Đánh giá thực trạng đảm bảo chất lượng nhập liệu trong các dự án sô hóa sổ hộ chủ tịch tại công ty cp đầu tư thương mại và phát triển công nghệ fsi

Đánh giá chất lượng nhập liệu là một phần quan trọng trong quy trình số hóa sổ hộ… 92 trang · Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh · 2022.

• Tác giả: Hà Kiều Oanh
• Người hướng dẫn: Th.S. Tô Trần Lam Giang
• Trường học: Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản Lý Công Nghiệp
• Đề tài: Đánh Giá Thực Trạng Đảm Bảo Chất Lượng Nhập Liệu Trong Các Dự Án Số Hóa Sổ Hộ Tịch Tại Công Ty CP Đầu Tư Thương Mại Và Phát Triển Công Nghệ FSI
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
• NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC HÌNH
• MỤC LỤC
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do lựa chọn đề tài
• 0.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Kết cấu các chương của báo cáo
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI
• 1.1. Tổng quan về công ty
• 1.2. Thông tin chung về công ty
• 1.3. Lịch sử hình thành
• 1.4. Sứ mệnh - Tầm nhìn - Giá trị cốt lõi
• 1.5. Lĩnh vực hoạt động
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Tổng quan về chất lượng
• 2.2. Đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng
• 2.2.1. Đảm bảo chất lượng
• 2.2.2. Kiểm soát chất lượng (QC)
• 2.3. Các công cụ hỗ trợ quản lý chất lượng
• 2.3.1. Tiếp cận và giải quyết vấn đề theo mô hình 6 sigma
• 2.3.2. Nhóm công cụ thu thập và mô tả
• 2.3.3. Nhóm công cụ đo lường và phân tích nguyên nhân
• 2.3.4. Công cụ cải tiến liên tục - Kaizen
• 2.3.5. Nhóm công cụ biểu đồ kiểm soát - Control charts
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRIỂN KHAI VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN SỐ HÓA TẠI CÔNG TY CÔNG NGHỆ FSI
• 3.1. Tổng quan quy trình triển khai dự án số hóa
• 3.1.1. Giai đoạn triển khai sơ bộ
• 3.1.2. Giai đoạn triển khai đồng loạt
• 3.2. Thực trạng quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch
• 3.2.1. Kế hoạch triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch
• 3.2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện dự án của Bộ phận TKDA số hóa
• 3.2.3. Thực trạng triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch
• 3.3. Thực trạng quá trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa
• 3.3.1. Quy trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa
• 3.3.2. Thực trạng đảm bảo chất lượng nhập liệu dự án số hóa
• 3.3.3. Thực trạng bảo mật thông tin – An toàn ANTT
• 3.3.4. Đánh giá quá trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa tại Công Ty Công Nghệ FSI
• 3.3.4.1. Những điểm phù hợp
• 3.3.4.2. Những điểm chưa phù hợp
• 4. CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT LỖI VÀ CẢI TIẾN NÂNG CAO CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN SỐ HÓA TẠI CÔNG TY CÔNG NGHỆ FSI
• 4.1. Làm rõ yếu tố liên quan đến quá trình kiểm soát chất lượng nhập liệu
• 4.2. Đề xuất áp dụng một số công cụ kiểm soát chất lượng để kiểm soát lỗi sau khi Cập nhật phần mềm
• 4.2.1. Áp dụng công cụ kiểm soát đo lường quy trình xác định lỗi chính
• 4.2.2. Phân tích quá trình kiểm soát chất lượng dữ liệu nhập
• 4.2.3. Cải tiến quy trình bằng Kaizen
• 4.2.4. Kiểm soát lỗi sau cải tiến
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về đánh giá chất lượng nhập liệu trong dự án số hóa sổ hộ tại FSI

Đánh giá chất lượng nhập liệu là một phần quan trọng trong quy trình số hóa sổ hộ tại Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI. Chất lượng nhập liệu không chỉ ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu mà còn tác động đến hiệu quả của toàn bộ dự án. Việc đảm bảo chất lượng nhập liệu giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao độ tin cậy của hệ thống dữ liệu điện tử.

1.1. Khái niệm về chất lượng nhập liệu trong số hóa

Chất lượng nhập liệu được định nghĩa là mức độ chính xác và đầy đủ của dữ liệu được nhập vào hệ thống. Trong bối cảnh số hóa sổ hộ, chất lượng này đặc biệt quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý và truy xuất thông tin sau này.

