -> Recruitment -> Recruitment Project -> New
Tạo hồ sơ ứng viên	HR -> Common -> Applicant -> New
Tham số bằng cấp, kỹ năng	HR -> Setup -> Competencies -> Education / Skill -> (Degree, Discipline, Certificate Type, Institution, Skill Type, Rating model)
Ghi nhận hồ sơ & phỏng vấn	HR -> Common -> Recruitment -> Application -> New
Tiếp nhận / Từ chối ứng viên	Application status -> Hire new worker hoặc Application status -> Rejection
Cấp phát thiết bị	HR -> Setup -> Worker -> Loan -> (Loan Type, Loan Item -> Loan equipment)
Cập nhật năng lực nhân viên	HR -> Common -> Worker -> Competencies & Development -> (Certificate, Skill)
Tạo phiên thảo luận hiệu suất	HR -> Setup -> Performance -> Discussion Type -> New và Worker -> Development -> Discussion
Thiết lập mục tiêu cá nhân	HR -> Setup -> Performance -> (Goal Type, Goal Heading) và Worker -> Development -> Goal Detail
Cấu hình khóa đào tạo	HR -> Setup -> Course -> (Course Type, Classroom, Classroom Group, Course location, Instructors)
Khởi tạo và mở khóa học	HR -> Common -> Course -> New -> (Track, Session, Agenda -> Course status: Open -> Course participants)
Cấu hình gói phúc lợi	Human resource -> Set up -> Benefits -> Benefit Elements -> (Plans, Options)

---

Nội dung chính theo từng chương

1. Thiết lập cơ cấu tổ chức, công việc và vị trí (Department, Job, Position)

Tác giả tiến hành khởi tạo đơn vị Viện đổi mới sáng tạo với người quản lý là giảng viên hướng dẫn, địa chỉ liên lạc tại Cơ sở A (59C Nguyễn Đình Chiểu, P.) và số điện thoại [phone], sau đó tích hợp vào sơ đồ tổ chức chung của trường. Tiếp theo, hệ thống được cấu hình 3 chức danh công việc với các tiêu chuẩn chi tiết:

Tiêu chí	Thư ký viện	Chuyên viên đào tạo	Quản lý chiến lược
Số lượng vị trí	1 vị trí	2 vị trí	1 vị trí
Chức danh (Title)	Thư ký	Chuyên viên đào tạo	Quản trị chiến lược
Loại công việc	Thư ký	Chuyên viên đào tạo	Quản trị chiến lược
Mức lương (Pay Level)	Mức 3	Mức 4	Mức 5
Yêu cầu trình độ	Đại học trở lên (Importance: 5)	Đại học trở lên (Importance: 5)	Thạc sĩ trở lên (Importance: 5)
Yêu cầu kỹ năng	Tin học văn phòng (Word, Excel: Level 4, Imp: 4); Calendar Planning (Level 4, Imp: 4)	Tin học văn phòng (Word, Excel: Level 5, Imp: 5); Cố vấn định hướng (Level 5, Imp: 5); Sáng tạo (Level 5, Imp: 5)	Tin học văn phòng (Word, Excel: Level 5, Imp: 4); Planning & Organization (Level 5, Imp: 5); Hoạch định chiến lược (Level 5, Imp: 5); Tiếng Anh (Level 5, Imp: 5)
Nhiệm vụ chính (Task)	Liên lạc giảng viên, tiếp sinh viên	Tổ chức các chương trình đào tạo	Quản lý chiến lược tại Viện
Tuyến báo cáo	Báo cáo Trưởng Viện	Báo cáo Quản lý chiến lược Viện	Báo cáo Trưởng Viện

Dựa trên các chức danh này, hệ thống thiết lập các vị trí làm việc toàn thời gian (Position) mở vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo gồm: 1 vị trí Thư ký viện, 2 vị trí Nhân viên viết content (Chuyên viên đào tạo) và 3 vị trí Quản lý chiến lược.

