Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động mua sắm đóng vai trò then chốt trong việc duy trì chuỗi cung ứng liên tục và tối ưu hóa chi phí vận hành của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và dịch vụ phần mềm, việc mua sắm trang thiết bị phần cứng—đặc biệt là máy tính và laptop—ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của đội ngũ kỹ sư, chất lượng dự án chuyển giao cho khách hàng và sự an toàn bảo mật thông tin.

Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software) là đơn vị xuất khẩu dịch vụ phần mềm lớn tại Việt Nam, ghi nhận cột mốc doanh thu 1 tỷ USD vào năm tài chính 2023 với quy mô hơn 30.000 nhân viên làm việc tại 83 văn phòng thuộc 30 quốc gia và vùng lãnh thổ. Với nhu cầu trang bị máy tính quy mô lớn, Trung tâm Mua sắm (PRC) của FPT Software tại TP. Hồ Chí Minh phải xử lý khối lượng mua sắm định kỳ với giá trị ngân sách cao. Tuy nhiên, thực tiễn tại doanh nghiệp cho thấy quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp còn tồn tại nhiều điểm hạn chế: thiếu bộ tiêu chí định lượng chuẩn hóa, các quyết định mua sắm đa tiêu chí còn phụ thuộc nhiều vào nhận định cảm tính của nhân viên, và cơ chế kiểm soát rủi ro cũng như ngân sách chưa hoàn toàn tự động.

Nhằm giải quyết các bất cập trên, tác giả Lê Tú Uyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản lý công nghiệp với đề tài "Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng phương pháp AHP tại Trung tâm Mua sắm - Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh" (GVHD: TS. Nguyễn Khắc Hiếu, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh, tháng 5/2024).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 4 nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý mua sắm, lý thuyết ra quyết định đa tiêu chí (MCDM) và phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic Hierarchy Process - AHP).
  2. Phân tích thực trạng quy trình mua sắm, các chính sách, hệ thống quản lý ePurchase, ePayment và hoạt động đánh giá nhà cung cấp tại Trung tâm Mua sắm FPT Software Hồ Chí Minh.
  3. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá và ứng dụng mô hình AHP để tính toán trọng số, kiểm định tính nhất quán và xếp hạng các nhà cung cấp đối với nhóm sản phẩm Laptop chuẩn FSoft.
  4. Thảo luận kết quả thực nghiệm, đánh giá ưu điểm, thách thức và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình ra quyết định mua sắm tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại Trung tâm Mua sắm - Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh; phương pháp phân tích thứ bậc AHP và bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp.
  • Phạm vi không gian: Trung tâm Mua sắm (PRC) thuộc Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh, đặt tại Tòa nhà F-Town, Khu Công nghệ Cao Sài Gòn, TP. Thủ Đức (Quận 9 cũ), TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động mua sắm và hiệu suất giai đoạn 2022–2023; số liệu tài chính Khối Công nghệ Tập đoàn FPT giai đoạn 2018–2022/2023.
  • Phạm vi hàng hóa: Nhóm hàng hóa/dịch vụ Máy tính, Laptop chuẩn trang bị cho nhân sự FSoft.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên sự kết hợp giữa lý thuyết quản lý mua sắm hiện đại và phương pháp toán học ra quyết định đa tiêu chí (MCDM):

  • Lý thuyết quản lý mua sắm: Sử dụng các khung khái niệm từ Christopher (2016), Hiệp hội Quản lý Mua sắm (CIPS, 2013), Van Weele (2018), Lysons & Farrington (2016). Quản lý mua sắm được định vị là mắt xích chiến lược trong chuỗi cung ứng với các mục tiêu: đảm bảo nguồn cung, tối ưu hóa chi phí, kiểm soát chất lượng, quản trị rủi ro và hỗ trợ chiến lược phát triển.
  • Bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp (SES): Kế thừa các công trình kinh điển của Dickson (1966) (23 tiêu chí mua sắm), Weber và cộng sự (1991), Thanaraksakul & Phruksaphanrat (2009), Thiruchelvam & Tookey (2011). Tác giả tổng hợp thành 7 nhóm tiêu chí then chốt: Chất lượng sản phẩm ($C_1$), Uy tín nhà cung cấp ($C_2$), Giá cả và thanh toán ($C_3$), Khả năng cung ứng và giao hàng ($C_4$), Chất lượng dịch vụ ($C_5$), Chia sẻ thông tin ($C_6$), và Tính liên kết với chiến lược của tổ chức ($C_7$).
  • Phương pháp Phân tích Thứ bậc (AHP): Được phát triển bởi Thomas L. Saaty (1980, 1987, 1995). Cấu trúc AHP chia bài toán thành 3 cấp: Mục tiêu (lựa chọn nhà cung cấp tối ưu) $\rightarrow$ Tiêu chí đánh giá $\rightarrow$ Các phương án nhà cung cấp.

