Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS" do sinh viên Nguyễn Trung Hoàng thực hiện năm 2024 dưới sự hướng dẫn của TS. Lâm Thu Hằng, thuộc ngành Quản trị văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia.

Về bối cảnh thực tiễn, nghiên cứu xuất phát từ yêu cầu đổi mới của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, tiến trình chuyển đổi số và xu thế hình thành nền kinh tế tri thức trong thế kỷ XXI. Trong bối cảnh đó, văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp không còn đơn thuần là bộ phận hành chính giấy tờ, phục vụ hậu cần thụ động theo phương thức truyền thống, mà đã chuyển dịch sang vai trò trung tâm thông tin, tham mưu - tổng hợp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý.

Đối với Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, đây là doanh nghiệp hoạt động hơn 20 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, cung ứng giải pháp chuyển đổi số, lưu trữ điện tử và bảo mật an toàn thông tin. Mặc dù ban lãnh đạo công ty đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của việc chuyển đổi phương thức vận hành văn phòng và triển khai nhiều biện pháp đổi mới trong nhiều năm, song công tác hiện đại hóa văn phòng tại đơn vị vẫn bộc lộ những tồn tại, hạn chế nhất định cần được nghiên cứu và xử lý một cách khoa học.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể như sau:

  • Mục tiêu nghiên cứu: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và công tác hiện đại hóa văn phòng; tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này trong thời gian tới.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Tìm hiểu, tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về hiện đại hóa văn phòng và các yếu tố thúc đẩy công tác hiện đại hóa trong cơ quan, tổ chức.
    2. Khảo sát, thu thập thông tin, phân tích, đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
    3. Đưa ra phương hướng và các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, địa chỉ tại Tầng 9, Tòa nhà Việt Á, phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Từ năm 2018 đến năm 2022. Mốc thời gian này được xác lập căn cứ vào Công văn số 1791/2018/CV-SAVIS ngày 21/8/2018 của công ty về việc thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp (đổi tên từ Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ SAVIS Việt Nam thành Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS và chuyển trụ sở làm việc về Tòa nhà Việt Á), nhằm đánh giá toàn diện kết quả triển khai hiện đại hóa văn phòng sau khi doanh nghiệp tái cấu trúc thông tin nhận diện và địa điểm làm việc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng trên cơ sở tổng thuật các công trình nghiên cứu, giáo trình chuyên ngành và các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến quản trị văn phòng:

  • Hệ thống khái niệm chuyên ngành:
    • Khái niệm văn phòng: Khóa luận đối chiếu các góc nhìn từ Từ điển Tiếng Việt (Văn Tân chủ biên, 1997), quan điểm của Nguyễn Hữu Tri (2005), Nghiêm Kỳ Hồng (2015), và Vũ Thị Phụng (2021) về văn phòng theo nghĩa rộng (toàn bộ bộ máy quản lý, tham mưu, điều hành) và nghĩa hẹp (bộ phận giúp việc, kiểm soát thủ tục hành chính, bảo đảm hậu cần). Tác giả tổng hợp định nghĩa: Văn phòng là bộ phận quan trọng trong cơ quan, tổ chức, có chức năng tham mưu - tổng hợp và đảm bảo hậu cần, giúp các công việc vận hành thống nhất theo trình tự khoa học.
    • Khái niệm công tác văn phòng: Tiếp cận quan điểm của Nghiêm Kỳ Hồng (2014) và Lê Thị Mỹ Duyên (2020), xác định đây là toàn bộ các hoạt động gắn với chức năng, nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật.
    • Khái niệm hiện đại hóa và hiện đại hóa văn phòng: Kế thừa quan điểm của Hoàng Phê (2003), Uông Thị Hạnh (2017), Nguyễn Thị Huyền (2018), Lê Thị Mỹ Duyên (2020) và Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), tác giả định nghĩa hiện đại hóa văn phòng là việc áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
  • Nguyên tắc và yêu cầu hiện đại hóa: Đề tài xác lập 04 nguyên tắc (hiện đại hóa theo chiều dọc từ tư duy đến hành động; hiện đại hóa theo chiều ngang kết hợp 4 yếu tố; thường xuyên kiểm tra, đánh giá đối sánh với bối cảnh chung; bảo đảm tính tiết kiệm và hiệu quả) cùng 03 nhóm yêu cầu cơ bản (về con người; về trang thiết bị; về kỹ năng nghiệp vụ hành chính).
  • Khung nội dung hiện đại hóa văn phòng: Tác giả bổ sung mô hình gồm 04 trụ cột cấu thành: Đội ngũ nhân sự văn phòng; Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; Quy trình nghiệp vụ văn phòng; Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động.
  • Văn bản quy phạm và văn bản quản lý nội bộ áp dụng: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 15/2021/SAVIS-QĐ-TGĐ ngày 25/01/2021 ban hành Nội quy lao động; Quyết định số 130/2021/QĐ-SAVIS ngày 03/06/2021 về việc quản lý công việc của công ty.

