Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, hiệu quả hoạt động của các tổ chức và doanh nghiệp chịu sự chi phối trực tiếp từ bốn yếu tố cốt lõi: thị trường, nguồn vốn, khoa học - kỹ thuật và nguồn lực con người. Trong đó, nhân lực là nhân tố trung tâm quyết định đến sự tồn tại và phát triển bền vững của đơn vị. Để xây dựng đội ngũ lao động đáp ứng yêu cầu công việc, công tác tuyển dụng nhân lực giữ vai trò mở đầu và mang tính quyết định.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Trung tâm Phụ nữ và phát triển" do sinh viên Trần Văn Tướng thực hiện (chuyên ngành Quản trị nhân lực, Khoa Quản lý Lao động, Trường Đại học Lao động – Xã hội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Thu Hà, năm 2012) được triển khai xuất phát từ thực tiễn hoạt động của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển (Centre for Women and Development – CWD).
Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác tuyển dụng nhân lực (bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn) trong các tổ chức, đơn vị sự nghiệp.
- Phân tích, đánh giá thực trạng nguồn nhân lực và quy trình tổ chức tuyển dụng nhân lực tại Trung tâm Phụ nữ và Phát triển giai đoạn 2009 – 2011.
- Chỉ ra các kết quả đạt được, những mặt tồn tại và nguyên nhân trong công tác tuyển dụng tại đơn vị.
- Đề xuất hệ thống giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực phù hợp với đặc thù hoạt động của Trung tâm trong giai đoạn tiếp theo.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị nhân lực với trọng tâm là quy trình tuyển dụng nhân lực (tuyển mộ và tuyển chọn).
- Phạm vi không gian: Trung tâm Phụ nữ và Phát triển (trụ sở tại số 20 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội) – đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, vận hành tổ hợp dịch vụ và khách sạn CWD Hotel tương đương tiêu chuẩn 3 sao (98 phòng nghỉ).
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và số liệu thực trạng được thu thập và phân tích trong giai đoạn 3 năm (2009 – 2011).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng
Tác giả sử dụng hệ thống lý luận quản trị nhân lực dựa trên tài liệu đào tạo chuyên ngành của Trường Đại học Lao động – Xã hội:
- Giáo trình Quản trị nhân lực (TS. Lê Thanh Hà chủ biên): Xác định nhân lực là nguồn lực trong mỗi con người, bao gồm thể lực, trí lực, nguồn lực hiện hữu và tiềm năng.
- Giáo trình Nguồn nhân lực (Trường Đại học Lao động – Xã hội): Định nghĩa nguồn nhân lực của tổ chức là toàn bộ cán bộ, công nhân viên đặt trong mối quan hệ phối kết hợp và bổ trợ lẫn nhau.
- Khái niệm Tuyển dụng nhân lực: Là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của tổ chức, bao gồm hai giai đoạn kế tiếp nhau:
- Tuyển mộ nhân lực: Quá trình thu hút người lao động có trình độ và kỹ năng phù hợp tham gia ứng tuyển.
- Tuyển chọn nhân lực: Quá trình đánh giá, lựa chọn ứng viên tối ưu cho các vị trí việc làm còn trống.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn không can thiệp (nghiên cứu trường hợp - case study) thông qua các kỹ thuật:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các văn bản nội bộ, báo cáo tổng kết của Phòng Hành chính – Tổ chức, quy chế trả lương và định biên nhân sự của Trung tâm.
- Phương pháp thống kê mô tả và so sánh: Phân tích biến động quy mô lao động, cơ cấu nhân lực (theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn, tính chất lao động, thâm niên), số lượng hồ sơ ứng tuyển, tỉ lệ sàng lọc và các khoản chi phí tuyển dụng qua 3 năm (2009 – 2011).
- Phương pháp quan sát và phân tích quy trình: Khảo sát trực tiếp việc thực thi các bước tuyển mộ, kiểm tra chuyên môn, thi tay nghề, phỏng vấn và thử việc tại các phòng ban.
Nội dung chính theo từng chương
Phần 1: Khái quát chung về Trung tâm Phụ nữ và Phát triển & Tổ chức công tác quản trị nhân lực ở Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Nội dung phần này mô tả quá trình hình thành từ ngày 01/07/2002, nâng cấp cơ sở vật chất và khai trương CWD Hotel từ ngày 01/07/2007. Trung tâm vận hành theo cơ cấu trực tuyến - chức năng với mô hình đơn vị sự nghiệp có thu, thực hiện chức năng phục vụ nhiệm vụ chính trị - xã hội của Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam kết hợp kinh doanh tận thu (khách sạn, nhà hàng, tiệc cưới, cho thuê hội trường, thể thao - chăm sóc sức khỏe).