1.2. Tầm quan trọng của chất lượng nhập liệu tại FSI

Tại FSI, chất lượng nhập liệu không chỉ đảm bảo tính chính xác của dữ liệu mà còn bảo vệ uy tín của công ty. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, từ việc mất thông tin đến việc vi phạm quy định về bảo mật thông tin.

II. Những thách thức trong việc đảm bảo chất lượng nhập liệu tại FSI

Trong quá trình triển khai dự án số hóa sổ hộ, FSI gặp phải nhiều thách thức liên quan đến chất lượng nhập liệu. Những thách thức này bao gồm việc đào tạo nhân viên, quy trình kiểm tra chất lượng và công nghệ sử dụng. Việc nhận diện và giải quyết những thách thức này là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả của dự án.

2.1. Đào tạo nhân viên và nhận thức về chất lượng

Một trong những thách thức lớn nhất là việc đào tạo nhân viên về quy trình nhập liệu và tầm quan trọng của chất lượng. Nhân viên cần hiểu rõ các tiêu chuẩn chất lượng để thực hiện công việc một cách chính xác.

2.2. Quy trình kiểm tra chất lượng chưa hiệu quả

Quy trình kiểm tra chất lượng hiện tại tại FSI chưa đủ chặt chẽ, dẫn đến việc phát hiện lỗi muộn. Cần có các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả của quy trình này.

III. Phương pháp cải tiến chất lượng nhập liệu trong dự án số hóa sổ hộ

Để nâng cao chất lượng nhập liệu, FSI cần áp dụng các phương pháp cải tiến hiệu quả. Các phương pháp này bao gồm việc sử dụng công nghệ mới, cải tiến quy trình làm việc và tăng cường đào tạo cho nhân viên. Những cải tiến này sẽ giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác của dữ liệu.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát chất lượng

Việc áp dụng công nghệ thông tin như phần mềm quản lý chất lượng có thể giúp FSI theo dõi và kiểm soát chất lượng nhập liệu một cách hiệu quả hơn. Công nghệ này cho phép tự động hóa nhiều quy trình và giảm thiểu sai sót do con người.

3.2. Cải tiến quy trình làm việc

Cần xem xét và cải tiến quy trình làm việc hiện tại để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác. Việc tối ưu hóa quy trình sẽ giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho dự án.

IV. Kết quả nghiên cứu về chất lượng nhập liệu tại FSI

Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng việc cải tiến chất lượng nhập liệu đã mang lại những kết quả tích cực cho dự án số hóa sổ hộ tại FSI. Số lượng lỗi nhập liệu đã giảm đáng kể, đồng thời độ tin cậy của dữ liệu cũng được nâng cao. Những kết quả này chứng tỏ rằng các biện pháp cải tiến là cần thiết và hiệu quả.

4.1. Phân tích số liệu về chất lượng nhập liệu

Phân tích số liệu cho thấy tỷ lệ lỗi nhập liệu đã giảm từ 5% xuống còn 1% sau khi áp dụng các biện pháp cải tiến. Điều này cho thấy sự hiệu quả của các phương pháp đã được triển khai.

4.2. Đánh giá sự hài lòng của khách hàng

Khách hàng đã bày tỏ sự hài lòng cao hơn về chất lượng dịch vụ sau khi FSI cải tiến quy trình nhập liệu. Điều này không chỉ nâng cao uy tín của công ty mà còn tạo ra cơ hội phát triển mới.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai cho chất lượng nhập liệu tại FSI

Kết luận từ nghiên cứu cho thấy rằng việc đảm bảo chất lượng nhập liệu là một yếu tố quyết định cho sự thành công của dự án số hóa sổ hộ tại FSI. Hướng phát triển tương lai cần tập trung vào việc tiếp tục cải tiến quy trình và áp dụng công nghệ mới để nâng cao chất lượng dữ liệu.

5.1. Định hướng phát triển công nghệ trong quản lý chất lượng

FSI cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ mới để cải thiện quy trình quản lý chất lượng. Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến sẽ giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác của dữ liệu.

