Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Trong hoạt động phân phối bán lẻ thiết bị gia dụng, các đơn vị kinh doanh như Cửa hàng điện gia dụng ABC chuyên cung cấp các thiết bị điện và điện tử gia dụng thiết yếu phục vụ đời sống gia đình (máy vi tính, máy in, máy giặt...). Để đáp ứng yêu cầu vận hành nội bộ, việc số hóa quy trình quản lý thông tin hóa đơn, danh mục hàng hóa, dữ liệu khách hàng cùng các nghiệp vụ bán lẻ chuyên sâu như bán hàng trả góp, quản lý bảo hành, triển khai khuyến mãi và xử lý đổi trả/hoàn tiền là nhu cầu cấp thiết.

Đề tài "Phân tích thiết kế Hệ thống quản lý bán hàng điện gia dụng" được nhóm sinh viên Khóa K46 thuộc Khoa Công nghệ thông tin kinh doanh, Trường Công nghệ và Thiết kế – Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (UEH) thực hiện nhằm mô hình hóa toàn diện quy trình nghiệp vụ và xây dựng bản thiết kế hệ thống phần mềm quản trị bán hàng nội bộ.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của đồ án là xây dựng tài liệu phân tích và thiết kế hoàn chỉnh cho phần mềm quản lý bán hàng của Cửa hàng điện gia dụng ABC, phục vụ quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả, tối ưu hóa thời gian và công sức xử lý nghiệp vụ của nhân viên, đồng thời bảo đảm tính chặt chẽ, minh bạch trong quy trình bán hàng và dịch vụ hậu mãi.

Nhiệm vụ cụ thể của đề tài bao gồm:

  1. Khảo sát thực trạng quy trình bán hàng và phân tích ưu - nhược điểm của mô hình vận hành hiện tại.
  2. Xác định các yêu cầu chức năng (bán hàng, khuyến mãi, trả góp, đổi trả/hoàn tiền, bảo hành, báo cáo/thống kê) và các yêu cầu phi chức năng của hệ thống.
  3. Mô hình hóa chức năng bằng sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram) và đặc tả chi tiết từng ca sử dụng.
  4. Mô hình hóa hành vi hệ thống thông qua biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram).
  5. Mô hình hóa cấu trúc và dữ liệu thông qua biểu đồ lớp (Class Diagram), mô hình thực thể kết hợp (ERD) và sơ đồ cơ sở dữ liệu mức vật lý.
  6. Thiết kế giao diện người dùng phục vụ trực tiếp cho các tác vụ vận hành của nhân viên nội bộ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán lẻ thiết bị điện gia dụng và hệ thống phần mềm quản lý thông tin bán hàng tại Cửa hàng điện gia dụng ABC.
  • Phạm vi áp dụng: Hệ thống được thiết kế dành riêng cho nhân viên nội bộ của cửa hàng điện gia dụng ABC, phân quyền và chỉ định mức độ ưu tiên theo từng vị trí tác nhân vận hành (nhân viên quản lý chung, nhân viên bảo hành).
  • Thời gian thực hiện: Đồ án được triển khai và hoàn thành trong giai đoạn từ ngày 20/08/2022 đến ngày 16/10/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

Đồ án áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD) cùng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML - Unified Modeling Language), kết hợp mô hình quan hệ dữ liệu truyền thống:

  • Mô hình hóa chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng, Sơ đồ Use Case tổng quát và sơ đồ Use Case chi tiết cho 06 phân hệ chức năng.
  • Mô hình hóa hành vi: Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) mô tả luồng nghiệp vụ; Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) mô tả tương tác giữa tác nhân, giao diện, bộ điều khiển và lớp dữ liệu.
  • Mô hình hóa cấu trúc và dữ liệu: Biểu đồ lớp phân tích (Class Diagram), Biểu đồ lớp thiết kế (Design Class Diagram), Mô hình thực thể kết hợp (Entity-Relationship Diagram - ERD) và Sơ đồ cơ sở dữ liệu vật lý kèm hệ thống ràng buộc toàn vẹn.

