Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ cả trong nước và các tập đoàn đa quốc gia. Để nâng cao sức cạnh tranh và hiệu quả hoạt động, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trở thành một yêu cầu cấp thiết. Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn, với gần 30 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì và nguyên liệu nhựa, đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển và thay đổi quản lý, đặc biệt là sau khi được mua lại và bổ nhiệm ban lãnh đạo mới vào đầu năm 2019.

HTTTKT tại công ty hiện còn tồn tại nhiều hạn chế như trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán chưa đáp ứng yêu cầu, phần mềm kế toán bị quá tải, báo cáo kế toán chưa tự động hóa và chưa khai thác hiệu quả thông tin quản trị. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng HTTTKT tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn, xác định các hạn chế và nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán, phục vụ cho công tác quản lý và hoạch định chiến lược phát triển công ty.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động HTTTKT tại công ty trong giai đoạn sau khi thay đổi ban lãnh đạo năm 2019, với dữ liệu thu thập qua phỏng vấn trực tiếp và quan sát thực tế. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kế toán tại doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được định nghĩa là tập hợp các nguồn lực như con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và các quy trình nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định (Bodnar & Hopwood, 2004; Romney & Steinbart, 2012). HTTTKT không chỉ hỗ trợ công tác kế toán tài chính mà còn cung cấp thông tin quản trị, giúp nhà quản lý lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp.

Chất lượng HTTTKT được đánh giá dựa trên các yếu tố như tính chính xác, kịp thời, phù hợp và độ tin cậy của thông tin (Laudon & Laudon, 2012). Các thành phần cấu thành HTTTKT gồm phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu và hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Bình (2016) chỉ ra rằng chất lượng HTTTKT chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi hiệu quả của hệ thống KSNB và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT).

Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa được áp dụng nhằm tăng cường hiệu quả xử lý dữ liệu và cung cấp báo cáo kịp thời, hỗ trợ quản lý doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính, thu thập dữ liệu thông qua phỏng vấn trực tiếp các cá nhân có liên quan đến HTTTKT tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn, bao gồm trưởng phòng kế toán, kế toán viên và các bộ phận liên quan. Đồng thời, tác giả quan sát trực tiếp quá trình vận hành hệ thống kế toán và thu thập tài liệu nội bộ như báo cáo tài chính, quy trình kế toán và phân quyền sử dụng phần mềm.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 7 nhân sự phòng kế toán với trình độ đại học và cao đẳng, trong đó trưởng phòng và phó phòng có kinh nghiệm dày dặn. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm tổng hợp, phân tích nội dung phỏng vấn, so sánh với các tiêu chuẩn lý thuyết và thực tiễn ngành để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Thời gian nghiên cứu kéo dài khoảng 6 tháng, tập trung vào giai đoạn sau khi công ty thay đổi ban lãnh đạo năm 2019 nhằm phản ánh chính xác tình hình HTTTKT hiện tại.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Yếu tố con người: Đội ngũ nhân sự kế toán gồm 7 người, trong đó 4 người có trình độ đại học và 3 người cao đẳng. Trưởng phòng và phó phòng có kinh nghiệm làm việc lâu năm, nhưng phần lớn nhân viên còn trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế và kỹ năng ứng dụng CNTT. Khoảng 60% nhân viên chưa thành thạo sử dụng phần mềm kế toán NET4U, ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý công việc.

  2. Phần cứng và phần mềm: Công ty sử dụng phần mềm kế toán NET4U với hệ điều hành Windows XP Service Pack 3 và cơ sở dữ liệu MS SQL. Hệ thống máy chủ gồm 3 máy với cấu hình cao (RAM từ 128 GB đến 382 GB). Tuy nhiên, phần mềm thường xuyên bị quá tải vào cuối ngày làm việc, gây chậm trễ trong nhập liệu và xuất báo cáo. Khoảng 30% thời gian làm việc bị ảnh hưởng bởi sự cố phần mềm hoặc mất dữ liệu do hệ thống lưu trữ chưa tối ưu.

  3. Dữ liệu và báo cáo: Báo cáo tài chính được lập đầy đủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tuy nhiên các báo cáo quản trị còn hạn chế, chưa được tự động hóa và chủ yếu mang tính thống kê. Khoảng 40% báo cáo nội bộ vẫn được thực hiện thủ công bằng Excel, dẫn đến sai sót và thiếu kịp thời trong việc phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh.

  4. Ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB): Hệ thống KSNB tại công ty đã được thiết lập và dần hoàn thiện với các quy trình kiểm tra, phân quyền truy cập phần mềm và phê duyệt chứng từ. Tuy nhiên, việc kiểm soát an toàn thông tin còn hạn chế do chưa có chuyên viên quản trị mạng chuyên trách, dẫn đến rủi ro mất dữ liệu và vi phạm an ninh mạng.

Thảo luận kết quả

Các hạn chế về nhân sự chủ yếu do công ty đang trong giai đoạn mở rộng quy mô, nhân viên mới cần thời gian thích nghi và nâng cao kỹ năng. So với một số nghiên cứu trong nước, tình trạng thiếu nhân lực kế toán có kinh nghiệm và kỹ năng CNTT là phổ biến, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng HTTTKT.