Phương pháp tính toán và kiểm định nhất quán toán học trong AHP:

  1. Ma trận so sánh cặp sử dụng thang đo đối ngẫu 9 mức độ của Saaty ($a_{ij} \in [1, 9]$ và $a_{ji} = 1/a_{ij}$).
Mức độ quan trọng Diễn giải so sánh
1 Quan trọng như nhau
3 Tương đối quan trọng hơn
5 Quan trọng hơn nhiều
7 Rất quan trọng hơn
9 Tuyệt đối quan trọng hơn
2, 4, 6, 8 Mức giá trị trung gian giữa các đánh giá trên
  1. Tính toán vector trọng số thông qua phương pháp $\lambda_{\max}$ hoặc trung bình nhân (Geometric Mean).
  2. Kiểm tra tính nhất quán (Consistency Check):
    • Chỉ số nhất quán: $CI = \frac{\lambda_{\max} - n}{n - 1}$ (với $n$ là số tiêu chí).
    • Tỷ số nhất quán: $CR = \frac{CI}{RI}$. Nếu $CR < 0,1$ (10%), ma trận đạt tính nhất quán logic; nếu $CR \ge 0,1$, dữ liệu đánh giá cần được điều chỉnh.
$n$ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
RI 0 0 0,58 0,90 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45 1,49
  • Phương pháp chỉ số quan trọng tương đối (RII): Sử dụng thang đo Likert trong khảo sát để định lượng mức độ quan trọng ban đầu của các tiêu chí trước khi đưa vào ma trận AHP.
  • Nguồn dữ liệu:
    • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập từ phiếu khảo sát và phỏng vấn chuyên gia quản lý mua sắm tại FSoft HCM (bao gồm Giám đốc Trung tâm Mua sắm Trần Thị Vân Anh, chuyên viên Nguyễn Thái Phong và các chuyên viên mua sắm phòng PRC).
    • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo thường niên Tập đoàn FPT (2018–2022), quy trình mua sắm ban hành nội bộ, dữ liệu lịch sử trên hệ thống ePurchase và ePayment.
    • Công cụ xử lý: Microsoft Excel để lập bảng tính ma trận so sánh, chuẩn hóa trọng số và tính toán chỉ số $CR$.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Phần mềm FPT

Chương 1 trình bày lịch sử hình thành từ ngày 13/01/1999 (khởi đầu từ dự án Lifeserve), mô hình phát triển toàn cầu hóa với các mốc mở văn phòng tại Nhật Bản, Mỹ, châu Âu, châu Á - Thái Bình Dương. FPT Software là công ty đầu tiên tại Việt Nam đạt chứng chỉ TMMi cấp 5. Về bộ máy quản trị, công ty vận hành 9 khối chức năng kết hợp các đơn vị kinh doanh P&L, các đơn vị sản xuất FSU/FCU, các chi nhánh nước ngoài (OB) và Trung tâm dịch vụ chia sẻ (SSC).

