Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Cải cách và hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là một trong những… 71 trang · Trường Đại học Nội vụ Hà Nội · 2017.

• Tác giả: Phan Thúy Quỳnh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• A. PHẦN MỞ ĐẦU
• A.1. Lý do chọn đề tài
• A.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• A.3. Mục tiêu nghiên cứu
• A.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• A.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• A.6. Giả thuyết nghiên cứu
• A.7. Phương pháp nghiên cứu
• B. PHẦN NỘI DUNG
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
• 1.1. Một số khái niệm liên quan
• 1.1.1. Khái niệm văn phòng
• 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT
• 2.1. Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NN&PTNT
• 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT
• 2.4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NN&PTNT
• 2.5. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.6. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT
• 2.7. Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng
• 2.8. Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng
• 2.9. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
• 2.10. Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng
• 2.11. Đánh giá chung
• 2.11.1. Nhược điểm
• 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU “VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI – THÂN THIỆN – HIỆU QUẢ”
• 3.1. Nhóm giải pháp về thể chế
• 3.2. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng
• 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ
• 3.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
• PHẦN KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHẦN PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải cách và hiện đại hóa công tác văn phòng

Cải cách và hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước. Việc này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả hơn cho cán bộ công chức. Để thực hiện điều này, cần có sự đồng bộ giữa các chính sách, công nghệ và con người.

1.1. Khái niệm về cải cách hành chính trong văn phòng

Cải cách hành chính là quá trình thay đổi, cải tiến các quy trình, thủ tục hành chính nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng phục vụ. Điều này bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin và cải tiến quy trình làm việc.

1.2. Vai trò của hiện đại hóa công nghệ thông tin

Hiện đại hóa công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực quản lý văn phòng. Việc áp dụng các phần mềm quản lý giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

II. Những thách thức trong công tác văn phòng hiện nay

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực trong việc cải cách và hiện đại hóa, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần phải vượt qua. Các vấn đề như thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao, cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu, và sự chậm trễ trong việc áp dụng công nghệ mới là những trở ngại lớn.

2.1. Thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng

Việc đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ công chức là rất cần thiết. Nguồn nhân lực hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu công việc trong bối cảnh hiện đại hóa.

2.2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng

Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng chưa được đầu tư đúng mức, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Cần có kế hoạch cải thiện và nâng cấp hệ thống trang thiết bị.

III. Phương pháp cải cách công tác văn phòng hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, cần áp dụng các phương pháp cải cách đồng bộ. Điều này bao gồm việc cải tiến quy trình làm việc, áp dụng công nghệ mới và nâng cao năng lực cán bộ.

3.1. Đổi mới phương thức làm việc

Cần thiết phải đổi mới phương thức làm việc để phù hợp với yêu cầu hiện đại. Việc áp dụng các phương pháp làm việc linh hoạt sẽ giúp tăng cường hiệu quả.

3.2. Nâng cao năng lực cán bộ công chức

Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức là một trong những giải pháp quan trọng. Cần có các chương trình đào tạo chuyên sâu để nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân lực.

IV. Ứng dụng công nghệ trong quản lý văn phòng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn phòng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Các phần mềm quản lý văn phòng hiện đại sẽ hỗ trợ trong việc theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả.

4.1. Phần mềm quản lý văn phòng

Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho cán bộ công chức.

4.2. Ứng dụng công nghệ trong quản lý tài liệu

Công nghệ lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử giúp tiết kiệm không gian và thời gian tìm kiếm tài liệu, đồng thời nâng cao tính bảo mật cho thông tin.

V. Kết quả nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn phòng đã mang lại nhiều lợi ích cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Các ứng dụng thực tiễn đã giúp nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện môi trường làm việc.

5.1. Đánh giá kết quả cải cách

Kết quả cải cách đã được đánh giá qua các chỉ số hiệu quả công việc và sự hài lòng của cán bộ công chức. Những cải tiến này đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ.