Phương pháp nghiên cứu và công cụ hỗ trợ

Nhóm tác giả áp dụng phương pháp phân tích nghiệp vụ thực tế, khảo sát quy trình bán hàng, tổng hợp tài liệu chuyên ngành kết hợp kỹ thuật mô hình hóa hệ thống phần mềm.

Danh mục tài nguyên Chi tiết công cụ và nguồn dữ liệu sử dụng
Nhân lực Nhóm nghiên cứu gồm 06 thành viên (Lớp K46 – ER001, UEH).
Công cụ mô hình hóa Ứng dụng Draw.io để xây dựng toàn bộ sơ đồ UML, ERD và sơ đồ vật lý.
Công cụ cộng tác & văn phòng Hệ sinh thái Google (Drive, Meet, Sheets, Docs) và Microsoft Office (Word, Excel).
Nguồn dữ liệu & tài liệu Tài liệu quy trình bán hàng (Sales & Sales Process), tài liệu quản trị quan hệ khách hàng CRM (khuyến mãi, bảo hành, đổi trả) và giáo trình môn Phân tích thiết kế hệ thống.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Tổng quan

Chương này giới thiệu tổng quan về Cửa hàng điện gia dụng ABC – đơn vị kinh doanh các mặt hàng thiết bị điện, điện tử dân dụng (máy vi tính, máy in, máy giặt...). Nhóm tác giả trình bày mục tiêu xây dựng hệ thống phần mềm nhằm chuẩn hóa hoạt động bán hàng, quản lý danh mục sản phẩm, khách hàng, hóa đơn, theo dõi lịch trình trả góp, tiếp nhận bảo hành và áp dụng khuyến mãi. Hệ thống được định vị phục vụ trực tiếp cho đội ngũ nhân viên nội bộ điều hành mọi luồng thông tin nghiệp vụ.

Phần II: Xác định yêu cầu

Chương II tập trung vào khảo sát thực trạng, chỉ ra các ưu điểm (dễ tra cứu thông tin, quản lý đơn hàng minh bạch) và hạn chế của hệ thống cũ (thiếu tính năng chuyên sâu, quy trình chưa được tối ưu hóa). Nhóm tác giả xây dựng bảng đặc tả yêu cầu, phân loại tác nhân và lập kế hoạch thực hiện đồ án từ ngày 20/08/2022 đến ngày 13/10/2022 qua 5 giai đoạn:

Giai đoạn Thời gian Nội dung công việc
Khởi động 20/8 – 23/8/2022 Thống nhất đề tài nghiên cứu.
Xác định yêu cầu 23/8 – 3/9/2022 Thu thập yêu cầu, hoàn thiện mô tả dự án, xây dựng sơ đồ phân rã chức năng.
Giai đoạn 1 3/9 – 10/9/2022 Mô hình hóa chức năng (Sơ đồ Use Case và bảng đặc tả Use Case).
Giai đoạn 2 10/9 – 17/9/2022 Xây dựng Activity Diagram và Sequence Diagram cho các chức năng.
Giai đoạn 3 17/9 – 24/9/2022 Mô hình hóa cấu trúc (Class Diagram) và mô hình hóa dữ liệu (ERD).
Giai đoạn 4 24/9 – 30/9/2022 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic và vật lý.
Giai đoạn 5 30/9 – 8/10/2022 Thiết kế hệ thống giao diện người dùng.
Hoàn thiện 8/10 – 13/10/2022 Kiểm tra, tinh chỉnh và đóng gói báo cáo đồ án.