Về hoạt động kinh doanh, Khối Công nghệ Tập đoàn FPT duy trì mức tăng trưởng liên tục giai đoạn 2020–2022:

Chỉ tiêu (Đơn vị: Tỷ đồng) Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tổng Doanh thu 16.805 20.736 25.763
- Thị trường nước ngoài 12.000 14.541 18.915
- Thị trường trong nước 4.805 6.196 6.847
Tổng Chi phí 14.567 17.937 22.397
Lợi nhuận trước thuế 2.238 2.799 3.366
- Thị trường nước ngoài 1.970 2.423 2.977
- Thị trường trong nước 267 377 389

Doanh thu từ lĩnh vực Chuyển đổi số năm 2022 đạt 7.349 tỷ đồng, tăng trưởng 33% so với năm 2021, đóng góp lớn vào tốc độ tăng trưởng chung của công ty.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 2 phân tích chuyên sâu các lý thuyết quản trị mua sắm, các chiến lược mua sắm (tập trung vs phân tán; nội địa vs quốc tế; truyền thống vs mua sắm điện tử e-Procurement). Chương này cũng mô hình hóa quy trình mua sắm chuẩn gồm 7 giai đoạn: Xác định nhu cầu $\rightarrow$ Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp $\rightarrow$ Đàm phán, ký hợp đồng $\rightarrow$ Theo dõi đơn hàng $\rightarrow$ Nhận hàng $\rightarrow$ Thanh toán $\rightarrow$ Định kỳ đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.

Chương này trình bày chi tiết lý thuyết MCDM và kỹ thuật toán học của phương pháp AHP: xây dựng cấu trúc phân cấp, quy tắc lập ma trận so sánh cặp, phương pháp tính vector trọng số riêng và công thức nghiệm thu tính nhất quán thông qua $CI$ và $CR$. Đồng thời, chương 2 tổng hợp các nghiên cứu thực nghiệm nhằm chứng minh tính khả thi của AHP trong quản trị chuỗi cung ứng.

Chương 3: Thực trạng công tác mua sắm tại Trung tâm Mua sắm – Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh

Chương 3 phân tích quy trình mua sắm thực tế đang áp dụng tại PRC FSoft HCM:

  • Tiếp nhận nhu cầu & Lập Đề nghị mua sắm (ĐNMS): Bên có nhu cầu lập yêu cầu qua email hoặc mạng xã hội nội bộ kèm bảng báo giá hoặc bảng tiên lượng, được duyệt qua Trưởng bộ phận, Ban Tài chính Kế toán hoặc Tổng Giám đốc.
  • Hình thức lựa chọn nhà cung cấp: Áp dụng 2 hình thức chính:
    1. Chào giá cạnh tranh: So sánh tối thiểu 3 nhà cung cấp; lập Phương án mua sắm (PAMS) khi giá trị $\ge 10$ triệu đồng/lần mua hoặc ký hợp đồng khung.
    2. Chỉ định nhà cung cấp: Áp dụng khi là nhà cung cấp độc quyền, rủi ro chuyển đổi cao, có yêu cầu đặc thù từ đối tác, hoặc mua từ các công ty thành viên Tập đoàn FPT (như FRT).
  • Hạ tầng phần mềm hỗ trợ: Quản lý tập trung qua hệ thống ePurchase (tạo ĐNMS, xuất Purchase Order - PO, phiếu đánh giá NCC) và hệ thống ePayment (quản lý chứng từ, duyệt chi thanh toán).

Đánh giá thực trạng quy trình mua sắm tại FSoft HCM cho thấy:

  • Ưu điểm: Quy trình rõ ràng, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các phòng ban, số hóa quản lý qua ePurchase/ePayment, hồ sơ kiểm soát 100% qua Kế toán.
  • Hạn chế: Việc kiểm soát ngân sách chưa tự động hóa; hình thức chỉ định nhà cung cấp tiềm ẩn rủi ro thiếu minh bạch và cảm tính; việc đánh giá định kỳ sau mua sắm chưa gắn chặt với các mô hình định lượng; chưa có khung quản trị rủi ro phát sinh đồng bộ.

