chương 1 Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư và Phát triển Bất động sản Hạnh Phúc có quy trình kinh doanh dịch vụ hợp lý. Bộ máy quản lý và bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phân chia nhiệm vụ từng bộ phận hợp lý. Hình thức kế toán máy và tổ chức sổ kế toán là Nhật kí chung, hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo thông tư số 200/2014/TT-BTC, hệ thống tài khoản cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty trên cơ sở TK cấp 1. Việc tìm hiểu những thông tin cơ bản trên giúp em hiểu rõ, nắm bắt thông tin, tình hình hoạt động của công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong việc nghiên cứu cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong chương 2.
15 do an CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN 2. Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc Nhà nước và tiền đang chuyển. Với tính lưu động cao nhất, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm trong Công ty hay để thanh toán các khoản chi phí phát sinh.
Nguồn vốn chính là tiền đề để xây dựng nên một công ty. Nguồn vốn đầu tiên nhắc đến đó là vốn bằng tiền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm trong Công ty. Vậy vốn bằng tiền cũng giống như mạch máu lưu thông để Công ty thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày.
Đặc điểm hoạt động kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền Do số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh của nhiều tài khoản khác. Tiền còn là tài sản rất “nhạy cảm” nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài khoản khác. Vì thế những sai phạm trong các nghiệp vụ liên quan đến tiền có nhiều khả năng xảy ra và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền Thu tiền trực tiếp Đối với việc thu tiền trực tiếp thì yêu cầu kiểm soát nội bộ cần đáp ứng những yêu cầu sau: • Cần tách biệt chức năng bán hàng và thu tiền; • Đánh số thứ tự liên tục trước trên phiếu thu tiền, • Sử dụng máy tính tiền, giao phiếu tính tiền cho khách hàng; 16 do an • Đối chiếu tổng tiền thu của hàng bán theo sổ sách với tiền của nhân viên nộp trong ngày; • Lập báo cáo bán hàng hàng ngày.
Thu nợ của khách hàng Đối với việc thu nợ của khách hàng thì yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với thu tiền cần đáp ứng những yêu cầu sau: • Khách hàng đến nộp tiền: phiếu thu, biên lai; • Đến công ty khách hàng thu tiền: giấy giới thiệu, đối chiếu công nợ; • Thu qua bưu điện: phân công nhiệm vụ cho nhân viên, lập hóa đơn - theo dõi công nợ - đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết – liệt kê séc nhận được – nộp séc vào ngân hàng – thu tiền. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền Yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với chi tiền cần đáp ứng những yêu cầu sau: Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán; Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn; Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi; Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng. KẾ TOÁN TIỀN MẶT 2. Khái niệm Tiền mặt là số tiền được lưu trữ tại két của doanh nghiệp hay là số tiền mà thủ quỹ đang nắm giữ.
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Mọi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt tại quỹ và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ của Doanh nghiệp đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm. Quy trình thu/chi bằng tiền mặt Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền, kế toán sẽ lập các phiếu thu/chi. Phiếu thu/ chi do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần).
Sau khi ghi 17 do an đầy đủ nội dung trên phiếu, kế toán sẽ chuyển phiếu thu/ chi cho kế toán trưởng kí duyệt, đồng thời chuyển cho ban giám đốc Công ty duyệt đối với phiếu chi. Kế toán sẽ chuyển phiếu thu/chi đã có đầy đủ chữ kí cho thủ quỹ để làm căn cứ nhập/xuất quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền (hoặc người nhận tiền), liên còn lại sẽ được lưu ở nơi lập phiếu. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ chuyển sổ quỹ cho kế toán để tiến hành kiểm tra.
Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu/ chi tiền mặt, vàng, bạc,…tại quỹ và số dư tiền mặt tại quỹ hàng ngày. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận kí quỹ, kí cược phải được theo dõi riêng một sổ. Hằng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra số tồn tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch.
Chứng từ và sổ sách sử dụng Để theo dõi tình hình thu/chi tiền trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng các chứng từ và sổ sách sau: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Giấy hoàn ứng Biên lai thu tiền Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Bảng kiểm kê qũy (nếu là đồng Việt Nam) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc,…) Bảng kê chi tiền Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tiền mặt 18 do an 2. Tài khoản sử dụng Để ghi nhận tình hình biến động tăng/ giảm tiền mặt trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” để phản ánh. Kết cấu TK 111 Theo khoản 2 điều 12 TT200/2014/TT-BTC kêt cấu và nội dung phản ánh của TK 111-Tiền mặt: “Bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ Sổ tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo” “Bên Có: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ Sổ tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo”.
Theo khoản 2 điều 12 TT200/2014/TT-BTC TK 111 “Tiền mặt” có 3 TK cấp 2 “TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu/ chi tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt”. “TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu/chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam”. “TK 1113-Vàng, tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp”. Nguyên tắc hạch toán 19 do an Theo khoản 1 điều 12 TT200/2014/TT-BTC nguyên tắc kế toán đối với TK 111 như sau: “Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu/ chi tồn quỹ tại quỹ của Doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt doanh nghiệp thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. “Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân kí cược, kí quỹ tại doanh nghiêp được hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp”. “Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có PT/PC và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm”. “Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu/chi, xuất nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm”. “Thủ qũy chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ qũy phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch”. “Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122 - Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền” “Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa 20 do an để bán. Việc quản lý và sử dụng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành”.