Về phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu:

  • Phương pháp đọc và nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích tài liệu nội bộ do doanh nghiệp cung cấp, các giáo trình của Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Quốc gia Hà Nội cùng các kỷ yếu hội thảo và khóa luận liên quan.
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi (khảo sát xã hội học): Thiết kế và phát phiếu khảo sát đến cán bộ, nhân viên (CBNV) đang làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (tập trung khảo sát sâu đội ngũ CBNV Phòng Hành chính - Nhân sự) nhằm thu thập số liệu định lượng về trình độ học vấn, kỹ năng, nhu cầu đào tạo, mức độ đánh giá cơ sở vật chất, bài trí không gian và ứng dụng phần mềm.
  • Phương pháp quan sát, mô tả: Trực tiếp ghi nhận không gian làm việc thực tế, lề lối tác phong làm việc, quy trình vận hành và hệ thống trang thiết bị tại trụ sở công ty.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Khái quát hóa dữ liệu khảo sát và thông tin phỏng vấn chuyên sâu (chuyên viên nhân sự Đỗ Thị Huyền Trang và chuyên viên hành chính - nhân sự Thái Thị Hoàng Hải) để luận giải thực trạng và đề xuất giải pháp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác hiện đại hóa văn phòng

Chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn bộ các luận điểm lý luận nền tảng. Tác giả phân tích vị trí, chức năng tham mưu - tổng hợp và bảo đảm hậu cần của văn phòng, khẳng định hoạt động văn phòng chi phối trực tiếp đến hiệu quả điều hành của bộ máy quản lý. Về nội dung hiện đại hóa, chương này phân tích sâu 04 trụ cột cấu thành:

  1. Về đội ngũ nhân sự: Chuyển dịch tư duy, nâng cao năng lực chuyên môn, tác phong công nghiệp và tính linh hoạt thích ứng với thị trường lao động.
  2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Tối ưu hóa không gian làm việc theo công thái học, trang bị đồng bộ phương tiện làm việc cá nhân và công cộng, ứng dụng thiết bị viễn thông hiện đại.
  3. Về quy trình nghiệp vụ: Chuẩn hóa, rút ngắn các khâu trung gian trong nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tổ chức hội họp, xử lý thông tin và điều phối công việc.
  4. Về ứng dụng công nghệ thông tin: Ứng dụng máy tính, mạng thông tin và các phần mềm chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình, giảm áp lực giấy tờ, tăng cường tính minh bạch.