5.2. Hướng đi tương lai cho công tác văn phòng

Hướng đi tương lai cần tập trung vào việc tiếp tục cải cách và hiện đại hóa, đồng thời chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao.

VI. Kết luận và triển vọng tương lai

Cải cách và hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là một quá trình liên tục. Cần có sự cam kết từ lãnh đạo và toàn thể cán bộ công chức để đạt được mục tiêu đề ra.

6.1. Tầm quan trọng của cải cách

Cải cách không chỉ là nhiệm vụ mà còn là yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước.

6.2. Triển vọng phát triển trong tương lai

Triển vọng phát triển trong tương lai phụ thuộc vào khả năng áp dụng công nghệ và cải cách quy trình làm việc, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận được thực hiện trong bối cảnh Việt Nam đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và cải cách hành chính nhà nước nhằm hướng đến mục tiêu xây dựng một nền hành chính phục vụ, chuyên nghiệp, hiện đại. Tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, công tác chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính và đổi mới phương thức làm việc được cụ thể hóa qua các văn bản chỉ đạo như Chỉ thị số 26/CT-TTg ngày 05/9/2016 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 8362/CT-BNN-TCCB ngày 04/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Theo Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Nội vụ, năm 2015 Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đứng thứ 13/19 bộ, cơ quan ngang bộ với tỷ lệ 83,73%. Đến năm 2016, Bộ vẫn giữ vị trí thứ 13 nhưng chỉ số giảm xuống còn 79,12% (giảm 4,61%). Thực tế này, kết hợp với các định hướng tại Hội nghị "Bàn giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng" ngày 20/5/2017 theo mô hình "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả", đặt ra yêu cầu phải khảo sát toàn diện và chuẩn hóa hoạt động quản trị văn phòng của cơ quan Bộ.

Mục tiêu nghiên cứu được tác giả xác định gồm ba nội dung:

1. Tổng hợp và phân tích cơ sở lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng.
2. Nghiên cứu thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3. Đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm:

1. Nghiên cứu, tổng hợp các văn bản quy định của nhà nước về đề tài văn phòng và hiện đại hóa văn phòng cơ quan nhà nước.
2. Nghiên cứu các khái niệm chung về văn phòng, công tác văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng.
3. Khảo sát thực tế, đánh giá, phân tích việc áp dụng các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nhằm đưa ra nhận xét xác thực.
4. Đưa ra những kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào 05 vấn đề chủ yếu gồm công tác văn thư – lưu trữ, công tác tham mưu – tổng hợp, công tác quản trị nhân lực, công tác quản trị thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.
• Phạm vi không gian: Khảo sát thực tế tại 05 phòng chức năng thuộc Văn phòng Bộ: Phòng Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Quản trị – Y tế, Phòng Tin học.
• Phạm vi thời gian: Thu thập và nghiên cứu tài liệu giai đoạn 2014 – 2016 (kèm các số liệu cập nhật đến tháng 6/2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về khung lý thuyết, tác giả tổng hợp các khái niệm học thuật về văn phòng (theo nghĩa rộng là bộ máy làm việc trợ giúp lãnh đạo; theo nghĩa hẹp là trụ sở, địa điểm giao tiếp; định nghĩa tổng quát xác định văn phòng là trụ sở làm việc và bộ máy trợ giúp với cơ cấu hoàn chỉnh). Khóa luận làm rõ 3 chức năng truyền thống của văn phòng gồm: tham mưu tổng hợp, giúp việc điều hành và hậu cần; đồng thời tiếp cận luận điểm mở rộng về "chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại". Tác giả phân biệt rõ giữa "công tác văn phòng" (hoạt động chuyên trách của nhân sự văn phòng tại phòng ban chức năng) và "công việc văn phòng" (các tác nghiệp hành chính diễn ra trong toàn bộ cơ quan).

