Tổng quan nghiên cứu

Việc đổi mới và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập là một nhiệm vụ cấp bách và lâu dài tại Việt Nam. Theo báo cáo của ngành y tế, các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công tại nhiều bệnh viện đã gây thất thoát lớn ngân sách nhà nước, điển hình là các sai phạm được phát hiện tại Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận trong cuộc thanh tra năm 2018. Mục tiêu của luận văn là hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện này nhằm ngăn chặn sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tài chính. Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng hệ thống KSNB trong giai đoạn 2016-2018, đề xuất các giải pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động của bệnh viện, đồng thời xây dựng kế hoạch triển khai các giải pháp đó. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc giảm thiểu rủi ro sai sót, thất thoát tài sản công, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và hiệu quả hoạt động của bệnh viện trong bối cảnh tự chủ tài chính. Các số liệu cụ thể từ kết quả thanh tra cho thấy có nhiều sai phạm như phê duyệt hồ sơ mời thầu không phù hợp, đánh giá hồ sơ dự thầu và thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu chưa chặt chẽ, gây thất thoát tài chính lên đến hàng trăm triệu đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực của Tổ chức quốc tế các cơ quan Kiểm toán Tối cao (INTOSAI), bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các khái niệm chính được sử dụng gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Tính chính trực, đạo đức nghề nghiệp và văn hóa kiểm soát trong tổ chức.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu tổ chức.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ.
  • Giám sát: Hoạt động đánh giá liên tục hoặc định kỳ tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ngoài ra, nghiên cứu còn tham khảo các văn bản pháp luật quan trọng như Luật Đấu thầu 2013, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, Nghị định 63/2014/NĐ-CP, Nghị định 151/2017/NĐ-CP và Thông tư 58/2016/TT-BTC để làm cơ sở pháp lý cho việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính chủ yếu thông qua phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm với các đối tượng liên quan tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận, gồm ban giám đốc, trưởng phòng Vật tư - thiết bị y tế, phòng Tài chính kế toán, các khoa có nhu cầu mua sắm. Cỡ mẫu phỏng vấn gồm 15 người đại diện cho các bộ phận chủ chốt trong quy trình mua sắm tài sản công. Dữ liệu được thu thập trong khoảng thời gian từ năm 2018 đến đầu năm 2019. Phương pháp phân tích dữ liệu dựa trên tổng hợp, phân tích nội dung và so sánh với các quy định pháp luật hiện hành. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng công cụ thống kê mô tả để tổng hợp các số liệu liên quan đến quy trình mua sắm và các sai phạm được phát hiện qua thanh tra. Timeline nghiên cứu kéo dài trong 12 tháng, từ khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân đến đề xuất giải pháp và xây dựng kế hoạch triển khai.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa được chú trọng: Bệnh viện chưa có quy định cụ thể về việc nghiêm cấm nhận quà tặng từ nhà cung cấp, thiếu các biện pháp xử lý kỷ luật rõ ràng. Việc phân công nhiệm vụ trong quy trình mua sắm còn chung chung, chưa chi tiết, dẫn đến lúng túng và sai sót trong thực hiện.
  2. Đánh giá rủi ro chưa được thực hiện hiệu quả: Bệnh viện chưa xây dựng cơ chế nhận diện và đánh giá rủi ro liên quan đến thay đổi chính sách, tiến bộ kỹ thuật và biến động nhân sự. Không có biện pháp quản trị rủi ro cụ thể cho từng loại tài sản.
  3. Hoạt động kiểm soát còn nhiều hạn chế: Quy trình mua sắm tài sản công được xây dựng từ năm 2015 nhưng chưa được cập nhật đầy đủ theo các văn bản pháp luật mới. Việc lựa chọn nhà cung cấp và phê duyệt hồ sơ đấu thầu chưa chặt chẽ, dẫn đến sai phạm như lựa chọn nhà thầu với giá cao hơn giá phê duyệt, không tổ chức đấu thầu đúng quy định.
  4. Thông tin và truyền thông chưa kịp thời, minh bạch: Thông tin về tài sản không được truyền đạt đầy đủ giữa các bộ phận, thiếu kênh phản ánh sai phạm hiệu quả như đường dây nóng hay email riêng biệt.
  5. Giám sát và kiểm tra độc lập chưa được thực hiện nghiêm túc: Bệnh viện không có Ban kiểm soát nội bộ chuyên trách, các hoạt động giám sát chủ yếu do ban giám đốc thực hiện một cách gián tiếp và không thường xuyên. Báo cáo kiểm soát nội bộ về tuân thủ quy trình mua sắm chưa được thực hiện.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do sự thiếu đồng bộ trong phối hợp giữa các phòng ban, thiếu quy định chi tiết và cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật mới. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, kết quả này tương đồng với nhận định rằng môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro là nền tảng quan trọng quyết định tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc thiếu các biện pháp giám sát độc lập và minh bạch thông tin làm tăng nguy cơ sai phạm và thất thoát tài sản công. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ sai phạm trước và sau thanh tra có thể minh họa rõ sự cần thiết của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy việc đào tạo và luân chuyển nhân sự trong bộ phận mua sắm còn hạn chế, ảnh hưởng đến tính khách quan và hiệu quả kiểm soát. Nghiên cứu khẳng định rằng việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp ngăn chặn sai phạm mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính và chất lượng dịch vụ y tế tại bệnh viện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và ban hành quy định cụ thể về đạo đức nghề nghiệp và xử lý vi phạm: Thiết lập các quy định nghiêm cấm nhận quà tặng, hối lộ từ nhà cung cấp, đồng thời xây dựng cơ chế xử lý kỷ luật rõ ràng cho từng hành vi vi phạm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc bệnh viện, thời gian: 6 tháng.
  2. Thiết lập hệ thống đánh giá và quản lý rủi ro bài bản: Xây dựng quy trình nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến mua sắm tài sản công, bao gồm cả rủi ro về chính sách, kỹ thuật và nhân sự. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính kế toán phối hợp Phòng Vật tư - thiết bị y tế, thời gian: 9 tháng.
  3. Cập nhật và hoàn thiện quy trình mua sắm tài sản công theo các văn bản pháp luật mới nhất: Rà soát, sửa đổi quy trình mua sắm để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về đấu thầu, phê duyệt và thanh toán. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng pháp chế, thời gian: 6 tháng.
  4. Tăng cường công tác giám sát và kiểm tra độc lập: Thành lập Ban kiểm soát nội bộ chuyên trách, thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất quy trình mua sắm, báo cáo kết quả cho ban giám đốc. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc, thời gian: 12 tháng.
  5. Nâng cao truyền thông nội bộ và thiết lập kênh phản ánh sai phạm hiệu quả: Xây dựng hệ thống thông tin minh bạch, kênh phản ánh qua email, đường dây nóng riêng biệt cho các sai phạm liên quan đến mua sắm tài sản công. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính quản trị, thời gian: 6 tháng.
  6. Đào tạo và luân chuyển nhân sự trong bộ phận mua sắm: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quy trình mua sắm và kiểm soát nội bộ, đồng thời thực hiện luân chuyển nhân sự để tránh rủi ro thông đồng, nâng cao năng lực và tính khách quan. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng nhân sự, thời gian: 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám đốc các bệnh viện công lập: Giúp nhận diện các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó xây dựng các chính sách và quy trình phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và ngăn ngừa sai phạm.
  2. Phòng Tài chính kế toán và Phòng Vật tư - thiết bị y tế: Là những bộ phận trực tiếp thực hiện quy trình mua sắm tài sản công, luận văn cung cấp các giải pháp cụ thể để hoàn thiện hoạt động kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và sai sót.
  3. Cơ quan quản lý nhà nước về y tế và tài chính: Tham khảo để xây dựng các hướng dẫn, quy định pháp luật sát thực tế, hỗ trợ các đơn vị sự nghiệp y tế công lập trong việc triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị y tế: Cung cấp cơ sở lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực mua sắm tài sản công, làm tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng trong mua sắm tài sản công?
Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, bao gồm ngăn ngừa sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong mua sắm tài sản công, hệ thống này giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản.