2. Quy trình tuyển dụng, tiếp nhận và phân bổ nhân sự (Recruitment, Application, Hiring)

Dự án tuyển dụng cho 3 vị trí trên được thiết lập với thời gian dự kiến 3 tháng (bắt đầu ngày 26/04/2023, hạn nộp hồ sơ ngày 26/06/2023, đóng tuyển dụng ngày 26/07/2023) thông qua hai kênh truyền thông là báo VnExpress và báo Tuổi Trẻ. Hệ thống tiếp nhận và xử lý 3 hồ sơ ứng viên:

• Trần Văn A (Ứng tuyển Thư ký viện): Nguồn từ báo VnExpress; trình độ Cử nhân UEH (20/8/2018 - 20/3/2022, điểm trung bình 7.5); chứng chỉ IC3 (20/8/2021); kỹ năng Word Level 4, Excel Level 4, CalPlan Level 3; chưa có kinh nghiệm trước đây; lịch phỏng vấn vào Thứ 4 tuần tiếp theo lúc 9h00 sáng.
• Trần Văn B (Ứng tuyển Chuyên viên đào tạo): Nguồn từ báo Tuổi Trẻ; trình độ Thạc sĩ UEH (20/8/2018 - 20/7/2022, điểm trung bình 8.0); chứng chỉ IC3 (20/8/2020); kỹ năng TOEIC Level 4, Giao tiếp Level 4, Teamwork Level 5; chưa có kinh nghiệm; lịch phỏng vấn vào Thứ 5 tuần tiếp theo lúc 9h00 sáng.
• Trần Văn C (Ứng tuyển Quản lý chiến lược): Nguồn từ báo Tuổi Trẻ; trình độ Thạc sĩ UEH (20/8/2018 - 20/5/2022, điểm trung bình 8.5); chứng chỉ IC3 (20/8/2020); kỹ năng TOEIC Level 5, Giao tiếp Level 5, Teamwork Level 5, Planning & Organization Level 4; chưa có kinh nghiệm; lịch phỏng vấn vào Thứ 6 tuần tiếp theo lúc 9h00 sáng.

Kết quả xử lý: Hội đồng tuyển dụng quyết định tuyển dụng chính thức (Hire new worker) đối với anh Trần Văn A và anh Trần Văn C (bắt đầu làm việc vào ngày đầu tiên của tháng tới); từ chối tuyển dụng (Rejection) đối với anh Trần Văn B do chưa đáp ứng yêu cầu.

3. Cấp phát trang thiết bị làm việc và cập nhật hồ sơ năng lực (Loan & Competencies)

Hệ thống tiến hành phân bổ công cụ làm việc cho các nhân viên mới dưới hình thức mượn thiết bị có tính thuế (Tax liability):

• Cấp phát cho Trần Văn A: 01 Laptop Computer, mã định danh PC-0707, số serial M73-200-84A-LDH, thuộc nhóm máy tính cá nhân (PC).
• Cấp phát cho Trần Văn C: 01 Desktop Computer, mã định danh PC-0312, số serial B14-445-84A-FFS, thuộc nhóm máy tính cá nhân (PC).

Đồng thời, hệ thống cập nhật bổ sung hồ sơ năng lực thực tế: anh Trần Văn A được ghi nhận chứng chỉ MOS Word do Certiport cấp và nâng cấp kỹ năng MsWord lên Level 5; anh Trần Văn C được ghi nhận chứng chỉ MOS Excel do Certiport cấp.

4. Quản trị hiệu suất và thiết lập mục tiêu phát triển cá nhân (Performance & Goals)

Nhằm theo dõi hiệu quả công việc, người quản lý thiết lập các buổi thảo luận cá nhân (Discussion) tại văn phòng Viện vào ngày Thứ 2 tuần tới (Trần Văn A họp lúc 9h00 sáng; Trần Văn C họp lúc 10h00 sáng).