Khung cấu trúc hiện đại hóa văn phòng được mô hình hóa trên 4 phương diện: thể chế/chủ trương, cơ sở vật chất – trang thiết bị, nghiệp vụ hành chính văn phòng và nhân sự văn phòng. Nghiên cứu tích hợp các mô hình, tiêu chuẩn quản lý quốc tế và quốc gia gồm:

• Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 (với 13 quy trình tác nghiệp đang áp dụng tại cơ quan Bộ).
• Nguyên tắc 5S của Nhật Bản: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), Sẵn sàng (Shitsuke).
• Mô hình Văn phòng điện tử (vpdt.vn) và định hướng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015.

Hệ thống cơ sở pháp lý và văn bản sử dụng gồm: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 123/2016/NĐ-CP; Nghị định số 15/2017/NĐ-CP; Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/3/2017 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12/3/2012; Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày 17/4/2015 về tinh giản biên chế; Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Khai thác các báo cáo tổng kết năm, tài liệu lưu trữ, văn bản quy phạm pháp luật và quy chế nội bộ.
• Phương pháp điều tra, khảo sát bằng bảng hỏi: Sử dụng Phiếu khảo sát đánh giá chất lượng phục vụ của Văn phòng Bộ (Phụ lục 10).
• Phương pháp thống kê, so sánh, phân tích biểu đồ: Xử lý dữ liệu định lượng về lưu lượng công văn, số lượt khai thác hồ sơ lưu trữ và cơ cấu trình độ nhân sự.
• Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi các thao tác, quy trình xử lý văn bản, quy trình giao ban và bảo quản tài liệu tại trụ sở làm việc.

Nguồn dữ liệu của đề tài được cung cấp trực tiếp bởi các đơn vị chuyên môn thuộc Văn phòng Bộ: Phòng Tổng hợp, Phòng Văn thư – Lưu trữ, Phòng Tin học, Phòng Quản trị – Y tế và cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý điều hành văn bản của Bộ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức văn phòng và các thành tố cấu thành hiện đại hóa hành chính văn phòng:

• Phân tích sự cần thiết khách quan của việc hiện đại hóa văn phòng trong kỷ nguyên bùng nổ thông tin và hội nhập quốc tế. Văn phòng chuyển dịch từ vị trí hỗ trợ cơ học sang vai trò trung tâm xử lý, tích hợp và điều phối luồng thông tin phục vụ lãnh đạo ra quyết định quản lý.
• Làm rõ cấu trúc 4 mặt của hiện đại hóa công tác văn phòng:
  1. Chủ trương, chính sách và thể chế: Ban hành hệ thống quy chế, tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc, tối ưu hóa các bước tác nghiệp và áp dụng tiêu chuẩn ISO trong cơ quan hành chính.
  2. Trang thiết bị văn phòng: Đổi mới hạ tầng công nghệ, phương tiện truyền tin, ứng dụng công nghệ thông tin, văn phòng điện tử và triển khai nguyên tắc 5S để quản lý không gian làm việc khoa học, ngăn nắp.
  3. Quy trình nghiệp vụ hành chính: Chuẩn hóa và cải tiến các nghiệp vụ tham mưu tổng hợp, kiểm tra giám sát, công tác văn thư, công tác lưu trữ, quản trị thiết bị, an ninh trật tự và phòng chống cháy nổ.
  4. Nhân sự văn phòng: Đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn, kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng quản lý thời gian, tác phong làm việc chuẩn mực và đạo đức công vụ.

Chương 2: Thực trạng áp dụng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT

Chương 2 phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất và các mảng nghiệp vụ chuyên môn tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:

1. Cơ cấu tổ chức và điều kiện cơ sở vật chất: Trụ sở làm việc đặt tại tòa nhà A2, số 2 Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội, quy mô 3 tầng gồm 14 phòng làm việc. Tầng 1 bố trí các phòng chuyên trách thuộc Khối Văn phòng; tầng 2 là phòng làm việc của Lãnh đạo Bộ; tầng 3 là phòng làm việc của Lãnh đạo Văn phòng và Đảng ủy Bộ. Quầy lễ tân duy trì trực 24/24 giờ; phòng Kế toán trang bị 03 két sắt bảo mật cao; phòng Văn thư – Lưu trữ đặt cạnh cầu thang để thuận tiện luân chuyển tài liệu.

