Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thanh Thùy Dung thuộc chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Đào Thị Kim Yến (tháng 06/2022). Nghiên cứu thuộc loại hình nghiên cứu trường hợp ứng dụng (case study), phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể hoạt động trong lĩnh vực vận tải công nghệ.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Trong nền kinh tế số hóa, các doanh nghiệp vận tải đóng vai trò mắt xích kết nối trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Hoạt động quản trị dòng tiền trong ngành logistics phụ thuộc trực tiếp vào năng lực rút ngắn thời gian thu nợ, kéo dài thời gian trả nợ, tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động và giảm áp lực phụ thuộc vốn vay. Việc hạch toán chi tiết các khoản phải thu, nhận diện nợ khó đòi để trích lập dự phòng và kiểm soát các khoản phải trả có ý nghĩa sống còn đối với an toàn tài chính doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck (ECOTRUCK TECH JSC) được thành lập từ tháng 11/2017 bởi ông Lê Hoàng Anh. Đây là đơn vị vận tải công nghệ hoạt động theo mô hình kinh tế chia sẻ kết hợp dịch vụ khách hàng, đóng vai trò bên thứ ba kết nối chủ hàng với các nhà xe vận chuyển container qua hệ thống cảng biển. Đến tháng 11/2021, mạng lưới của EcoTruck đã hợp tác với hơn 1.000 nhà xe kiểm định, quản lý năng lực hơn 7.000 phương tiện trên 8.500 tuyến đường, phục vụ hơn 300 khách hàng doanh nghiệp lớn (như Sotrans, Hoa Sen, Maersk, Ceva Logistics, VinaFco). Doanh nghiệp cũng huy động được trên 100 tỷ đồng từ VNG và 1,7 triệu USD từ các quỹ đầu tư. Quy mô giao dịch lớn và mạng lưới đối tác phức tạp khiến khối lượng công nợ phát sinh hai đầu (chủ hàng và nhà xe) rất lớn, đòi hỏi hệ thống kế toán công nợ phải được chuẩn hóa và quản lý chặt chẽ.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Tác giả xác định 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được đánh số trong văn bản:

  1. Tìm hiểu về bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck.
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán.
  3. Nghiên cứu thực trạng quản lý và hạch toán công nợ tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck.
  4. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng (TK 131) và phải trả người bán (TK 331).
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán tại trụ sở chính Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck (Số 139/1A Phan Đăng Lưu, Phường 2, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ phát sinh trong giai đoạn từ ngày 01/07/2021 đến ngày 31/12/2021.
Tiêu chí Nội dung xác định từ văn bản
Ngành đào tạo Kế toán (Kế toán doanh nghiệp)
Đơn vị đào tạo Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh
Loại hình nghiên cứu Nghiên cứu tình huống thực nghiệm nghiệp vụ kế toán
Khung pháp lý áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính
Phần mềm xử lý chính Fast Accounting kết hợp hệ thống nội bộ và bảng tính Excel

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

Khóa luận vận dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Tác giả làm rõ bản chất tài chính - kế toán của hai chỉ tiêu công nợ:

  • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Phản ánh nghĩa vụ thanh toán của cá nhân, tổ chức khi tiếp nhận sản phẩm, dịch vụ từ doanh nghiệp. Đây là tài khoản mang tính chất lưỡng tính (tài khoản kép): số dư Nợ thể hiện tài sản (các khoản nợ còn phải thu), số dư Có thể hiện nguồn vốn (tiền khách hàng ứng trước tiền hàng, dịch vụ).
  • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Phản ánh các nghĩa vụ tài chính hiện tại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, tiếp nhận dịch vụ mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Tương tự, TK 331 là tài khoản lưỡng tính: số dư Có thể hiện nợ phải trả (nguồn vốn), số dư Nợ thể hiện các khoản doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp (tài sản).
  • Nguyên tắc kế toán: Phải theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng kỳ hạn thanh toán, từng lần thanh toán; không được bù trừ số dư giữa các khách hàng khác nhau trên Báo cáo tài chính; đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ đối với các khoản mục có gốc ngoại tệ; thực hiện trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 06 tháng trở lên hoặc khi có chứng cứ khách nợ mất khả năng thanh toán.