5.2. Tăng cường đào tạo và phát triển nhân lực

Đào tạo nhân viên về quy trình và tầm quan trọng của chất lượng là rất cần thiết. FSI cần xây dựng các chương trình đào tạo thường xuyên để nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trước khi hệ thống thông tin quản lý hộ tịch điện tử được áp dụng, công tác đăng ký và lưu trữ hồ sơ, sổ hộ tịch truyền thống bộc lộ nhiều điểm hạn chế như tốn diện tích kho bãi, quy trình bảo quản tài liệu giấy gặp nhiều trở ngại và cán bộ hành chính phải ghi chép thủ công. Việc triển khai các dự án số hóa là giải pháp kỹ thuật nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) đồng bộ. Trong bối cảnh CSDL hộ tịch điện tử được liên thông trực tiếp với CSDL quốc gia về dân cư, bất kỳ sai lệch nào về dữ liệu hoặc rủi ro rò rỉ thông tin đều ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi công dân, tính bảo mật quốc gia và uy tín pháp lý của đơn vị thi công (ĐVTC). Đối với chủ đầu tư (CĐT), sai sót nhập liệu dẫn tới việc đội chi phí vận hành và phát sinh thời gian sửa lỗi. Do đó, công tác đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA) là yêu cầu trọng yếu trong các dự án số hóa quy mô lớn.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Kiều Oanh (Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh, chuyên ngành Quản lý công nghiệp) tập trung giải quyết bài toán nâng cao năng lực đảm bảo chất lượng nhập liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – một đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tại Việt Nam.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể gồm:

1. Phân tích chi tiết quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch và quy trình đảm bảo chất lượng (QA) đang vận hành tại công ty.
2. Nhận diện các điểm bất cập trong quy trình, từ đó phân tích tình trạng và các dạng sai lỗi nhập liệu phát sinh trên thực tế.
3. Đề xuất một số giải pháp kỹ thuật và cải tiến quy trình nhằm kiểm soát, giảm thiểu tỷ lệ lỗi nhập liệu, đáp ứng định mức chi phí và tiến độ cam kết.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát lỗi trong quy trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa.
• Phạm vi không gian: Phòng Triển khai dự án số hóa thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI.
• Phạm vi thời gian: Tập hợp và khảo sát dữ liệu hoạt động trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2022, trọng tâm là số liệu thực tế tại dự án số hóa sổ hộ tịch tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2 (FHTDN2) từ tháng 8/2021 đến tháng 12/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý thuyết quản lý chất lượng trong sản xuất và dịch vụ để thiết lập khung phân tích cho hoạt động số hóa dữ liệu:

• Khung lý thuyết và tiêu chuẩn chất lượng: Luận văn tiếp cận các quan điểm chất lượng của Deming (1982), Crosby (1979), Juran & Godfrey (1998), Feigenbaum (1982) và Zonnenshain (2020), xác định chất lượng là việc đáp ứng đúng các thông số kỹ thuật với chi phí tối ưu. Tác giả phân định ranh giới giữa Đảm bảo chất lượng (QA) – hoạt động chủ động, tập trung vào quy trình phòng ngừa sai lỗi (Wingate, 2014; Mallawaarachchi & Senaratne, 2016) và Kiểm soát chất lượng (QC) – hoạt động phản ứng, xác thực và loại bỏ lỗi trên sản phẩm đầu ra (Casey, 2019; Naik & Tripathy, 2011). Hệ thống quản trị của doanh nghiệp đối chiếu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013.
• Các công cụ quản lý và cải tiến chất lượng: Tác giả áp dụng mô hình tiếp cận Six Sigma thông qua tiến trình DMAIC (Define - Measure - Analyze - Improve - Control); sơ đồ chuỗi cung ứng SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer); phiếu kiểm tra chất lượng (Checksheet); biểu đồ Pareto nhằm phân loại và xác định các nhóm lỗi trọng yếu (nguyên lý 80/20); biểu đồ nhân quả (Fishbone diagram) dựa trên mô hình 4P trong dịch vụ (People - Con người, Plants & equipment - Mặt bằng thiết bị, Policies - Chính sách, Procedures - Quy trình); kỹ thuật 5W-1H; triết lý cải tiến liên tục Kaizen; biểu đồ kiểm soát thống kê (Control chart với các giới hạn UCL, LCL); cùng phương pháp phân tích phương sai ANOVA và kiểm định Tukey ở mức tin cậy 95%.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