Sau phiên làm việc, hệ thống thiết lập mục tiêu phát triển chuyên môn (Goal) bắt buộc cho nhân viên Trần Văn A:

• Mã và tên mục tiêu: MSDAXHRM - Microsoft Dynamics AX HRM Training.
• Phân loại: Goal type: Emp Development; Goal Heading: Personal; Trọng số (Weight): 5.0.
• Thời gian và ngân sách: Bắt đầu từ ngày đầu tiên của tháng tới đến ngày cuối cùng của tháng tới; thời lượng ước tính 2.5 giờ; chi phí ước tính 500 USD.
• Yêu cầu kết quả: Điểm đánh giá đạt tối thiểu 9/10. Các hoạt động (Activities) gồm Đăng ký lớp học (Sign up), Tình hình theo học (Feedback), Hoàn thành khóa học (Course). Sau khi hoàn thành, trạng thái được cập nhật từ On track sang Completed.

5. Quản lý khóa đào tạo nội bộ và chính sách bảo hiểm (Course Management & Benefits)

Báo cáo thiết lập một workshop đào tạo nội bộ mang tên "Great leap forward" diễn ra trong 2 ngày (Thứ 3 và Thứ 4 đầu tiên của tháng tiếp theo, khung giờ từ 09h00 đến 14h00) tại Cơ sở A, do UEH tổ chức với quy mô từ 5 đến 100 người tham dự (hạn chót đăng ký là ngày Thứ 6 trước ngày Thứ 2 đầu tiên của tháng tới):

Khung thời gian	Phân ban Kinh doanh (School of Business) - Phòng A202	Phân ban CNTT (School of IT) - Phòng A203
Thứ 3 (09:00 - 11:00)	Session: BMeetS (Meeting with students)	Session: IMeetS (Meeting with students)
Thứ 3 (12:00 - 14:00)	Session: BMeetE (Meeting with Employers)	Session: IMeetE (Meeting with Employers)
Thứ 4 (09:00 - 11:00)	Session: BMeetA (Meeting with Alumni)	Session: IMeetA (Meeting with Alumni)
Thứ 4 (12:00 - 14:00)	Session: BMeetC (Clarification session with Faculty Dean, Programme Chair, SAR team)	Session: IMeetC (Clarification session with Faculty Dean, Programme Chair, SAR team)

Hệ thống phân bổ giảng viên hướng dẫn phụ trách các panel và đăng ký cho nhân viên Trần Văn A tham gia 3 session thuộc ban Kinh doanh (BMeetE, BMeetA, BMeetC) và nhân viên Trần Văn C tham gia 3 session thuộc ban CNTT (IMeetE, IMeetA, IMeetC).

Cuối cùng, hệ thống thiết lập chế độ bảo hiểm y tế tự động theo nhóm (GrpAuto - Group Auto Insurance) liên kết với Bảo hiểm Bảo Việt:

• Kế hoạch bảo hiểm (Plan): BaoVietAuto (Bảo hiểm Bảo Việt tự động).
• Tùy chọn (Option): Loai1 (Bảo hiểm Loại 1), cấu hình cho phép chi trả cho người phụ thuộc (Allow dependent coverage).

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả triển khai cụ thể

Đồ án đã cấu hình và vận hành thành công toàn bộ các thành phần dữ liệu trên phân hệ HRM Microsoft Dynamics AX 2012 theo đúng các chỉ tiêu đề ra:

• Khởi tạo hoàn chỉnh 01 phòng ban mới (Viện đổi mới sáng tạo) và tích hợp vào cây sơ đồ phân cấp của trường UEH.
• Thiết lập 03 chức danh công việc (Thư ký, Chuyên viên đào tạo, Quản trị chiến lược) với hệ thống kỹ năng, bậc lương và phân công trách nhiệm chi tiết.
• Khởi tạo 06 định biên vị trí làm việc (Positions) phục vụ nhu cầu nhân sự của đơn vị.
• Vận hành 01 dự án tuyển dụng trên 02 kênh báo chí (VnExpress, Tuổi Trẻ), xử lý 03 bộ hồ sơ ứng viên (Trần Văn A, Trần Văn B, Trần Văn C), tuyển dụng thành công 02 nhân sự chính thức và chuyển đổi hồ sơ thành nhân viên (Workers).
• Quản lý cấp phát thành công 02 thiết bị làm việc (PC-0707 và PC-0312) gắn trách nhiệm quản lý tài sản.
• Cập nhật chứng chỉ MOS Word, MOS Excel và nâng bậc năng lực chuyên môn cho nhân sự.
• Thiết lập 02 phiên thảo luận hiệu suất và giao 01 chỉ tiêu đào tạo MSDAXHRM (trị giá 500 USD, thời lượng 2.5 giờ) với trạng thái hoàn thành.
• Xây dựng cấu trúc khóa học workshop 2 ngày với 02 phân ban (School of Business, School of IT), 08 phiên làm việc (Sessions), 04 khung chương trình (Panels) tại 02 phòng học (A202, A203) và hoàn tất thủ tục đăng ký cho 02 nhân viên.
• Thiết lập thành công gói bảo hiểm BaoVietAuto - Loai1 hỗ trợ bảo hiểm cho người phụ thuộc.

Đóng góp của đồ án

Đồ án cung cấp tài liệu hướng dẫn thực hành và quy trình cấu hình chuẩn mực từng bước (step-by-step navigation path) trên hệ thống ERP Microsoft Dynamics AX 2012. Công trình đóng vai trò là một kịch bản mẫu điển hình trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn nhân lực tại các cơ sở giáo dục đại học và các tổ chức nghiên cứu đổi mới sáng tạo.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

• Dữ liệu nghiên cứu giới hạn trong phạm vi kịch bản giả định cho một phòng ban đơn lẻ (Viện đổi mới sáng tạo) với số lượng nhân sự thử nghiệm nhỏ (3 ứng viên, 2 nhân viên chính thức).
• Báo cáo tập trung chủ yếu vào các tác vụ cấu hình chức năng quản trị nhân sự cơ bản, chưa mở rộng sang việc tích hợp tính toán bảng lương tự động (Payroll integration) hay theo dõi chấm công chi tiết (Time and Attendance).

Hướng nghiên cứu tiếp

• Mở rộng tích hợp phân hệ HRM với phân hệ Kế toán tổng hợp (General Ledger) và Quản lý tiền lương (Payroll) trên Microsoft Dynamics AX 2012 để tự động hóa trích đóng bảo hiểm BaoVietAuto và hạch toán chi phí đào tạo 500 USD của nhân viên.
• Nâng cấp mô hình kịch bản quản trị nhân sự từ Microsoft Dynamics AX 2012 lên nền tảng đám mây Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 F&O).

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo đồ án mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cho các đối tượng:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Quản trị kinh doanh: Cung cấp tài liệu tham khảo trực quan về phương pháp ánh xạ yêu cầu quản trị nhân lực thực tế vào một hệ thống ERP chuẩn quốc tế.
• Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và quản trị hệ thống ERP: Tham khảo cấu trúc thiết lập danh mục nền tảng (Master data setup), quy trình tuyển dụng và quản lý năng lực nhân viên trên Microsoft Dynamics AX.
• Hạng mục giá trị nhất: Hệ thống bảng phân bổ ca học (Track/Session/Agenda) và cây điều hướng chi tiết các bước thiết lập phân hệ HRM.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Kế hoạch tuyển dụng cho Viện đổi mới sáng tạo được cấu hình trên các kênh truyền thông nào và thời hạn cụ thể ra sao? Dự án tuyển dụng được đăng tải trên 02 cơ quan báo chí là báo VnExpress và báo Tuổi Trẻ. Đợt tuyển dụng kéo dài 3 tháng, bắt đầu từ ngày 26/04/2023, hạn chót nhận hồ sơ là ngày 26/06/2023 (sau 2 tháng) và chính thức đóng dự án tuyển dụng vào ngày 26/07/2023.