Phương pháp nghiên cứu thực tế

Tác giả kết hợp bốn phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

  1. Phương pháp thu thập số liệu: Trích xuất báo cáo tài chính năm 2020, hệ thống chứng từ kế toán (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, giấy báo có, biên bản đối chiếu công nợ, sao kê ngân hàng) và các sổ kế toán chi tiết, sổ cái do Phòng Kế toán EcoTruck cung cấp.
  2. Phương pháp xử lý số liệu: Thực hiện phân loại chứng từ, đối chiếu chéo số liệu giữa sao kê ngân hàng với các bảng kê chi tiết, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào/đầu ra và theo dõi bút toán định khoản phát sinh.
  3. Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn sâu nhân viên kế toán (trực tiếp và trực tuyến qua Microsoft Teams, Google Meet) về quy trình luân chuyển chứng từ, quy chế thanh toán và thời hạn dịch vụ (SLA).
  4. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khảo sát các giáo trình kế toán tài chính, tài liệu hướng dẫn Thông tư 200/2014/TT-BTC và quy chế tài chính nội bộ của doanh nghiệp logistics.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quát về Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck

Chương này phác thảo lịch sử hình thành, mô hình vận hành và bộ máy quản trị của EcoTruck:

  • Thông tin pháp lý: Vốn điều lệ 9,8 tỷ đồng; thành lập ngày 03/11/2017; mở chi nhánh tại Hải Phòng, văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Hà Nội và hệ thống bãi xe (Hub) tại Bình Dương, Hải Phòng.
  • Mô hình hoạt động: Là nền tảng công nghệ kết nối nhu cầu giữa chủ hàng và nhà xe. Ngoài vận tải đường bộ bằng container và xe tải, công ty cung cấp dịch vụ bổ trợ: làm thủ tục hải quan, ứng trước cước tàu biển, bảo hiểm hàng hóa, cung ứng lốp xe và hợp tác với PV Oil, Idemitsu Q8 cung cấp xăng dầu chiết khấu cho đối tác nhà xe.
  • Tình hình tài chính năm 2020: Do ảnh hưởng dịch Covid-19, doanh thu cung ứng dịch vụ đạt 174.713 triệu đồng (tăng gần 40% so với năm 2019). Tuy nhiên, do giá vốn và chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức cao, lợi nhuận sau thuế ghi nhận âm (mức lỗ giảm 11% so với 2019). Kỳ kế toán theo năm dương lịch, lập BCTC định kỳ 6 tháng và cả năm.
  • Cơ cấu tổ chức: Gồm Ban Giám đốc và 7 phòng ban: Kinh doanh - Vận tải, Vận hành, Kỹ thuật, Kế toán, Tài chính, Nhân sự, Pháp chế.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Vận hành theo mô hình tập trung, ghi sổ trên máy vi tính. Cơ cấu phân nhiệm kế toán công nợ rất chi tiết gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán các khoản phải trả (Payable Accountant), Kế toán các khoản phải thu (Receivable Accountant), Kế toán thanh toán (Payment Accountant), Kế toán đối chiếu công nợ chủ hàng (Merchant Accountant), Kế toán đối chiếu công nợ nhà xe (Vendor Accountant), và Kế toán thu hồi công nợ (Debt Collector). Hàng hóa lưu kho được quản lý theo phương pháp mã SKU kết hợp mã vạch. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT và sử dụng phần mềm Fast Accounting kết hợp Excel.
Vị trí kế toán Trách nhiệm chuyên môn chính tại EcoTruck
Merchant Accountant Lập biên bản bàn giao chứng từ, gửi biên bản xác nhận công nợ cho khách hàng, xử lý chênh lệch, lập hóa đơn GTGT.
Vendor Accountant Tiếp nhận hóa đơn nhà xe theo SLA, lập biên bản đối chiếu định kỳ, kiểm tra chênh lệch, lập biên bản cấn trừ công nợ dịch vụ.
Payable Accountant Theo dõi công nợ chi tiết từng nhà xe/nhà cung cấp, theo dõi hạn thanh toán và lập kế hoạch thanh toán hàng tuần/tháng.
Receivable Accountant Theo dõi chi tiết công nợ từng chủ hàng, hạch toán các khoản chi hộ (nâng hạ, vé xe), phát hành hóa đơn dịch vụ hỗ trợ.
Debt Collector Đôn đốc thu hồi nợ trong hạn, kiểm soát công nợ quá hạn theo danh sách và kế hoạch thu hồi hàng tháng.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán

Chương 2 chuẩn hóa hệ thống lý thuyết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Định nghĩa, vai trò và ý nghĩa của việc kiểm soát công nợ phải thu, phải trả đối với việc duy trì quan hệ đối tác và thanh khoản.
  • Phân tích chi tiết kết cấu và nguyên tắc hạch toán của TK 131 và TK 331.
  • Quy định chứng từ hạch toán: Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng, giấy báo Có, giấy báo Nợ, hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu và biên bản thanh toán bù trừ công nợ.
  • Trình bày hệ thống sơ đồ hạch toán chuẩn cho các nghiệp vụ: Bán hàng cung ứng dịch vụ chưa thu tiền, khách hàng trả tiền trước, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, xử lý nợ khó đòi vào chi phí (TK 642), chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 515, 635, 413), mua dịch vụ chưa thanh toán và xử lý nợ vô chủ (TK 711).

Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck

Tác giả phân tích chi tiết quy trình thực tế từ tháng 07/2021 đến tháng 12/2021:

  • Phương thức thanh toán: Thực hiện thanh toán trả ngay hoặc thanh toán chậm trả hoàn toàn qua tài khoản ngân hàng (không dùng phiếu thu tiền mặt).
  • Hệ thống tài khoản chi tiết:
    • TK 131111: Phải thu ngắn hạn khách hàng bằng VND.
    • TK 131112: Phải thu ngắn hạn khách hàng bằng USD.
    • TK 131191: Khách hàng trả tiền trước bằng VND.
    • TK 131192: Khách hàng trả tiền trước bằng USD.
    • TK 131211: Phải thu khách hàng dài hạn bằng VND.
    • TK 131212: Phải thu khách hàng dài hạn bằng USD.
    • TK 331111: Phải trả người bán ngắn hạn bằng VND.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ công nợ phải thu (TK 131): Hàng ngày tải sao kê ngân hàng, nhập số liệu vào file 2021_Tổng hợp công nợ chủ hàng, định khoản trên file G/L, cuối tuần cập nhật lên phần mềm Fast. Đối với các khoản chi hộ (nâng hạ, vé xe): Nếu hóa đơn mang tên EcoTruck thì khi thu tiền sẽ xuất hóa đơn GTGT; nếu hóa đơn mang tên khách hàng thì chỉ lập phiếu chi và khi thu tiền không xuất hóa đơn GTGT. Ngày 25 hàng tháng chốt nợ và gửi email đối chiếu; ngày 30 hoàn tất ký biên bản đối chiếu; nhắc nợ trước ngày đáo hạn 10 ngày.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ công nợ phải trả (TK 331): Nhà xe xuất hóa đơn dịch vụ, bộ phận nhập chứng từ tải lên hệ thống trực tuyến nội bộ (center.ecotruck.vn). Kế toán công nợ nhờ bộ phận IT trích xuất dữ liệu các hóa đơn xuất về cho EcoTruck, sau đó nhập vào file Accounting Payable, cuối tuần đẩy vào phần mềm Fast. Ngày 30 hàng tháng lập báo cáo số dư công nợ TK 331111 và thực hiện đối chiếu nợ với từng nhà xe trước khi lập đề nghị thanh toán.
Nghiệp vụ khảo sát Đối tác thực hiện Mã hóa đơn / Ký hiệu Ngày phát sinh Số tiền ghi nhận Nợ TK 131111 (VNĐ)
Nghiệp vụ 1 Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn HĐ 0008124 / EC/19E 30/09/2021 56.000.000
Nghiệp vụ 2 Công ty TNHH Tiếp vận Con đường xanh HĐ 0008178 / EC/19E 30/09/2021 45.375.000
Nghiệp vụ 3 Công ty TNHH Dịch vụ vận tải M.S HĐ 0008584 / EC/19E 31/10/2021 715.000.000
Nghiệp vụ 4 Doanh nghiệp tư nhân Cẩm Hạnh HĐ 0009180 / EC/19E 30/11/2021 2.100.000

