CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng, hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức, giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn phát triển của đất nước. Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của Ban Lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty.) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [16;5] Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. [33;8] Tổng hợp chung những khái niệm trên, tác giả xin đưa ra khái niệm về văn phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo. Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh.” 14 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng 1.
Chức năng của văn phòng - Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tài chính, kế toán… Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.[14;7] - Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… - Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây, các chức năng 15 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước. “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”(3) Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia.
(2001) Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì: - Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhà nước. - Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo. - Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn cơ quan nhà nước nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan. Tác giả Marc MC Cormack trong cuối “Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức công việc nhanh chóng…” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào” [23;24] 1.
Hiện đại hóa công tác văn phòng 1.Khái niệm công tác văn phòng Ngày 28-8-1945 là ngày Chính phủ Cách mạng lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chính thức đi vào vận hành; có trụ sở làm việc tại Bắc Bộ phủ (12 Ngô Quyền, Hà Nội) hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng được bắt đầu từ đó nhằm giúp việc cho Chính phủ và Bác Hồ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đất nước. Ghi nhận những đóng góp của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước và phát huy vai trò, truyền thống của Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 828/QĐ-TTg, lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, hàng năm các văn phòng nói chung và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói riêng tổ chức các cuộc hội thảo, các buổi gặp mặt chúc mừng, kỷ niệm nhằm nêu cao vị thế và vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước. 16 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng chưa thực sự thống nhất, rất nhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau.
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan đểm về công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, Thư ký văn phòng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên văn thư, Cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy.”[17;5] Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng” đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[22;10] Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phòng – K13 đã nói lên khái niệm của chính tác giả về công tác văn phòng: “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.”[34;14] Theo quan điểm lịch sử logic trong nghiên cứu khoa học, tôi nhận thấy “Công tác văn phòng là các hoạt động giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan đơn vị. Từ đó truyền tải ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, những thông tin phản hồi từ nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị. Đó là toàn bộ hoạt động giúp Lãnh đạo ra những quyết định chính xác và hiệu quả nhất, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị.” Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người thường nghĩ.