2. Kết quả xét tuyển đối với 3 ứng viên Trần Văn A, Trần Văn B và Trần Văn C được quyết định như thế nào? Sau quá trình phỏng vấn do giảng viên phụ trách, hội đồng tuyển dụng quyết định tiếp nhận (Hire new worker) anh Trần Văn A vào vị trí Thư ký viện và anh Trần Văn C vào vị trí Quản lý chiến lược, cả hai bắt đầu làm việc vào ngày đầu tiên của tháng tới. Ứng viên Trần Văn B ứng tuyển vị trí Chuyên viên đào tạo bị từ chối (Rejection) do chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn yêu cầu.

3. Thông số quản lý tài sản khi cấp phát máy tính cho nhân viên Trần Văn A và Trần Văn C được thiết lập như thế nào? Hệ thống cấp phát cho anh Trần Văn A một Laptop Computer có mã sequential number là 0707 (mã đầy đủ: PC-0707), số serial M73-200-84A-LDH. Cấp phát cho anh Trần Văn C một Desktop Computer có mã sequential number là 0312 (mã đầy đủ: PC-0312), số serial B14-445-84A-FFS. Cả hai thiết bị đều thuộc nhóm Personal Computer (PC) và được ghi nhận trách nhiệm thuế (Tax liability).

4. Mục tiêu phát triển chuyên môn của nhân viên Trần Văn A gồm những thông số và điều kiện hoàn thành nào? Mục tiêu mang mã MSDAXHRM (Microsoft Dynamics AX HRM Training), thuộc nhóm mục tiêu phát triển nhân viên (Emp Development) với trọng số 5.0, thời lượng ước tính 2.5 giờ, chi phí 500 USD, diễn ra từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Để hoàn thành và chuyển trạng thái sang Completed, nhân viên A phải trải qua 3 hoạt động (Sign up, Feedback, Course) và đạt điểm số tối thiểu từ 9/10 trở lên.

5. Cấu trúc tổ chức khóa workshop "Great leap forward" được phân bổ phòng học và chuyên ban như thế nào? Workshop diễn ra trong 2 ngày (Thứ 3 và Thứ 4 đầu tiên của tháng tiếp theo, từ 09h00 đến 14h00) tại Cơ sở A với 2 phân ban độc lập: Phân ban Kinh doanh (School of Business) học tại phòng A202 phụ trách các session BMeetS, BMeetE, BMeetA, BMeetC; Phân ban Công nghệ thông tin (School of IT) học tại phòng A203 phụ trách các session IMeetS, IMeetE, IMeetA, IMeetC.

---

Kết luận

Báo cáo đồ án của sinh viên Trương Nữ Tài Linh đã giải quyết trọn vẹn bài toán thiết lập phân hệ quản trị nguồn nhân lực (HRM) trên hệ thống ERP Microsoft Dynamics AX 2012 cho đơn vị Viện đổi mới sáng tạo thuộc Đại học UEH. Toàn bộ các quy trình nghiệp vụ cốt lõi từ khởi tạo sơ đồ tổ chức, tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự, cấp phát tài sản, quản trị mục tiêu đến tổ chức đào tạo và chế độ bảo hiểm đều được thực nghiệm thành công với các tham số rõ ràng. Đồ án là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cao cho sinh viên và chuyên viên quan tâm đến giải pháp quản trị doanh nghiệp tích hợp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KÌ ERP (HRM) Giảng viên hướng dẫn: Hồ Thị Thanh Tuyến Họ tên sinh viên: Trương Nữ Tài Linh MSSV: 31211022499 Mã học phần: 23D1INF50906005 Lớp: ADC05 TP.Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 05 năm 2023 0 Mục lục 1. Create the Recruitment Project. Create Applicant for the recruitment. Hire for the Recruitment Project.

Loan equipment to a worker. Enter Competencies for a worker. Enter a Discussion and Goal for a worker. Enter a Goal for worker.