2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008: Văn phòng Bộ đã ban hành và áp dụng 13 quy trình ISO nghiệp vụ:

STT	Mã hiệu quy trình	Tên quy trình nghiệp vụ
1	QT-VBĐ 01	Tiếp nhận, xử lý văn bản đến của Bộ
2	QT-VBPH 02	Trình ký, phát hành văn bản của Bộ
3	QT-LĐĐT 03	Lắp đặt, sửa chữa, dịch chuyển điện thoại, fax của Bộ
4	QT-CTCT 04	Xây dựng chương trình công tác năm, tháng của Bộ
5	QT-THBC 05	Xây dựng báo cáo công tác tháng, năm của Bộ
6	QT-TCHN 06	Tổ chức hội nghị
7	QT-TCLV 07	Tổ chức cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo Bộ
8	QT-TTT 08	Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản
9	QT-QLTS 09	Cung cấp và quản lý tài sản công
10	QT-KTTL 10	Khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ
11	QT-HTKT 14	Sửa chữa, thay thế thiết bị công nghệ thông tin
12	QT-PVX 12	Phục vụ xe đi công tác
13	QT-TTBV 13	Tổ chức công tác bảo vệ

3. Thực trạng các mảng nghiệp vụ hành chính:

• Công tác Tham mưu – Tổng hợp: Trong năm 2016, Văn phòng phối hợp xây dựng gần 50 báo cáo định kỳ/đột xuất; ban hành kịp thời gần 90 thông báo kết luận chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; tham mưu xử lý 54 tin "nóng", nhạy cảm về ngành; cập nhật hơn 10.000 tin, bài, video clip trên Cổng thông tin điện tử (đạt hơn 3,116 triệu lượt truy cập tính đến tháng 6/2017); nghiên cứu xây dựng Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng.
• Công tác Văn thư – Lưu trữ: Số lượng văn bản đi và đến giai đoạn 2014 – 2016 có sự biến chuyển:

Năm	Văn bản đến (văn bản)	Văn bản đi (văn bản)
2014	26.572	10.078
2015	25.693	10.312
2016	24.622	11.277

Số lượng văn bản đến năm 2016 giảm do kết quả đẩy mạnh cải cách hành chính, trong khi văn bản đi tăng dần. Về Cơ chế một cửa quốc gia, tính đến tháng 4/2017 đã có hơn 328.000 bộ hồ sơ được xử lý trên Cổng thông tin một cửa quốc gia với 11.000 doanh nghiệp tham gia. Khối lượng tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho gồm: 220 mét giá tài liệu văn bản đi; hơn 1.000 hồ sơ công trình thủy lợi, thủy điện; 18 mét tài liệu thanh tra vụ việc; 50 mét tài liệu Lãnh đạo Bộ; 100 mét tài liệu kế toán. Hoạt động khai thác tài liệu lưu trữ ghi nhận:

Chỉ tiêu nghiệp vụ	Năm 2014	Năm 2015	Năm 2016
Số lượt người khai thác (lượt)	270	350	412
Số lượng sao chụp văn bản (bản)	150	210	386

• Công tác Quản trị nhân sự: Năm 2016, tổng biên chế tại Khối Văn phòng Bộ là 108 cán bộ, công chức, người lao động phân bổ tại 10 đơn vị:

Đơn vị trực thuộc	Tiến sĩ	Thạc sĩ	Đại học	Trung cấp/Nghề	Phổ thông	Tổng số
Phòng Hành chính	0	3	2	0	0	5
Phòng Tổng hợp	1	6	2	0	0	9
Phòng Văn thư – Lưu trữ	0	3	6	3	0	12
Phòng Truyền thông	0	5	2	0	0	7
Phòng Tin học	0	3	2	0	0	5
Phòng Kế toán	0	2	5	1	0	8
Phòng Quản trị – Y tế	0	4	2	7	2	15
Đội Bảo vệ	0	0	5	15	10	30
Đoàn xe	0	1	2	3	0	6
Cơ quan Đại diện phía Nam	0	3	5	3	0	11
Tổng số	1	30	33	32	12	108

Đơn vị ứng dụng phần mềm vpdt.vn để giao ban văn phòng, quản lý điểm danh bằng máy quét vân tay và theo dõi tiến độ qua lịch công tác cá nhân.

