Chương 1. TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT THUỐC 1. Định nghĩa và quy trình cấp phát thuốc Cấp phát thuốc là một trong bốn khâu của chu trình sử dụng thuốc. Cấp phát thuốc đóng vai trò quan trọng và có liên quan mật thiết với 3 khâu còn lại (chẩn đoán, kê đơn và tuân thủ điều trị).
Đây được xem là bước trung gian để phân phối thuốc theo chỉ định của bác sĩ đến tay người bệnh. BN được chẩn đoán đúng, kê đơn hợp lý nhưng nếu quá trình cấp phát thực hiện không đầy đủ hay xảy ra sai sót thì đều dẫn đến giảm hiệu quả điều trị và khiến nỗ lực thực hiện các khâu trước đó trở nên vô nghĩa. Việc cấp phát đúng BN, đúng thuốc, đúng liều lượng, đúng đường dùng, đúng thời gian và tư vấn sử dụng hợp lý còn góp phần quan trọng tăng tuân thủ điều trị của người bệnh. Chẩn đoán Tuân thủ điều trị Kê đơn Cấp phát Hình 1.
Chu trình sử dụng thuốc Cấp phát thuốc là quá trình chuẩn bị và đưa thuốc tới BN theo đơn đã được bác sĩ chỉ định trước đó. Cấp phát tốt thuốc phải đảm bảo thực hiện chính xác các bước trong quy trình, điều này giúp ngăn ngừa, giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra. Thuật ngữ quy trình cấp phát bao gồm tất cả hoạt động liên quan bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn đến khi cấp phát thuốc cho bệnh nhân. Việc xây dựng và sử dụng một quy trình cấp phát chuẩn sẽ giúp cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc.
3 Quy trình cấp phát Hiện nay, Bộ Y tế chưa có văn bản cụ thể nào quy định quy trình chuẩn về cấp phát thuốc điều trị ngoại trú. Tuy nhiên trên thế giới nhiều quy trình chuẩn đã được công bố. Theo đó quá trình cấp phát trong điều trị ngoại trú không đơn thuần là đưa thuốc cho người bệnh mà phải kiểm tra tính hợp lý, an toàn cũng như tư vấn, hướng dẫn sử dụng thuốc. Theo WHO, quy trình cấp phát chuẩn bao gồm 06 bước chính như sau: [41] Hình 1.
Quy trình cấp phát thuốc Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra đơn thuốc - Nhân viên cấp phát nhận đơn thuốc và sắp xếp theo đúng thứ tự. - Xác nhận lại họ và tên của bệnh nhân, việc này có ý nghĩa quan trọng khi số lượng bệnh nhân đông để tránh tình trạng nhầm đơn. - Tính hợp lệ của đơn thuốc (bao gồm chữ ký bác sĩ, thủ tục hành chính khác). Bước 2: Kiểm tra chi tiết đơn thuốc - Kiểm tra đơn thuốc: Kiểm tra sự hợp lý về thông tin thuốc (tên thuốc, nồng 4 độ - hàm lượng), liều dùng (liều dùng, thời gian dùng, cách dùng), số lượng, tương tác thuốc.
- Trường hợp thấy đơn thuốc có vấn đề có thể liên hệ với bác sĩ kê đơn. Bước 3: Chuẩn bị thuốc và dán nhãn Chuẩn bị thuốc: Nhân viên cấp phát lấy thuốc theo đúng tên, nồng độ, hàm lượng, dạng bào chế, số lượng thuốc trong đơn. Việc lấy thuốc phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc nhập trước – xuất trước và hạn trước – xuất trước. - Không căn cứ vào màu sắc hay vị trí để thuốc theo trí nhớ mà phải đọc nhãn thuốc và đối chiếu với đơn.
- Việc ra lẻ thuốc cần đảm bảo được tiến hành bằng dụng cụ thích hợp (không để tay tiếp xúc trực tiếp với thuốc, thực hiện trên bề mặt sạch). Đóng gói thuốc trong các bao bì sạch, khô. Dán nhãn: Thực hiện dán nhãn cho từng thuốc trong đơn, trên nhãn phải đầy đủ các thông tin bao gồm: tên thuốc, hàm lượng, liều dùng, cách dùng. Nhãn thuốc nên được in, hạn chế viết tay, trong trường hợp buộc phải viết tay nên viết chữ in hoa và hạn chế viết tắt.
