Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành du lịch Đà Nẵng phát triển mạnh mẽ, khách sạn Dana Marina đã hoạt động hơn ba năm với quy mô 67 phòng đạt chuẩn 3 sao, phục vụ hơn 6.000 lượt khách mỗi năm. Tuy nhiên, khách sạn đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý, đặc biệt là các rủi ro phát sinh từ hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa hoàn thiện. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại khách sạn Dana Marina trong giai đoạn 2016-2019, tập trung vào hai chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản và nâng cao năng lực cạnh tranh. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh khách sạn, góp phần phát triển ngành du lịch địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ của COSO (1992, 2013), trong đó hệ thống KSNB gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Các khái niệm chuyên ngành như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, quy trình phê duyệt và ủy quyền được áp dụng để phân tích hiệu quả kiểm soát. Ngoài ra, các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400) và quốc tế (ISA 400) cũng được tham khảo để đánh giá tính tuân thủ và hiệu quả của hệ thống.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua quan sát thực tế, phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên khách sạn Dana Marina. Dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính, hồ sơ kiểm soát nội bộ, bảng câu hỏi khảo sát ý kiến khách hàng và các tài liệu liên quan. Phương pháp phân tích định tính và định lượng được sử dụng để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB, bao gồm phân tích lưu đồ quy trình, so sánh số liệu doanh thu, công nợ và chi phí. Cỡ mẫu khảo sát nhân viên và khách hàng khoảng 60-70 người, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho các bộ phận chức năng chính. Thời gian nghiên cứu tập trung từ năm 2016 đến tháng 6 năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều lỗ hổng: Cơ cấu tổ chức đơn giản, thiếu bảng mô tả công việc rõ ràng, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đặc biệt tại bộ phận kế toán và buồng phòng. Tỉ lệ lao động nữ chiếm 70%, trình độ đại học chỉ chiếm khoảng 30%, trình độ ngoại ngữ còn hạn chế.
  2. Chu trình bán hàng - thu tiền có rủi ro tín dụng cao: Chính sách giá chưa cụ thể, nhân viên có thể linh động bán giá cao hơn hoặc thấp hơn giá công bố, dẫn đến thất thoát doanh thu. Tỉ lệ khách quay lại chiếm khoảng 30%, công suất phòng mùa cao điểm đạt 100%, mùa thấp điểm chỉ khoảng 30-40%.
  3. Chu trình mua hàng - thanh toán thiếu kiểm soát chặt chẽ: Việc lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa trên mối quan hệ truyền thống, chưa có quy trình tìm kiếm nhà cung cấp mới. Giao nhận hàng còn xảy ra sai sót về số lượng, chất lượng. Thanh toán công nợ chưa được kiểm soát chặt, dễ xảy ra gian lận.
  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống truyền thông nội bộ chưa thông suốt, thông tin bên ngoài phụ thuộc vào mối quan hệ cá nhân. Phần mềm quản lý Smile và phần mềm kế toán Misa chưa đồng bộ, gây khó khăn trong kiểm soát số liệu.
  5. Hoạt động giám sát còn hạn chế: Giám sát thường xuyên chủ yếu qua camera và ý kiến khách hàng, chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập. Giám sát định kỳ chưa được tổ chức bài bản, kết quả giám sát không được lưu trữ đầy đủ.

