CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và nội dung cơ bản về hoạt động phân phối hàng hóa 1.1 Khái niệm logistics Có rất nhiều khái niệm về logistics được xây dựng trên từng góc độ mà mục đích nghiên cứu khác nhau. Cho đến nay, vẫn chưa có một khái niệm thống nhất về logistics.
Tuy nhiên, có thể thấy logistics được hiểu theo cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau: Theo nghĩa rộng, logistics được hiểu là quá trình tác động từ giai đoạn tiền sản xuất cho tới khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo đó, logistics được khái niệm như sau: - Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát một cách có hiệu quả về mặt chi phí dòng lưu chuyển và phần dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cùng những thông tin liên quan từ điểm khởi đầu của quá trình sản xuất đến điểm tiêu thụ cuối cùng nhằm mục đích thỏa mãn được các yêu cầu của khách hàng. Đây là khái niệm phổ biến và được nhiều người đồng tình hiện nay.5] - Logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng.5] Theo các quan niệm này, thì logistics gắn liền cả quá trình nhập nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, sản xuất ra hàng hóa và đưa vào kênh lưu thông, phân phối đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Ở đây có sự phân định rõ ràng giữa các nhà cung cấp dịch vụ đơn lẻ như dịch vụ vận tải, giao nhận, khai thuê hải quan, phân phối, dịch vụ hỗ trợ sản xuất, tư vấn quản lý.
với một nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, người sẽ đảm nhận toàn bộ các khâu trong quá trình hình thành và đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo nghĩa hẹp, logistics được hiểu như là các hoạt động dịch vụ gắn liền với quá trình phân phối, lưu thông hàng hóa và logistics là hoạt động thương mại gắn liền với các dịch vụ cụ thể.2 Khái niệm phân phối Có nhiều khái niệm về phân phối được đưa ra, như là: - Theo khoản 4 điều 3 Nghị định 09/2018/NĐ-CP: “Phân phối là các hoạt động bán buôn, bán lẻ, đại lý bán hàng hóa và nhượng quyền thương mại.” Thư viện ĐH Thăng Long 4 - Phân phối là tiến trình đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng thông qua các thành viên trung gian.5] - Phân phối là cách thức mà doanh nghiệp thực hiện nhằm đưa sản phẩm tới khách hàng mục tiêu của mình bao gồm những hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch lưu chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ. Những hoạt động này được thực hiện qua một tác nhân là kênh phân phối.3] - Phân phối bao gồm các hoạt động chuyển dịch sản phẩm trực tiếp hoặc qua các vị trí chuyển tải từ các điểm cung ứng tới các điểm nhu cầu trong mạng lưới chuỗi cung ứng.3] Như vậy, phân phối có thể hiểu là tập hợp các hoạt động cung cấp, di chuyển và lưu trữ hàng hóa/ sản phẩm từ nhà sản xuất đến nhà phân phối hoặc khách hàng trong chuỗi cung ứng. Phân phối liên quan đến các chức năng đa dạng như dịch vụ khách hàng, vận chuyển, kho bãi, kiểm soát hàng tồn kho, đóng gói, tiếp nhận, xử lý vật liệu, lập kế hoạch vị trí cửa hàng và tích hợp thông tin.
Mục tiêu của phân phối là đạt được hiệu quả cuối cùng trong việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa đến đúng địa điểm và thời gian trong điều kiện thích hợp. Hoạt động phân phối là một phần quan trọng trong chu kỳ kinh doanh. Hoạt động phân phối đề cập đến quá trình giám sát sự di chuyển của hàng hóa từ nhà sản xuất đến điểm bán hàng hoặc người mua. Đây là một thuật ngữ bao quát đề cập đến nhiều hoạt động và quy trình như đóng gói, hàng tồn kho, kho bãi, chuỗi cung ứng và hậu cần.3 Mối quan hệ giữ logistics và quá trình phân phối Quá trình phân phối là khái niệm phản ánh sự di chuyển hàng hóa của một tổ chức (người sản xuất, kinh doanh hay bất kỳ một người nào khác có hàng hóa); nó bao gồm sự vận chuyển hàng hóa bằng các loại phương tiện khác nhau, từ địa điểm này sang địa điểm khác, từ nước nọ sang nước kia, trong đó có sự phối hợp giữa các hoạt động và các chức năng khác nhau, nhằm đảm bảo chu chuyển hàng hóa liên tục từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Như vậy quá trình phân phối và hoạt động logistics có quan hệ mật thiết với nhau, nếu thiếu một kế hoạch khoa học và sự quản lý chặt chẽ sát sao thì toàn bộ quá trình chu chuyển hàng hóa, dịch vụ phức tạp sẽ không thể thực hiện nhịp nhàng, liên tục. Chính vì vậy, người ta đã ví toàn bộ quá trình phân phối là một băng tải hàng hóa chuyển động không ngừng dưới sự tổ chức và giám sát của hoạt động logistics. Logistics là một công 5 nghệ quản lý, kiểm soát toàn bộ quá trình phân phối, sản xuất, tiêu thụ một cách đồng bộ. Một công nghệ như vậy theo sát và đẩy nhanh hoạt động nhờ các luồng thông tin.