Chương 2. Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, thành phố Hà Nội

Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp và phản ánh chi tiết thực trạng hiện đại hóa văn phòng qua 04 khía cạnh cụ thể:

  • Khái quát tổ chức: SAVIS thành lập năm 2004, quy mô 150 nhân sự; cơ cấu gồm Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc (01 Chủ tịch HĐQT, 02 Tổng giám đốc, 01 Phó Tổng giám đốc, 01 Giám đốc sản phẩm), 04 khối nghiệp vụ (Khối kinh doanh, Khối tích hợp, Khối phần mềm, Khối BO) và 10 phòng chức năng. Phòng Hành chính - Nhân sự có 07 nhân sự (01 Trưởng phòng, 03 chuyên viên, 02 lái xe, 01 tạp vụ).
  • Thực trạng về con người:
    • Học vấn: 71,4% nhân sự Phòng Hành chính - Nhân sự có trình độ đại học (Trưởng phòng và 03 chuyên viên), 28,6% có trình độ khác (lái xe, tạp vụ). Đánh giá mức độ quan tâm của Trưởng phòng đối với công tác văn phòng: 57,1% đánh giá quan tâm, 14,3% rất quan tâm, 28,6% bình thường.
    • Kỹ năng chuyên môn: 50% CBNV có chứng chỉ tin học đạt loại A hoặc Giỏi; trình độ ngoại ngữ tiếng Anh đạt bậc B1 và B2 theo khung tham chiếu Châu Âu. Kỹ năng soạn thảo văn bản tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP trên MS Word và Excel. Kỹ năng điều hành công việc trực tuyến thực hiện theo Quyết định số 130/2021/QĐ-SAVIS thông qua Jira, Email, Zoom, Google Meet.
    • Nhu cầu đào tạo và tần suất bồi dưỡng: 51,4% nhân sự có nhu cầu được bồi dưỡng đồng thời cả 4 kỹ năng (tin học - ngoại ngữ, công nghệ thông tin, nghiệp vụ hành chính, vận hành trang thiết bị); 14,3% có nhu cầu riêng về CNTT; 11,4% về nghiệp vụ hành chính; 11,4% về thiết bị văn phòng; 11,4% về tin học ngoại ngữ. Về tần suất tổ chức tập huấn của công ty, chỉ có 45,7% đánh giá là thường xuyên, 37,1% mức bình thường và 17,1% không thường xuyên.
    • Văn hóa công sở: Áp dụng nội quy theo Quyết định số 15/2021/SAVIS-QĐ-TGĐ, duy trì khẩu hiệu "Don’t work hard, work smart" và 03 nguyên tắc ứng xử (với công việc, đồng nghiệp, khách hàng).
  • Thực trạng về cơ sở vật chất và trang thiết bị:
    • Diện tích văn phòng khoảng 870m2 tại Tầng 9 Tòa nhà Việt Á. Ứng dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt tự động mở cửa; triển khai phong trào "Văn phòng xanh - Keep in green".
    • Mô hình văn phòng mở: 57,1% CBNV đánh giá hiệu quả, 20,0% rất hiệu quả, 22,9% bình thường. Tuy nhiên, mô hình này bộc lộ hạn chế về tiếng ồn và khả năng bảo mật thông tin.