Thảo luận kết quả

Các tồn tại trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của nhà quản lý về tầm quan trọng của KSNB, hạn chế về nguồn nhân lực và chính sách nhân sự chưa rõ ràng. So với các nghiên cứu trong ngành khách sạn và doanh nghiệp vừa và nhỏ, kết quả tương đồng về các lỗ hổng trong phân công nhiệm vụ và kiểm soát tín dụng. Việc sử dụng phần mềm quản lý chưa đồng bộ cũng là điểm chung của nhiều đơn vị. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ công suất phòng theo mùa, tỷ lệ khách quay lại, và biểu đồ so sánh doanh thu - chi phí theo tháng sẽ minh họa rõ nét hơn các vấn đề này. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh vai trò then chốt của việc hoàn thiện môi trường kiểm soát, chính sách nhân sự và đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng cơ cấu tổ chức và bảng mô tả công việc rõ ràng: Phân công nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tránh chồng chéo và bỏ sót trách nhiệm. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và phòng Nhân sự.
  2. Hoàn thiện chính sách nhân sự và đào tạo: Thiết lập chính sách lương thưởng cạnh tranh, khen thưởng công bằng, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng ngoại ngữ cho nhân viên. Tổ chức các khóa huấn luyện định kỳ 6 tháng/lần; Chủ thể: Phòng Nhân sự.
  3. Đồng bộ hóa hệ thống phần mềm quản lý: Thay thế phần mềm kế toán Misa bằng phần mềm kế toán tích hợp với Smile để đảm bảo tính nhất quán dữ liệu, giảm sai sót nhập liệu. Thời gian thực hiện: 3-4 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và phòng IT.
  4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền: Xây dựng chính sách giá cụ thể, kiểm soát chặt chẽ việc xét duyệt tín dụng, theo dõi công nợ và thu hồi nợ đúng hạn. Thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng; Chủ thể: Phòng Kinh doanh và Kế toán.
  5. Tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng - thanh toán: Mở rộng tìm kiếm nhà cung cấp mới, kiểm tra nghiêm ngặt khâu giao nhận hàng, thanh toán qua ngân hàng hạn chế tiền mặt, kiểm kê định kỳ hàng tồn kho; Chủ thể: Phòng Thu mua và Kế toán.
  6. Nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài: Thiết lập kênh truyền thông chính thức, tổ chức họp định kỳ, khuyến khích phản hồi từ nhân viên, đẩy mạnh quảng bá thương hiệu qua website và các kênh đặt phòng trực tuyến; Chủ thể: Phòng Marketing và Ban Giám đốc.
  7. Thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập: Tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên chuyên trách kiểm soát nội bộ, xây dựng quy chế giám sát thường xuyên và định kỳ, báo cáo kết quả bằng văn bản; Chủ thể: Ban Giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý khách sạn: Giúp nhận diện các rủi ro trong quản lý, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả kinh doanh và bảo vệ tài sản.
  2. Phòng Kế toán và Tài chính: Áp dụng các quy trình kiểm soát chặt chẽ trong ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
  3. Phòng Nhân sự và Đào tạo: Tham khảo các chính sách nhân sự, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm tỷ lệ nghỉ việc.
  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị khách sạn: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong ngành khách sạn, làm tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tương tự.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng với khách sạn?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, bảo vệ tài sản và tuân thủ pháp luật. Với khách sạn, nó giúp ngăn ngừa thất thoát, gian lận và nâng cao chất lượng dịch vụ.

  2. Khó khăn lớn nhất trong kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina là gì?
    Khó khăn chính là cơ cấu tổ chức đơn giản, thiếu phân công rõ ràng, chính sách nhân sự chưa hoàn chỉnh và hệ thống phần mềm quản lý chưa đồng bộ, dẫn đến rủi ro trong quản lý tài chính và vận hành.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát tín dụng khách hàng?
    Cần xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng, xét duyệt hạn mức nợ, theo dõi công nợ thường xuyên và thu hồi nợ đúng hạn, đồng thời phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kinh doanh và Kế toán.

  4. Tại sao cần đồng bộ phần mềm quản lý và kế toán?
    Đồng bộ giúp giảm sai sót nhập liệu, đảm bảo tính nhất quán dữ liệu, hỗ trợ quản lý chính xác doanh thu, chi phí và công nợ, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.

  5. Giải pháp nào giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc nhân viên tại khách sạn?
    Xây dựng chính sách lương thưởng cạnh tranh, chế độ khen thưởng công bằng, môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ hội thăng tiến rõ ràng sẽ giúp giữ chân nhân viên và nâng cao hiệu quả làm việc.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong phân công nhiệm vụ, chính sách nhân sự và đồng bộ công nghệ thông tin.
  • Hai chu trình trọng yếu là bán hàng - thu tiền và mua hàng - thanh toán có nhiều rủi ro cần được kiểm soát chặt chẽ hơn để giảm thất thoát tài sản.
  • Nâng cao nhận thức của nhà quản lý và năng lực tự kiểm soát của nhân viên là yếu tố then chốt để hoàn thiện hệ thống.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào xây dựng cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, đồng bộ phần mềm, hoàn thiện quy trình kiểm soát và tăng cường truyền thông, giám sát.
  • Tiếp tục triển khai các bước hoàn thiện trong vòng 1-2 năm tới sẽ giúp khách sạn nâng cao hiệu quả quản lý, tăng sức cạnh tranh và phát triển bền vững.

Hành động ngay hôm nay: Ban lãnh đạo khách sạn Dana Marina nên ưu tiên xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách và đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.