Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị doanh nghiệp, nhân lực là yếu tố cốt lõi quyết định năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của tổ chức. Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, việc tiếp cận, thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao trong bối cảnh nền kinh tế thị trường mở cửa đặt ra nhiều thách thức lớn. Sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các tập đoàn lớn có chế độ đãi ngộ vượt trội thường dẫn đến sự biến động và xáo trộn nhân sự liên tục tại các đơn vị quy mô nhỏ.

Công ty Cổ phần Trường Việt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh trang thiết bị nội thất. Trong giai đoạn mở rộng quy mô hoạt động và gia tăng các hợp đồng dự án, Công ty đối mặt với tình trạng biến động lao động tương đối mạnh, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Thu Hà đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Trường Việt" thuộc Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (hoàn thành tháng 8/2018 dưới sự hướng dẫn của Th.S Phạm Hương Thảo).

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định qua các nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở thực tiễn và các nhân tố kinh tế - kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Trường Việt.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty trong giai đoạn 2014 - 2017, chỉ rõ các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình, phương pháp và kế hoạch tuyển dụng nhân sự gắn với định hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn tiếp theo.
  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Trường Việt.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về không gian: Công ty Cổ phần Trường Việt (địa chỉ: Căn hộ 1016, tòa nhà B15, Khu đô thị Định Công, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, Hà Nội).
    • Về thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm áp dụng

Đề tài dựa trên các nguyên lý căn bản của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp, tập trung vào cấu trúc của công tác tuyển dụng nhân sự bao gồm các giai đoạn:

  • Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng: Dự báo nhu cầu nhân lực, phân tích công việc, xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn chức danh.
  • Tuyển mộ nhân sự: Thu hút ứng viên từ nguồn nội bộ (thuyên chuyển, đề bạt qua thông báo nội bộ, giới thiệu của cán bộ công nhân viên) và nguồn bên ngoài (quảng cáo báo chí, website tuyển dụng, thông báo tại trụ sở, giới thiệu từ nhân viên).
  • Tuyển chọn nhân sự: Sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ loại, phỏng vấn chuyên môn bởi người quản lý trực tiếp, kiểm tra thử việc và ra quyết định tuyển dụng chính thức.
  • Hội nhập nhân viên: Hướng dẫn, bố trí điều kiện làm việc và đào tạo hòa nhập môi trường tổ chức.

Cơ sở pháp lý

Nghiên cứu vận dụng khung pháp lý về tuyển dụng và sử dụng lao động theo quy định của Nhà nước, trọng tâm là:

  • Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 được Quốc hội Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII thông qua ngày 18/6/2012, điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của bên sử dụng lao động và người lao động trong việc ký kết hợp đồng, thời gian thử việc và điều kiện làm việc.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa số liệu từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo nhân sự do Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Tổ chức Nhân sự cung cấp trong giai đoạn 2014 - 2017.
  • Phương pháp thống kê, so sánh và phân tích cơ cấu: Sử dụng bảng biểu thống kê để so sánh chênh lệch tuyệt đối và tương đối về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cơ cấu lao động (theo giới tính, trình độ chuyên môn, độ tuổi), biến động nhân sự, kết quả sàng lọc hồ sơ và tỷ lệ tiếp nhận thử việc.
  • Phương pháp quan sát và mô tả thực tế: Quan sát trực tiếp quy trình tiếp nhận hồ sơ, tổ chức phỏng vấn và sử dụng biểu mẫu tuyển dụng tại đơn vị thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Trường Việt

Chương 1 giới thiệu khái quát quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị khảo sát:

  • Lịch sử hình thành và ngành nghề kinh doanh: Công ty Cổ phần Trường Việt (TRUONG VIET., JSC, Giám đốc: Ông Nguyễn Hữu Đức, Mã số thuế: 0103025265) được thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0103010923 ngày 17/02/2006 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp. Vốn điều lệ của Công ty là 10 tỷ đồng. Doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp tổng thể về nội thất văn phòng, gia đình, hội trường; sản xuất tủ hồ sơ di động, vách ngăn văn phòng và làm đại lý cấp 1 cho các thương hiệu như Hòa Phát, Fami. Năm 2014, Công ty thành lập thêm xưởng sản xuất đồ gỗ Veneer và đẩy mạnh phân phối hàng nhập khẩu.
  • Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2014 - 2017:
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tăng trưởng Doanh thu (%) - +40,33% +60,47% +45,79%
Tăng trưởng Giá vốn hàng bán (%) - +40,23% +61,06% +53,30%
Tăng trưởng Chi phí QLDN (%) - +59,61% +55,39% +18,25%
Tăng trưởng Chi phí Tài chính (%) - -7,90% +93,74% +12,26%
Tăng trưởng Lợi nhuận trước thuế (%) - +65,85% +6,20% +29,14%
Tăng trưởng Thuế TNDN (%) - +39,45% +52,08% +9,75%
  • Cơ cấu tổ chức: Mô hình quản lý gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc và các phòng chức năng: Phòng Kinh doanh nội thất (Bộ phận phân phối dự án và Bộ phận phân phối đại lý), Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Thiết kế - Kỹ thuật, Phòng Tổ chức Nhân sự, Phòng Vật tư - Điều độ.
  • Các yếu tố kinh tế - kỹ thuật tác động đến tuyển dụng:
    • Thị trường lao động và cạnh tranh ngành: Cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp nội thất lớn và doanh nghiệp có vốn FDI.
    • Đặc điểm sản phẩm và nghề nghiệp: Lao động gián tiếp (kế toán, hành chính) và bán hàng dễ thu hút hồ sơ hơn lao động vận chuyển, thi công công trình.
    • Quy mô và tài chính: Quy mô doanh nghiệp nhỏ (142 lao động năm 2017), ngân sách tuyển dụng còn hạn chế.
    • Quan điểm lãnh đạo: Đặt tiêu chí tuyển dụng nhân sự hội tụ đủ 3 yếu tố: "Tâm - Chí - Tài".

Chương 2: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Trường Việt

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng nguồn lực lao động và toàn bộ các bước trong quy trình tuyển dụng tại đơn vị giai đoạn 2014 - 2017.

  • Cơ cấu và biến động lao động:

    • Quy mô nhân sự tăng trưởng liên tục từ 91 người (2014) lên 112 người (2015), 125 người (2016) và 142 người (2017).
    • Tỷ trọng lao động phổ thông luôn chiếm phần lớn (68,6% năm 2014; 64,71% năm 2015; 60,8% năm 2016; 56,34% năm 2017).
    • Lao động có trình độ đại học tăng từ 10 người (10,6% năm 2014) lên 20 người (14,08% năm 2017); trình độ trên đại học xuất hiện từ năm 2016 (2 người) và đạt 3 người năm 2017 (2,11%).
    • Tỷ lệ lao động nam chiếm ưu thế tuyệt đối (dao động từ 79,2% đến 89,6%) do đặc thù thi công và sản xuất đồ gỗ.
    • Lao động biến động lớn: Năm 2014 có 15 người nghỉ/chuyển việc (tuyển thêm 15 người); năm 2015 có 21 người nghỉ/chuyển việc (tuyển thêm 21 người); năm 2016 có 13 người nghỉ/chuyển việc (tuyển 13 người); năm 2017 có 17 người nghỉ/chuyển việc (tuyển 17 người).

  • Nguồn và phương pháp tuyển dụng:

    • Nguồn tuyển dụng bên ngoài chiếm tỷ trọng chủ đạo qua các năm: 73,3% (2014), 76,2% (2015), 69,2% (2016), 76,5% (2017).
    • Nguồn tuyển dụng nội bộ chiếm từ 23,5% đến 30,8%, chủ yếu áp dụng cho các vị trí văn phòng khi có người nghỉ việc hoặc thai sản.

  • Chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng thực tế:

    1. Lập kế hoạch và xác định nhu cầu: Sử dụng "Phiếu đề nghị tuyển nhân sự" do các phòng ban lập gửi Phòng Tổ chức Nhân sự trình Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch hoàn thành 100% chỉ tiêu số lượng qua các năm (2014 tuyển 15/15; 2015 tuyển 21/21; 2016 tuyển 13/13; 2017 tuyển 17/17).
    2. Đăng thông báo tuyển dụng: Dán bảng thông báo tại trụ sở, đăng trên website tuyển dụng. Chi phí đăng tin Internet và treo biển tăng dần qua các năm (năm 2014 là 122.477 nghìn đồng tiền Internet và 48.462 nghìn đồng tiền biển thông báo).
    3. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ:
      • Năm 2014: Nhận 96 hồ sơ, loại 54, trúng tuyển sơ loại 19, còn lại 23.
      • Năm 2015: Nhận 105 hồ sơ, loại 56, trúng tuyển sơ loại 25, còn lại 24.
      • Năm 2016: Nhận 86 hồ sơ, loại 50, trúng tuyển sơ loại 15, còn lại 21.
      • Năm 2017: Nhận 125 hồ sơ, loại 70, trúng tuyển sơ loại 26, còn lại 29.
    4. Phỏng vấn: Gồm 2 vòng: Vòng sơ loại (phỏng vấn không có hướng dẫn kết hợp phỏng vấn theo mục tiêu do Giám đốc trực tiếp thực hiện) và Vòng chuyên môn (do Trưởng bộ phận/Kế toán trưởng trực tiếp kiểm tra nghiệp vụ và xử lý tình huống).
    5. Thử việc và tiếp nhận chính thức: Thời gian thử việc 1 tháng đối với công nhân sản xuất và 2 tháng đối với nhân viên văn phòng. Số lượng tiếp nhận chính thức qua các năm: 15/19 người thử việc (2014), 21/25 người (2015), 13/15 người (2016), 17/26 người (2017).
    6. Hòa nhập công việc: Phân công người hướng dẫn trực tiếp đối với lao động kỹ thuật, tổ chức học lý thuyết và thực tế đối với quản lý, đào tạo tay nghề tại xưởng đối với lao động phổ thông.

  • Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân:

    • Ưu điểm: Quy trình phỏng vấn chặt chẽ có sự kết hợp của lãnh đạo chuyên môn; kế hoạch đáp ứng đủ số lượng lao động; việc hòa nhập môi trường làm việc được quan tâm.
    • Hạn chế: Công tác tuyển dụng còn mang tính sự vụ, phát sinh đột xuất; thông báo tuyển dụng thiếu mô tả chi tiết và mức đãi ngộ rõ ràng; còn tình trạng ưu tiên nam giới gây định kiến; phỏng vấn mang tính chủ quan; chưa áp dụng các bài kiểm tra trắc nghiệm chuẩn hóa; chưa có cơ chế đánh giá hiệu quả sau tuyển dụng.
    • Nguyên nhân: Hệ thống bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh đã cũ, chưa được bổ sung kịp thời; nguồn ứng viên bên ngoài chủ yếu qua giới thiệu người quen nên chất lượng chưa đồng đều; cán bộ làm công tác tuyển dụng chưa được đào tạo chuyên sâu.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Trường Việt

Dựa trên các phân tích thực trạng và định hướng chiến lược của Công ty (mở rộng thị phần 3 miền, đẩy mạnh quảng bá thương hiệu, nâng cao tỷ trọng hàng sản xuất và nhập khẩu), chương 3 đưa ra hệ thống giải pháp:

  • Thành lập Hội đồng tuyển dụng chuyên trách: Thay vì giao toàn bộ cho Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty cần thành lập Hội đồng tuyển dụng gồm đại diện Ban giám đốc, chuyên viên nhân sự và lãnh đạo bộ phận chuyên môn nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và khách quan.
  • Chuẩn hóa công tác định danh và phân tích công việc:
    • Xây dựng hệ thống Bản mô tả công việc (Job Description) và Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) cập nhật cho từng vị trí chức danh.
    • Bổ sung chi tiết các thông tin về quyền hạn, trách nhiệm, tiêu chuẩn học vấn, kỹ năng cá nhân, chế độ đãi ngộ và lộ trình thăng tiến vào thông báo tuyển dụng.
  • Đổi mới và chủ động trong lập kế hoạch tuyển dụng:
    • Quy định các phòng ban gửi bản dự báo kế hoạch tuyển dụng trước 15 ngày khi bắt đầu quý mới hoặc năm mới để chấm dứt tình trạng tuyển dụng thụ động, chắp vá.
    • Xây dựng ngân sách tuyển dụng cụ thể gắn liền với mục tiêu kinh doanh hàng năm.
  • Cải tiến quy trình kiểm tra, đánh giá ứng viên:
    • Đưa vào áp dụng các bài thi viết chuyên môn, bài trắc nghiệm tâm lý/tư duy và bài thi mô phỏng tình huống thực tế nhằm giảm thiểu tính cảm tính của người phỏng vấn.
    • Thiết lập biểu mẫu đánh giá ứng viên theo thang điểm chuẩn hóa cho từng vòng tuyển chọn.

Kết quả và đóng góp

Bảng tổng hợp các chỉ số tuyển dụng then chốt (2014 - 2017)

Năm Tổng số LĐ (người) LĐ Phổ thông (%) Nhu cầu tuyển (người) Tuyển thực tế (người) Hồ sơ nộp (hồ sơ) Tỷ lệ tuyển từ bên ngoài (%) Tỷ lệ tiếp nhận sau thử việc (%)
2014 91 68,60% 15 15 96 73,30% 78,95% (15/19)
2015 112 64,71% 21 21 105 76,20% 84,00% (21/25)
2016 125 60,80% 13 13 86 69,20% 86,67% (13/15)
2017 142 56,34% 17 17 125 76,50% 65,38% (17/26)

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Khái quát bức tranh biến động nhân sự và thực trạng công tác tuyển dụng tại một doanh nghiệp thương mại - sản xuất ngành nội thất quy mô vừa và nhỏ.
  • Nhận diện những lỗ hổng trong quy trình tuyển dụng thực tế như: thiếu bản mô tả công việc cập nhật, đánh giá phỏng vấn cảm tính, chi phí thông báo tăng nhưng chất lượng nguồn tuyển bên ngoài chưa cao.
  • Cung cấp khung giải pháp từ khâu tổ chức (thành lập Hội đồng tuyển dụng) đến kỹ thuật nghiệp vụ (biểu mẫu tiêu chuẩn công việc, lập kế hoạch định kỳ trước 15 ngày, bổ sung bài trắc nghiệm).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu và khảo sát giới hạn trong nội bộ một doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành nội thất (Công ty Cổ phần Trường Việt), chưa có số liệu so sánh đối sánh với các doanh nghiệp cùng ngành trên địa bàn Hà Nội.
    • Nghiên cứu chủ yếu dựa trên phương pháp thống kê mô tả và tổng kết kinh nghiệm thực tế, chưa triển khai các mô hình định lượng đánh giá mức độ hài lòng hoặc tương quan giữa phương pháp tuyển dụng với hiệu suất làm việc của nhân viên mới.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu mở rộng việc đánh giá hiệu quả nhân sự sau tuyển dụng (hiệu suất thực hiện công việc - KPI, tỷ lệ gắn kết và giữ chân nhân sự sau 1-3 năm làm việc).
    • Xây dựng quy chế tuyển dụng tích hợp công nghệ số hóa trong quản lý hồ sơ ứng viên (ATS) đối với các doanh nghiệp thương mại - sản xuất vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tế phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân lực: Tham khảo cấu trúc chuyên đề thực tập tốt nghiệp, phương pháp phân tích số liệu biến động nhân sự, xây dựng bảng biểu thống kê tuyển dụng và cách thức phân tích quy trình tuyển chọn thực tế tại doanh nghiệp.
  • Bộ phận Nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Tham khảo mẫu biểu phiếu đề nghị tuyển dụng nhân sự, bảng câu hỏi phỏng vấn theo vị trí chuyên môn và các đề xuất hoàn thiện bản mô tả công việc.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu lao động theo trình độ tại Công ty Cổ phần Trường Việt có sự thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2014 - 2017?