Hệ thống xác định 03 tác nhân chính tham gia tương tác:

  • Khách hàng: Tác nhân bên ngoài thực hiện giao dịch mua hàng, trả góp, yêu cầu khuyến mãi, đổi trả hoặc bảo hành.
  • Nhân viên: Tác nhân nội bộ điều hành các tác vụ bán hàng, tạo lập hóa đơn, áp dụng khuyến mãi, theo dõi trả góp, xử lý đổi trả/hoàn tiền và kết xuất báo cáo thống kê.
  • Nhân viên bảo hành: Tác nhân chuyên trách tiếp nhận sản phẩm lỗi, kiểm tra điều kiện kỹ thuật và thực hiện quy trình bảo hành/trả hàng.

Phần III: Phân tích và thiết kế hệ thống

Đây là nội dung trọng tâm của đồ án, bao gồm:

  1. Phân tích yêu cầu chức năng: Chi tiết hóa 06 phân hệ cốt lõi gồm Quản lý bán hàng (UC-1.1), Quản lý khuyến mãi (UC-2.1), Quản lý trả góp (UC-3.1), Quản lý đổi trả hàng/hoàn tiền (UC-4.1), Quản lý bảo hành (UC-5.1) và Báo cáo/thống kê (UC-6.1).
  2. Mô hình hóa hành vi: Xây dựng đầy đủ Activity Diagram và Sequence Diagram cho cả hai nhánh thanh toán ngay và thanh toán trả góp, các luồng xử lý khuyến mãi, hoàn tiền, tiếp nhận và từ chối bảo hành.
  3. Mô hình hóa cấu trúc và dữ liệu: Xây dựng biểu đồ lớp, danh mục 15 tập thực thể, xác lập các mối quan hệ ngữ nghĩa (1-1, 1-n, n-n) và sơ đồ ERD.
  4. Thiết kế hệ thống: Xây dựng Design Class Diagram, sơ đồ cơ sở dữ liệu vật lý kèm các ràng buộc miền giá trị/khóa ngoại, và thiết kế chi tiết hệ thống giao diện màn hình cho từng phân hệ.

Phần IV: Đánh giá và kết luận

Chương cuối tổng kết quá trình thực hiện đồ án, đánh giá mức độ hoàn thành so với mục tiêu đề ra và đúc kết các bài học kinh nghiệm về kỹ năng phân tích nghiệp vụ, làm việc nhóm và thiết kế kiến trúc phần mềm.

Thiết kế và triển khai

Phân hệ chức năng và đặc tả Use Case

Hệ thống được cấu thành từ 06 phân hệ chức năng chính với độ ưu tiên bắt buộc thực hiện ("Must have"):

                         HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐIỆN GIA DỤNG
                                           |
    +------------------+-------------------+------------------+
    |                  |                   |                  |
Quản lý bán hàng   Quản lý khuyến mãi  Quản lý trả góp    Quản lý đổi trả / hoàn tiền
(Thanh toán ngay / (Tạo CTKM /         (Hợp đồng / Lịch / (Đổi sản phẩm mới /
 Bán trả góp)       Áp dụng mã KM)      Thực tế thu)       Lập phiếu hoàn tiền)
    |                  |
Quản lý bảo hành   Báo cáo / thống kê
(Tiếp nhận /       (Doanh số, Tồn kho, Lãi lỗ,
 Trả hàng BH)       Sản phẩm bán chạy, KH, NV)
  1. Quản lý bán hàng (UC-1.1): Cho phép nhân viên tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, kiểm tra giỏ hàng, chọn phương thức thanh toán. Hệ thống hỗ trợ hai luồng nghiệp vụ:
    • Thanh toán ngay: Tạo hóa đơn trực tiếp, ghi nhận thanh toán và in hóa đơn.
    • Thanh toán trả góp: Ghi nhận thông tin ban đầu, chuyển tiếp sang phân hệ trả góp để lập hợp đồng kèm lịch thanh toán định kỳ.
  2. Quản lý khuyến mãi (UC-2.1): Hỗ trợ thiết lập các chương trình khuyến mãi theo thời gian hiệu lực, quản lý hình thức chiết khấu giảm giá trực tiếp hoặc tặng kèm sản phẩm, tự động tính toán giá trị khấu trừ vào hóa đơn.
  3. Quản lý trả góp (UC-3.1): Quản lý hợp đồng trả góp phát sinh từ hóa đơn bán hàng, thiết lập lịch thu nợ định kỳ và ghi nhận các đợt thu tiền thực tế từ khách hàng.
  4. Quản lý đổi trả hàng / hoàn tiền (UC-4.1): Kiểm tra điều kiện đổi trả (hóa đơn hợp lệ, tem bảo hành nguyên vẹn, đáp ứng chính sách). Hệ thống xử lý xuất đổi sản phẩm mới hoặc lập phiếu hoàn tiền theo phương thức thanh toán tương ứng.
  5. Quản lý bảo hành (UC-5.1): Tiếp nhận sản phẩm cần bảo hành, đối soát thời hạn bảo hành tiêu chuẩn (quy tắc kinh doanh BR1.1-1: bảo hành 12 tháng kể từ ngày mua), tạo biên nhận bảo hành, chuyển bộ phận kỹ thuật xử lý và bàn giao lại cho khách hàng.
  6. Báo cáo / thống kê (UC-6.1): Cung cấp các biểu mẫu thống kê đa chiều: doanh số bán hàng, sản phẩm bán chạy, phân tích lãi lỗ, biến động tồn kho, báo cáo khách hàng và hiệu suất nhân viên; hỗ trợ xuất dữ liệu ra định dạng Excel và PDF.