Về nguồn nhân lực, quy mô lao động tăng từ 106 người (năm 2009) lên 125 người (năm 2010) và đạt 126 người (năm 2011).
| Chỉ tiêu phân loại |
Năm 2009 (SL / %) |
Năm 2010 (SL / %) |
Năm 2011 (SL / %) |
| Tổng số lao động |
106 (100%) |
125 (100%) |
126 (100%) |
| Theo giới tính: |
|
|
|
| - Nữ |
63 (59,43%) |
69 (55,20%) |
70 (55,56%) |
| - Nam |
43 (40,57%) |
56 (44,80%) |
56 (44,44%) |
| Theo độ tuổi (năm 2011): |
|
|
|
| - Từ 20 – 30 tuổi |
- |
- |
65 (51,59%) |
| - Từ 30 – 50 tuổi |
- |
- |
56 (44,44%) |
| - Trên 50 tuổi |
- |
- |
5 (3,97%) |
| Theo trình độ chuyên môn (năm 2011): |
|
|
|
| - Trên Đại học |
2 (1,89%) |
- |
4 (3,17%) |
| - Đại học |
60 (56,60%) |
- |
67 (53,17%) |
| - Cao đẳng |
20 (18,87%) |
- |
26 (20,63%) |
| - Trung cấp, chứng chỉ nghề |
19 (17,92%) |
- |
23 (18,25%) |
| - Lao động phổ thông |
5 (4,72%) |
- |
6 (4,76%) |
| Theo tính chất lao động (năm 2011): |
|
|
|
| - Lao động trực tiếp |
71 (66,85%) |
- |
88 (69,85%) |
| - Lao động gián tiếp |
35 (33,15%) |
- |
38 (30,15%) |
Phòng Hành chính – Tổ chức đảm nhiệm chức năng quản trị nhân lực với 4 cán bộ chuyên trách: 1 Trưởng phòng (ĐH Quản trị văn phòng, 6 năm kinh nghiệm), 1 Phó phòng (ĐH Quản trị kinh doanh, 4 năm kinh nghiệm), 1 Nhân viên nhân sự trực tiếp làm công tác tuyển dụng (ĐH Quản trị nhân lực, 5 năm kinh nghiệm) và 1 Nhân viên hành chính (ĐH Hành chính, 3 năm kinh nghiệm).
Chương I: Cơ sở lý luận về hoàn thiện tuyển dụng nhân lực
Chương I tổng thuật hệ thống lý thuyết về:
- Khái niệm, vai trò của tuyển dụng đối với tổ chức (tiết kiệm chi phí sa thải, tạo động lực làm việc), đối với người lao động (bố trí đúng năng lực) và đối với xã hội (giải quyết việc làm).
- Các nhân tố ảnh hưởng bên trong tổ chức (uy tín, phong cách lãnh đạo, mối quan hệ lao động, chính sách thù lao, ngân sách tuyển dụng) và bên ngoài tổ chức (quan hệ cung - cầu lao động, áp lực cạnh tranh nhân tài, chu kỳ kinh tế, hệ thống đào tạo).
- Quy trình chuẩn của tuyển mộ (lập kế hoạch, xác định nguồn bên trong/bên ngoài, phương pháp thực hiện) và quy trình tuyển chọn (tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn, khám sức khỏe, phỏng vấn lãnh đạo, kiểm tra thông tin, thử việc và ra quyết định).
- Hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng: số lượng ứng viên thu hút, tỉ lệ sàng lọc, thời gian và chi phí tuyển dụng trên mỗi đầu người.
Chương II: Đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Chương này đi sâu phân tích thực tế thực hiện tuyển dụng tại đơn vị giai đoạn 2009 – 2011:
- Quy trình tuyển chọn thực tế tại đơn vị gồm 5 bước:
- Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ;
- Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài thi lý thuyết cho khối văn phòng) hoặc kiểm tra tay nghề (cho khối lao động trực tiếp như bếp, buồng, bàn);
- Phỏng vấn của lãnh đạo (Hội đồng tuyển dụng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách, Trưởng phòng HC-TC, Trưởng bộ phận chuyên môn);
- Khám sức khỏe;
- Thử việc 2 tháng (linh hoạt rút ngắn còn 1 – 1,5 tháng đối với nhân sự xuất sắc hoặc cộng tác viên thời vụ) và ra quyết định tuyển dụng.
| Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả tuyển dụng |
Năm 2009 |
Năm 2010 |
Năm 2011 |
| Số lượng hồ sơ ứng tuyển (hồ sơ) |
86 |
98 |
150 |
| Số lượng được tuyển dụng (người) |
15 |
19 |
28 |
| Tỉ lệ tuyển chọn / Tỉ lệ sàng lọc (%) |
17,44% |
19,39% |
18,67% |
| Kinh phí tuyển mộ (VNĐ) |
8.000.000 |
12.500.000 |
15.000.000 |
| Kinh phí tuyển mộ bình quân / người (VNĐ) |
572.000 |
642.000 |
554.000 |
| Chi phí tuyển chọn (VNĐ) |
- |
20.600.000 |
30.900.000 |
| Chi phí tuyển chọn bình quân / người (VNĐ) |
- |
980.952 |
1.103.571 |
- Mặt đạt được: Quy trình rõ ràng; số lượng hồ sơ tiếp nhận tăng dần qua các năm; thời gian tuyển dụng được tổ chức khoa học (ví dụ quy trình tuyển nhân viên kế toán gói gọn trong 20 ngày từ khi nhận hồ sơ đến ký hợp đồng thử việc); phỏng vấn hội đồng đánh giá được tính phù hợp văn hóa.
- Mặt tồn tại:
- Quy trình tuyển chọn bị khuyết khâu phỏng vấn sơ bộ.
- Nguồn tuyển mộ bên ngoài bị thu hẹp do tồn tại "nguồn ưu tiên" (ứng viên do cán bộ cơ quan Trung ương Hội hoặc cán bộ Trung tâm giới thiệu theo luật bất thành văn), làm giảm tính công bằng và giới hạn ứng viên chất lượng từ thị trường tự do.
- Trung tâm áp dụng thu lệ phí thi tuyển 130.000 đồng/người đối với ứng viên kế toán sau vòng sơ loại (điển hình đợt tuyển tháng 9/2011 có 58 hồ sơ, duyệt 41 ứng viên đủ điều kiện thi nhưng chỉ có 12 người tham dự do không đồng ý đóng phí, gây lãng phí công tác chuẩn bị).
- Bản mô tả công việc chưa được cập nhật (xây dựng từ năm 2008), thiếu tiêu chuẩn chức danh cho các vị trí mới phát sinh.
- Đề thi chuyên môn khối văn phòng nặng về lý thuyết thuần túy, chưa có ngân hàng đề thi chuẩn, tạo lợi thế cho sinh viên mới tốt nghiệp nhưng loại bỏ ứng viên có kinh nghiệm thực tế.
- Bộ phận nhân sự mỏng (chỉ 1 nhân viên phụ trách toàn bộ từ tuyển dụng chính thức, quản lý bảo hiểm đến thuê nhân công part-time cho nhà hàng).
Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Tác giả đề xuất 2 nhóm giải pháp chính:
- Nhóm giải pháp về tuyển mộ:
- Thay đổi thứ tự ưu tiên các nguồn tuyển: xem nguồn giới thiệu nội bộ là kênh tham khảo, mở rộng tìm kiếm từ thị trường lao động bên ngoài.
- Đa dạng hóa kênh quảng cáo: xây dựng chuyên mục tuyển dụng trực tiếp trên website của Trung tâm; mở rộng đăng tin trên báo chí, băng rôn, ngày hội việc làm và liên kết với các công ty dịch vụ việc làm/săn đầu người.
- Minh bạch và chi tiết hóa thông tin thông báo tuyển dụng về mức lương, thưởng, chế độ đãi ngộ thay vì ghi chung chung.
- Nhóm giải pháp về tuyển chọn:
- Bổ sung bước phỏng vấn sơ bộ vào quy trình để sàng lọc ban đầu, giảm tải cho Hội đồng tuyển dụng.
- Nâng cao chất lượng bài thi đầu vào: xây dựng hệ thống ngân hàng đề thi có tính thực tiễn và tình huống nghiệp vụ cao.
- Hoàn thiện và cập nhật hệ thống bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chức danh làm căn cứ đánh giá.
- Bãi bỏ quy định thu lệ phí 130.000 đồng đối với ứng viên thi tuyển kế toán.
- Tăng cường nhân sự chuyên trách cho mảng tuyển dụng tại Phòng Hành chính – Tổ chức.
- Lập kế hoạch ngân sách và gia tăng chi phí tuyển dụng hợp lý; xây dựng tiêu chí đánh giá định lượng sau mỗi đợt tuyển dụng.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa số liệu thực trạng: Văn bản đã phản ánh đầy đủ bức tranh nhân sự của CWD qua 3 năm (2009 – 2011), chứng minh sự dịch chuyển cơ cấu lao động trực tiếp (tăng lên 69,85%) phù hợp với định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh khách sạn - nhà hàng của một đơn vị sự nghiệp có thu.
- Phát hiện những bất cập đặc thù: Đề tài chỉ ra các rào cản mang tính thực tế tại cơ quan như sự can thiệp của "nguồn ưu tiên", tình trạng thu lệ phí ứng tuyển kế toán (130.000 VNĐ) làm hao hụt nguồn ứng viên, và việc thiếu ngân hàng đề thi thực hành.
- Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Các giải pháp đưa ra gắn liền với thực trạng bộ máy của Trung tâm, có khả năng áp dụng trực tiếp để chuẩn hóa quy trình 5 bước thành quy trình hoàn chỉnh có phỏng vấn sơ bộ và ngân hàng đề thi.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Nghiên cứu chỉ giới hạn trong dữ liệu thứ cấp từ năm 2009 đến năm 2011 tại một đơn vị sự nghiệp có thu đặc thù thuộc Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Hạn chế về phương pháp phân tích: Báo cáo chủ yếu sử dụng thống kê mô tả và quan sát thực tế, chưa triển khai các cuộc khảo sát điều tra xã hội học bằng bảng hỏi đối với người lao động mới tuyển dụng hoặc đo lường chỉ số giữ chân nhân sự dài hạn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc xây dựng khung năng lực cho từng vị trí việc làm trong khối khách sạn - nhà hàng và đánh giá mối liên hệ giữa chất lượng tuyển dụng đầu vào với hiệu quả thực hiện công việc (KPIs) của nhân viên sau thời gian thử việc.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo phục vụ cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản lý lao động, Kinh tế lao động tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp / khóa luận theo mô hình cơ bản (Lý luận – Thực trạng – Giải pháp).
- Cán bộ quản lý nhân sự tại các đơn vị sự nghiệp có thu hoặc các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ đang vận hành mô hình kinh doanh dịch vụ - nhà hàng - khách sạn, phục vụ việc rà soát quy trình tuyển mộ, loại bỏ các chi phí bất hợp lý và chuẩn hóa các vòng tuyển chọn chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự thực hiện công tác quản trị nhân lực tại Trung tâm Phụ nữ và Phát triển năm 2011 gồm những ai?
Phòng Hành chính – Tổ chức có 4 cán bộ chuyên trách gồm: Trưởng phòng (Đậu Thanh Tùng, ĐH Quản trị văn phòng), Phó phòng (Trần Thị Lai, ĐH Quản trị kinh doanh), Nhân viên nhân sự trực tiếp làm tuyển dụng (Ngô Thị Kim Chi, ĐH Quản trị nhân lực) và Nhân viên hành chính (Nguyễn Hồng Minh, ĐH Hành chính).
2. Thực trạng thu lệ phí thi tuyển kế toán tại Trung tâm diễn ra như thế nào và gây ra hệ quả gì?
Ứng viên qua vòng sơ loại vị trí kế toán phải nộp lệ phí 130.000 đồng/người. Trong đợt tuyển tháng 9/2011, trong số 41 ứng viên đủ điều kiện thi từ 58 hồ sơ nộp, chỉ có 12 người chấp nhận nộp phí để dự thi. Điều này khiến số lượng thí sinh thực tế sụt giảm mạnh, gây lãng phí công tác chuẩn bị phòng thi và in ấn đề thi.
3. Thành phần Hội đồng tuyển dụng tham gia phỏng vấn ứng viên tại Trung tâm gồm những ai?
Hội đồng phỏng vấn của lãnh đạo tối thiểu có 3 người và thông thường gồm: Giám đốc Trung tâm, 1 Phó Giám đốc phụ trách bộ phận liên quan, Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức và Trưởng phòng/tổ có nhu cầu tuyển dụng.
4. Tỉ lệ tuyển chọn và chi phí tuyển chọn bình quân của Trung tâm trong năm 2010 và 2011 là bao nhiêu?
Năm 2010, tỉ lệ tuyển chọn đạt 19,39% (tuyển 19 người từ 98 hồ sơ), chi phí tuyển chọn bình quân là 980.952 đồng/người (tổng chi 20.600.000 đồng cho 21 người được tuyển). Năm 2011, tỉ lệ tuyển chọn là 18,67% (tuyển 28 người từ 150 hồ sơ), chi phí tuyển chọn bình quân tăng lên 1.103.571 đồng/người (tổng chi 30.900.000 đồng cho 28 người).
Kết luận
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Trần Văn Tướng đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Trung tâm Phụ nữ và Phát triển trong giai đoạn chuyển mình phát triển mô hình đơn vị sự nghiệp có thu (2009 – 2011). Công trình đã chỉ rõ những ưu điểm trong việc bố trí quy trình tuyển dụng nhanh gọn cũng như các hạn chế về lệ phí thi tuyển, sự chi phối của nguồn quan hệ và sự thiếu hụt ngân hàng đề thi chuyên môn. Hệ thống giải pháp được đề xuất trong báo cáo cung cấp các luận cứ thực tiễn giúp đơn vị hoàn thiện công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự theo hướng chuyên nghiệp hóa.
