Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị doanh nghiệp, hợp đồng kinh doanh đóng vai trò nền tảng xác lập các quan hệ đối tác, quy định quyền lợi, nghĩa vụ, chi phí và nguồn lực triển khai. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý hợp đồng vẫn mang tính thủ công, chủ yếu phân tán trên sổ sách giấy tờ hoặc các tệp tin văn phòng riêng lẻ, gây khó khăn lớn khi quy mô và số lượng giao dịch gia tăng.

Tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT), lĩnh vực kinh doanh chính là phát triển các sản phẩm phần mềm kế toán và hệ thống quản lý tổng thể ERP-Life theo yêu cầu. Hoạt động bán phần mềm đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận: phòng Quan hệ khách hàng - Kinh doanh, phòng Nghiên cứu phát triển phần mềm, phòng Tư vấn - Triển khai - Bảo hành, cùng phòng Kế toán - Hành chính - Tổng hợp. Khảo sát thực tế cho thấy doanh nghiệp chưa vận hành một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng chuyên biệt, dẫn đến sự chậm trễ trong cập nhật dữ liệu, xử lý thông tin và kết xuất báo cáo cho ban giám đốc.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể trong văn bản gồm hai nhiệm vụ chính:

  1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin (HTTT) quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp.
  2. Nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản lý hợp đồng bán phần mềm tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh; từ đó ứng dụng phương pháp hướng đối tượng để phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán phù hợp, nâng cao hiệu quả quản trị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý hợp đồng tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh (Tầng 3, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Đánh giá dữ liệu thực trạng hoạt động giai đoạn 2014 – 2016 và tiến hành nghiên cứu thiết kế vào năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và công cụ áp dụng

Tác giả hệ thống hóa nền tảng lý luận dựa trên các giáo trình chuyên ngành Hệ thống thông tin tại Việt Nam:

  • Khái niệm cơ bản: Dữ liệu và thông tin trích xuất theo giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý (Nguyễn Văn Vỵ, 2007); Hệ thống, Hệ thống thông tin và cấu trúc 5 thành phần (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con người) trích xuất theo Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (Nguyễn Văn Ba, 2003).
  • Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Khung cấu trúc gồm 4 thành phần: phân hệ quản lý (sub-systems), dữ liệu (data), mô hình (models) và quy tắc quản lý (management rules).
  • Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng: Sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language) để trực quan hóa cấu trúc tĩnh và hành vi động của hệ thống (use case, lớp, trạng thái, tuần tự, hoạt động, thành phần, triển khai).
  • Công cụ hỗ trợ mô hình hóa và thiết kế: Phần mềm Rational Rose được lựa chọn để vẽ và quản lý các biểu đồ UML; ngôn ngữ Visual Basic được sử dụng để thiết kế giao diện biểu mẫu (forms); hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phục vụ lưu trữ.
  • Khung pháp lý hợp đồng kinh tế: Khái niệm, nguyên tắc giao kết và hiệu lực pháp lý của hợp đồng kinh tế theo quy định pháp luật Việt Nam (tham chiếu từ Thư viện Pháp luật).
Tiêu chí so sánh Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm thiết kế Tập trung vào công việc, hàm xử lý Đặt trọng tâm vào đối tượng và cấu trúc dữ liệu
Phân rã chương trình Chia thành các hàm/chương trình con nhỏ hơn Chia thành các đối tượng đóng gói dữ liệu và hàm
Cơ chế giao tiếp Truyền tham số trực tiếp giữa các hàm Trao đổi thông tin qua cơ chế truyền thông điệp
Bảo vệ dữ liệu Đóng gói chức năng, dữ liệu di chuyển tự do Đóng gói cả chức năng lẫn dữ liệu (che giấu thông tin)
Hướng tiếp cận Tiếp cận từ trên xuống (Top-down) Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up), hỗ trợ kế thừa

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Nghiên cứu áp dụng thế giới quan duy vật biện chứng để xem xét mối liên hệ tương tác giữa HTTT quản lý hợp đồng với các bộ phận chức năng nội bộ và môi trường bên ngoài. Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thực tế bao gồm:

  • Điều tra xã hội học: Thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm dạng bảng câu hỏi khảo sát ý kiến cán bộ, nhân viên trực tiếp tham gia quy trình hợp đồng.
  • Quy mô mẫu khảo sát: Khảo sát $n = 10$ nhân viên tại các phòng ban chuyên trách trong công ty.
  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Trao đổi trực tiếp với ban giám đốc, các trưởng phòng và nhân viên nghiệp vụ về nhu cầu quản lý, mức độ đầu tư và kỳ vọng đối với hệ thống mới.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi nhận thực tế thao tác lập, lưu trữ, luân chuyển văn bản và báo cáo tại doanh nghiệp.
  • Xử lý dữ liệu: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để xử lý, thống kê và tổng hợp dữ liệu sơ cấp từ phiếu điều tra.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Phần mở đầu xác lập tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh khối lượng giao dịch hợp đồng bán phần mềm ngày càng tăng. Tác giả tổng quan 3 công trình nghiên cứu khóa luận đi trước tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân:

  • Đề tài của Lê Bá Khánh Duy (Lớp 45B) tại Công ty CP Phần mềm Kế toán BRAVO: Đã phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm nhưng cơ sở dữ liệu chưa chặt chẽ, kết xuất báo cáo chưa mang tính quản trị cao.
  • Đề tài của Nguyễn Thị Thảo (Lớp 46A) tại Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam: Chỉ ra tính đặc thù ngành bảo hiểm nhưng quy trình xử lý và chức năng quản lý khách hàng chưa tối ưu.
  • Đề tài của Cao Thị Hồng Nhung (Lớp 47A) tại TRATECHCOM: Thiết kế cơ sở dữ liệu và luồng thông tin chặt chẽ nhưng chưa đi vào xây dựng phần mềm hoàn chỉnh.

Từ việc kế thừa các bài học trên, tác giả xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu cho đề tài tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh.

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT

Chương này tập trung trình bày các khái niệm nền tảng về dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin quản lý (MIS); quy trình 4 giai đoạn xử lý dữ liệu thành thông tin (nhập liệu, xử lý, lưu trữ, xuất thông tin, điều kiện phản hồi); đối chiếu ưu - nhược điểm giữa phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng. Tác giả giới thiệu chuẩn mô hình hóa UML, các loại biểu đồ kỹ thuật cùng bộ công cụ Rational Rose và Visual Basic. Đồng thời, chương 1 xác định các khái niệm pháp lý về hợp đồng kinh tế và 5 chức năng cốt lõi của một hệ thống quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp (lưu trữ CSDL đối chiếu, quản lý điều khoản thanh toán, quản lý khách hàng, theo dõi lương mềm dự án, liên kết đồng bộ dữ liệu).

Chương 2: Đánh giá, phân tích thực trạng quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh

Chương 2 mô tả lịch sử hình thành (thành lập tháng 03/2012 từ việc tách chi nhánh phía Nam của Công ty CP Phần mềm EFFECT theo Điều 151 Luật Doanh nghiệp), sơ đồ tổ chức, chức năng 5 phòng ban và tình hình kinh doanh của công ty.

Chỉ tiêu tài chính Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu thuần (VNĐ) 3.151.400.700 3.410.882.000 3.437.490.200

Tác giả mô hình hóa quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm qua sơ đồ luồng công việc giữa các phòng ban: Phòng Quan hệ khách hàng tiếp nhận yêu cầu $\rightarrow$ Lập kế hoạch $\rightarrow$ Ký kết $\rightarrow$ Phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm $\rightarrow$ Phòng Tư vấn, triển khai, bảo hành $\rightarrow$ Phòng Kế toán thu tiền và tính lương mềm $\rightarrow$ Ban Giám đốc phê duyệt, đánh giá.