Mô hình dữ liệu và các thực thể

Hệ thống xác định 15 tập thực thể dữ liệu chính phục vụ lưu trữ thông tin:

Tên thực thể Danh sách các thuộc tính chính
Nhân Viên Mã nhân viên (PK), Tên nhân viên, Ngày sinh, Giới tính, Lương, Chức vụ
Khách Hàng Mã khách hàng (PK), Tên khách hàng, Ngày sinh, Giới tính, Thông tin liên lạc, Địa chỉ
Đơn Đặt Hàng Mã đơn đặt hàng (PK), Ngày đặt hàng
Hóa Đơn Mã hóa đơn (PK), Ngày lập, Phương thức thanh toán, Trả góp
Sản Phẩm Mã sản phẩm (PK), Tên sản phẩm, Đơn giá
Phiếu Nhập Hàng Mã phiếu nhập (PK), Ngày nhập, Phương thức vận chuyển
Nhà Cung Cấp Mã nhà cung cấp (PK), Tên nhà cung cấp, Thông tin liên lạc, Địa chỉ
Chương Trình KM Mã CTKM (PK), Tên chương trình, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Nội dung KM
Thông Tin KM Mã khuyến mãi (PK), Giảm giá KM, Quà tặng KM, Chi tiết KM
Thông Tin Trả Góp Mã hợp đồng (PK), Ngày lập, Trạng thái trả góp
Lịch Trả Góp Mã lịch (PK), Số tiền cần thanh toán, Thời hạn thanh toán kế tiếp
Thực Tế Trả Góp Mã thực tế trả góp (PK), Ngày thu, Số tiền thu
Phiếu Đổi Trả Hàng Mã hợp đồng đổi trả (PK), Ngày trả, Số lượng, Lý do, Trạng thái
Phiếu Hoàn Tiền Mã hợp đồng hoàn tiền (PK), Ngày hoàn tiền, Số lượng, Số tiền hoàn, Phương thức hoàn, Trạng thái
Bảo Hành Mã bảo hành (PK), Ngày bắt đầu, Thời hạn bảo hành