Việc dán nhãn là vô cùng quan trọng vì đây là phương tiện để cung cấp thông tin về chế độ liều và cách sử dụng thuốc từ đó nâng cao sự tuân thủ điều trị của BN. Bước 4: Kiểm tra lại lần cuối Nên thực hiện bởi một người khác để tránh nhầm lẫn, sai sót. Người kiểm tra cần xác nhận sự thống nhất các thông tin trên đơn và trên nhãn thuốc. Bước 5: Lưu giữ các thông tin Lưu giữ đơn thuốc sau khi cấp phát, lưu các thông tin vào máy tính hoặc sổ ghi chép.
Việc lưu thông tin là cần thiết để phục vụ công tác giám sát quá trình cấp phát, sử dụng, thống kê, báo cáo. 5 Bước 6: Thực hiện cấp phát thuốc, tư vấn và hướng dẫn cho người bệnh - Cấp phát: Theo thứ tự đơn thuốc, gọi tên và tiến hành cấp phát chính xác cho từng bệnh nhân, ký nhận đơn thuốc. - Hướng dẫn, tư vấn: Tư vấn nên tập trung vào các nội dung: tác dụng chính của thuốc, liều, cách sử dụng (nhai, nghiền hay nuốt cả viên, uống với nhiều nước hay không…), thời điểm dùng (đặc biệt liên quan đến thức ăn và thuốc khác), đồng thời giải thích cho bệnh nhân các TDKMM có thể gặp như buồn nôn, tiêu chảy, thay đổi màu sắc nước tiểu,… để tránh sự lo ngại dẫn đến tình trạng bỏ thuốc (đối với những TDKMM nghiêm trọng thì chỉ thông báo cho bệnh nhân khi có sự đồng ý của bác sĩ). Sau khi tư vấn, người cấp phát nên xác nhận lại với bệnh nhân về việc đã hiểu các thông tin chính vừa được cung cấp hay chưa.
Bệnh nhân nên được đối xử một cách tôn trọng, thái độ tư vấn hòa nhã, đúng mực. Sai sót trong cấp phát thuốc và các yếu tố ảnh hưởng Cấp phát thuốc là một khâu có quy trình rõ ràng, đơn giản nên thường ít được chú trọng hơn so với các khâu còn lại nhưng trên thực tế các sai sót trong quá trình cấp phát xảy ra với tỷ lệ không nhỏ. Sai sót trong cấp phát thuốc bao gồm các trường hợp phát không đúng thuốc, đúng liều, đúng số lượng hay nghiêm trọng hơn là không đúng bệnh nhân, đóng gói không đảm bảo, không tư vấn đầy đủ cho bệnh nhân các thông tin cần thiết khi sử dụng [38]. Các yếu tố có thể dẫn tới sai sót trong cấp phát thuốc - Hệ thống cung cấp y tế còn yếu kém và hoạt động chưa hiệu quả, nguồn cung ứng thuốc không đáng tin cậy, thiếu thuốc, chưa kiểm soát được thuốc hết hạn và kém chất lượng có thể dẫn tới việc cấp phát những loại thuốc không thích hợp cho bệnh nhân.
Bên cạnh đó, thiếu các quy định cụ thể và nhân lực y tế tham gia vào hoạt động cấp phát dẫn đến công việc quá tải, không đủ thời gian để tư vấn và cung cấp đủ thông tin cần thiết cho người bệnh. - 6 - Người cấp phát không được đào tạo hoặc chưa được đào tạo đầy đủ về quá trình cấp phát, chưa cập nhật thông tin hay thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc đều làm giảm hiệu quả của hoạt động này. Hệ thống giám sát hoạt động cấp phát còn yếu hoặc gần như không có cũng là một trong những nguyên nhân gây sai sót. - Môi trường làm việc chưa đảm bảo, cơ sở vật chất trang thiết bị còn thiếu thốn (diện tích và điều kiện bảo quản kho chưa đạt yêu cầu, không đảm bảo vệ sinh, ánh sáng, thiếu các vật dụng phục vụ việc cấp phát, không đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm…).