Chương 4: Thực hiện đánh giá nhà cung cấp bằng phương pháp AHP

Chương 4 triển khai mô hình AHP vào trường hợp cụ thể: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp máy tính xách tay (Laptop) chuẩn FSoft:

  • Thiết lập hệ thống tiêu chí: Qua khảo sát sơ bộ bằng phương pháp RII và ý kiến chuyên gia, 7 tiêu chí được xác lập ($C_1$ đến $C_7$).
  • Xây dựng ma trận so sánh cặp: Thu thập ý kiến từ các chuyên viên và cấp quản lý tại PRC FSoft, tính toán ma trận chuẩn hóa và xác định trọng số từng tiêu chí.
  • Kiểm tra tính nhất quán: Tất cả các ma trận so sánh cặp giữa các tiêu chí và ma trận so sánh các nhà cung cấp theo từng tiêu chí đều thỏa mãn điều kiện $CR < 0,1$.
  • Tổng hợp trọng số và xếp hạng: Nhân ma trận trọng số tiêu chí với ma trận trọng số của từng nhà cung cấp để đưa ra điểm số ưu tiên tổng thể, từ đó xếp hạng nhà cung cấp tối ưu nhất.
  • Thảo luận: Khẳng định AHP giúp lượng hóa các đánh giá định tính, nâng cao tính minh bạch trong quá trình đấu thầu mua sắm, đồng thời chỉ ra thách thức khi số lượng cặp so sánh gia tăng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:

  • Kết quả thực nghiệm: Lượng hóa thành công mức độ ưu tiên của 7 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp Laptop tại FSoft HCM; xác lập ma trận trọng số có tỷ số nhất quán $CR < 0,1$, đảm bảo độ tin cậy toán học theo tiêu chuẩn Saaty.
  • Giải pháp và kiến nghị đề xuất cho FPT Software HCM:
    1. Thay thế phương pháp chấm điểm cảm tính bằng mô hình phân tích thứ bậc AHP trong các gói thầu mua sắm phần cứng có giá trị lớn.
    2. Tích hợp thuật toán tính trọng số AHP trực tiếp vào giao diện hệ thống quản lý mua sắm ePurchase để tự động hóa việc tính điểm nhà thầu.
    3. Hoàn thiện quy chế mua sắm: siết chặt điều kiện chỉ định thầu, chuẩn hóa quy trình đánh giá định kỳ nhà cung cấp sau bán hàng.
    4. Đào tạo nâng cao năng lực định lượng cho đội ngũ chuyên viên mua sắm (PRC) nhằm vận hành hiệu quả các công cụ MCDM.
  • Đóng góp khoa học và thực tiễn: Khóa luận cung cấp khung phương pháp luận có thể áp dụng ngay cho phòng mua sắm tại các doanh nghiệp CNTT, chuyển đổi quy trình ra quyết định từ trực giác sang định lượng khoa học.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Dựa trên nội dung khóa luận, các hạn chế và hướng phát triển được ghi nhận:

  • Hạn chế:
    • Kết quả ma trận so sánh cặp vẫn phụ thuộc vào nhận định chủ quan của nhóm chuyên gia tham gia khảo sát.
    • Khi số lượng tiêu chí hoặc số lượng nhà cung cấp tăng lên, quy mô ma trận so sánh mở rộng khiến quá trình thu thập ý kiến và tính toán tốn nhiều thời gian.
    • Nghiên cứu chỉ mới triển khai thực nghiệm trên nhóm sản phẩm Máy tính/Laptop tại FSoft Hồ Chí Minh, chưa mở rộng ra toàn bộ các danh mục hàng hóa/dịch vụ khác của công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Ứng dụng phương pháp AHP mờ (Fuzzy AHP) để xử lý tính không chắc chắn và tính mơ hồ trong ý kiến chuyên gia.
    • Kết hợp AHP với các phương pháp MCDM khác như TOPSIS hoặc VIKOR để tối ưu hóa việc xếp hạng.
    • Nghiên cứu tích hợp mô hình vào hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP).