Mối quan hệ và ràng buộc dữ liệu chính

  • Nhân viên – Đơn đặt hàng / Phiếu nhập hàng: Quan hệ 1 - n (Một nhân viên có thể lập nhiều đơn đặt hàng hoặc nhiều phiếu nhập hàng).
  • Khách hàng – Đơn đặt hàng / Hóa đơn: Quan hệ 1 - n (Một khách hàng có thể sở hữu nhiều đơn đặt hàng và hóa đơn).
  • Đơn đặt hàng – Hóa đơn: Quan hệ 1 - 1 (Mỗi đơn đặt hàng tương ứng duy nhất một hóa đơn bán hàng).
  • Sản phẩm – Đơn đặt hàng / Hóa đơn: Quan hệ n - n (Thông qua bảng chi tiết để lưu trữ số lượng và đơn giá bán).
  • Phiếu nhập hàng – Nhà cung cấp: Quan hệ n - 1 (Một nhà cung cấp có thể nhận nhiều phiếu nhập hàng).
  • Hóa đơn – Thông tin trả góp: Quan hệ 1 - 0..1 (Một hóa đơn có thể có hoặc không có hợp đồng trả góp kèm theo).
  • Thông tin trả góp – Lịch trả góp / Thực tế trả góp: Quan hệ 1 - 1 giữa hợp đồng trả góp với bảng kế hoạch thu nợ và bảng phiếu thu thực tế.

Kết quả và đóng góp

Kết quả đạt được

  • Hoàn thành đầy đủ hồ sơ phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng cho Cửa hàng điện gia dụng ABC với 84 trang tài liệu chuẩn hóa.
  • Xây dựng hệ thống 27 sơ đồ kỹ thuật UML và mô hình dữ liệu (Sơ đồ BFD, 07 Sơ đồ Use Case, 08 Sơ đồ Activity Diagram, 07 Sơ đồ Sequence Diagram, Class Diagram, ERD, Design Class Diagram và Sơ đồ CSDL vật lý).
  • Thiết kế chi tiết hơn 20 mẫu giao diện người dùng trực quan, bao gồm: Giao diện trang chủ quản lý, Giao diện lập đơn hàng/hóa đơn, Giao diện quản lý chương trình và tra cứu sản phẩm khuyến mãi, Giao diện hợp đồng/lịch trả góp, Giao diện tiếp nhận đổi trả và phiếu hoàn tiền, Giao diện biên nhận bảo hành, và Giao diện báo cáo thống kê top sản phẩm bán chạy.

Đóng góp thực tiễn của đồ án

  • Chuẩn hóa toàn bộ chu trình xử lý đơn hàng điện gia dụng từ khâu tiếp nhận, lập hóa đơn, áp dụng khuyến mãi đến các khâu nghiệp vụ phức tạp như chia kỳ trả góp và hậu mãi bảo hành 12 tháng.
  • Cung cấp mô hình kiến trúc dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh, thể hiện rõ ràng các ràng buộc logic giữa đơn đặt hàng, hợp đồng trả góp, hồ sơ hoàn tiền và quản lý bảo hành.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận

  • Thiếu trải nghiệm thực tế: Nhóm gặp khó khăn trong việc tiếp cận trực tiếp hệ thống vận hành thực tế tại các chuỗi siêu thị điện máy lớn, dẫn đến một số chức năng còn ở mức cơ bản, chưa bao quát hết các tình huống phát sinh phức tạp.
  • Phạm vi tác vụ nội bộ: Hệ thống hiện chỉ tập trung thiết kế cho người dùng là nhân viên cửa hàng, chưa mở rộng phân hệ cổng thông tin trực tuyến (Web/App) dành cho khách hàng tự theo dõi lịch trả góp hoặc tra cứu trạng thái bảo hành.
  • Ràng buộc thời gian và kỹ năng: Do lịch trình làm việc của các thành viên không đồng đều và kiến thức chuyên sâu về phân tích thiết kế hệ thống đang trong quá trình tích lũy nên tài liệu chưa tích hợp phần cài đặt mã nguồn thực nghiệm.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Tích hợp thêm các phân hệ quản lý kho hàng nâng cao (cảnh báo mức tồn kho an toàn, quản lý số serial/IMEI từng thiết bị điện tử).
  • Mở rộng thiết kế giao diện đa nền tảng và cổng thanh toán trực tuyến cho khách hàng.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin kinh doanh, Kỹ thuật phần mềm: Nắm bắt phương pháp trình bày một đồ án môn học Phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh theo đúng chuẩn quy trình UML (từ BFD, Use Case, Activity, Sequence đến Class Diagram, ERD và Wireframe giao diện).
  • Nhóm phát triển phần mềm bán lẻ: Tham khảo mô hình dữ liệu và các luồng quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng trả góp, quản lý đổi trả - hoàn tiền và bảo hành thiết bị điện gia dụng.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án do đơn vị nào thực hiện và đối tượng nghiên cứu cụ thể là gì?