Kết quả xử lý phiếu khảo sát ($n = 10$) cho thấy:

  • Phương thức cập nhật, lưu trữ dữ liệu: 80% nhân viên sử dụng Word/Excel; 20% lưu trữ bằng hồ sơ, văn bản giấy tờ; 0% sử dụng hình thức khác.
  • Khả năng đáp ứng báo cáo: 60% báo cáo đáp ứng yêu cầu nhanh chóng; 40% không đáp ứng/không phản hồi ngay được khi ban giám đốc cần số liệu đặc biệt do phải rà soát thủ công.
  • Mức độ cần thiết xây dựng HTTT mới: 90% nhân viên đánh giá "Rất cần thiết"; 10% đánh giá "Không cần thiết".

Những hạn chế chính được chỉ ra gồm: sai lệch số liệu do nhập tay, thiếu tính năng báo cáo đột xuất, tốn kém nhân lực cho việc thêm/sửa/xóa hồ sơ, nguy cơ mất mát giấy tờ, dữ liệu thiếu đồng bộ và việc luân chuyển thông tin nội bộ chủ yếu qua trao tay hoặc điện thoại.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh

Chương 3 tiến hành mô hình hóa toàn diện bài toán nghiệp vụ quản lý hợp đồng bán phần mềm bằng phương pháp hướng đối tượng:

  • Mô tả bài toán: Quy định rõ trách nhiệm luân chuyển dữ liệu từ khi khách hàng liên hệ, lập báo giá, ký hợp đồng, lập kế hoạch cài đặt, bảo hành đến thanh toán và kết xuất báo cáo.
  • Mô hình hóa Use Case: Xác định 4 nhóm tác nhân chính (Nhân viên kinh doanh/QHKH, Nhân viên kế toán, Giám đốc, Nhân viên phát triển/triển khai) cùng các ca sử dụng tương ứng (Quản lý khách hàng, Quản lý phần mềm, Quản lý hợp đồng, Quản lý thanh toán, Quản lý báo cáo, Xem báo cáo).
  • Mô hình hóa cấu trúc và hành vi: Xây dựng biểu đồ lớp thực thể, biểu đồ trạng thái (lớp Hợp đồng, lớp Hóa đơn), biểu đồ tuần tự (thêm/sửa/xóa khách hàng, tìm kiếm khách hàng, thêm hợp đồng, thanh toán) và biểu đồ hoạt động (quản lý thông tin hợp đồng, quản lý thanh toán).
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu: Chuẩn hóa 6 bảng dữ liệu quan hệ.
  • Thiết kế giao diện: Xây dựng 6 màn hình chức năng mẫu trên Visual Basic.
  • Thiết kế kiểm soát: Đề xuất giải pháp kiểm soát tính chính xác, tính an toàn và tính riêng tư của hệ thống.

Thiết kế và kiểm soát hệ thống

Mô hình hóa Use Case và Phân quyền tác nhân

Tác nhân (Actor) Ca sử dụng (Use Case) Mô tả chức năng
Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng Quản lý thông tin khách hàng
Quản lý thông tin phần mềm
Quản lý thông tin hợp đồng
Quản lý báo cáo		 Thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng.
Cập nhật danh mục, phiên bản, giá phần mềm.
Thêm, cập nhật trạng thái ký kết, hoãn, hủy hợp đồng.
Thống kê báo cáo hợp đồng và khách hàng gửi Ban lãnh đạo.
Nhân viên kế toán Quản lý thông tin thanh toán
Quản lý báo cáo		 Lập hóa đơn thanh toán, thêm mới, sửa, xóa phiếu thu/hóa đơn.
Báo cáo doanh thu bán phần mềm theo tháng, quý, năm.
Giám đốc Xem báo cáo hợp đồng
Xem báo cáo khách hàng
Xem báo cáo thanh toán		 Tra cứu, giám sát thông tin chi tiết về hợp đồng.
Xem danh sách, phân loại khách hàng.
Theo dõi tiến độ thu tiền, công nợ và doanh thu.
Nhân viên phát triển, triển khai phần mềm Quản lý báo cáo Báo cáo tiến độ cài đặt, nghiệm thu và dịch vụ bảo hành phần mềm.