Chương 4: Nhận xét và kiến nghị về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán phân chia chuyên trách cao, có nhân sự phụ trách riêng mảng chủ hàng, nhà xe và thu hồi nợ; ứng dụng phần mềm Fast quản lý số liệu; quy trình đối chiếu định kỳ ngày 25 và 30 hàng tháng giúp giảm thiểu tranh chấp công nợ.
  • Hạn chế tồn tại:
    • Vẫn phụ thuộc nhiều vào các bảng tính Excel trung gian (Accounting Payable, G/L, 2021_Tổng hợp công nợ chủ hàng), tiềm ẩn rủi ro sai sót khi nhập liệu thủ công.
    • Khâu kế toán công nợ phải trả phải thông qua bộ phận IT tải hóa đơn từ hệ thống nội bộ thay vì được tích hợp tự động sang phần mềm kế toán.
    • Công tác trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ chưa thực sự chặt chẽ theo tiêu chí tuổi nợ quá hạn.
    • Thiếu chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt để kích thích khách hàng thanh toán sớm.
  • Các giải pháp kiến nghị:
    • Hoàn thiện nguyên tắc và phương pháp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo hướng lập dự phòng chi tiết theo từng khoản nợ quá hạn từ 06 tháng trở lên; hạch toán đúng vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642).
    • Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán (hạch toán TK 635) dành cho khách hàng trả trước hạn để đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt.
    • Nâng cấp đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin giữa cổng tiếp nhận chứng từ (center.ecotruck.vn) với phần mềm kế toán Fast nhằm loại bỏ khâu can thiệp thủ công từ bộ phận IT.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính dựa trên số liệu văn bản

  1. Minh chứng hạch toán thực tế: Khóa luận đã hệ thống hóa và trích xuất nguyên bản hồ sơ hạch toán 4 nghiệp vụ kinh tế điển hình trong quý 3 và quý 4 năm 2021 trên phần mềm kế toán Fast và Sổ cái TK 131111. Tổng giá trị các nghiệp vụ khảo sát chi tiết dao động từ 2,1 triệu đồng (DNTN Cẩm Hạnh) đến 715 triệu đồng (Công ty Dịch vụ vận tải M.S).
  2. Quy trình xử lý đặc thù ngành logistics: Khóa luận mô tả chính xác quy trình hạch toán đối với các khoản chi hộ (nâng hạ bãi cont, cước tàu biển, vé đường bộ). Văn bản chỉ rõ căn cứ xử lý thuế GTGT: Khoản chi hộ có hóa đơn mang tên EcoTruck thì khi thu lại tiền phải phát hành hóa đơn GTGT và kê khai thuế; khoản chi hộ hóa đơn mang tên chủ hàng thì kế toán lập phiếu chi và khi thu lại tiền không phải phát hành hóa đơn GTGT và không tính vào doanh thu tính thuế TNDN.
  3. Cơ cấu tài khoản chi tiết: Ghi nhận cách thiết lập hệ thống tài khoản con của doanh nghiệp theo hình thức cấp 4 (TK 131111, TK 131191, TK 331111) kết hợp mã khách hàng dạng chuỗi ký tự (như OPL Logistics: ECT00013, Maruni: ECT00014).