    • Mức độ tác động của các yếu tố bài trí môi trường làm việc:
Yếu tố môi trường Rất ảnh hưởng (%) Ảnh hưởng (%) Bình thường (%) Không ảnh hưởng (%) Rất không ảnh hưởng (%)
Màu sắc 34,3 34,3 17,1 14,3 0,0
Ánh sáng 37,1 37,1 14,3 11,4 0,0
Cây xanh 37,1 40,0 14,3 8,6 0,0
Âm thanh 31,4 34,3 20,0 14,3 0,0
Nhiệt độ 37,1 34,3 17,1 11,4 0,0
Độ ẩm 31,1 34,3 20,0 14,3 0,0
  • Thực trạng trang thiết bị: Đánh giá trang thiết bị có 57,1% đầy đủ, 20,0% rất đầy đủ, 22,9% bình thường. Thống kê năm 2023 gồm: 120 máy tính cố định, 150 bộ bàn ghế làm việc, 10 điều hòa, 04 máy photocopy, 02 máy scan, 01 máy fax, 01 tủ lạnh, 02 lò vi sóng, 05 tủ tài liệu, 01 điện thoại cố định, 02 máy chiếu, 01 máy chấm công nhận diện khuôn mặt, 05 bàn họp/tiếp khách, 65 ghế họp/tiếp khách, 07 camera giám sát, 04 tivi màn hình chiếu, 02 máy lọc nước, cùng 02 phòng họp (sức chứa 20 người/phòng) và thiết bị truyền thông (máy quay, máy ảnh, đèn led, micro).
  • Đặc thù hạ tầng mạng: SAVIS sử dụng mạng nội bộ nối dây cáp trực tiếp vào máy tính; công ty hoàn toàn không sử dụng mạng Wi-Fi không dây do yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và an toàn thông tin chuyên biệt của doanh nghiệp.
  • Thực trạng quy trình nghiệp vụ:
    • Phân loại luồng thông tin: Thông tin từ trên xuống, từ dưới lên, thông tin ngang và thông tin chéo.
    • Quy trình xử lý thông tin gồm 05 bước: (1) Xác định nhu cầu thông tin $\rightarrow$ (2) Xác định nguồn thu thập thông tin $\rightarrow$ (3) Thu thập thông tin $\rightarrow$ (4) Xử lý thông tin $\rightarrow$ (5) Cung cấp thông tin. Kênh trao đổi nội bộ thực hiện qua ứng dụng Telegram Messenger; trao đổi bên ngoài qua Email hoặc bưu điện.
    • Quy trình tuyển dụng nhân sự gồm 04 bước: (1) Phỏng vấn sơ bộ $\rightarrow$ (2) Phỏng vấn tuyển chọn $\rightarrow$ (3) Tập sự thử việc (kéo dài khoảng 2 tháng, hưởng 85% lương chính thức) $\rightarrow$ (4) Quyết định tuyển dụng chính thức. Đánh giá nhân sự định kỳ kết hợp phương pháp đánh giá 360 độ và mức độ hoàn thành công việc.
  • Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin: Sử dụng phần mềm quản lý công việc Jira để theo dõi tiến độ dự án, phân bổ nhiệm vụ; sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive (được cấp tài khoản riêng, hỗ trợ phân quyền và mã hóa dữ liệu); phần mềm quản trị nhân sự iHR; bộ công cụ Office 365; hệ thống Website Portal.

Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Dựa trên các hạn chế khảo sát được, tác giả xây dựng phương hướng và hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa:

  • Phương hướng hiện đại hóa giai đoạn hiện nay:
    • Đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng (mục 3.1.1).
    • Đổi mới các trang thiết bị văn phòng đã cũ (mục 3.1.2).
    • Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng (mục 3.1.3).
  • Các giải pháp cụ thể:
    • Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò chiến lược của công tác văn phòng (mục 3.2.1).
    • Triển khai đồng bộ các giải pháp tác động tới toàn thể cán bộ, nhân viên nhằm phát huy tính tự giác, tinh thần làm việc thông minh và kỹ năng làm việc nhóm (mục 3.2.2).
    • Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý; khắc phục nhược điểm tiếng ồn và tính bảo mật của mô hình không gian mở (mục 3.2.3).
    • Xây dựng chính sách đầu tư kinh phí hợp lý, cân đối ngân sách bền vững cho hoạt động hiện đại hóa cơ sở vật chất và công nghệ (mục 3.2.4).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã trích xuất và tổng hợp được bức tranh toàn diện về công tác hiện đại hóa văn phòng tại một doanh nghiệp công nghệ thông tin với hệ thống dữ liệu thực chứng rõ ràng:

  • Kết quả định lượng cụ thể:
    • Xác lập cơ cấu nhân lực hành chính - nhân sự có 71,4% trình độ đại học; 50% có chứng chỉ tin học đạt loại Khá/Giỏi; 100% chuyên viên đạt chuẩn ngoại ngữ B1, B2 CEFR.
    • Đánh giá thực trạng hạ tầng ghi nhận 65,7% CBNV nhận định cơ sở vật chất ở mức đáp ứng; 57,1% nhận định trang thiết bị đầy đủ; 57,1% khẳng định mô hình văn phòng mở đạt hiệu quả.
    • Chỉ rõ điểm nghẽn đào tạo: Mặc dù 51,4% nhân sự có nhu cầu đào tạo tích hợp cả 4 nhóm kỹ năng nghiệp vụ và công nghệ, nhưng tần suất công ty tổ chức đào tạo định kỳ mới chỉ đạt 45,7% ở mức thường xuyên.
    • Chỉ ra tính đặc thù tuyệt đối trong vận hành: Loại bỏ hoàn toàn Wi-Fi văn phòng, chuyển sang mạng cáp có dây 100% để đảm bảo an ninh mạng; áp dụng quy trình thử việc 2 tháng với mức hưởng 85% lương và đánh giá hiệu suất 360 độ.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra 03 định hướng trọng tâm và 04 nhóm giải pháp gắn liền với thực tế doanh nghiệp, bao gồm việc nâng cao nhận thức quản lý, chuẩn hóa công tác đào tạo kỹ năng, bài trí phân khu chức năng để giảm nhiễu âm thanh của văn phòng mở và thiết lập quỹ ngân sách định kỳ cho hiện đại hóa.
  • Đóng góp của khóa luận: Công trình đã cụ thể hóa lý luận quản trị văn phòng vào mô hình một doanh nghiệp công nghệ quy mô vừa tại Hà Nội. Khóa luận có đóng góp mới khi bổ sung trụ cột "Ứng dụng công nghệ thông tin" thành một nội dung độc lập bên cạnh 3 yếu tố truyền thống (nhân sự, cơ sở vật chất, quy trình), đồng thời phản ánh tính thích ứng của công tác văn phòng trong môi trường đòi hỏi bảo mật an toàn thông tin cao.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận tập trung khảo sát chủ yếu tại Phòng Hành chính - Nhân sự và trụ sở chính tại Tòa nhà Việt Á (Hà Nội); quy mô mẫu khảo sát chưa bao quát toàn bộ 150 nhân sự thuộc 10 phòng ban; dữ liệu thời gian nghiên cứu giới hạn trong giai đoạn 2018 - 2022; chưa có điều kiện phân tích định lượng chi tiết về chi phí đầu tư và bài toán kinh tế cụ thể cho từng hạng mục thiết bị.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát tới toàn thể các khối nghiệp vụ và các văn phòng chi nhánh ngoài Hà Nội; nghiên cứu sâu hơn về các tiêu chuẩn an toàn an ninh dữ liệu văn phòng và giải pháp tối ưu hóa quy trình làm việc tự động không giấy tờ (paperless office) trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Hành chính học và Quản trị kinh doanh khi thực hiện các khóa luận, đề án tốt nghiệp về chuyển đổi mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng hiện đại.

Các nội dung có giá trị thực tiễn cao bao gồm:

  • Danh mục thống kê chi tiết trang thiết bị văn phòng thực tế năm 2023 của một doanh nghiệp quy mô 150 người.
  • Phương thức bài trí mô hình không gian làm việc mở kết hợp phong trào "Văn phòng xanh - Keep in green", kèm bảng đánh giá mức độ ảnh hưởng của 06 yếu tố môi trường (màu sắc, ánh sáng, cây xanh, âm thanh, nhiệt độ, độ ẩm).
  • Kinh nghiệm thiết lập chính sách an toàn thông tin văn phòng (chỉ sử dụng mạng có dây, không dùng Wi-Fi) và mô hình phối hợp giữa các công cụ phần mềm (Jira, OneDrive, iHR, Telegram Messenger, Portal).