2. Những sai phạm phổ biến trong quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện là gì?
Các sai phạm thường gặp gồm: không tổ chức đấu thầu đúng quy định, phê duyệt hồ sơ mời thầu không phù hợp, đánh giá hồ sơ dự thầu và thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu chưa chặt chẽ, lựa chọn nhà thầu với giá cao hơn giá phê duyệt, không lưu trữ chứng từ đầy đủ.

3. Làm thế nào để đánh giá rủi ro trong quy trình mua sắm tài sản công?
Đánh giá rủi ro bao gồm nhận diện các yếu tố có thể gây ảnh hưởng tiêu cực (chính sách, kỹ thuật, nhân sự), phân tích khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát phù hợp.

4. Vai trò của giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Giám sát giúp đánh giá liên tục hoặc định kỳ tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, phát hiện kịp thời các sai phạm và điều chỉnh quy trình để nâng cao hiệu quả quản lý.

5. Tại sao cần luân chuyển nhân sự trong bộ phận mua sắm tài sản công?
Luân chuyển nhân sự giúp tránh tình trạng thông đồng, giảm thiểu rủi ro gian lận, đồng thời nâng cao năng lực và sự hiểu biết đa chiều về quy trình, góp phần tăng tính khách quan và hiệu quả kiểm soát.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận hiện còn nhiều tồn tại, đặc biệt ở môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát.
  • Sai phạm trong quy trình mua sắm đã gây thất thoát tài chính đáng kể, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và uy tín bệnh viện.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm xây dựng quy định đạo đức, đánh giá rủi ro, cập nhật quy trình, tăng cường giám sát và đào tạo nhân sự.
  • Kế hoạch triển khai các giải pháp được xây dựng chi tiết với timeline từ 6 đến 12 tháng, phân công rõ ràng chủ thể thực hiện.
  • Luận văn là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bệnh viện công lập và cơ quan quản lý trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và ngăn chặn sai phạm trong mua sắm tài sản công.

Để tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, các đơn vị nên áp dụng các giải pháp đề xuất và thường xuyên đánh giá, điều chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với thực tiễn hoạt động. Hành động ngay hôm nay sẽ giúp bảo vệ tài sản công và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế cho cộng đồng.