Create a Course and Register a Worker.Create a benefit plan.47 1 Mô tả hệ thống 1.Create Department Tình huống Đơn vị của bạn sắp thành lập 1 phòng ban mới có tên gọi là Viện đổi mới sáng tạo. Với vai trò là một người quản lý tổ chức, bạn sẽ thiết lập trên Microsoft Dynamic AX 2012 để tạo ra một đơn vị trên đó. Bạn sẽ tạo thủ công đơn vị trên hệ thống với các yêu cầu sau: ● Tên phòng ban Viện đổi mới sáng tạo. ● Người quản lý <Tên giảng viên> ● Địa chỉ liên lạc Cơ sở A - 59C Nguyễn Đình Chiểu, P.

● Điện thoại [phone] ● Sau khi tạo xong, thêm phòng ban mới vào trong sơ đồ tổ chức chung của trường. ● Công khai sơ đồ tổ chức mới Các bước thực hiện: + Tạo Department  HR -> Common ->Organization -> Department -> New -> Điền thông tin ( Tên Dept, Address, Contact Information) + Publish Department vào sơ đồ tổ chức  HR -> Common -> Organization -> Department Hierachy -> Edit -> Insert 2 2.Create Job Tình huống Bạn phải thêm một số công việc mới cho Viện đổi mới sáng tạo: + Thư ký viện ● Công việc thư ký chỉ 1 vị trí. ● Title là Thư ký. ● Loại công việc sẽ là Thư ký.

● Thư ký viện sẽ nhận mức lương ở mức 3. ● Skill về tin học văn phòng như Word và Excel ở level 4 và importance ở mức 4. Kỹ năng Calendar Planning ở level 4 và importance ở mức 4. ● Tốt nghiệp đại học trở lên với mức importance ở mức 5.

● Task liên lạc với giảng viên và tiếp sinh viên. Công việc sẽ báo cáo lại cho trưởng Viện. 3 4 +Chuyên viên đào tạo ● Công việc chuyên viên đào tạo chỉ có 2 vị trí. ● Title là Chuyên viên đào tạo ● Loại công việc Chuyên viên đào tạo ● Chuyên viên đào tạo sẽ nhận ở mức lương 4 ● Skill về tin học văn phòng như Word, Excel ở level 5 và mức importance ở mức 5.

Kỹ năng cố vấn định hướng ở level 5 và mức importance ở mức 5. Sáng tạo ở level 5 và mức importance ở mức 5 ● Tốt nghiệp đại học trở lên với mức importance ở mức 5 ● Task tổ chức các chương trình đào tạo và báo cáo với quản lý chiến lược Viện 5 6 +Quản lý chiến lược ● Công việc quản trị chiến lược chỉ có 1 vị trí ● Title là Quản trị chiến lược ● Loại công việc sẽ nhận mức lương ở mức 5 ● Skill về tin học văn phòng như Word và Excel ở level 5 và mức importance ở mức 4. Planning & Organization ở level 5 ở mức importance ở mức 5. Kỹ năng hoạch định chiến lược ở level 5 ở mức importance ở mức 5.

Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh ở level 5 ở mức importance ở mức 5. ● Tốt nghiệp thạc sĩ trở lên với mức importance ở mức 5. ● Task quản lý chiến lược ở Viện và báo cáo cho trưởng Viện. 7 8 Các bước thực hiện: + Tittles:  Set up -> Worker -> Tittles + Job task, Job function, Areas of Responsibility:  Set up -> Organization -> Job -> Chọn + Skill, education:  Setup -> Compensation -> Chọn (Skill Type, Skill, Certificate, Education) + Tạo Job:  HR -> Common -> Organization -> Job -> New -> Điền các thông tin 9 3.

Create Position Tạo ra các vị trí cho các công việc đã khai báo ở mục 2 theo yêu cầu của trưởng phòng ban Viện đổi mới sáng tạo. - Thư ký viện: Vị trí này sẽ làm việc toàn thời gian và sẽ có 1 vị trí mới và sẽ mở vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo - Nhân viên viết content: Vị trí này sẽ làm việc toàn thời gian và sẽ có 2 vị trí mới và sẽ mở vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo. - Quản lý chiến lược: Vị trí này sẽ làm việc toàn thời gian và đợt này cần 3 vị trí mới và sẽ mở vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo. 10 Các bước thực hiện:  HR -> Common -> Organization -> Position -> Position -> New -> Create position 4.