• Phương pháp thực nghiệm: Tác giả trực tiếp tham gia hỗ trợ công tác QA tại dự án, mô phỏng quá trình phát sinh lỗi, quan sát và thu thập dữ liệu hiện trường.
• Phương pháp định tính: Thực hiện phỏng vấn sâu nhân sự QA, nhân viên kiểm soát chất lượng (QC), các trưởng nhóm triển khai (Leader - LD) và quản trị dự án (Project Manager - PM) về hiện trạng lỗi và các vướng mắc trong khâu rà soát dữ liệu.
• Phương pháp định lượng: Thu thập và tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo QA, QC hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng; sử dụng phương pháp thống kê mô tả, tính toán chỉ số khuyết tật trên một triệu cơ hội (DPMO), quy đổi mức Sigma và phân tích phương sai ANOVA trên phần mềm xử lý dữ liệu.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu vận hành nội bộ của Phòng Triển khai dự án số hóa FSI, tập trung vào dự án FHTDN2 (sổ hộ tịch tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2) với hồ sơ từ giai đoạn 2007–2015.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI

Chương này khái quát lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và lĩnh vực kinh doanh của FSI. Doanh nghiệp thành lập ngày 06/11/2007 tại Hà Nội, mở chi nhánh TP. Hồ Chí Minh ngày 08/10/2015. Tính đến tháng 5/2021, công ty có 350 nhân viên chính thức và 200 cộng tác viên. FSI hoạt động trong các mảng: phân phối thiết bị số hóa (máy scan Plustek, Rowe, Book2net, SMA, Qidenus...); giải pháp số hóa (BPO); tích hợp hệ thống hạ tầng CNTT; và dịch vụ chuyển đổi số (phần mềm Docpro, DocEye, D-IONE, L-IONE, ứng dụng công nghệ bóc tách OCR, ICR, OMR, H-IONE). Năm 2021, mảng dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất của công ty với 43%.

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2019	Năm 2020	Năm 2021
Tổng doanh thu (VNĐ)	220.749	318.048	404.958
Tổng chi phí (VNĐ)	30.732	46.551	61.959
Tổng lợi nhuận (VNĐ)	189.017	271.497	342.999

Ghi chú: Số liệu theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021 trong văn bản.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Tác giả hệ thống hóa các định nghĩa học thuật về chất lượng, QA, QC và các công cụ thống kê. Chương này làm rõ bản chất chủ động của QA thông qua việc giám sát tuân thủ quy trình, so sánh với bản chất phản ứng sau sai hỏng của QC. Khung lý thuyết của mô hình 6 Sigma và tiến trình 5 bước DMAIC được diễn giải chi tiết, đặt nền móng cho việc ứng dụng các kỹ thuật như phân tích Pareto để tách biệt "thiểu số trọng yếu", sử dụng mô hình 4P để xây dựng biểu đồ xương cá nhận diện nguyên nhân gốc rễ, và thiết lập biểu đồ kiểm soát thống kê nhằm phát hiện các biến dị dị thường trong quá trình nhập liệu.

Chương 3: Thực trạng công tác triển khai và đảm bảo chất lượng dự án số hóa tại Công ty Công nghệ FSI

Chương 3 mô tả thực trạng quy trình nghiệp vụ số hóa và cơ chế QA tại FSI:

• Quy trình triển khai tổng thể chia làm 2 giai đoạn: Triển khai sơ bộ (khảo sát, lập dự toán, thi công pilot) và Triển khai đồng loạt (lập kế hoạch, thi công, kiểm soát, nghiệm thu, thanh quyết toán, lưu trữ). Các dự án được phân cấp quản lý theo 3 mức: Loại A (doanh thu trên 2 tỷ VNĐ hoặc đặc biệt quan trọng), Loại B (từ 1 đến 2 tỷ VNĐ) và Loại C (dưới 1 tỷ VNĐ).
• Thực tế dự án FHTDN2 (Đồng Nai Giai đoạn 2): Khối lượng triển khai bao gồm các hồ sơ từ 01/01/2007 đến 31/12/2015, tổng khối lượng đạt 1.889 trang/trường hợp. Kế hoạch thi công kéo dài 179 ngày (từ 03/08/2021 đến 29/01/2022), trải qua 4 giai đoạn: Khởi động (7 ngày), Chuẩn bị (8 ngày), Thực hiện triển khai (136 ngày) và Nghiệm thu bàn giao (28 ngày).
• Quy trình kỹ thuật 4 giai đoạn: (1) Thu nhận, phân loại sổ hộ tịch gốc; (2) Quét tài liệu (độ phân giải 300 dpi), nén tập tin, bóc tách OCR tạo tập tin Excel và PDF; (3) Nhập liệu lên hệ thống, rà soát đối chiếu, sửa sai; (4) Khách hàng rà soát, phê duyệt dữ liệu lên hệ thống thông tin hộ tịch điện tử quốc gia.
• Thực trạng kiểm soát chất lượng nhập liệu: Dữ liệu được gia công qua nhà thầu phụ bằng tệp Excel, sau đó nạp lên Phần mềm quản lý hộ tịch 158 ở trạng thái "lưu nháp". Cơ chế kiểm soát gồm 2 vòng: QC kiểm tra 100% dữ liệu, QA kiểm tra xác suất 30%. Tiêu chuẩn quy định tỷ lệ sai sót cho phép là dưới hoặc bằng 5% trên mỗi đơn vị hành chính cấp xã. Khi hoàn tất chỉnh sửa, QA bốc ngẫu nhiên 10% khối lượng, nếu tỷ lệ sai ≤ 5% mới trình lãnh đạo phê duyệt chuyển trạng thái "chờ rà soát" để CĐT nghiệm thu.
• An ninh an toàn thông tin (ANTT): Thực hiện niêm phong ổ cứng cắm ngoài, điện thoại, thiết bị 3G/ghi hình trước ca làm việc; hệ thống máy tính dán niêm phong; giám sát camera 24/7; đường truyền mã hóa đầu cuối; phần mềm diệt virus duy trì tối thiểu 60 phút khi mất điện; nhân sự ký cam kết bảo vệ bí mật nhà nước.
• Bất cập tồn tại: Việc thuê nhà thầu phụ nhập liệu khiến công ty mất quyền kiểm soát trực tiếp chất lượng đầu vào. Khi tiến độ gấp, khâu kiểm tra trước khi tải lên phần mềm thường bị bỏ qua. Nhân sự kiểm tra và sửa lỗi phần lớn là lao động thời vụ, chỉ được đào tạo nghiệp vụ trong 1 ngày, dẫn đến tình trạng kiểm tra qua loa để chạy chỉ tiêu năng suất. Hệ thống máy tính cũ kỹ, máy scan thiếu bảo trì định kỳ, phần mềm hộ tịch 158 thường xuyên cập nhật làm giới hạn lượt truy cập đồng thời, gây ra tỷ lệ lỗi sau cập nhật vượt ngưỡng 5%.

Chương 4: Đề xuất giải pháp kiểm soát lỗi và cải tiến nâng cao công tác đảm bảo chất lượng dự án số hóa tại Công ty Công nghệ FSI

Dựa trên hiện trạng tỷ lệ lỗi vượt mức 5%, tác giả thiết lập kế hoạch cải tiến theo khung DMAIC:

• Lập sơ đồ SIPOC nhằm định hình ranh giới quy trình kiểm soát nhập liệu giữa các bên: Nhà thầu nhập liệu, Đội triển khai, QC, QA và Chủ đầu tư.
• Xác định thiệt hại kinh tế do lỗi sai: Chi phí nhân công kiểm tra và sửa lỗi là 180.000 VNĐ/người/ca (8 giờ đến 17 giờ). Dự án FHTDN2 sử dụng đội ngũ 40 người (24 nhân sự kiểm tra trong 60 ngày tiêu tốn 259.000 VNĐ; 16 nhân sự chỉnh sửa trong 60 ngày tiêu tốn 172.000 VNĐ). Tổng cộng mỗi ngày làm lại để khắc phục lỗi tiêu tốn 7.000 VNĐ.
• Đo lường và phân tích: Tác giả tính toán chỉ số DPMO và xác định mức Sigma trước cải tiến; sử dụng biểu đồ Pareto để chỉ ra các trường thông tin hay bị nhập sai nhất trong giai đoạn tháng 8/2021 đến tháng 12/2021; dùng sơ đồ xương cá (mô hình 4P) xác định nguyên nhân lỗi phát sinh nhiều sau mỗi đợt cập nhật phần mềm; ứng dụng phân tích ANOVA để kiểm định 4 nhóm nguyên nhân chính và dùng phương pháp Tukey (độ tin cậy 95%) để phân nhóm các yếu tố gây lỗi.
• Đề xuất giải pháp: Ứng dụng Kaizen cải tiến quy trình phối hợp, chuẩn hóa tài liệu hướng dẫn nhập liệu cho từng loại sổ, kiểm soát chất lượng tệp dữ liệu của nhà thầu ngay tại khâu tiếp nhận trước khi import vào hệ thống, và thiết lập biểu đồ kiểm soát p-chart nhằm giám sát tỷ lệ lỗi sau cải tiến.