Tỷ trọng lao động phổ thông có xu hướng giảm dần nhưng vẫn chiếm tỷ lệ áp đảo: từ 68,6% (62 người năm 2014) giảm xuống 64,71% (72 người năm 2015), 60,8% (76 người năm 2016) và còn 56,34% (80 người năm 2017). Trong khi đó, lao động có trình độ đại học tăng từ 10 người (10,6% năm 2014) lên 20 người (14,08% năm 2017), và xuất hiện lao động trên đại học từ năm 2016 (2 người) lên 3 người năm 2017 (2,11%).

2. Nguồn tuyển dụng nào chiếm tỷ trọng lớn nhất tại Công ty Cổ phần Trường Việt?

Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài luôn chiếm tỷ trọng chi phối trong suốt giai đoạn 2014 - 2017, cụ thể: chiếm 73,3% năm 2014 (11/15 người), 76,2% năm 2015 (16/21 người), 69,2% năm 2016 (9/13 người) và 76,5% năm 2017 (13/17 người). Nguồn nội bộ chỉ chiếm tỷ lệ từ 23,5% đến 30,8%.

3. Thời gian thử việc tại Công ty được quy định cụ thể cho các vị trí công việc như thế nào?

Theo quy định nội bộ của Công ty, thời gian thử việc được phân chia theo tính chất công việc: đối với nhân viên làm việc tại các xưởng sản xuất, thời gian thử việc là 1 tháng; đối với nhân viên khối văn phòng (như kế toán viên), thời gian thử việc là 2 tháng.

4. Những hạn chế lớn nhất trong khâu thông báo tuyển dụng và phỏng vấn tại Công ty là gì?

Về thông báo tuyển dụng, Công ty chưa cập nhật hệ thống bản mô tả công việc cho các chức danh mới, nội dung thông báo chưa nêu rõ ràng mức lương và các chế độ đãi ngộ, đồng thời còn ghi nhận ưu tiên nam giới. Về phỏng vấn, quá trình tuyển chọn mang tính chủ quan do Giám đốc và Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự tự quyết định, chưa áp dụng các bài thi viết hay trắc nghiệm chuẩn hóa để đánh giá năng lực ứng viên.

5. Tác giả đề xuất giải pháp gì về mặt thời gian lập kế hoạch tuyển dụng để khắc phục tính thụ động?

Tác giả đề xuất quy định các phòng ban, bộ phận trong toàn Công ty phải thực hiện dự báo và gửi bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết về cho Hội đồng tuyển dụng trước 15 ngày khi bắt đầu quý mới hoặc năm mới nhằm giúp doanh nghiệp chủ động liên hệ nguồn cung ứng lao động và chuẩn bị quy trình tuyển chọn chu đáo.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Trường Việt trong giai đoạn 2014 - 2017. Nghiên cứu đã làm rõ sự biến động nhân sự, phân tích ưu nhược điểm của các nguồn tuyển mộ và quy trình tuyển chọn tại một doanh nghiệp nội thất quy mô nhỏ. Hệ thống giải pháp đề xuất bao gồm việc thành lập Hội đồng tuyển dụng, chuẩn hóa bản mô tả công việc, lập kế hoạch định kỳ trước 15 ngày và đa dạng hóa công cụ đánh giá mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu ổn định và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.