Create the Recruitment Project Tình huống: Phòng ban Viện đổi mới sáng tạo cần người cho các vị trí mới, nên sẽ tiến hành tuyển dụng cho các vị trí này. Tạo ra một đợt tuyển dụng và phòng ban hy vọng sẽ mất 3 tháng để tiến hành tuyển dụng và chọn được người phù hợp. Vì thế, phòng an sẽ ngưng nhận hồ sơ sau 2 tháng. Thông tin tuyển dụng sẽ được đăng trên báo VnExpress và báo Tuổi Trẻ.

Tạo ra một đợt tuyển dụng trên hệ thống với các thông tin sau: -Tuyển dụng cho Thư ký viện: sẽ tuyển 1 vị trí và người tuyển dụng <tên giảng viên>. Ngày bắt đầu 26/4/2023. Hạn nộp hồ sơ là 26/6/2023. Ngày đóng tuyển dụng là ngày 26/7/2023.

11 -Tuyển dụng cho Chuyên viên đào tạo: sẽ tuyển 2 vị trí và người tuyển dụng <tên giảng viên>. Ngày bắt đầu 26/4/2023. Hạn nộp hồ sơ là 26/6/2023. Ngày đóng tuyển dụng là ngày 26/7/2023.

12 - Tuyển dụng cho Quản lý chiến lược: sẽ tuyển 3 vị trí và người tuyển dụng <tên giảng viên>. Ngày bắt đầu 26/4/2023. Hạn nộp hồ sơ là 26/6/2023. Ngày đóng tuyển dụng là ngày 26/7/2023.

Các bước thực hiện:  HR -> Common -> Recruitment -> Recruitment Project -> New (Điền thông tin, Chọn Media (báo VnExpress hoặc báo Tuổi Trẻ). Create Applicant for the recruitment Tình huống: Sau 1 vài tuần đăng quảng cáo tuyển dụng, các hồ sơ xin việc được gửi về. Tiến hành nhập các hồ sơ xin việc vào hệ thống. Có 3 đơn xin việc ứng tuyển vào 3 vị trí tuyển dụng là Trần Văn A, Trần Văn B, Trần Văn C.

Thông tin chi tiết của từng ứng viên như sau: -Trần Văn A ứng tuyển vào vị trí thư ký viện: +Trình độ (Highest degree): Cử nhân +Chưa đi làm bao giờ (Previous employee). +Email: [e-mail] +Skill: 13 ● Microsoft Word - Level 4 ● Microsoft Excel- Level 4 ● CalPlan - Level 3 + Education: Bachelor ● Institution: UEH ● Start date: 20/8/2018 ● End date: 20/3/2022 ● Grade average 7.5 14 +Certificate: ● IC3 ● Start date: 20/8/2021 -Trần Văn B ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên đào tạo: +Trình độ (Highest degree): Thạc sĩ 15 + Chưa đi làm (Previous employee) +Email: [e-mail] +Skill: ● TOEIC - Level 4 ● Giao tiếp - Level 4  Teamwork - Level 5 16 +Education: Master ● Institution: UEH ● Start date: 20/8/2018 ● End date: 20/7/2022 ● Grade average: 8.0 +Certificate 17 ● IC3 ● Start date: 20/8/2020 - Trần Văn C ứng tuyển vào vị trí Quản lý chiến lược: +Trình độ (Highest degree): Thạc sĩ +Chưa đi làm +Email: [e-mail] 18 +Skill: ● TOEIC- Level 5 ● Giao tiếp - Level 5 ● Teamwork - Level 5 19 ● Planning & Organization - Level 4 +Education: Master ● Institution: UEH ● Start date: 20/8/2018 ● End date: 20/5/2022 ● Grade average: 8.5 +Certificate 20 ● IC3 ● Start date: 20/8/2020 Các bước thực hiện:  HR -> Common -> Applicant -> New -> Điền thông tin (Họ và tên, email, Skill, Education, Certificate) Tạo các tham số: + Degree:  HR -> Setup -> Competencies -> Education -> Degree + Education:  HR -> Setup -> Competencies -> Education -> Education Disciplines + Certificate:  HR -> Setup -> Competencies -> Education -> Certificate Type 21 + Institution:  HR -> Setup -> Competencies -> Education -> Institution + Skill:  HR -> Setup -> Competencies -> Skill -> (Skill type; Skill; Rating model) 4. Record Application Tình huống: Sau khi nhận được hồ sơ của các ứng viên, bạn sẽ nhập hồ sơ của từng ứng viên lên hệ thống: - Anh Trần Văn A nhận thông tin tuyển dụng thông qua báo VnExpress và hồ sơ của anh được chấp nhận vào ngày hôm nay. Anh sẽ sắp xếp phỏng vấn vào ngày thứ 4 của tuần tiếp theo.

