Phân tích thiết kế hệ thống đặt lớp California Fitness & Yoga - ĐH UEH

Dưới đây là các meta tags cho bài viết 'Phân tích quy trình đặt lớp tại california fitness yoga': { "ai_description": "Phân tích chi tiết quy trình đặt lớp

• Tác giả: Nguyễn Duy Dương
• Người hướng dẫn: ThS. Hồ Thị Thanh Tuyến
• Trường học: Trường Đại học UEH
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin kinh doanh
• Đề tài: Phân tích quy trình đặt lớp tại California Fitness & Yoga
• Loại tài liệu: Đề tài nghiên cứu
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình đặt lớp tại California Fitness Yoga

Quy trình đặt lớp tại California Fitness & Yoga là hệ thống quản lý đăng ký tham gia các buổi tập luyện, yoga và lớp học thể dục thể thao. Hiện nay, California Fitness & Yoga áp dụng phương pháp thủ công thông qua nhân viên trực tiếp hoặc website cơ bản, dẫn đến tình trạng tốn thời gian, sai sót và thiếu minh bạch. Hệ thống này nhằm mục đích tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc phân tích quy trình đặt lớp giúp xác định các bước cần cải tiến, từ đó xây dựng giải pháp công nghệ phù hợp.

1.1. Mục tiêu và phạm vi đề tài

Nghiên cứu nhằm mục đích xây dựng hệ thống quản lý đặt lớp tự động tại California Fitness & Yoga. Phạm vi đề tài bao gồm phân tích hiện trạng quy trình thủ công, xác định các vấn đề tồn tại như thiếu tích hợp công nghệ, khó khăn trong quản lý lịch trình và hạn chế trong tương tác hội viên. Hệ thống dự kiến sẽ tích hợp chức năng đăng ký trực tuyến, thông báo tự động, quản lý hồ sơ hội viên và báo cáo thống kê. Kết quả mong đợi là giảm thiểu thời gian xử lý, tăng độ chính xác và cải thiện trải nghiệm hội viên.

1.2. Vai trò của công nghệ trong quản lý phòng tập

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình quản lý phòng tập, đặc biệt là trong lĩnh vực thể dục thể thao. Hệ thống đặt lớp tự động giúp loại bỏ các bước thủ công, giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Nó còn cung cấp khả năng theo dõi lịch sử tham gia, gửi thông báo nhắc nhở và tạo điều kiện cho hội viên dễ dàng điều chỉnh lịch tập. Ngoài ra, công nghệ còn hỗ trợ quản trị viên trong việc phân tích dữ liệu, tối ưu hóa lịch trình lớp học và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.

II. Phân tích các vấn đề trong quy trình đặt lớp hiện tại

Quy trình đặt lớp tại California Fitness & Yoga hiện đang gặp phải nhiều vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Hệ thống thủ công gây ra tình trạng chậm trễ trong xử lý đăng ký, thiếu sự linh hoạt trong điều chỉnh lịch tập và khó khăn trong việc quản lý số lượng hội viên tham gia. Nhân viên phải xử lý liên tục các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn, dẫn đến tình trạng quá tải công việc và tăng nguy cơ sai sót. Hơn nữa, hội viên không thể theo dõi lịch sử tập luyện hoặc nhận thông báo nhắc nhở tự động, gây ra sự bất tiện và giảm sự hài lòng.

2.1. Những hạn chế của phương pháp thủ công

Phương pháp thủ công trong quản lý đặt lớp phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên, dẫn đến tình trạng thiếu nhất quán và khó khăn trong việc theo dõi thông tin. Việc ghi chép thủ công dễ gây nhầm lẫn, mất dữ liệu hoặc không cập nhật kịp thời. Nhân viên phải dành nhiều thời gian để xử lý các cuộc gọi và tin nhắn, gây ra tình trạng quá tải công việc và giảm hiệu suất làm việc. Hơn nữa, hội viên không thể đăng ký lớp ngoài giờ hành chính hoặc khi nhân viên không có mặt.