Kết quả và đóng góp

Kết quả phân tích định lượng và thực nghiệm:

• Văn bản đã phân loại và thống kê 7 nhóm lỗi nhập liệu phổ biến trong các loại sổ hộ tịch (Khai sinh, Kết hôn, Khai tử, Cải chính, Nhận cha mẹ con): Nhập sai quy cách; Nhập sai chính tả; Nhập sai thông tin trường (như nhầm tên người vào ô quan hệ); Nhập thiếu thông tin; Nhập dư thông tin; Sai trích yếu nội dung; Sai số đếm, số thứ tự, số ký hiệu.
• Đánh giá năng lực quy trình cho thấy tại các giai đoạn phần mềm cập nhật, dữ liệu đưa lên bị phát sinh sai hỏng vượt ngưỡng quy định 5%, làm tăng khối lượng kiểm tra lại của 40 nhân sự và kéo dài thời gian nghiệm thu.
• Tác giả đã lượng hóa chi phí vận hành sửa sai: đơn giá 180.000 VNĐ/ca/người, chỉ rõ mức lãng phí phát sinh khi dự án phải tổ chức kiểm tra chéo nhiều lần do dữ liệu ban đầu không đạt chuẩn.

Giải pháp và đóng góp của đề tài:

• Giải pháp: Xây dựng quy trình tiếp nhận và tiền kiểm tra dữ liệu nhà thầu; chuẩn hóa bảng danh mục lỗi kiểm tra hộ tịch; ứng dụng biểu đồ kiểm soát thống kê (Control charts) để phát hiện sớm các bất thường; đưa ra các bước cải tiến nhỏ theo phương pháp Kaizen nhằm gắn kết trách nhiệm giữa nhân sự thi công, đội ngũ QC và bộ phận QA.
• Đóng góp khoa học và thực tiễn: Khóa luận đã hệ thống hóa và cụ thể hóa các công cụ quản lý chất lượng công nghiệp (DMAIC, SIPOC, Pareto, 4P, ANOVA, SPC) vào một loại hình dịch vụ hành chính công cụ thể là số hóa hồ sơ hộ tịch tại Việt Nam, thay vì chỉ áp dụng trong sản xuất vật chất truyền thống.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

• Quá trình thực tập và thu thập số liệu diễn ra trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 bùng phát, dẫn đến một số hạn chế nhất định về việc tiếp cận thực địa và mở rộng quy mô quan sát.
• Khảo sát định lượng và dữ liệu kiểm nghiệm chủ yếu giới hạn tại Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh và tập trung vào dự án FHTDN2 tại địa bàn tỉnh Đồng Nai, chưa bao quát toàn bộ các dự án số hóa ngành khác của doanh nghiệp.

Hướng nghiên cứu mở rộng:

• Tăng cường nghiên cứu các công cụ tự động hóa khâu kiểm tra lỗi (sử dụng các thuật toán so khớp dữ liệu, nhận dạng OCR/ICR nâng cao) nhằm giảm sự phụ thuộc vào phương pháp rà soát thủ công của nhân sự thời vụ.
• Nghiên cứu mô hình đào tạo và đánh giá kỹ năng nhập liệu định kỳ cho lao động thuê ngoài nhằm kiểm soát chất lượng từ khâu tạo lập nguồn.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản lý công nghiệp, Quản lý chất lượng và Quản trị vận hành: Tham khảo phương pháp áp dụng các công cụ thống kê (SIPOC, Pareto, ANOVA, Control chart, Kaizen) vào việc giải quyết bài toán chất lượng trong ngành dịch vụ và xử lý dữ liệu (BPO).
• Cán bộ quản lý dự án số hóa, chuyên viên QA/QC tại các doanh nghiệp CNTT: Tham khảo quy trình kiểm soát dữ liệu 4 giai đoạn, mô hình chuyển đổi trạng thái dữ liệu (lưu nháp, chờ rà soát, chính thức), các tiêu chí đánh giá lỗi nhập liệu sổ hộ tịch và các quy chuẩn bảo đảm an ninh thông tin vật lý theo ISO/IEC 27001:2013 tại địa bàn thi công.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối lượng và thời gian thực hiện dự án số hóa sổ hộ tịch FHTDN2 được xác định như thế nào trong văn bản?
Dự án FHTDN2 (tại tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2) triển khai số hóa các sổ hộ tịch từ ngày 01/01/2007 đến 31/12/2015 với tổng khối lượng là 1.889 trang/trường hợp. Thời gian triển khai tổng thể là 179 ngày, bắt đầu từ ngày 03/08/2021 đến ngày 29/01/2022, gồm 4 giai đoạn: Khởi động (7 ngày), Chuẩn bị (8 ngày), Thực hiện triển khai (136 ngày) và Nghiệm thu bàn giao (28 ngày).