Cấu trúc dữ liệu và Mối quan hệ thực thể

Biểu đồ lớp xác định 5 lớp thực thể chính với các mối quan hệ ràng buộc:

  • Nhân viên – Hợp đồng: Quan hệ $1 - n$ (Một nhân viên có thể lập nhiều hợp đồng; một hợp đồng do một nhân viên lập).
  • Phần mềm – Hợp đồng: Quan hệ $1 - n$ (Một phần mềm có thể thuộc nhiều hợp đồng; một hợp đồng chứa thông tin một gói phần mềm).
  • Nhân viên – Hóa đơn: Quan hệ $1 - n$ (Một nhân viên kế toán có thể lập nhiều hóa đơn; một hóa đơn gắn với một nhân viên).
  • Hóa đơn – Khách hàng: Quan hệ $n - 1$ (Một khách hàng có thể thanh toán nhiều hóa đơn; một hóa đơn thuộc về một khách hàng).
  • Hợp đồng – Khách hàng: Quan hệ $n - 1$ (Một khách hàng ký kết một hoặc nhiều hợp đồng; một hợp đồng thuộc về một khách hàng duy nhất).

Cơ sở dữ liệu vật lý được thiết kế chi tiết gồm 6 bảng dữ liệu:

  1. Bảng Nhân viên (NhanVien):

    • Ma nv (Char(5), Khóa chính - PK): Mã định danh nhân viên.
    • Ten nv (Nvarchar(30)): Họ tên nhân viên.
    • Gioi tinh (Char(5)): Giới tính.
    • Ngay sinh (Date): Ngày tháng năm sinh.
    • Chức vụ (Nvarchar(20)): Vị trí công tác.

  2. Bảng Khách hàng (KhachHang):

    • Ma kh (Char(5), Khóa chính - PK): Mã định danh khách hàng.
    • Ten kh (Nvarchar(30)): Tên khách hàng / tên tổ chức.
    • Dia chi (Nvarchar(50)): Địa chỉ khách hàng.
    • Sdt (Nvarchar(10)): Số điện thoại liên hệ.
    • Email (Nvarchar(20)): Hộp thư điện tử.

  3. Bảng Phần mềm (PhanMem):

    • Ma PM (Char(5), Khóa chính - PK): Mã định danh phần mềm.
    • Ten PM (Nvarchar(30)): Tên sản phẩm phần mềm kế toán.
    • Don gia (Int): Đơn giá sản phẩm.
    • Thoi gian bao hanh (Char(10)): Thời lượng bảo hành theo cam kết.

  4. Bảng Hợp đồng (HopDong):

    • Ma HD (Char(5), Khóa chính - PK): Số hiệu hợp đồng kinh tế.
    • Ten HD (Nvarchar(30)): Tên hợp đồng.
    • Ma PM (Char(5), Khóa ngoại - FK): Tham chiếu bảng Phần mềm.
    • Ma nv (Char(5), Khóa ngoại - FK): Tham chiếu nhân viên phụ trách.
    • Ma kh (Char(5), Khóa ngoại - FK): Tham chiếu khách hàng ký kết.

  5. Bảng Chi tiết hợp đồng (ChiTietHopDong):

    • Ma HD (Char(5), Khóa chính - PK): Tham chiếu số hiệu hợp đồng.
    • Ngay ki ket (Date): Thời điểm ký kết chính thức.
    • Giai đoạn cai dat (Datetime): Thời gian tiến hành cài đặt.
    • Noi dung cai dat (Nvarchar(100)): Nội dung kỹ thuật triển khai.
    • Giai doan bao hanh (Datetime): Thời hạn thực hiện bảo hành.
    • Noi dung bao hanh (Nvarchar(100)): Chi tiết các điều khoản hỗ trợ kỹ thuật.