Người phỏng vấn sẽ là <tên giảng viên> vào lúc 9h sáng. 22 - Anh Trần Văn B nhận thông tin tuyển dụng qua báo Tuổi Trẻ và hồ sơ của anh được chấp nhận vào ngày hôm nay. Anh sẽ được sắp xếp phỏng vấn vào ngày thứ 5 của tuần tiếp theo. Người phỏng vấn sẽ là <tên giảng viên> vào lúc 9h sáng.

23 - Anh Trần Văn C nhận thông tin tuyển dụng thông qua báo Tuổi Trẻ và hồ sơ của anh được chấp nhận vào ngày hôm nay. Anh sẽ được sắp xếp phỏng vấn vào ngày thứ 6 của tuần tiếp theo. Người phỏng vấn sẽ là <tên giảng viên> vào lúc 9h sáng. Các bước thực hiện: 24  HR -> Recruitment -> Applicant -> Tìm applicant tương ứng -> Application  Hoặc HR -> Common -> Recruitment -> Application -> New -> Điền thông tin 4.

Hire for the Recruitment Project Tình huống: Sau khi phỏng vấn các ứng viên cho các vị trí, nhà tuyển dụng đã quyết định tuyển dụng anh Trần Văn A và Trần Văn C. Còn anh Trần Văn B chưa đạt yêu cầu. Cả 2 ứng viên Trần Văn A và Trần Văn C đều được sắp xếp vào đúng công việc ứng tuyển và sẽ bắt đầu làm việc vào ngày đầu tiên của tháng tới. Các bước thực hiện: + Trường hợp từ chối: 25  Chọn Applicaion tương ứng -> Application status -> Rejection + Trường hợp nhận:  Chọn Application tương ứng -> Application status -> Hire new worker -> Điền thông tin 5.

Loan equipment to a worker. Để phục vụ cho công việc, phòng ban bố trí 1 máy laptop cho Trần Văn A. Nhập thông tin về máy laptop cấp cho anh A lên hệ thống với các thông tin sau: - Phòng ban sử dụng 4 số đặt sau mã PC- (sequential number) cho laptop. Laptop này sẽ có số thứ tự là 0707.

- Mô tả cho thiết bị này là Laptop Computer. - Người quản lý việc cấp laptop là <tên giảng viên> - Laptop này được cho là Tax liability - Số serial number của laptop là M73-200-84A-LDH. - Laptop được ghi lại trong PC (Personal Computer) Để phục vụ cho công việc, phòng ban bố trí 1 máy tính bàn cho Trần Văn C. Nhập thông tin về máy laptop cấp cho cho anh C lên hệ thống với các thông tin sau: 26 - Phòng ban sử dụng 4 số đặt sau mã PC- (sequential number) cho laptop.

Laptop này sẽ có số thứ tự 0312.