Về phần mềm và phần cứng, mặc dù được đầu tư tương đối hiện đại, nhưng việc sử dụng phần mềm NET4U chưa tối ưu, gây quá tải và mất dữ liệu, tương tự như các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ khác. Việc chưa tự động hóa báo cáo quản trị làm giảm khả năng cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo, ảnh hưởng đến quyết định chiến lược.

Hệ thống KSNB có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng HTTTKT, tuy nhiên cần được củng cố hơn nữa về mặt an ninh mạng và kiểm soát quy trình. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ nhân viên thành thạo phần mềm, thời gian xử lý báo cáo và mức độ tự động hóa báo cáo có thể minh họa rõ nét hơn các vấn đề này.

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây về ảnh hưởng của nhân sự, công nghệ và kiểm soát nội bộ đến chất lượng HTTTKT, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện đồng bộ các yếu tố này để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao năng lực nhân sự kế toán: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán và kỹ năng sử dụng phần mềm NET4U cho toàn bộ nhân viên kế toán trong vòng 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện là phòng nhân sự phối hợp với phòng kế toán.

  2. Cải thiện hệ thống phần cứng và phần mềm: Đầu tư nâng cấp máy chủ và hệ thống lưu trữ dữ liệu để tránh tình trạng quá tải, đồng thời phối hợp với nhà cung cấp phần mềm NET4U để tối ưu hóa hiệu suất và cập nhật phiên bản mới trong vòng 12 tháng. Bộ phận CNTT chịu trách nhiệm triển khai.

  3. Tự động hóa báo cáo quản trị: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tự động trên nền tảng phần mềm kế toán hiện có, giảm thiểu việc sử dụng Excel thủ công, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo. Thời gian thực hiện dự kiến 9 tháng, do phòng kế toán và CNTT phối hợp thực hiện.

  4. Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ và an ninh mạng: Thiết lập bộ phận quản trị mạng chuyên trách, xây dựng quy trình kiểm soát an toàn thông tin, phân quyền truy cập chặt chẽ và thường xuyên kiểm tra, đánh giá hệ thống KSNB trong vòng 6 tháng. Ban giám đốc và phòng CNTT chịu trách nhiệm.

  5. Xây dựng đội ngũ kế toán quản trị chuyên biệt: Tuyển dụng hoặc đào tạo nhân sự chuyên trách lập báo cáo quản trị nhằm nâng cao chất lượng thông tin phục vụ quản lý chiến lược trong vòng 12 tháng. Phòng nhân sự và ban giám đốc phối hợp thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất: Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến HTTTKT, từ đó có định hướng đầu tư và cải tiến hệ thống thông tin kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Áp dụng các giải pháp nâng cao năng lực nhân sự, tối ưu hóa phần mềm và tự động hóa báo cáo nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị và CNTT: Tham khảo mô hình nghiên cứu và các đề xuất giải pháp để tư vấn, triển khai hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp trong ngành sản xuất nhựa và các lĩnh vực tương tự.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Học hỏi phương pháp nghiên cứu thực tiễn, cách phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT trong doanh nghiệp sản xuất, góp phần nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiên cứu.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTTKT là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp?
    HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý và ra quyết định. Nó giúp doanh nghiệp có thông tin chính xác, kịp thời để điều hành hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng HTTTKT?
    Chất lượng HTTTKT phụ thuộc vào con người (nhân sự), phần cứng, phần mềm, dữ liệu và hệ thống kiểm soát nội bộ. Mỗi yếu tố cần được hoàn thiện để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

  3. Làm thế nào để nâng cao năng lực nhân sự kế toán?
    Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo chuyên môn, kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán, đồng thời tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ và kinh nghiệm thực tế cho nhân viên.

  4. Phần mềm kế toán NET4U có ưu nhược điểm gì?
    NET4U được thiết kế riêng cho công ty, hỗ trợ ghi sổ và lập báo cáo tài chính đầy đủ. Tuy nhiên, phần mềm có thể bị quá tải khi xử lý lượng lớn dữ liệu, cần nâng cấp và tối ưu để đảm bảo ổn định.

  5. Hệ thống kiểm soát nội bộ ảnh hưởng thế nào đến HTTTKT?
    KSNB giúp ngăn ngừa, phát hiện sai sót và gian lận trong hệ thống kế toán, đảm bảo an toàn thông tin và tính chính xác của dữ liệu, từ đó nâng cao chất lượng HTTTKT và độ tin cậy của báo cáo.

Kết luận

  • HTTTKT tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn đã được tổ chức tương đối hoàn chỉnh nhưng còn nhiều hạn chế về nhân sự, phần mềm và báo cáo quản trị.
  • Yếu tố con người và hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao chất lượng HTTTKT.
  • Việc đầu tư nâng cấp phần cứng, tối ưu phần mềm và tự động hóa báo cáo là cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện HTTTKT trong vòng 6-12 tháng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững doanh nghiệp.
  • Khuyến khích ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan phối hợp triển khai các giải pháp, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng để nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành nhựa.

Hãy bắt đầu hành trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của bạn ngay hôm nay để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!