• Công tác Quản trị thiết bị: Trang bị 97 máy tính bàn, 10 máy tính xách tay, 7 máy quét (scan) văn bản (tiêu biểu như Kodak i2400), 2 máy fax (Brother FAX-2840), 5 máy hủy tài liệu, 50 máy điện thoại để bàn, 10 xe ô tô phục vụ công tác, hệ thống camera giám sát an ninh tại cổng và hành lang, cùng hệ thống chữa cháy tự động.

4. Nhược điểm và tồn tại:

• Việc thực hiện quy trình ISO đôi lúc còn cứng nhắc, phát sinh tình trạng trình tắt, thiếu chữ ký soát thể thức khi xử lý văn bản gấp.
• Thiếu quy trình ISO chuẩn về tuyển dụng nhân sự; chưa có văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh về quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử theo vòng đời.
• Bộ chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông lưu trữ của Bộ nên chưa thể tiến hành tiêu hủy hồ sơ hết giá trị; kho lưu trữ chật hẹp, điều kiện vi khí hậu (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) chưa bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật lâu dài.

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng hướng đến mục tiêu “Văn phòng Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”

Chương 3 đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Nhóm giải pháp về thể chế: Rà soát, chuẩn hóa hệ thống quy chế làm việc; bổ sung quy trình tuyển dụng và đánh giá cán bộ vào hệ thống quản lý chất lượng ISO; sớm ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông lưu trữ của Bộ.
2. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự: Triển khai tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ công chức theo Nghị quyết số 39-NQ/TW; chuẩn hóa quy trình đào tạo 4 bước (Xác định nhu cầu -> Xây dựng cách thức -> Thực hiện chương trình -> Đánh giá kết quả); chú trọng bồi dưỡng kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng hành chính và đạo đức công vụ; xây dựng tiêu chí đánh giá khách quan, tránh cảm tính.
3. Nhóm giải pháp về công nghệ: Nâng cấp và đồng bộ hóa phần mềm văn phòng điện tử vpdt.vn; hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật bảo đảm an ninh, xác thực và lưu trữ tài liệu điện tử; nâng cao hiệu năng của Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng.
4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”: Ứng dụng mô hình 5S trong tổ chức nơi làm việc; đầu tư mở rộng diện tích và trang thiết bị chuyên dụng cho kho lưu trữ; duy trì cảnh quan xanh và nâng cao văn hóa ứng xử, phục vụ tại bộ phận lễ tân và tiếp dân.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận cung cấp bức tranh số liệu thực tế chi tiết về hoạt động văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giai đoạn 2014 – 2016:

• Hệ thống hóa 13 quy trình TCVN ISO 9001:2008 đang vận hành tại cơ quan Bộ.
• Thống kê chi tiết lưu lượng 76.887 văn bản đến và 31.667 văn bản đi qua 3 năm (2014 - 2016).
• Thống kê 1.032 lượt khai thác và 746 lượt sao chụp tài liệu lưu trữ; kiểm kê khối lượng tài liệu kho lưu trữ gồm 220m văn bản đi, hơn 1.000 hồ sơ công trình thủy lợi, 18m hồ sơ thanh tra, 50m hồ sơ Lãnh đạo Bộ và 100m hồ sơ kế toán.
• Khảo sát cơ cấu học vấn của 108 cán bộ, công chức tại 10 bộ phận và kiểm kê 171 thiết bị văn phòng, phương tiện kỹ thuật chủ lực.

Tác giả đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ 4 nhóm (thể chế, tổ chức - nhân sự, công nghệ, môi trường văn hóa làm việc 5S) gắn trực tiếp với định hướng xây dựng văn phòng "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả" của Bộ.