2.2. Khó khăn trong quản lý lịch trình lớp học

Việc quản lý lịch trình lớp học gặp nhiều khó khăn do thiếu hệ thống tự động hóa. Nhân viên phải theo dõi thủ công số lượng hội viên đăng ký cho từng lớp, dẫn đến tình trạng lớp học quá tải hoặc thiếu người tham gia. Việc điều chỉnh lịch trình lớp học cũng trở nên phức tạp khi phải thông báo đến tất cả hội viên, gây ra tình trạng thiếu minh bạch và thiếu linh hoạt. Hơn nữa, hội viên không thể xem lịch sử tham gia hoặc nhận thông báo nhắc nhở về lịch tập sắp tới.

III. Giải pháp tối ưu quy trình đặt lớp bằng công nghệ

Để khắc phục những hạn chế của phương pháp thủ công, giải pháp tối ưu là xây dựng hệ thống quản lý đặt lớp tự động tích hợp các tính năng công nghệ tiên tiến. Hệ thống sẽ cho phép hội viên đăng ký lớp trực tuyến thông qua website hoặc ứng dụng di động, nhận thông báo nhắc nhở tự động và theo dõi lịch sử tập luyện. Nhân viên có thể dễ dàng quản lý lịch trình lớp học, theo dõi số lượng hội viên tham gia và xử lý các yêu cầu đăng ký nhanh chóng. Hệ thống còn cung cấp khả năng báo cáo thống kê, giúp quản trị viên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

3.1. Tích hợp chức năng đăng ký trực tuyến

Chức năng đăng ký trực tuyến cho phép hội viên dễ dàng lựa chọn lớp học phù hợp với nhu cầu của mình thông qua giao diện thân thiện. Hệ thống sẽ hiển thị lịch trình lớp học theo thời gian, loại hình và địa điểm, giúp hội viên đưa ra quyết định nhanh chóng. Sau khi đăng ký thành công, hội viên sẽ nhận được xác nhận qua email hoặc tin nhắn, cùng với thông báo nhắc nhở tự động trước khi lớp học diễn ra. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng vắng mặt không báo trước và nâng cao trải nghiệm hội viên.

3.2. Tự động hóa quản lý lịch trình và thông báo

Hệ thống tự động quản lý lịch trình lớp học bằng cách theo dõi số lượng hội viên đăng ký và cảnh báo khi lớp học sắp đạt giới hạn. Nó cũng cung cấp khả năng điều chỉnh lịch trình linh hoạt, cho phép quản trị viên thêm, xóa hoặc thay đổi thời gian lớp học một cách dễ dàng. Thông báo nhắc nhở tự động được gửi đến hội viên trước khi lớp học diễn ra, giúp họ nhớ lịch tập và hạn chế tình trạng vắng mặt. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ gửi thông báo khuyến mại hoặc cập nhật mới về lớp học.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn

Phân tích quy trình đặt lớp tại California Fitness & Yoga cho thấy sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý phòng tập. Giải pháp tối ưu thông qua hệ thống quản lý đặt lớp tự động không chỉ giúp giảm thiểu các hạn chế của phương pháp thủ công mà còn nâng cao trải nghiệm hội viên và hiệu quả hoạt động. Hệ thống này có thể được triển khai rộng rãi tại các phòng tập khác, góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành thể dục thể thao tại Việt Nam. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ còn giúp quản trị viên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, tối ưu hóa lịch trình lớp học và nâng cao chất lượng dịch vụ.

4.1. Lợi ích khi triển khai hệ thống quản lý

Triển khai hệ thống quản lý đặt lớp tự động mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả hội viên và quản trị viên. Hội viên được hưởng lợi từ sự thuận tiện trong đăng ký lớp, theo dõi lịch sử tập luyện và nhận thông báo nhắc nhở tự động. Quản trị viên có thể dễ dàng quản lý lịch trình lớp học, theo dõi số lượng hội viên tham gia và xử lý các yêu cầu đăng ký nhanh chóng. Hệ thống còn giúp giảm thiểu chi phí nhân công và nâng cao hiệu quả hoạt động, góp phần nâng cao uy tín của phòng tập.