Giải pháp và đóng góp của tác giả

  • Đóng góp về mặt mô tả thực tiễn: Khóa luận phản ánh chân thực mô hình tổ chức bộ máy kế toán công nợ chuyên biệt trong một doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ logistics (Logistics Tech Startup) - mô hình hiếm khi được mổ xẻ cụ thể trong các giáo trình kế toán truyền thống. Việc tách biệt ba khâu: Merchant Accountant (đối chiếu chủ hàng), Vendor Accountant (đối chiếu nhà xe) và Debt Collector (thu hồi nợ) là điểm sáng trong thực tiễn quản lý.
  • Hệ thống giải pháp đề xuất: Đưa ra khuyến nghị thiết thực về việc chuẩn hóa tỷ lệ trích lập dự phòng nợ khó đòi theo độ tuổi nợ, bổ sung cơ chế chiết khấu thanh toán để giảm thiểu chu kỳ thu tiền và đề xuất giải pháp liên kết tự động dữ liệu giữa hệ thống phần mềm nghiệp vụ với phần mềm Fast.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Do rào cản bảo mật thông tin doanh nghiệp và giới hạn thời gian thực tập trong bối cảnh giãn cách đại dịch Covid-19, số liệu khảo sát thực tế chuyên sâu chỉ tập trung trong 6 tháng cuối năm 2021 (từ 01/07/2021 đến 31/12/2021). Báo cáo tài chính tổng hợp chỉ tiếp cận được năm 2020.
  • Hạn chế về chiều sâu phân tích nợ khó đòi: Tác giả chưa tiếp cận được danh mục chi tiết các khoản nợ đã trích lập dự phòng cụ thể của từng khách hàng tồn đọng nợ trên 6 tháng mà chủ yếu dừng lại ở việc nêu nguyên tắc và phương pháp lý thuyết cần hoàn thiện.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Cần nghiên cứu mở rộng sang công tác kế toán quản trị công nợ, đánh giá hiệu quả dòng tiền và tối ưu hóa chi phí tài chính trong chuỗi cung ứng khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng thêm các Hub vận tải và nâng cao năng lực xe tải trên toàn quốc.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo chuyên môn hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Logistics: Cung cấp tài liệu thực tế về phương pháp theo dõi công nợ hai chiều đặc thù của nền tảng logistics kết nối chủ hàng - nhà xe.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vận tải và dịch vụ kho vận: Tham khảo cách thức phân định dòng tiền và phương pháp xuất hóa đơn đối với các khoản chi hộ nâng hạ bãi container, cước tàu, phí đường bộ.
  • Bộ phận quản trị doanh nghiệp: Cung cấp mô hình tổ chức phân nhiệm giữa nhân viên đối chiếu chủ hàng (Merchant Accountant), nhân viên đối chiếu nhà xe (Vendor Accountant) và nhân viên thu nợ (Debt Collector) kết hợp SLA kiểm soát công nợ.

Câu hỏi thường gặp

1. EcoTruck xử lý thuế GTGT và hóa đơn đối với các khoản chi hộ khách hàng (chi hộ nâng hạ, vé xe) như thế nào?

Theo quy trình thực tế tại công ty, các khoản chi hộ được theo dõi trên tài khoản phải thu để thu hồi lại từ chủ hàng mà không tính vào doanh thu chịu thuế TNDN. Về hóa đơn và thuế GTGT:

  • Nếu hóa đơn của khoản chi hộ lập dưới tên Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck: Khi thu lại tiền từ khách hàng, công ty phải lập hóa đơn GTGT, lập chứng từ thu tiền và kê khai, nộp thuế GTGT tương ứng.
  • Nếu hóa đơn lập trực tiếp dưới tên khách hàng: Khi EcoTruck thanh toán chi hộ chỉ lập phiếu chi; khi thu hồi tiền từ khách hàng, công ty không phải xuất hóa đơn GTGT.