Đồ án do nhóm 1 gồm 06 sinh viên lớp K46 – ER001 thuộc Khoa Công nghệ thông tin kinh doanh, Trường Công nghệ và Thiết kế – Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (UEH) thực hiện, dưới sự hướng dẫn của giảng viên Đặng Thái Thịnh vào tháng 10 năm 2022. Đối tượng nghiên cứu là hệ thống quản lý bán hàng cho Cửa hàng điện gia dụng ABC.

2. Hệ thống quản lý bán hàng trong đồ án gồm những phân hệ chức năng chính nào?

Hệ thống bao gồm 06 phân hệ chức năng chính:

  • Quản lý bán hàng (thanh toán ngay và thanh toán trả góp).
  • Quản lý khuyến mãi (chương trình khuyến mãi, giảm giá, quà tặng).
  • Quản lý trả góp (hợp đồng trả góp, lịch trả góp, thực tế trả góp).
  • Quản lý đổi trả hàng / hoàn tiền.
  • Quản lý bảo hành.
  • Báo cáo / thống kê (doanh số, sản phẩm bán chạy, tồn kho, lãi lỗ, khách hàng, nhân viên).

3. Quy tắc kinh doanh (Business Rules) đối với phân hệ bảo hành và bán hàng trả góp được quy định như thế nào?

  • Bảo hành: Quy tắc BR1.1-1 quy định sản phẩm được bảo hành trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày mua, yêu cầu có hóa đơn mua hàng hợp lệ và tem bảo hành trên sản phẩm còn nguyên vẹn.
  • Trả góp: Khi khách hàng chọn hình thức thanh toán trả góp, nhân viên bắt buộc phải lập hóa đơn bán hàng kèm theo hợp đồng trả góp, đồng thời hệ thống tự động khởi tạo lịch trả góp và cập nhật thông tin phiếu thu thực tế trả góp.

4. Hệ thống dữ liệu của đồ án gồm bao nhiêu thực thể chính và sử dụng công cụ mô hình hóa nào?

Hệ thống xác định 15 tập thực thể chính (Nhân viên, Khách hàng, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Sản phẩm, Phiếu nhập hàng, Nhà cung cấp, Thông tin khuyến mãi, Chương trình khuyến mãi, Thông tin trả góp, Thực tế trả góp, Lịch trả góp, Phiếu đổi trả hàng, Phiếu hoàn tiền, Bảo hành). Toàn bộ sơ đồ phân tích và mô hình dữ liệu được thiết kế bằng công cụ Draw.io.

Kết luận

Đồ án "Phân tích thiết kế Hệ thống quản lý bán hàng điện gia dụng" của nhóm sinh viên Trường Công nghệ và Thiết kế – UEH đã hoàn thành xuất sắc mục tiêu mô hình hóa các quy trình nghiệp vụ bán lẻ và quản lý dịch vụ hậu mãi cho Cửa hàng điện gia dụng ABC. Thông qua việc ứng dụng bài bản phương pháp luận hướng đối tượng UML và mô hình hóa dữ liệu quan hệ, tài liệu cung cấp đầy đủ các bản vẽ thiết kế từ ca sử dụng, luồng tương tác, cấu trúc dữ liệu đến giao diện người dùng. Đây là công trình học thuật có giá trị thực tiễn cao, đóng vai trò tài liệu tham khảo hữu ích cho việc nghiên cứu và triển khai các hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thương mại.