4.2. Hướng phát triển trong tương lai

Trong tương lai, hệ thống quản lý đặt lớp có thể được nâng cấp với các tính năng tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) để đề xuất lớp học phù hợp dựa trên sở thích và lịch sử tập luyện của hội viên. Ngoài ra, tích hợp thanh toán trực tuyến sẽ giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong xử lý giao dịch. Hệ thống cũng có thể được mở rộng để tích hợp với các thiết bị theo dõi sức khỏe, cung cấp cho hội viên những thông tin chi tiết về tiến trình tập luyện của mình.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1. Giới thiệu chung về đề tài Tập gym ngày càng được nhiều người ưa chuộng, không chỉ là bộ môn rèn luyện sức khỏe mà tập gym đúng cách còn giúp cải thiện vóc dáng, tăng cường cơ bắp một cách hiệu quả. Từ đó, nhu cầu tập gym ngày càng tăng, số lượng thành viên ngày một tăng lên khiến việc xếp hàng lấy vé tại các phòng tập trở nên ùn tắc. Hội viên đi tập thường phải xếp hàng dài trước 1 – 2 tiếng để lấy vé vào lớp tập, điều này làm cho phòng tập trở nên thiếu chuyên nghiệp và tạo sự bất tiện, không thoải mái cho hội viên khi trải nghiệm tại phòng tập.

Và để thuận tiện hơn trong công tác quản lý hội viên tập lớp, nhóm chúng tôi đã thực hiện dự án “Cải thiện quy trình đặt lớp tại California Fitness & Yoga” để giúp người tập có trải nghiệm tốt hơn và nâng cao chất lượng dịch vụ cho doanh nghiệp. Hiện nay, phòng tập California Fitness & Yoga đang sử dụng ứng dụng LivWell của chúng tôi. LivWell cho phép người dùng nhận điểm thưởng hoặc đổi quà dựa trên những hoạt động thể chất nhằm khuyến khích mọi người tập luyện nhiều hơn. Riêng với những hội viên California Fitness & Yoga, ứng dụng sẽ cung cấp thêm những phần thưởng và nội dung video độc quyền.

Quy trình đặt lớp hiện tại vẫn đang còn theo phương pháp thủ công là xếp hàng, in phiếu và phát phiếu vào lớp tập, chủ yếu phụ thuộc vào hệ thống CRM để quản lý gây tốn nhiều thời gian, chi phí và nhân lực. Vì vậy, nhóm chúng tôi quyết định tích hợp thêm một phân hệ đặt lớp vào app Livwell để người dùng có một trải nghiệm tốt nhất mà không phải tốn thời gian, công sức để chờ đợi. Mục tiêu đề tài  Nhanh chóng và hiệu quả: Hầu hết các công việc đều diễn ra trên máy tính, với các thao tác đơn giản. Mọi yêu cầu của khách hàng đều sẽ thực hiện một cách nhanh chóng, không mất nhiều thời gian chờ đợi như trước đây.

 Chính xác và đầy đủ: Các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng một cách đầy đủ và chính xác, không có sự sai lệch như khi áp dụng việc quản lý bằng giấy tờ một cách thủ công như trước kia. Độ chính xác gần như 100%. 9 lOMoARcPSD|22495817  Quản lý dễ dàng: Người làm công tác quản lí có thể tra cứu tất cả các thông tin trong kho dữ liệu một cách nhanh chóng và kết quả trả về hoàn toàn chính xác và hết sức nhanh chóng.  Giảm tải: Là hệ quả của việc giải quyết các vấn đề trên, nhân viên lễ tân sẽ không phải chịu nhiều công việc như trước nữa.

Làm cho năng suất công việc cải thiện đáng kể cũng như tăng cao hiệu quả phục vụ. Phạm vi  Đối tượng nghiên cứu: Nắm được các nghiệp vụ để xây dựng phần mềm quản lý đặt lớp tập Gym & Fitness có hiệu quả.  Phạm vi nghiên cứu: Các phòng tập California Gym & Fitness trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, trên mạng internet. CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 2.