  6. Bảng Hóa đơn / Thanh toán (HoaDon):

    • Ma HD [Mã hóa đơn] (Char(5), Khóa chính - PK): Số hiệu hóa đơn chứng từ.
    • Ngay lap (Datetime): Ngày phát hành hóa đơn.
    • Ma nv (Char(5), Khóa ngoại - FK): Nhân viên kế toán lập hóa đơn.
    • Ma kh (Char(5), Khóa ngoại - FK): Khách hàng thanh toán.
    • Ma HD [Mã hợp đồng] (Char(5), Khóa ngoại - FK): Hợp đồng tương ứng.
    • Thue (Int): Thuế suất giá trị gia tăng.
    • Tong tien (Int): Tổng giá trị thanh toán thực tế.

Thiết kế Giao diện và Kiểm soát hệ thống

  • Hệ thống giao diện mẫu (Visual Basic): Gồm 6 biểu mẫu: Form đăng nhập hệ thống, Form giao diện chính, Form quản lý thông tin khách hàng, Form quản lý thông tin phần mềm, Form quản lý thông tin hợp đồng, Form quản lý thanh toán.
  • Thiết kế kiểm soát hệ thống: Xác định 4 nhóm nguy cơ tiềm ẩn (sai sót từ khâu thu thập thông tin, lỗi kỹ thuật vận hành, xâm nhập trái phép nội bộ/bên ngoài, rủi ro thiên tai/môi trường như cháy nổ, bão lũ) và đề xuất các biện pháp đảm bảo:
    • Tính chính xác: Đảm bảo kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào, không xuất dữ liệu tính toán sai lệch.
    • Tính an toàn: Đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố kỹ thuật hoặc hành vi phá hoại.
    • Tính riêng tư: Phân quyền truy cập rõ ràng tương ứng với vai trò của từng nhóm người dùng (giám đốc, kế toán, kinh doanh, kỹ thuật).

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Khảo sát thực chứng và làm rõ bức tranh thực trạng tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh: xác nhận tỷ lệ 80% lưu trữ Excel/Word, 20% sổ sách giấy; tỷ lệ 40% báo cáo chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị; xác định sự đồng thuận cao (90%) của đội ngũ nhân sự về việc cần thiết phải tin học hóa hệ thống quản lý hợp đồng.
  • Xây dựng mô hình hóa quy trình nghiệp vụ rõ ràng, kết nối luân chuyển thông tin hợp đồng bán giữa 4 phòng ban chuyên môn và Ban Giám đốc.
  • Hoàn thiện bản thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp hướng đối tượng: bộ biểu đồ UML (Use Case, Class, State, Sequence, Activity), cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 6 bảng chuẩn hóa và 6 biểu mẫu giao diện người dùng.

Đề xuất và giải pháp của tác giả

  • Thành lập đội ngũ chuyên trách phân tích, thiết kế hệ thống từ chính nhân sự phòng kỹ thuật của công ty do nắm rõ cơ cấu tổ chức và quy trình nghiệp vụ nội bộ.
  • Tiến hành lập trình, hoàn thiện phần mềm quản lý hợp đồng dựa trên bản thiết kế, tổ chức đào tạo và chuyển giao cho cán bộ nhân viên sử dụng.
  • Duy trì kiến trúc hệ thống dạng module độc lập để dễ dàng bổ sung, nâng cấp tính năng mới theo đà mở rộng quy mô kinh doanh mà không phải tái cấu trúc toàn bộ hệ thống.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

Khóa luận đã khắc phục những điểm hạn chế từ các nghiên cứu đi trước được tác giả tổng quan:

  • So với đề tài tại Công ty BRAVO: Bổ sung phân tích gắn liền với chiến lược hoạt động kinh doanh, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu chặt chẽ hơn và định hướng các báo cáo mang tính quản trị.
  • So với đề tài tại Công ty Bảo hiểm Dầu khí: Xây dựng quy trình xử lý hợp đồng khép kín, phân định rõ ràng các chức năng quản lý khách hàng và phân hệ dịch vụ sau bán hàng (cài đặt, bảo hành).
  • So với đề tài tại TRATECHCOM: Không dừng lại ở thiết kế cơ sở dữ liệu tĩnh mà phát triển hoàn chỉnh các biểu đồ hành vi động và hệ thống biểu mẫu giao diện người dùng cụ thể.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu dừng lại ở mức độ phân tích, thiết kế hệ thống và xây dựng giao diện mẫu (prototype), chưa lập trình cài đặt toàn diện phần mềm thực thi và chưa tiến hành thử nghiệm, kiểm thử (testing) trực tiếp trên môi trường mạng của công ty; dung lượng mẫu khảo sát thực trạng còn khiêm tốn ($n = 10$).
  • Hướng phát triển: Phối hợp cùng đội ngũ kỹ thuật công ty hiện thực hóa bản thiết kế thành phần mềm hoàn chỉnh; bổ sung các phân hệ mở rộng như quản lý chi tiết lương mềm nhân viên theo tiến độ dự án, kết nối tích hợp dữ liệu đồng bộ với hệ thống ERP-Life của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên các chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Thương mại điện tử, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin; các nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) nghiên cứu quy trình bán hàng B2B đối với sản phẩm phần mềm.
  • Nội dung giá trị: Hồ sơ phân tích thiết kế hướng đối tượng đầy đủ theo chuẩn UML cho bài toán quản lý hợp đồng; cấu trúc thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ 6 bảng chuẩn hóa; hệ thống biểu mẫu giao diện và ma trận phân quyền người dùng.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và sản phẩm kinh doanh chính là gì?
Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT), địa chỉ tại số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội. Sản phẩm kinh doanh chính là phần mềm kế toán và hệ thống quản lý tổng thể ERP-Life theo yêu cầu doanh nghiệp.

2. Thực trạng quản lý hợp đồng tại công ty trước khi nghiên cứu có những số liệu cụ thể nào?
Khảo sát 10 cán bộ nhân viên cho thấy: 80% cập nhật và lưu trữ số liệu bằng Word/Excel, 20% quản lý bằng hồ sơ/văn bản giấy; 40% báo cáo không đáp ứng ngay được yêu cầu đột xuất của ban giám đốc; 90% nhân viên đánh giá việc xây dựng HTTT quản lý hợp đồng là rất cần thiết.

3. Tác giả sử dụng phương pháp và công cụ mô hình hóa nào trong đồ án?
Đề tài sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng với ngôn ngữ mô hình hóa UML. Công cụ phần mềm được chọn là Rational Rose để vẽ các biểu đồ (Use Case, Class, State, Sequence, Activity), ngôn ngữ Visual Basic để thiết kế giao diện biểu mẫu và Microsoft Excel để xử lý số liệu khảo sát.

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý hợp đồng gồm những bảng nào?
Hệ thống gồm 6 bảng dữ liệu quan hệ: Nhân viên (5 trường), Khách hàng (5 trường), Phần mềm (4 trường), Hợp đồng (5 trường), Chi tiết hợp đồng (6 trường), và Hóa đơn (7 trường).

5. Hệ thống xác định những nhóm tác nhân (actors) nào tương tác với phần mềm?
Hệ thống phân quyền cho 4 nhóm tác nhân chính: Nhân viên kinh doanh/quan hệ khách hàng, Nhân viên kế toán, Giám đốc, và Nhân viên phát triển/triển khai phần mềm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Lương (Trường Đại học Thương Mại) đã giải quyết trọn vẹn bài toán nghiệp vụ quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh. Thông qua phương pháp nghiên cứu thực chứng và cách tiếp cận hướng đối tượng bằng UML, tác giả đã đánh giá toàn diện thực trạng lưu trữ thủ công, từ đó xây dựng hồ sơ thiết kế chi tiết từ mô hình use case, biểu đồ tương tác, cấu trúc cơ sở dữ liệu 6 bảng đến hệ thống giao diện trực quan. Đề tài đóng vai trò là tài liệu thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh, tạo tiền đề trực tiếp cho việc lập trình, triển khai phần mềm quản lý hợp đồng đồng bộ trong tương lai của doanh nghiệp.