Đến lượt mình, những luồng thông tin lại cho phép giám sát được vận động thực của hàng hóa. Tổ chức dịch vụ logistics đối với toàn bộ quá trình phân phối từ khâu cung ứng đến khâu tiêu thụ được thực hiện trên cơ sở nhu cầu thực tế. Dịch vụ logistics có thể thực hiện được nhờ những tiến bộ trong công nghệ thông tin, hiện đại hóa và tiến bộ trong thông tin liên lạc cũng như công nghệ xử lý thông tin. Việc sử dụng hệ thống EDI (Electronic Data Interchange – Trao đổi thông tin điện tử) với sự hỗ trợ của mạng lưới thông tin liên lạc và công nghệ xử lý thông tin đóng vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định sự sống còn trong quản lý quá trình chu chuyển hàng hóa và chứng từ.
Do đó, mạng lưới thông tin phải được thiết kế khoa học có khả năng kết hợp chặt chẽ giữa tính tập trung và phân tán. Theo cách này một tổ chức hay một cá nhân sẽ đóng vai trò trung tâm đứng ra phối hợp các công đoạn: cung cấp nguyên vật liệu – sản xuất – phân phối dựa trên các dữ liệu về nhu cầu hàng hóa, dịch vụ, quy cách phẩm chất, năng lực sản xuất, lịch trình chuyên chở và nguồn cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Sự phối hợp trên phải được tổ chức khoa học, chặt chẽ và có khả năng đối phó với những sự kiện ngoài dự kiến. Và như vậy, vị trí của logistics trong toàn bộ quá trình phân phối vật chất thực chất là sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức và quản lý quá trình lưu chuyển hàng hóa qua nhiều công đoạn, chặng đường, phương tiện và địa điểm điểm khác nhau.
Các hoạt động này phải tuân thủ đặc tính của chuỗi vận tải – lưu kho – phân phối và hơn thế nữa chúng phải đáp ứng yêu cầu về tính kịp thời (Just in time). Vai trò, chức năng của hoạt động phân phối 1. Vai trò của hoạt động phân phối - Đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm: Phân phối góp phần trong việc thỏa mãn nhu cầu của thị trường mục tiêu, làm cho sản phẩm sẵn sàng có mặt trên thị trường mục tiêu, làm cho sản phẩm sẵn sàng có mặt trên thị trường, đúng lúc, đúng nơi để đi vào tiêu dùng. - Tiết kiệm chi phí: Khi hoạt động phân phối được thực hiện đúng cách, chi phí vận chuyển và lưu kho có thể được giảm thiểu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Phân phối giúp doanh nghiệp liên kết hoạt động sản xuất của mình với khách hàng, trung gian và triển khai các hoạt động như: giới thiệu sản phẩm mới, khuyến mãi, dịch vụ hậu mãi.và giúp doanh nghiệp thu hồi vốn tiếp tục đầu tư sản xuất kinh doanh. Hoạt động phân phối là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và cung cấp sản phẩm đến khách hàng. Khi hoạt động phân phối được thực hiện đúng cách, nó có thể giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Thư viện ĐH Thăng Long 6 - Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Hoạt động phân phối cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu.
Việc vận chuyển sản phẩm một cách đúng thời điểm và đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm sẽ giúp khách hàng có niềm tin và tạo sự hài lòng với sản phẩm và thương hiệu. Chức năng của hoạt động phân phối - Trao đổi, mua bán bao hàm cả việc tìm kiếm, đánh giá giá trị của các hàng hoá và dịch vụ còn chức năng bán liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm. - Phân phối vật chất sắp xếp hàng hoá theo chủng loại và số lượng làm cho việc mua bán được dễ dàng hơn vì giảm được nhu cầu kiểm tra và lựa chọn. - Vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa làm cho hàng hóa luôn luôn đảm bảo chất lượng và đáp ứng đủ nhu cầu của nhà sản xuất và khách hàng.
- Hoàn thiện hàng hóa tức là làm cho hàng hóa thỏa mãn những nhu cầu của người mua, nghĩa là thực hiện một phần công việc của nhà sản xuất. - Chuyển giao hàng hóa từ nhà cung cấp nguyên vật liệu đến nhà sản xuất, từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. - Đảm bảo quá trình tái sản xuất diễn ra nhịp nhàng và thông suốt. Một số hoạt động cơ bản trong quy trình phân phối hàng hóa Để triển khai quy trình phân phối hàng hóa hiệu quả mọi người cần trải qua 5 bước như sau [5]: Bước 1: Xử lý đơn hàng Phân phối hàng hóa có thể hiểu là chu kỳ từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi khách hàng nhận và thanh toán tiền.
Theo xu hướng hiện này, đa số các doanh nghiệp muốn tối ưu chu kỳ này ngắn nhất có thể để tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tăng lợi nhuận của chính doanh nghiệp. Chu kỳ này thường bao gồm các giai đoạn: - Khách hàng chuyển đơn đặt hàng cho nhà sản xuất. - Nhà sản xuất nhận, đối chiếu công nợ, lên kế hoạch sản xuất sản phẩm. - Nhà sản xuất chuyển thành phẩm cho khách hang.
- Khách hàng nhận và thanh toán.