Khảo sát hệ thống Tiêu chí khảo sát LIVWELL Lớp tập Mỗi ngày sẽ mở các lớp tập theo khung giờ khác nhau cho hội viên đến lớp như: lớp tập Free Weight, lớp tập Functional Training, lớp Group X, lớp tập Yoga. Mỗi lớp tập sẽ có một giáo viên đứng lớp. Phòng tập Là nơi được xây dựng để mở các lớp tập bao gồm các trang thiết bị bố trí phù hợp cho mỗi phòng tập. Thông tin của phòng tập bao gồm: Mã phòng tập, tên phòng tập và địa điểm của phòng tập theo chi nhánh.

Lịch tập Mỗi tuần sẽ được phòng điều hành cung cấp thông tin cũng như sắp xếp lịch tập và giao cho nhân viên lễ tân. Thông tin lịch tập sẽ bao gồm: Mã lớp tập, ngày mở lớp, thời gian bắt đầu. Các chức năng của hệ thống - Đăng nhập - Liên kết thẻ hội viên - Quản lý các hoạt động tập như đếm bước - Quản lý tài khoản - Chỉnh sửa thông tin cá nhân - Tích điểm đổi voucher - Cung cấp video độc quyền các bài tập cho hội viên Giao diện app Đầy đủ thông tin về theo dõi tình trạng thể chất, video bài tập. Màu sắc hài hòa, thanh công cụ dễ sử dụng, phù hợp cho khách hàng mới.

10 lOMoARcPSD|22495817 Hình thức đặt lớp Hội viên hiện đang phải đến phòng tập xếp hàng để lấy phiếu vào lớp. Quy trình này mất nhiều thời gian dao động khoảng 1- 2 tiếng. Cách thức đặt lớp - Hội viên đến câu lạc bộ - Xếp hàng trước 30 phút mở lớp. - Gặp lễ tân, yêu cầu đặt chỗ.

- Nhận phiếu từ lễ tân - Vào lớp tập 2. Phân tích hiện trạng Hệ thống hiện đang cho phép người dùng nhận điểm thưởng hoặc đổi quà dựa trên những hoạt động thể chất nhằm khuyến khích mọi người tập luyện nhiều hơn. Với những hội viên California Fitness & Yoga, ứng dụng sẽ cung cấp thêm những phần thưởng và nội dung video độc quyền. Tuy nhiên: Quy trình đặt lớp hiện tại vẫn đang còn theo phương pháp thủ công là xếp hàng, in phiếu và phát phiếu vào lớp tập, chủ yếu phụ thuộc vào hệ thống CRM để quản lý gây tốn nhiều thời gian, chi phí và nhân lực.

Vào giờ cao điểm hoặc với những lớp mới mở, những lớp hấp dẫn thu hút được nhiều người đi tập sẽ dẫn đến tình trạng quá nhiều người muốn tập lớp trong khi các lớp chỉ có thể lấy vé từ 30 phút trước giờ vào lớp, dẫn đến lượng hội viên xếp hàng đợi lấy vé vào lớp đông, chen lấn làm ảnh hưởng đến việc tập luyện của hội viên khác. Nhân viên lễ tân bị phụ thuộc và hệ thống CRM và cần nhiều hỗ trợ trong giờ cao điểm: Danh sách các lớp được đưa ra từ hệ thống CRM. Nếu trong ngày có nhiều lớp mà nhiều người thích tập thì lễ tân sẽ phải cần nhiều người hỗ trợ để in vé, phát vé và quản lý khách hàng đến lấy vé theo trật tự. Nhân viên lễ tân sau khi phát vé, phải chạy vào lớp sắp bắt đầu trước 10 phút để rà soát lại vé tập Khách hàng bỏ vé không tập, không vào lớp nhưng lễ tân cũng không thể cập nhật được số lượng chỗ trống còn lại để giải quyết cho những hội viên khác đang chờ  Sơ đồ tổ chức chung của phòng tập California Fitness & Yoga 11 lOMoARcPSD|22495817 Hình 1.

Sơ đồ tổ chức chung của phòng tập California Fitness & Yoga Đứng đầu doanh nghiệp là ban lãnh đạo, là người trực tiếp làm việc, điều hành và hiểu rõ về các hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có rất nhiều phòng ban: Phòng Marketing, Phòng IT, Phòng R&D, Phòng điều hành, Phòng kế toán và Phòng Kinh doanh. Đề tài này mô tả về việc đặt lớp của phòng điều hành được tin học hoá. Công việc trước đây được nhân viên lễ tân làm việc trực tiếp trên giấy tờ, bằng việc phát phiếu cho khách hàng.

