Tổng quan nghiên cứu

Trong hệ thống tài chính công của Việt Nam, thuế đóng vai trò huyết mạch khi đóng góp hơn 90% tổng nguồn thu cho Ngân sách Nhà nước. Trải qua hơn 70 năm xây dựng và phát triển kể từ Sắc lệnh số 27/SL ngày 10/9/1945, ngành thuế đã từng bước hoàn thiện tổ chức bộ máy. Đặc biệt, sau bước ngoặt hợp nhất 3 hệ thống thu theo Nghị định số 281/HĐBT ngày 07/8/1990 của Hội đồng Bộ trưởng, Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính đã quản lý toàn diện các khoản thu nội địa trên phạm vi cả nước. Quá trình chỉ đạo, điều hành và thực thi chính sách đã làm phát sinh khối lượng hồ sơ, tài liệu hành chính và chuyên môn khổng lồ. Tuy nhiên, thực tế tại hơn 14 Vụ, đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế cho thấy việc nộp lưu tài liệu có giá trị lịch sử vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vẫn gặp nhiều bất cập: việc lập hồ sơ tại các phòng ban còn mang tính đối phó, xác định thời hạn bảo quản theo cảm tính và chưa có một danh mục hồ sơ chuẩn mực để phân định tài liệu nộp lưu lịch sử với tài liệu lưu trữ hiện hành.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là khảo sát, đánh giá hệ thống quy định pháp lý hiện hành, phân tích thành phần, nội dung và giá trị của khối tài liệu phát sinh trong hoạt động của Tổng cục Thuế từ năm 2003 đến năm 2018. Trên cơ sở đó, luận văn xây dựng hoàn chỉnh Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc bảo tồn di sản tài liệu tài chính quốc gia, giúp tiết kiệm khoảng 30% đến 40% kinh phí và thời gian chỉnh lý hồ sơ, đồng thời ngăn ngừa thất thoát nguồn sử liệu quý giá phản ánh tiến trình cải cách thuế của đất nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý luận lưu trữ học kinh điển về xác định giá trị tài liệu được phát triển bởi các chuyên gia đầu ngành tại Việt Nam, kết hợp với lý thuyết Phông Lưu trữ Quốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. Khung lý thuyết của nghiên cứu tập trung vào các nguyên tắc chính trị, lịch sử và toàn diện nhằm đánh giá tài liệu trên hai phương diện cơ bản: giá trị thực tiễn phục vụ quản lý và giá trị lịch sử phục vụ nghiên cứu khoa học.

Trong khuôn khổ đề tài, 4 khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa bao gồm:

  1. Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục Thuế có mối liên hệ mật thiết về lịch sử, logic và nghiệp vụ.
  2. Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử là tài liệu phản ánh chân thực các sự kiện, chính sách tiêu biểu cần được bảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ quốc gia.
  3. Danh mục hồ sơ nộp lưu là bảng thống kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ, tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo định kỳ.
  4. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để duy trì hồ sơ, được xác định là vĩnh viễn hoặc có thời hạn từ 5 năm đến 70 năm căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành Thuế ban hành kèm Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp thu thập từ các kho lưu trữ hiện hành của 14 Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế và nguồn dữ liệu thứ cấp từ các hồ sơ của Tổng cục Thuế hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ hệ thống văn bản quản lý và hơn 1.200 hồ sơ chuyên môn đại diện hình thành trong mốc thời gian 15 năm (2003 - 2018). Mẫu nghiên cứu được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu phân tầng chuyên môn, đại diện cho mọi lĩnh vực: chính sách, dự toán thu, thanh tra, kiểm tra nội bộ và hợp tác quốc tế.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích chức năng kết hợp phương pháp hệ thống là bởi Tổng cục Thuế là cơ quan quản lý ngành dọc có chức năng ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ cấp quốc gia. Việc phân tích sâu chức năng, quyền hạn của từng Vụ, Ban giúp xác định chuẩn xác các nhóm tài liệu gốc có giá trị pháp lý cao nhất, loại trừ các tài liệu trùng lặp hoặc mang tính chất sự vụ thuần túy.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu đã khảo sát và phân loại toàn bộ khối tài liệu của Tổng cục Thuế thành 9 nhóm nội dung nghiệp vụ trọng yếu: tài liệu tổng hợp, kế hoạch, tổ chức cán bộ, quản lý hiệp định và hợp tác quốc tế, thanh tra - giải quyết khiếu nại tố cáo, đào tạo bồi dưỡng, tài chính kế toán, tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế và ấn phẩm Tạp chí Thuế.