Về đóng góp học thuật và thực tiễn, tác giả khẳng định đây là công trình đầu tiên nghiên cứu trực tiếp, toàn diện về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, giải quyết khoảng trống dữ liệu thực chứng và không trùng lặp với các đề tài khóa luận trước đó tại các cơ quan khác (như Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hay Tổng cục Hải quan).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế dựa trên phạm vi nghiên cứu:

• Phạm vi khảo sát thực tế tập trung chủ yếu tại 05 phòng chuyên môn trực thuộc Khối Văn phòng tại trụ sở Hà Nội; chưa đi sâu khảo sát chi tiết hoạt động tại Cơ quan Đại diện phía Nam và hệ thống văn phòng các Cục, Tổng cục thuộc Bộ.
• Số liệu khảo sát định lượng giới hạn trong giai đoạn 2014 – 2016 và nửa đầu năm 2017.
• Khóa luận chưa đi sâu vào giải pháp kỹ thuật công nghệ thông tin chuyên sâu cho bài toán số hóa và xác thực chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử lâu dài do thời điểm nghiên cứu văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về nội dung này chưa được ban hành đồng bộ.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được mở ra từ đề tài: Mở rộng khảo sát hiện đại hóa văn phòng tại hệ thống các cơ quan quản lý chuyên ngành trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử tích hợp với Cơ chế một cửa quốc gia và Cổng dịch vụ công trực tuyến.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên ngành hữu ích cho sinh viên, học viên và giảng viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản lý nhà nước và Hành chính công.

Nội dung đề tài có giá trị thực tiễn cao đối với cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các bộ, ban, ngành và cơ quan hành chính nhà nước. Những phần đáng tham khảo trực tiếp gồm:

• Danh mục và cấu trúc 13 quy trình tác nghiệp hành chính theo chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
• Phương pháp thống kê, theo dõi luồng công văn và kiểm kê hồ sơ tài liệu kho lưu trữ cơ quan cấp Bộ.
• Mô hình ứng dụng nguyên tắc 5S kết hợp văn phòng điện tử (vpdt.vn) và quy trình đào tạo nhân sự văn phòng 4 bước.

Câu hỏi thường gặp

1. Chỉ số Cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong hai năm 2015 và 2016 biến động như thế nào?
Theo Báo cáo của Bộ Nội vụ được trích dẫn trong khóa luận, năm 2015 Bộ đứng thứ 13 trong 19 cơ quan Bộ, ngang Bộ với chỉ số đạt 83,73%. Đến năm 2016, Bộ tiếp tục giữ vị trí thứ 13 nhưng chỉ số giảm xuống còn 79,12% (giảm 4,61% so với năm 2015).

2. Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đang áp dụng bao nhiêu quy trình TCVN ISO 9001:2008 và hạn chế gặp phải là gì?
Văn phòng Bộ đang áp dụng 13 quy trình ISO (bao gồm các quy trình: tiếp nhận văn bản đến, phát hành văn bản, sửa chữa điện thoại/fax, xây dựng chương trình công tác, xây dựng báo cáo, tổ chức hội nghị, tổ chức cuộc họp, thanh toán, quản lý tài sản, khai thác tài liệu lưu trữ, sửa chữa thiết bị CNTT, phục vụ xe công và bảo vệ). Hạn chế là việc áp dụng đôi khi còn máy móc, khi phát sinh văn bản gấp dễ dẫn đến hiện tượng trình tắt hoặc thiếu chữ ký soát thể thức.

3. Cơ cấu trình độ học vấn của 108 cán bộ, công chức, người lao động tại Văn phòng Bộ năm 2016 như thế nào?
Trong tổng số 108 nhân sự, có 01 Tiến sĩ (tại Phòng Tổng hợp), 30 Thạc sĩ, 33 Đại học, 32 Trung cấp/Nghề và 12 Phổ thông trung học (gồm 02 nhân sự phụ trách điện nước tại Phòng Quản trị – Y tế và 10 nhân sự thuộc Đội Bảo vệ).