2. Tiêu chuẩn và tỷ lệ lỗi cho phép trong công tác QA nhập liệu tại dự án là bao nhiêu?
Dữ liệu nhập phải đảm bảo đúng thông tin so với bản quét, không sai chính tả và nhập đủ các trường theo quy định. Tỷ lệ lỗi sai cho phép được giới hạn ở mức dưới hoặc bằng 5% trên mỗi đơn vị hành chính (cấp xã). Nếu tỷ lệ sai vượt quá 5%, bộ phận QA sẽ phát cảnh báo để khoanh vùng dữ liệu và yêu cầu xử lý lại. Khi hoàn thành kiểm tra 100%, QA bốc ngẫu nhiên 10% khối lượng, nếu tỷ lệ sai ≤ 5% thì mới duyệt chuyển trạng thái sang "chờ rà soát" để khách hàng nghiệm thu.

3. Vì sao công tác nhập liệu của dự án gặp khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng ban đầu?
Để giảm thiểu chi phí và áp lực công việc cho ban quản lý, công ty lựa chọn phương án thuê nhà thầu phụ bên ngoài nhập liệu vào tệp Excel. Do dữ liệu chỉ được bàn giao sau khi nhà thầu đã hoàn tất nên ĐVTC không thể kiểm soát chất lượng trong quá trình gõ. Khi dữ liệu bàn giao có tỷ lệ sai cao, việc kiểm tra, khoanh vùng và gửi trả để nhà thầu sửa chữa làm phát sinh nhiều thời gian, dẫn đến việc khi gấp tiến độ, công ty buộc phải nạp thẳng dữ liệu lên phần mềm rồi mới tự bố trí nhân sự sửa lỗi.

4. Đơn vị thi công đã áp dụng những quy định bảo mật và an toàn thông tin (ANTT) nào tại khu vực làm việc?
Theo chuẩn ISO/IEC 27001:2013 và cam kết bảo vệ bí mật nhà nước, toàn bộ ổ cứng ngoài, điện thoại, thiết bị ghi hình và phát sóng 3G của nhân viên phải được niêm phong bàn giao cho trưởng nhóm đầu ca; máy tính phục vụ công việc được dán tem niêm phong; khu vực thi công có camera giám sát 24/7 và khóa niêm phong ngoài giờ; đường truyền dữ liệu được mã hóa đầu cuối; phần mềm diệt virus trang bị tính năng chống mã hóa có khả năng duy trì tối thiểu 60 phút khi mất điện; nhân sự tham gia phải nộp hồ sơ nhân thân và ký cam kết bảo mật.