Kết quả phân tích định lượng chỉ ra rằng, tài liệu có giá trị vĩnh viễn cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chỉ chiếm khoảng 15% đến 20% tổng lượng hồ sơ hình thành hàng năm, trong khi hơn 80% là tài liệu có giá trị hiện hành với thời hạn bảo quản tạm thời. Khảo sát thực tế tại các phòng ban cho thấy tỷ lệ hồ sơ chuyên môn bị giữ lại tại các Vụ soạn thảo quá thời hạn 10 năm theo luật định lên tới trên 60%. Điều này khiến kho lưu trữ cơ quan thiếu hụt nghiêm trọng các hồ sơ gốc về đàm phán hiệp định tránh đánh thuế hai lần và hồ sơ xây dựng các dự thảo Luật thuế Giá trị gia tăng, Thuế Thu nhập doanh nghiệp. Tình trạng giao nộp tự do, không qua lập hồ sơ chuẩn chỉnh đã làm phát sinh chi phí chỉnh lý lại tại Lưu trữ lịch sử ước tính tăng 35% so với quy trình nộp lưu tiêu chuẩn.

Thảo luận kết quả

Thực trạng tồn đọng và phân tán hồ sơ bắt nguồn từ nguyên nhân nhận thức của cán bộ nghiệp vụ chưa coi trọng công tác văn thư lưu trữ, phần lớn tập trung vào chỉ tiêu thu ngân sách hàng năm. Mặt khác, ngành thuế thiếu một văn bản hướng dẫn chi tiết quy định danh mục cụ thể từng loại hồ sơ cần nộp lưu lịch sử.

Dữ liệu nghiên cứu cho thấy sự cần thiết phải mô hình hóa cơ cấu tài liệu qua bảng danh mục tiêu chuẩn 9 nhóm và biểu đồ phân bổ thời hạn bảo quản. Việc biểu diễn dữ liệu qua bảng phân loại giúp các chuyên viên văn thư dễ dàng đối chiếu mã hồ sơ và thời hạn lưu trữ. So sánh với các nghiên cứu lưu trữ tại Bộ Y tế hay Bộ Văn hóa - Thông tin, tài liệu Tổng cục Thuế có tính đặc thù kinh tế - pháp trị rất cao. Tài liệu thuế không chỉ phản ánh quá trình hình thành chính sách tài chính của Đảng và Nhà nước mà còn là căn cứ pháp lý bảo vệ chủ quyền thu ngân sách, do đó tiêu chí lựa chọn phải ưu tiên các hồ sơ quy hoạch chiến lược, dự toán thu cả nước và hồ sơ thanh tra các vụ việc điển hình.

Đề xuất và khuyến nghị

Để giải quyết triệt để các hạn chế trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế, tác giả đưa ra 4 nhóm giải pháp đột phá với lộ trình triển khai cụ thể:

Thứ nhất, phê duyệt và ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo đúng cấu tạo khoa học đã xây dựng trong đề tài. Lãnh đạo Tổng cục Thuế cần ký ban hành áp dụng thống nhất cho toàn bộ 14 Vụ, đơn vị trực thuộc, hoàn thành ngay trong quý 1 năm 2019.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình giao nộp tài liệu từ các đơn vị chuyên môn vào Lưu trữ cơ quan đúng kỳ hạn 1 năm sau khi công việc hoàn thành. Văn phòng Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm kiểm tra, phấn đấu giảm tỷ lệ hồ sơ chậm nộp xuống dưới 5% vào cuối năm 2020 theo đúng tinh thần Thông tư số 16/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Thứ ba, triển khai chương trình tập huấn nâng cao nghiệp vụ lập hồ sơ công việc và xác định giá trị tài liệu cho 100% cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư và chuyên viên thụ lý nghiệp vụ trong giai đoạn 2019 - 2022 do Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp với Trường Nghiệp vụ Thuế thực hiện.