2. Kế toán EcoTruck sử dụng hệ thống phần mềm và công cụ nào để quản lý công nợ?

Doanh nghiệp vận hành kết hợp:

  • Phần mềm Fast Accounting: Dùng để ghi sổ kế toán tổng hợp, in sổ cái và lập báo cáo tài chính.
  • Hệ thống web nội bộ (center.ecotruck.vn): Cổng tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử do các nhà xe xuất gửi về.
  • Bảng tính Microsoft Excel: Dùng làm cầu nối trung gian theo dõi chi tiết gồm file 2021_Tổng hợp công nợ chủ hàng (theo dõi hạn nợ chủ hàng), file G/L (phục vụ định khoản trước khi nhập vào Fast) và file Accounting Payable (tổng hợp hóa đơn nợ phải trả nhà xe do IT trích xuất).

3. Quy trình đối chiếu công nợ với chủ hàng tại công ty diễn ra vào những mốc thời gian nào trong tháng?

  • Ngày 25 hàng tháng: Kế toán thực hiện chốt toàn bộ công nợ phát sinh trong tháng; bộ phận thu hồi nợ gửi biên bản xác nhận công nợ qua email cho các khách hàng có số dư nợ để chờ xác nhận.
  • Ngày 30 hàng tháng: Hoàn tất quá trình đối chiếu, hai bên ký biên bản xác nhận công nợ (mỗi bên giữ một bản) và lập báo cáo số dư công nợ TK 131111.
  • Trước ngày đáo hạn 10 ngày: Kế toán chủ động gửi email hoặc gọi điện thoại trực tiếp để nhắc nhở khách hàng chuẩn bị chuyển khoản thanh toán.

4. Hệ thống tài khoản chi tiết theo dõi nợ phải thu khách hàng tại EcoTruck được phân bổ như thế nào?

Công ty thiết lập tài khoản chi tiết cấp 4 theo loại tiền tệ và thời hạn:

  • TK 131111: Phải thu ngắn hạn khách hàng bằng VND.
  • TK 131112: Phải thu ngắn hạn khách hàng bằng ngoại tệ USD.
  • TK 131191: Khách hàng trả tiền trước bằng VND.
  • TK 131192: Khách hàng trả tiền trước bằng ngoại tệ USD.
  • TK 131211: Phải thu khách hàng dài hạn bằng VND.
  • TK 131212: Phải thu khách hàng dài hạn bằng ngoại tệ USD. Mỗi khách hàng được gán một mã đối tượng duy nhất (ví dụ: Công ty Cổ phần OPL Logistics là ECT00013, Công ty Hóa chất Maruni là ECT00014).

5. Khâu kế toán công nợ phải trả người bán tại EcoTruck tồn tại điểm nghẽn kỹ thuật nào?

Quy trình kế toán các khoản phải trả (TK 331) chưa được tự động hóa hoàn toàn. Hóa đơn nhà xe gửi lên cổng tiếp nhận chứng từ trực tuyến không tự động kết nối sang phần mềm kế toán mà kế toán viên phải nhờ bộ phận IT trích xuất thủ công dữ liệu từ hệ thống nội bộ, sau đó lọc và lập bảng kê trên file Excel Accounting Payable rồi mới nhập liệu định kỳ vào phần mềm Fast.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thanh Thùy Dung đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck trong giai đoạn nửa cuối năm 2021. Công trình làm rõ phương pháp tổ chức bộ máy kế toán chuyên trách và quy trình hạch toán các nghiệp vụ đặc thù ngành logistics công nghệ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra các điểm nghẽn trong luân chuyển dữ liệu thủ công giữa hệ thống nội bộ với phần mềm Fast, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi về trích lập dự phòng, chính sách chiết khấu và tự động hóa xử lý chứng từ.