- Bệnh nhân và cộng đồng thiếu hợp tác trong quá trình cấp phát, quá trình tương tác giữa người cấp phát và bệnh nhân bị hạn chế. Chỉ số đánh giá hoạt động cấp phát thuốc ngoại trú Các chỉ số về cấp phát thuốc nằm trong bộ chỉ số chăm sóc BN của WHO và được sử dụng để đánh giá hoạt động cấp phát thuốc. Chi tiết về những chỉ số này như sau: - Thời gian cấp phát thuốc trung bình: Là thời gian cấp phát thuốc của BN được tính từ lúc BN đến điểm cấp phát đến lúc BN rời khỏi quầy thuốc, không tính thời gian chờ đợi. Chỉ số này có ý nghĩa nhằm đánh giá thời gian trung bình cấp phát thuốc cho BN.
- Tỷ lệ thuốc cấp phát thực tế: Là thông tin về các thuốc được kê đơn và thực tế, thuốc đó có được cấp phát hay không. Chỉ số này có ý nghĩa nhằm đánh giá được khả năng cung ứng các thuốc trong đơn của cơ sở y tế - Tỷ lệ thuốc được dán nhãn đầy đủ: Tiêu chí của nhãn đầy đủ: Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, liều dùng một lần, số lần dùng trong ngày, thời điểm dùng, chú ý khi sử dụng (nếu có). Thông tin này được ghi rõ trên bao bì các thuốc trước khi cấp phát. Chỉ số này có ý nghĩa nhằm đánh giá mức độ cung cấp thông tin thiết yếu của dược sỹ trên bao gói trước khi cấp phát cho BN.
- Tỷ lệ bệnh nhân hiểu đúng về chế độ liều: BN trả lời đúng chế độ liều 7 nghĩa là trả lời đúng về tên thuốc, thời điểm dùng, cách dùng và TDKMM (nếu có) của tất cả thuốc được nhận. Người nghiên cứu hỏi từng thuốc trong đơn và đối chiếu thông tin trên ĐT với câu trả lời của BN, sau đó ghi chép lại câu trả lời của BN theo bộ khảo sát để đánh giá. Chỉ số này có ý nghĩa nhằm đánh giá mức đánh giá hiệu quả việc cung cấp thông tin, hướng dẫn BN của nhân viên y tế 1. THỰC TRẠNG CẤP PHÁT THUỐC NGOẠI TRÚ 1.
Thực trạng cấp phát thuốc trên thế giới Các nghiên cứu trên thế giới cho thấy sai sót xảy ra trong quá trình cấp phát vẫn chiếm tỷ lệ lớn. Nghiên cứu ở Mỹ năm 1994 cho thấy sai sót trong cấp phát chiếm 11% sai sót trong sử dụng thuốc. Tại Anh năm 2002 con số này là 2,1% và hầu hết các sai sót thường liên quan đến liều dùng. Nghiên cứu năm 2006 do Cina Jenifer L.
và cộng sự thực hiện, quan sát trực tiếp quá trình dược sỹ cấp phát thuốc trong vòng 7 tháng tại một bệnh viện. Kết quả thu được từ hơn 140.075) lượt sai sót trong khi các dược sỹ chỉ phát hiện được 79% sai sót trong số này. Các sai sót không được phát hiện có nguy cơ gây ra biến cố bất lợi về thuốc, trong đó 28% ở mức độ nghiêm trọng; 0,8% đe dọa đến tính mạng. Hầu hết các biến cố bất lợi là do không đúng thuốc (36%); không đúng hàm lượng (35%) và sai dạng bào chế (21%).
Phân tích nguyên nhân gốc rễ, để xảy ra những sai sót như trên là do hiện nay còn có nhiều bất cập trong khâu cấp phát. Việc thực hiện quy trình cấp phát còn chưa đầy đủ, nghiêm túc và các chỉ số về hoạt động cấp phát còn thấp.