Thứ tư, đẩy mạnh đầu tư cơ sở hạ tầng số hóa tài liệu lưu trữ, đặt mục tiêu số hóa trên 90% khối tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giai đoạn 2003 - 2018 trong lộ trình từ năm 2020 đến năm 2025, hướng tới kết nối liên thông dữ liệu với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Lãnh đạo và cán bộ văn thư - lưu trữ tại Tổng cục Thuế cùng hệ thống 63 Cục Thuế tỉnh, thành phố: Sử dụng làm tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ để nhận diện, phân loại và lập danh mục hồ sơ nộp lưu tại đơn vị một cách chuẩn xác, tránh thất thoát hồ sơ quan trọng.
  2. Chuyên viên quản lý thu thập tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: Sử dụng danh mục của đề tài làm bộ công cụ thẩm định, tiếp nhận và kiểm soát chất lượng hồ sơ ngành thuế giao nộp vào Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
  3. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên các ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý công: Tham khảo phương pháp luận khoa học, phương pháp phân tích chức năng và kinh nghiệm thực tiễn khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
  4. Các chuyên gia nghiên cứu lịch sử kinh tế, tài chính công: Dùng luận văn làm cẩm nang tra cứu và định vị các khối tư liệu gốc phục vụ nghiên cứu lịch sử phát triển chính sách thuế và tiến trình đổi mới kinh tế của Việt Nam từ năm 1990 đến nay.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao luận văn lại giới hạn phạm vi nghiên cứu từ năm 2003 đến năm 2018? Mốc năm 2003 gắn liền với Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ kiện toàn tổ chức Tổng cục Thuế, phân định rõ chức năng các Vụ. Tài liệu trước năm 2003 bị phân tán và thiếu tính đại diện, trong khi giai đoạn 2003 - 2018 phản ánh toàn diện, có hệ thống nhất cơ cấu và nhiệm vụ của ngành thuế.

Khối tài liệu nào của Tổng cục Thuế bắt buộc phải nộp lưu vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia? Các nhóm tài liệu cốt lõi gồm: hồ sơ xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, chiến lược cải cách hệ thống thuế từng giai đoạn, hồ sơ giao dự toán thu ngân sách hàng năm, công hàm đàm phán hiệp định quốc tế và các báo cáo tổng kết năm của toàn ngành.

Việc chưa ban hành danh mục nộp lưu gây ra những hệ lụy kinh tế nào? Tình trạng này dẫn đến việc nộp lưu tài liệu trùng lặp, giữ lại tài liệu vĩnh viễn tại các phòng ban làm tăng nguy cơ hư hại, đồng thời làm tăng khoảng 30% đến 40% kinh phí phân loại, chỉnh lý lại khi chuyển giao vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Căn cứ pháp lý quan trọng nhất để xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu của ngành thuế là gì? Căn cứ nền tảng gồm Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 17/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ, Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng Quyết định số 374/QĐ-TCT ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành Thuế.

Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế có phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử không? Chỉ những hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo có tính chất phức tạp, quy mô lớn, ảnh hưởng sâu rộng đến chính sách tài chính hoặc liên quan đến cán bộ cấp cao mới thuộc diện giao nộp bảo quản vĩnh viễn theo quy định.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và pháp lý về xác định giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan quản lý chuyên ngành kinh tế trung ương theo Luật Lưu trữ năm 2011.
  • Khảo sát thực trạng và làm rõ đặc điểm, thành phần nội dung của 9 nhóm tài liệu hành chính, chuyên môn hình thành tại Tổng cục Thuế trong giai đoạn 2003 - 2018.
  • Xây dựng thành công Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với cấu trúc logic, khoa học và khả thi.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ về thể chế, quy trình, nhân lực và số hóa nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, giúp tiết kiệm 35% chi phí xử lý nghiệp vụ.
  • Cung cấp nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn quý báu cho ngành Lưu trữ học và hệ thống cơ quan quản lý thuế các cấp.

Trong giai đoạn 2019 - 2025, Tổng cục Thuế cần sớm thể chế hóa danh mục này thành quy định bắt buộc, đẩy mạnh đào tạo cán bộ và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ số. Việc triển khai đồng bộ các giải pháp trên sẽ bảo tồn nguyên vẹn giá trị lịch sử của ngành thuế, đóng góp thiết thực vào kho tàng di sản thông tin quốc gia. Quý độc giả và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể ứng dụng trực tiếp khung danh mục này vào thực tiễn quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.