CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Theo Từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên (1997) Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan [13, tr.
Khi tìm hiểu về khái niệm văn phòng đã có rất nhiều sách, giáo trình đã đưa ra những cách tiếp cận khác nhau. Theo cách hiểu đơn giản, văn phòng là một địa địa diểm làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp. Khi nhắc đến công việc văn phòng, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến sổ sách, văn bản, giấy tờ. Trước đây, văn phòng thường được coi như một nơi thực hiện các công việc hành chính đơn giản liên quan đến hồ sơ, văn bản và giấy tờ, mang tính chất phục vụ và hậu cần.
Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ 4.0 đứng trước yêu cầu đổi mới từ quá trình hội nhập, văn phòng đã dần lấy lại vị thế của mình trong xã hội. Ngày nay văn phòng không chỉ nhắc tới là nơi đảm bảo hậu cần và phục vụ, mà còn được nhìn nhận với vai trò quan trọng trong công tác tham mưu - tổng hợp cho lãnh đạo. Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005) trong bài viết Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai. Từ góc độ nghiên cứu khoa học tổ chức, tác giả đưa ra cách hiểu văn phòng theo hai nghĩa sau [16, tr.15]: Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, dưới sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. 7 Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2015) trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng, khi bàn về khái niệm văn phòng tác giả cho rằng [8, tr.6]: Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan, tổ chức là nơi mà cơ quan, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại hoặc một nhà chính trị nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư.), đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo trong việc tổ chức và quản lý điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức đồng thời là trung tâm tiếp nhận, phân loại, xử lý nhận thông tin phục vụ cho công tác chỉ, điều hành của người người đứng đầu cơ quan tổ chức, đây là cách hiểu theo nghĩa rộng. Theo cuốn “Lý luận về quản trị văn phòng” do tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên (2021), nhóm tác giả cho rằng: Văn phòng đóng vai trò là bộ máy giúp việc, tham mưu trực tiếp cho người đứng đầu cơ quan tổ chức, có nhiệm vụ: tìm kiếm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động điều hành, quản lý; tổ chức triển khai và theo dõi phân tích kết quả thực hiện những quyết định, quy định của cơ quan tổ chức đã ban hành và kịp thời tham mưu cho lãnh đạo về các phương án giải quyết những vấn đề đặt ra trong thực tiễn. Đây là cách hiểu theo nghĩa rộng [12, tr.28] Văn phòng là một bộ phận trong một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo: kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, thực hiện cách nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp [12, tr.34] Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng qua quá trình tìm hiểu và tham khảo tôi xin mạnh dạn đưa ra cách hiểu cá nhân mình về văn phòng: Văn phòng là bộ phận quan trọng trong cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu - tổng hợp và đảm bảo hậu cần.
Văn phòng giúp cho các công việc của cơ quan, tổ chức được vận hành thống nhất theo một trình tự khoa học nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách hiệu quả. Khái niệm công tác văn phòng Trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005), tác giả cho rằng: Công tác văn phòng là một bộ phận hoạt động trong cơ 8 quan, tổ chức với nhiệm vụ quản lý và sử thông tin, dữ liệu để duy trì sự hoạt động của cơ quan, tổ chức đó nhằm đạt được mục đích mong muốn.12] Theo quan điểm của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2014) trong cuốn <Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và Lưu trữ học” tác giả cho rằng: Công tác văn phòng bao gồm các hoạt động như tham mưu, tổng hợp thu thập và xử lý thông tin để phục cho cho việc quản lý và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan, tổ chức thực hiện trong một địa điểm nhất định với những nhân sự làm công tác văn phòng chuyên trách có bằng cấp đào tạo về ngành quản trị văn phòng, có nhiệm vụ, quyền hạn và quy định đối với chức danh công chức, chuyên viên văn phòng.5] Trong đề tài Khóa luận: “Hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần MOG Việt Nam” của tác giả Lê Thị Mỹ Duyên (2020) - Sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viên Hành chính Quốc gia) đưa ra khái niệm công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng là việc tổng hợp các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phục vụ trực tiếp cho các hoạt động hằng ngày của tổ chức đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức.10] Theo những cách hiểu trên là quan điểm cá nhân của mỗi tác giả ở nhiều góc nhìn khác nhau, bằng sự tìm hiểu và tham khảo tôi xin mạnh dạn đưa ra cách hiểu của cá nhân mình về công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp cho hoạt động của lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Khái niệm Hiện đại hóa Theo Từ điển Tiếng Việt (2003) do Hoàng Phê chủ biên nhóm tác giả cho rằng: Hiện đại hóa là con người làm những công việc mang tính chất mới của thời đại ngày nay, những việc đó cần sử dụng tới trang thiết bị hiện đại. Theo cách hiểu của đề tài khóa luận <Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ= của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính 9 Quốc gia), tác giả cho rằng: Hiện đại hóa là một quá trình đổi mới toàn diện, đó là việc kế thừa những mặt tốt của truyền thống áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại để phát huy những cái mới nhằm đáp ứng nhu cầu của con người.16] Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là quá trình thay đổi cơ bản, toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, các dịch vụ quản lý xã hội - kinh tế từ việc sử dụng lao động bằng tay chân là chủ yếu sang sử dụng phổ biến lao động trí thức cùng với công nghệ hiện đại, phương pháp hiệu quả dựa trên sự phát triển của khoa học công nghệ và quá trình công nghiệp hóa tạo ra năng suất lao động cao.
Có thể hiểu bản chất của công nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự thay đổi lao động thủ công không phù hợp với thời đại thành lực lượng lao động biết sử dụng kỹ thuật tiên tiến, hiện đại để đạt được năng suất cao trong việc lao động. Từ cách hiểu trên, ta thấy hiện đại hóa mang tính xu thế cập nhật đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội vào kinh tế. Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hiện đại hóa nhưng trong đề tài này tác giả đồng tình theo cách hiểu cùng với bài khóa luận tốt nghiệp <Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần MOG Việt Nam” của tác giả Lê Thị Mỹ Duyên (2020), sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là học viện Hành chính Quốc gia), hiện đại hóa được hiểu như sau Hiện đại hóa là quá trình đổi mới trên nền tảng cũ nhằm ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất để đem lại kết quả cao hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn cho quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài của mình. Khái niệm Công tác hiện đại hóa văn phòng Hiện đại hóa ngày nay là xu hướng chung trong tất cả các lĩnh vực và ngành nghề, văn phòng cũng không nằm ngoài dòng chảy xu hướng đó.
Theo cách hiểu của đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Ủy ban chứng khoán nhà nước” của tác giả Uông Thị Hạnh (2017), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia) tác giả cho rằng Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động con người, tiết 10 kiệm được thời gian, duy trì được năng suất, phát huy hiệu quả của văn phòng [5; tr.