4. Khối lượng hồ sơ tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ của Bộ gồm những thành phần nào?
Kho lưu trữ đang bảo quản: 220 mét giá tài liệu văn bản đi; hơn 1.000 hồ sơ công trình thủy lợi, thủy điện do Bộ quản lý; 18 mét tài liệu thanh tra vụ việc; 50 mét tài liệu Lãnh đạo Bộ; 100 mét tài liệu kế toán và văn bản đi, cùng các tài liệu đề tài khoa học công nghệ, kỷ yếu hội nghị.

5. Mô hình 5S của Nhật Bản được định hướng áp dụng vào công tác văn phòng gồm những bước nào?
Mô hình gồm 5 bước tuần tự: Sàng lọc - Seiri (tổng vệ sinh, phân loại đồ dùng theo tần suất sử dụng); Sắp xếp - Seiton (bố trí đồ dùng thường xuyên ở gần, vật dụng khẩn cấp ở vị trí nổi bật); Sạch sẽ - Seiso (thiết lập chu trình vệ sinh thường xuyên); Săn sóc - Seiketsu (duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ trực quan bằng nhãn mác); Sẵn sàng - Shitsuke (đào tạo, rèn luyện thói quen và duy trì kỷ luật).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thúy Quỳnh đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức văn phòng và hiện đại hóa hành chính, đồng thời phản ánh bức tranh thực tiễn chi tiết tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giai đoạn 2014 – 2016. Dựa trên dữ liệu thực chứng về quản trị nhân lực, cơ sở vật chất, hệ thống 13 quy trình ISO và nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, công trình đã chỉ rõ những điểm mạnh cùng các hạn chế về thể chế và kho bãi lưu trữ. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính đồng bộ, có tính ứng dụng thiết thực nhằm xây dựng mô hình văn phòng "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả" đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng, hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức, giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, tổ chức.

Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn phát triển của đất nước. Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của Ban Lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty.) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [16;5] Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. [33;8] Tổng hợp chung những khái niệm trên, tác giả xin đưa ra khái niệm về văn phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo. Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh.” 14 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng 1.

Chức năng của văn phòng - Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tài chính, kế toán… Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.[14;7] - Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… - Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.

Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây, các chức năng 15 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước. “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”(3) Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia.

(2001) Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì: - Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhà nước. - Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo. - Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn cơ quan nhà nước nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan. Tác giả Marc MC Cormack trong cuối “Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức công việc nhanh chóng…” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào” [23;24] 1.

Hiện đại hóa công tác văn phòng 1.Khái niệm công tác văn phòng Ngày 28-8-1945 là ngày Chính phủ Cách mạng lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chính thức đi vào vận hành; có trụ sở làm việc tại Bắc Bộ phủ (12 Ngô Quyền, Hà Nội) hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng được bắt đầu từ đó nhằm giúp việc cho Chính phủ và Bác Hồ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đất nước. Ghi nhận những đóng góp của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước và phát huy vai trò, truyền thống của Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 828/QĐ-TTg, lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, hàng năm các văn phòng nói chung và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói riêng tổ chức các cuộc hội thảo, các buổi gặp mặt chúc mừng, kỷ niệm nhằm nêu cao vị thế và vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước. 16 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng chưa thực sự thống nhất, rất nhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau.

Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan đểm về công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, Thư ký văn phòng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên văn thư, Cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy.”[17;5] Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng” đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[22;10] Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phòng – K13 đã nói lên khái niệm của chính tác giả về công tác văn phòng: “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.”[34;14] Theo quan điểm lịch sử logic trong nghiên cứu khoa học, tôi nhận thấy “Công tác văn phòng là các hoạt động giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan đơn vị. Từ đó truyền tải ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, những thông tin phản hồi từ nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị. Đó là toàn bộ hoạt động giúp Lãnh đạo ra những quyết định chính xác và hiệu quả nhất, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị.” Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người thường nghĩ.