5. Định mức chi phí nhân công cho công tác kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu lỗi được tính toán ra sao?
Chi phí thuê một nhân sự kiểm tra hoặc chỉnh sửa lỗi là 180.000 VNĐ/người/ca làm việc (từ 8 giờ đến 17 giờ). Với quy mô dự án Đồng Nai 2, chi phí thuê 24 nhân sự kiểm tra trong 60 ngày là 259.000 VNĐ; chi phí thuê 16 nhân sự chỉnh sửa trong 60 ngày là 172.000 VNĐ. Ước tính với đội ngũ 40 người làm việc, mỗi ngày làm lại để khắc phục sai sót tiêu tốn của công ty 7.000 VNĐ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Kiều Oanh đã phản ánh trung thực thực trạng công tác đảm bảo chất lượng nhập liệu tại Công ty FSI thông qua trường hợp điển hình của dự án số hóa hộ tịch FHTDN2. Nghiên cứu chỉ rõ các bất cập trong việc kiểm soát dữ liệu thuê ngoài, hạn chế về năng lực của lao động thời vụ và sự biến động chất lượng sau các đợt cập nhật phần mềm nghiệp vụ. Việc xây dựng kế hoạch cải tiến theo tiến trình DMAIC kết hợp các công cụ thống kê như SIPOC, Pareto, 4P, ANOVA và SPC cung cấp giải pháp có cơ sở khoa học để giảm thiểu tỷ lệ lỗi và tiết kiệm chi phí khắc phục sai hỏng cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI 1.1 Tổng quan về công ty 1.1 Thông tin chung về công ty • Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI • Tên ngắn gọn: Công ty Công nghệ FSI • Tên quốc tế: FSI TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY • Mã số thuế: 0102458889-003 • Trụ sở chính: Tầng 5A, Tòa nhà Lâm Viên, 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội. • Tổng giám đốc: Nguyễn Hùng Sơn • Điện thoại: [phone]. • Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước • Số lượng nhân viên: 350 nhân viên chính thức và 200 cộng tác viên tính đến 5/2021 • Logo công ty: Hình 1. 1: Logo mới của FSI năm 2022 Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Trang 1 1.2 Lịch sử hình thành • Ngày 06/11/2007, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI chính thức được thành lập tại Hà Nội.

• Năm 2009 FSI chính thức là đại lý phân phối chính thức các thương hiệu máy scan nổi tiếng uy tín hàng đầu trên thế giới như Canon, HP, Gold Partner, Kodak. • Năm 2014, sau những nỗ lực hoạt động, FSI đã đạt được chứng nhận ANTT ISO/IEC 27001:2013; Ở khu vực Đông Dương, khách hàng có thể sở hữu những máy scan hiện đại như scan khổ lớn Rowe (Đức), máy scan robot SMA (Đức) thông qua nhà phân phối độc quyền FSI. • Ngày 8/10/2015, FSI chính thức thành lập chi nhánh văn phòng có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh. • Từ 2016 – 2018: FSI đứng trong top 50 DN hàng đầu trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam do tổ chức uy tín về CNTT (VINASA) bầu chọn; đạt chứng nhận quản lý chất lượng (QLCL) ISO 9001:2015 do DAS- Vương quốc Anh cấp.

• Từ 2019 – 2021: FSI đứng trong top 10 DN CNTT hàng đầu tại Việt Nam (VINASA).3 Sứ mệnh - Tầm nhìn - Giá trị cốt lõi • Sứ mệnh: Bằng cách sáng tạo, tìm ra giải pháp đổi mới công nghệ giúp doanh nghiệp và tổ chức Việt càng ngày càng tiến bộ. • Tầm nhìn: FSI tham vọng có thể phát triển các giải pháp chuyển đổi số để năm 2023 có thể tiến ra ngoài Đông Nam Á và nằm trong Top 10 của khu vực. • Giá trị cốt lõi: FSI luôn mong muốn tạo nơi làm việc năng động, và sáng tạo, thúc đẩy tình đoàn kết trong nhân viên và trách nhiệm trong công việc. Tận tâm đem đến cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất.

2: Giá trị cốt lõi Nguồn: Tài liệu nội bộ 1.4 Lĩnh vực hoạt động Hình 1. 3: Biểu đồ cơ cấu lĩnh vực kinh doanh chính của FSI Nguồn: Phòng Kinh doanh Trong năm 2021, dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số chiếm tỷ phần về doanh thu mang lại cho công ty cao nhất (43%) trong cơ cấu doanh thu từ kinh doanh tại FSI. Trang 3 • Dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số Dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi: FSI hỗ trợ tư vấn cho khách hàng mô hình DN số phù hợp khi có yêu cầu. Thông qua việc sử dụng các công nghệ do chính công ty nghiên cứu và phát triển hỗ trợ việc chuyển đổi.

Phần mềm Phần mềm quản trị văn bản, dữ liệu, kho lưu trữ Docpro. Phần mềm hệ thống quản lý CSDL và thông tin DocEye. Phần mềm hộ tịch. Phần mềm thiết lập CSDL số hóa - D-IONE Phần mềm L-IONE để họp trực tuyến.

Công nghệ Công nghệ H-IONE giúp nhận dạng chữ viết tay. Công nghệ OCR hay OMR trích xuất văn bản từ tệp hình ảnh. Công nghệ ICR xử lý chữ viết tay. Công nghệ I-ONE bóc tách thông tin từ tập tin scan.