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS hoàn toàn không sử dụng mạng không dây (Wi-Fi) trong văn phòng?
Theo khảo sát của khóa luận, toàn bộ hệ thống mạng trong công ty là mạng nội bộ có dây cắm trực tiếp vào từng máy tính của nhân sự. Công ty không sử dụng mạng Wi-Fi không dây xuất phát từ tính chất công việc đặc thù trong lĩnh vực bảo mật, xác thực điện tử và an toàn thông tin mà doanh nghiệp đang kinh doanh, nhằm ngăn chặn các lỗ hổng truy cập trái phép.

2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại SAVIS được thực hiện qua các bước nào và quy định thời gian thử việc ra sao?
Quy trình tuyển dụng gồm 04 bước: Bước 1: Phỏng vấn sơ bộ; Bước 2: Phỏng vấn tuyển chọn; Bước 3: Tập sự thử việc; Bước 4: Quyết định tuyển dụng chính thức. Thời gian thử việc kéo dài khoảng 2 tháng, người lao động được hưởng 85% mức lương chính thức và được đánh giá dựa trên phương pháp đánh giá 360 độ cùng bảng tiêu chuẩn công việc.

3. Đội ngũ nhân sự Phòng Hành chính - Nhân sự SAVIS có cơ cấu và trình độ học vấn như thế nào?
Phòng Hành chính - Nhân sự có 07 người, gồm 01 Trưởng phòng (Nguyễn Thị Huyền), 03 Chuyên viên (Thái Thị Hoàng Hải, Đỗ Thị Huyền Trang, Phạm Thị Thùy Linh), 02 Lái xe (Trần Đình Tuấn, Ngô Đình Phúc) và 01 Tạp vụ (Nguyễn Thị Thùy Nga). Về trình độ học vấn, 71,4% nhân sự có trình độ đại học (Trưởng phòng và 3 chuyên viên), 28,6% có trình độ khác (lái xe, tạp vụ).

4. Doanh nghiệp ứng dụng những phần mềm công nghệ thông tin cụ thể nào vào công tác văn phòng?
Công ty áp dụng các phần mềm chuyên biệt gồm: Jira (quản lý công việc, theo dõi tiến độ dự án), OneDrive (lưu trữ dữ liệu đám mây, chia sẻ tệp tin và mã hóa bảo mật), phần mềm hệ thống quản trị nhân sự iHR, bộ ứng dụng văn phòng Office 365, hệ thống Website Portal, cùng phần mềm trao đổi thông tin nội bộ Telegram Messenger và ứng dụng họp trực tuyến Zoom, Google Meet.

5. Mốc thời gian nghiên cứu của khóa luận được xác định như thế nào và dựa trên cơ sở nào?
Phạm vi thời gian của khóa luận là từ năm 2018 đến năm 2022. Mốc này được chọn dựa trên sự kiện ngày 21/8/2018, công ty ban hành Công văn số 1791/2018/CV-SAVIS về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp (đổi tên từ Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ SAVIS Việt Nam thành Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS) và chuyển trụ sở sang Tòa nhà Việt Á, nhằm đánh giá thực trạng hiện đại hóa kể từ mốc chuyển đổi này.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Trung Hoàng là một công trình nghiên cứu nghiêm túc, bám sát chuyên ngành Quản trị văn phòng và khai thác tốt dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Bằng việc kết hợp các phương pháp điều tra bảng hỏi, quan sát và thu thập tài liệu nội bộ giai đoạn 2018 - 2022, tác giả đã làm rõ thực trạng hiện đại hóa trên 04 phương diện: con người, cơ sở vật chất, quy trình và ứng dụng công nghệ thông tin. Các số liệu khảo sát định lượng, bảng kiểm kê thiết bị và những đề xuất giải pháp trong văn bản mang tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo có giá trị cho việc tổ chức, quản trị văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp hiện nay.