Để công việc dễ dàng và tiện lợi hơn doanh nghiệp quyết định tin học hoá quy trình đặt lớp của phòng điều hành. Đặc tả yêu cầu 2. Bảng đặc tả yêu cầu ĐẶC TẢ YÊU CẦU Loại yêu cầu Chi tiết Yêu cầu chức  Đăng ký tham gia lớp qua ứng dụng app Livwell năng  Thông báo nhắc nhở hội viên sắp tới giờ tham gia lớp tập trước 10 phút  Đăng ký tham gia cố định các lớp theo tuần 12 lOMoARcPSD|22495817  Thêm các yêu cầu cá nhân của hội viên như dụng cụ, khăn tập  Xem lịch sử tham gia các lớp tập  Hủy lớp đã đăng ký  Xem trạng thái chung của tất cả lớp tập tại từng chi nhánh  Chặn, khóa khách hàng cụ thể, ngăn các hội viên cụ thể tham gia các lớp cụ thể  Xuất mã QR để hội viên tham gia vào lớp học  Thêm, chỉnh sửa thời khoá biểu  Xuất báo cáo tình trạng tham gia lớp, tần suất tham gia của hội viên như thế nào. Yêu cầu phi chức  Giao diện hệ thống trực quan, dễ dàng sử dụng.

năng  Hỗ trợ đa ngôn ngữ.  Phân quyền rõ ràng cho nhân viên khi sử dụng hệ thống.  Không được lộ thông tin cá nhân của khách hàng.  Database đáp ứng sau khi áp dụng bộ lọc dưới 3s.

 Server cho phép trên 10.000 người sử dụng, truy cập ứng dụng cùng lúc.  Ứng dụng hoạt động có thể hoạt động trên đa nền tảng: Android và iOS, Window Phone.  Khả năng đáp ứng được nhiều screen-size khác nhau, độ co giãn phù hợp, không gây overlap hoặc mất nội dung hiển thị.  Các thông tin về lịch sử đặt và đi tập của hội viên được lưu trữ trên hệ thống CRM của CFYC.

 Sau khi đăng ký lịch, xuất được đúng vé với đúng thông tin của hội viên và lớp tập đã đăng ký.  Có tài liệu hướng dẫn sử dụng ứng dụng, một số lỗi hay gặp và cách khắc phục các lỗi đó. Đánh giá tính khả thi Về yêu cầu chức Nhóm đề ra các yêu cầu chức năng để xây dựng và phát triển hệ thống năng đặt lớp qua app Livwell. Trong đó sẽ có những yêu cầu cơ bản để hỗ trợ việc đăng ký lớp cho hội viên.

Bổ sung thêm một số yêu cầu để hoàn thiện hệ thống: + Tra cứu thông tin lớp học: ngày, thời gian, giảng viên + Quản lý thông tin cá nhân + Quản lý thông tin lớp tập + Quản lý tài khoản hội viên + Quản lý báo cáo + Quản lý khiếu nại, thắc mắc Yêu cầu tài - Nhân lực: Nhóm có 5 thành viên, là những người có chuyên môn, 13 lOMoARcPSD|22495817 nguyên nhiệt huyết, ham học hỏi và sáng tạo. - Phần mềm: Các công cụ hỗ trợ trong quá trình làm việc: Google drive, Google meet, Draw. - Phần cứng: Máy chủ - Tài liệu: Các tài liệu liên quan đến phòng tập gym, tài liệu về cách thức quản lý của California Fitness & Yoga và tài liệu về Phân tích thiết kế hệ thống Các ràng buộc - Thời gian: 04/07/2022 đến 14/08/2021. Bắt đầu chọn đề tài nghiên cứu, vạch ra kế hoạch triển khai PTTKHT cho hệ thống thực tiễn nhóm đã chọn.

Và hoàn thành đúng thời gian quy định của dự án nghiên cứu. - Nhân lực: Nhóm có 5 thành viên, công việc phải được chia đều cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu rõ đề tài của mình.