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:

  • Sinh viên và học viên: Thuộc các ngành Quản lý công nghiệp, Quản trị chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh và Hệ thống thông tin quản trị. Khóa luận là tài liệu tham khảo hoàn chỉnh về cách áp dụng phương pháp AHP và RII vào bài toán chuỗi cung ứng thực tế.
  • Chuyên viên và cán bộ quản lý mua sắm (Procurement): Tại các doanh nghiệp công nghệ, dịch vụ muốn xây dựng bộ tiêu chí chấm điểm nhà thầu minh bạch và khoa học.
  • Phần đáng tham khảo nhất:
    • Quy trình toán học từng bước của AHP (cách lập ma trận, tính $\lambda_{\max}$, $CI$, $CR$).
    • Bộ 7 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần cứng ($C_1 - C_7$) tại Chương 2 và Chương 4.
    • Quy trình vận hành mua sắm kết hợp hệ thống ePurchase và ePayment tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng những tiêu chí cụ thể nào để đánh giá nhà cung cấp Laptop tại FPT Software?
Tác giả đã xác lập bộ 7 tiêu chí:

  • $C_1$: Chất lượng sản phẩm.
  • $C_2$: Uy tín của nhà cung cấp.
  • $C_3$: Giá cả và điều kiện thanh toán.
  • $C_4$: Khả năng cung ứng và thời gian giao hàng.
  • $C_5$: Chất lượng dịch vụ (hỗ trợ kỹ thuật, hậu mãi).
  • $C_6$: Khả năng chia sẻ thông tin và tính minh bạch.
  • $C_7$: Tính liên kết với chiến lược của tổ chức.

2. Tỷ số nhất quán (CR) trong AHP được tính như thế nào và có ý nghĩa gì?
Tỷ số nhất quán được xác định bằng công thức $CR = CI / RI$, trong đó $CI = (\lambda_{\max} - n)/(n - 1)$ và $RI$ là chỉ số ngẫu nhiên tra bảng theo cấp ma trận $n$. Chỉ số $CR$ dùng để kiểm tra tính logic trong các đánh giá so sánh cặp của chuyên gia. Khi $CR < 0,1$ (10%), kết quả tính toán được coi là nhất quán và có giá trị sử dụng.

3. Trung tâm Mua sắm FSoft HCM hiện đang áp dụng những hình thức lựa chọn nhà cung cấp nào?
PRC FSoft áp dụng 2 hình thức chính: (1) Chào giá cạnh tranh (so sánh ít nhất 3 nhà cung cấp, lập Phương án mua sắm PAMS khi giá trị $\ge 10$ triệu đồng hoặc ký hợp đồng khung); (2) Chỉ định nhà cung cấp (áp dụng cho hàng độc quyền, đối tác chỉ định, mua từ các đơn vị nội bộ Tập đoàn FPT như FRT, hoặc các đơn hàng dưới 10 triệu đồng).

4. Những hệ thống công nghệ nào đang hỗ trợ hoạt động mua sắm tại FPT Software?
Hoạt động mua sắm tại FSoft được vận hành thông qua hệ thống ePurchase (quản lý quy trình mua sắm, lập đề nghị mua sắm ĐNMS, phát hành đơn đặt hàng PO, phiếu đánh giá nhà cung cấp) và hệ thống ePayment (quản lý chứng từ, kiểm soát hóa đơn và thực hiện thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp).

5. Điểm hạn chế chính trong quy trình đánh giá nhà cung cấp hiện tại của FSoft HCM là gì?
Quy trình hiện tại vẫn dựa nhiều vào phán đoán cảm tính của nhân sự trong các quyết định đa tiêu chí, thiếu công cụ tự động kiểm soát ngân sách, hình thức chỉ định nhà cung cấp tiềm ẩn rủi ro thiếu cạnh tranh, và việc đánh giá hiệu suất nhà cung cấp định kỳ sau mua sắm chưa được chuẩn hóa bằng phương pháp định lượng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Tú Uyên đã phân tích toàn diện thực trạng công tác mua sắm tại Trung tâm Mua sắm - Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh và giải quyết thành công bài toán lựa chọn nhà cung cấp Laptop chuẩn FSoft bằng phương pháp AHP. Nghiên cứu đã lượng hóa 7 tiêu chí quan trọng, xây dựng ma trận so sánh cặp đạt độ nhất quán toán học ($CR < 0,1$) và đưa ra bảng xếp hạng nhà cung cấp minh bạch. Đề tài đóng góp một mô hình ra quyết định khoa học, có khả năng tích hợp vào hệ thống ePurchase nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.